Ministerio de Economía Dirección de Atención y Asistencia al Consumidor -DIACO- PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CO-PR-01

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1 Hoja: 1 de 10 Sistema de Gestión de la Calidad

2 Hoja: 2 de PROPÓSITO Establecer los lineamientos para la adquisición y abastecimiento de materiales, bienes y servicios, para el apoyo y desarrollo de las actividades de DIACO, de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado Decreto y su Reglamento Acuerdo Gubernativo No ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los siguientes tipos de compras: compra menor, compra directa, cotización (evento) y compras por contrato abierto aplicables, siempre y cuando la compra generen un CUR. El procedimiento también es aplicable a aquellos proveedores que se consideren críticos para la satisfacción del consumidor, no importando el tipo de compra o convenio sobre el cual estén contratados o prestando el servicio. 2. USUARIO Y RESPONSABLE - Dirección - Jefe del Departamento Administrativo - Jefe del Departamento Financiero - Encargado (a) de Compras - Encargado (a) de Almacén 3. VOCABULARIO Abastecimiento: Es la acción y efecto de suministrar los bienes y servicios adquiridos, ya sea mediante la entrega física o la prestación del servicio a la Institución. Almacén: Lugar para el resguardo de materiales o bienes. Compra: Acción y efecto de obtener bienes, materiales o servicios. CUR: Comprobante único de registro. Presupuesto: Asignación presupuestaria previo a la realización de la compra. Renglón Presupuestario: Es una estructura que clasifica los gastos correspondientes al presupuesto asignado a la, para poder realizar las compras de acuerdo a las necesidades existentes.

3 Hoja: 3 de 10 Proveedor: Es la persona individual o empresa a la cual se le solicita el producto, bien o servicio para satisfacer las necesidades de la. Proveedor crítico para la satisfacción del consumidor: Es la persona individual o empresa a la cual se le solicita el producto, bien o servicio para satisfacer las necesidades de los consumidores y que interactúan directa o indirectamente con el consumidor. No importando el tipo de compra o convenio sobre el cual el proveedor este prestando el servicio. Cotización: Solicitud de precios a los proveedores de materiales, bienes o servicios. 4. METODOLOGÍA ARTICULO 1. MODALIDADES DE COMPRAS. Para las compras existen las siguientes modalidades: Compra menor, Compra Directa, Cotización, Licitación y Contrato Abierto. a) Compra Menor: Cuando las compras son menores de Q. 10, no es necesario realizar tres cotizaciones y la modalidad de pago puede ser por medio de caja chica si es hasta un monto de Q. 2, Cheque desde Q.2, hasta Q.5, o CUR cuando la cantidad sea mayor, cuando el pago se realice con cheque arriba del monto de Q. 5, se debe de solicitar autorización a la Dirección por medio de un oficio. b) Compra Directa: Cuando el monto sea hasta Q. 90,000.00, aplicando el Artículo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, es necesario efectuar como mínimo tres cotizaciones y la modalidad de pago a través de CUR. c) Cotización: Cuando el monto exceda los Q. 90, hasta Q. 900, Artículo 38 de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, y la modalidad de pago a través de CUR. se realizan las Bases del Evento de Cotización y se traslada al Departamento Administrativo de la para lo que corresponda. (Ver Instructivo de Contrataciones de Bienes, Suministros y Servicios del Ministerio de Economía a través de Compra por Régimen de Cotización, ME-G-IGE-AD-CRC-02, Versión 1, vigente a partir del 07 de agosto de 2013). d) Licitación: Cuando el monto exceda los Q. 900, en adelante. Artículo 17 de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, y modalidad de pago por medio de CUR.

4 Hoja: 4 de 10 e) Contrato Abierto: Cuando las compras se hace directamente con los proveedores, según artículo 46 de la Ley de Contrataciones del Estado y artículo 25 de su Reglamento. Para el efecto el Ministerio de Finanzas Públicas deberá publicar bajo su responsabilidad el listado de bienes y suministros con sus respectivos precios. ARTICULO 2. PROGRAMACION INDICATIVA ANUAL DE COMPRAS. La Dirección y el jefe del departamento Financiero realizan la Programación Indicativa anual de compras, para cubrir las necesidades de los diferentes Departamentos y Sedes Regionales de la DIACO, realizando un análisis de la ejecución presupuestaria del año anterior y se programan las compras haciendo la distribución analítica del presupuesto dentro de los doce meses del año. El Jefe del Departamento Financiero, procede a reajustar la programación anual en forma cuatrimestral de acuerdo a las necesidades de la DIACO según el presupuesto asignado para cada ejercicio fiscal, de acuerdo a las normas establecidas en la Dirección Técnica del Presupuesto DTP-. ARTICULO 3. CRITERIOS DE CALIDAD PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES PARA LA ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS. En general, todo proveedor de bienes y servicios será seleccionado por la persona Encargada de Compras utilizando el formulario de Selección de Proveedores (CO-FO-011), donde se indican con los requisitos fiscales a cumplir (NIT, Factura, estar inscrito en el ministerio de finanzas según el artículo 80 de ley de contrataciones, estar habilitado en el sistema de contrataciones y adquisiciones del estado de Guatemala). Los proveedores que hayan cumplido con los criterios establecidos en los Artículos 38, 43, 46 y 73 de la Ley de Contrataciones del Estado y artículos 25 y 54 bis de su Reglamento, quedan registrados en el registro Selección de proveedores (CO-FO-11), del cual se genera el Catalogo de Proveedores Aprobados en el formato de registro (CO-FO-04). ARTICULO 4. SOLICITUD DE COTIZACION DE COMPRAS. La persona Encargada de Compras cotiza con aquellos proveedores que se encuentran en el Catálogo de Proveedores Aprobados (CO-FO-04), dicha solicitud contiene todas las especificaciones del bien o servicio a adquirir y se debe hacer por medio de teléfono, fax o correo electrónico. Posteriormente se notifica al proveedor por la misma vía, (las cotizaciones se presentan en original con firmas y sellos). ARTICULO 5. ANALISIS DE COTIZACION. La persona Encargada de Compras y el Jefe Administrativo, analizan las cotizaciones de acuerdo a las especificaciones enviadas o notificadas vía telefónica y las muestras solicitadas (cuando aplique). Si fuera necesario se requiere al proveedor información adicional del bien o servicio a adquirir. Derivado del

5 Hoja: 5 de 10 análisis, de calidad, precio, tiempo de entrega y formas de pago, se procede a informar a la Dirección de la mejor opción para su aprobación. ARTICULO 6. APROBACION DE COTIZACION. La Dirección al recibir la mejor opción de las cotizaciones, procede a aprobar la compra, firmando la misma como visto bueno a la cotización aprobada. ARTICULO 7. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA. La Persona Encargada de Compras luego de recopilar las cotizaciones, consulta al encargado de presupuesto, si hay disponibilidad presupuestaria para ejecutar la compra o gestionar la respectiva transferencia, en caso contrario se le notifica al solicitante por medio de teléfono o correo electrónico. ARTICULO 8. REALIZACION DE COMPRA. La persona encargada de compras le confirma al proveedor la realización de la compra por medio de teléfono o correo electrónico. La persona encargada de compras solicita las firmas correspondientes y prosigue a realizar la compra de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado Decreto y su Reglamento Acuerdo Gubernativo No La persona Encargada de Compras se comunica con el proveedor por teléfono o correo electrónico para girar la orden de compra. ARTICULO 9. RECEPCION Y VERIFICACION DEL BIEN COMPRA DIRECTA. La persona Encargada de Compras con la persona Encargada de Almacén, reciben e inspeccionan el cumplimiento de las especificaciones solicitadas a los proveedores de cada bien, dejando constancia en el formulario de Recepción de Pedido (CO-FO-07), la encargada de inventarios deberá estar presente cuando sean bienes activos. Cuando la Dirección de Atención y Asistencia al, necesite llevar a cabo la verificación del producto comprado en las instalaciones del proveedor, DIACO, establece en la solicitud de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto. ARTICULO 10. VERIFICACIÓN DEL SERVICIO DE CAPACITACION COMPRA DIRECTA. La prestación de servicios de capacitación se debe hacer según las especificaciones establecidas por la persona Encargada de Recursos Humanos y la evaluación del proveedor se realizará con los Resultados de la Evaluación del Capacitador (RH-FO-06), según los registros que llenan los participantes en cada capacitación. ARTICULO 11. VERIFICACIÓN DEL SERVICIO POR MEDIO DE COMPRA DIRECTA. En el caso de los servicios de mantenimiento y reparación de fotocopiadoras, aire acondicionado, vehículos y edificio, el Jefe del Departamento Administrativo, será quien

6 Hoja: 6 de 10 extienda una constancia de recepción de conformidad del mismo, utilizando el Oficio, (RP-FO-03) y se registra en el formulario de Recepción de Servicio (CO-FO-10). ARTICULO 12. INGRESO AL ALMACEN (BIENES). La persona Encargada de Compras, entrega a la persona Encargada de Almacén fotocopia de la factura de los bienes y procede a elaborar el Ingreso por medio del Sistema de Almacén. Cuando sean bienes activos y fungibles, la persona Encargada de Compras debe entregar una copia de la factura, a la persona Encargada de Inventarios, para asignar registro de inventarios a cada bien. ARTICULO 13. REQUISICION DE ALMACEN. El Jefe de cada departamento, elabora en forma mensual una Requisición de Almacén por medio del Sistema de Almacén, de acuerdo a sus necesidades. ARTICULO 14. AUTORIZACION DE LA REQUISICION. El Jefe Administrativo autoriza la requisición según existencias en el Almacén. ARTICULO 15. DESPACHO DEL ALMACEN. La Encargada de Almacén despacha los materiales e insumos requeridos y la persona que recibe, firma el formulario de Despacho de Almacén de Recibido Conforme. ARTICULO 16. CUADRE DEL ALMACEN. La Encargada de Almacén genera un reporte de los materiales y bienes que se encuentran disponibles en Almacén, Listado General de Artículos, en forma cuatrimestral. ARTICULO 17. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE MATERIALES, BIENES Y SERVICIOS DE CAPACITACION Y ASESORIA. La persona Encargada de Compras define criterios objetivos para la evaluación de la calidad de los materiales, bienes y servicios, al momento de la recepción del pedido. RECEPCION DE PEDIDO DE MATERIALES Y BIENES 1. Calidad de productos comprados (Mala 0 puntos, Buena 15 puntos Excelente 30 puntos) 2. Entrega oportuna del producto solicitado. (Entrega atrasada 15 puntos, entrega en la fecha indicada 30 puntos) 3. Ofrece tiempo de garantía en productos que lo requieran (No ofrece 5 puntos, sí ofrece 20 puntos) 4. Cantidad requerida (Entregas parciales 5 puntos, Entrega Total 20 puntos)

7 Hoja: 7 de 10 TOTAL DE EFICACIA DE LA COMPRA 100 Nota: El proveedor que obtenga menos de 70 puntos, quedará excluido del Catálogo, mientras no mejore la calidad del material o bien entregado. RECEPCION POR SERVICIO 1. Calidad del servicio prestado (Mala 0 puntos, Buena 15 puntos Excelente 30 puntos) 2. Tiempo oportuno en la prestación del servicio. (Entrega atrasada 15 puntos, entrega en la fecha indicada 30 puntos) 3. Ofrece tiempo de garantía en el servicio prestado (No ofrece 5 puntos, sí ofrece 20 puntos) 4. Entrega de reporte o informe por servicio prestado (Entregas parciales 5 puntos, Entrega Total 20 puntos) TOTAL DE EFICACIA DE LA COMPRA 100 Nota: El proveedor que obtenga menos de 70 puntos, quedará excluido del Catálogo, mientras no mejore su servicio. El Encargado de Recursos Humanos, traslada la Evaluación del Capacitador (RH-FO-06), al Encargado (a) de Compras, para la Evaluación del Proveedor. Para el proveedor que tenga nota de 0 a 39 se considera que es malo y no se recomienda para una próxima actividad de compra de servicios de capacitación o asesoría. En el caso que el Proveedor tenga nota de 40 a 69, se le informa cuales son los requerimientos que debe mejorar. En el caso que el Proveedor tenga nota de 70 a 100, se le informa que cumple y cuáles son los elementos a mejorar. (Para el caso de capacitaciones la nota mínima es de 80 puntos).

8 Hoja: 8 de 10 ARTICULO 18. REEVALUACION DE PROVEEDORES Una vez al año los proveedores de bienes, productos tangibles o proveedores de servicios serán RE-Evaluados, utilizando el resultado de los puntos obtenidos en el registro de Selección de proveedores (CO-FO-11) y (RH-FO-06), y el resultado de los puntos obtenidos en el último registro de Recepción de Servicio (CO-FO-10) o bien registro de Recepción de Pedido (CO-FO-07), el total de puntos obtenidos en los registros antes mencionados deberán trasladarse al registro de RE-Evaluación de Proveedores (CO-FO-12) y totalizar los puntos alcanzados por cada proveedor; para que el proveedor se considere aprobado, apto y RE- Evaluado debe haber obtenido un promedio de puntaje total mínimo de 70 puntos, (Para el caso de capacitaciones la nota mínima es de 80 puntos), si el proveedor no alcanza el puntaje mínimo no podrá ser tomado en cuenta para atender ningún requerimiento de la institución. La persona encargada de compras firma como responsable de la información consignada en el registro (CO-FO-12). Nota: cuando el proveedor tenga emitidas varias facturas podrán ser generalizadas tanto en la recepción de pedido o servicio, así como en la Re-Evaluación de proveedores con el mismo número de orden de compra, siempre y cuando todos los números de factura estén contenidos en la misma compra. ARTICULO 19. ABASTECIMIENTO DE MATERIALES, BIENES Y SERVICIOS PARA EL ALMACEN O SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS DE COMPRA: El Jefe Administrativo o Jefes de Departamento que por alguna razón necesiten realizar una compra extraordinaria de algún material, bien o servicio; elaboran solicitud por medio de un oficio (RP-FO-03) dirigido a Dirección, quien será responsable de autorizar cualquier compra de material, bien o servicio. Posteriormente trasladan dicha solicitud al Encargado (a) de Compras quien solicita Encargado (a) de Almacén el Sello de no existencia. al

9 Hoja: 9 de ANEXOS FLUJOGRAMA

10 Hoja: 10 de REGISTROS Solicitud de Compras y Servicios Título Código Versión Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios. Re-evaluación de Proveedores CO-FO-12 1 Requisición de Almacén Despacho de Almacén Listado General de Artículos de Almacén Selección y Evaluación de Proveedores Catálogo de Proveedores Aprobados Programación Indicativa Anual de Compras CO-FO-11 1 CO-FO-04 5 Recepción de Pedido CO-FO-07 4 Evaluación del Capacitador RH-FO-06 6 Oficio de comunicación RP-FO-03 5 Cotización Recepción de Servicio CO-FO-10 3

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