ENCUESTA PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LOS CENTROS RED SINA

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1 ENCUESTA PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LOS CENTROS RED SINA I. ENTORNO INSTITUCIONAL 1) Cuál es el rol que cumple el centro de información en la institución? Aumentar conocimiento ambiental Capacitación y formación ambiental 38% Satisfacer necesidades de información Divulgación de información Consulta e investigación Proveer, mantener y dar a conocer información de consulta Se observa en la gráfica que el 38% de los Centros tiene el rol de proveer, mantener y dar a conocer información de consulta. 2) A cuál área o departamento depende? Esta relación es acorde con los objetivos del centro? Por qué? Subdirección de Administración Ambiental % 14% 14% 29% Subdirección de Planeación y stemas de Información Grupo de Educación Ambiental Subdirección Administrativa y Financiera Acorde acorde Series1 1

2 En la gráfica se muestra la distribución del área o del departamento al cual corresponde cada centro. Respecto a la pregunta si la relación es acorde con los objetivos del Centros, la respuesta del 9 es afirmativa, debido a que: - Proporciona los medios necesarios para llevar a cabo nuestras actividades y gestionar la adquisición de documentos y elementos que se requieran para prestar un mejor servicio y contribuir con las consultas e investigaciones de nuestros usuarios. - Su deber es formar en cuanto a Educación Ambiental se refiere. - presta asesoría académica y apoya a las campañas realizadas por el área de Educación Ambiental es acorde 1 debido a que pertenece a la Subdirección administrativa y financiera, estaría acorde si dependiera de Educación Ambiental para que haya una coyuntura del Centro De Información con todos los programas de Educación que emprenda la Corporación. c) Qué tipo de apoyo recibe el CI del área a la que pertenece y de la institución en general? Este apoyo puede ser: capacitación, equipamiento, personal, apoyo financiero, apoyo técnico y profesional, proveedor de información. 5 Capacitación y apoyo técnico Presupuesto Logístico y Financiero Optimización de espacio para el CI Ningún apoyo 2

3 d) Considera que los servicios que ofrece el CI satisfacen las necesidades de los usuarios internos y externos? Algunas veces 25% 62% El 62% de los encuestados considera que los servicios que ofrece el CI satisfacen las necesidades de los usuarios. Por otra parte el cree que no satisfacen las necesidades debido a: - Que el CI está fuera de servicio contaminación con ácaros. El 25% de los encuestados cree que algunas veces satisfacen las necesidades de los usuarios debido a: - Falta una base de datos para realizar búsqueda y recuperación de información y no que solamente dependa de la capacidad de nemotecnia de los que atienden el centro de información. - Se pueden mejorar en muchos aspectos que serán de gran utilidad para los usuarios en general - todas las solicitudes de información se pueden atender por falta de documentación física o digital. 3

4 e) Utiliza algún instrumento(s) que le permite valorar la percepción de estos usuarios? Pueden ser: estadísticas, consultas directas o por medios electrónicos, monitoreo del servicio de préstamo de préstamo, evaluación de las solicitudes de apoyo para el uso de los servicios, otro. 37% : Consultas directas; encuestas de satisfacción, mailing. 63% Se evidencia que el 63% de los Centros de documentación no cuentan con instrumentos estadísticos que le permitan valorar la percepción de los usuarios. f) De acuerdo al sistema o sector al que pertenece el CI de información (ambiental, stema Nacional de Gestión del Riesgo), cuál considera usted, es el aporte de este Centro en su departamento, al conocimiento y difusión de información sobre gestión del riesgo de desastres? 25% Conocimiento Difusión de Información 25% Servicios de información 25% Disposición de información técnica Ninguno 4

5 # cantidad de personal g) En su institución conocen la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres y que percepción tienen de ella Series1 2 El 10 de los centros de información encuestados conocen sobre la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, teniendo una opinión favorable respecto a su gestión y apoyo a comunidades. 1) Personal: a- Cuántas personas laboran en el centro? II. FUNCIONAMIENTO DEL CI 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Corpoama zonia y sus sedes Corpoboya ca Corpochiv or Corpoguaji ra Cardique Corpoguav io Corpomoja na Cortolima Series

6 Observando la gráfica se evidencia que en cada centro encuestado únicamente labora una persona. b- Refiérase al perfil profesional de cada uno y jornada de trabajo. Tecnólogo Bienestar Social Secretaria ejecutiva Auxiliar Administrativa Técnico Archivística / Estudiante de bibliotecología Tecnólogo en traducción y Turismo Técnico en sistemas y gestión ambiental Técnico en contabilidad sistematizada Secretaria Comunicadora social Técnico Administrativo Administradora de empresas Profesional Universitario 95% 5% Técnico Archivística Otras especialidades Respecto al perfil del personal que labora en los CI, se evidencia que el 95% no tiene formación en área de ciencias de la información y el 5% tiene formación técnica y sigue estudios en bibliotecología. c- Este personal es suficiente para el funcionamiento del Centro? 88% d- Describa resumido las funciones y tareas del personal. Organización del CI Elaboración fichas bibliográficas Relaciones entrada y salida de documentos Adquisición del material bibliográfico 6

7 Registros índice general CI Actualización base de datos Orientación al usuario Elaborar inventarios Elaborar Boletines Ingreso de información a sistemas bibliográficos Preparar informes Asistencia técnica y operativa Participar en actividades de la organización Participar en planes de acción y de mejora Realizar procesos técnicos Actividades de extensión ambiental Realizar estrategias de divulgación Promisión de servicios de información Realizar depósito legal y canje Formulación de proyectos Descarte de material bibliográfico Funciones de archivo 2) Recursos financieros a- De dónde provienen las fuentes para el financiamiento de Centro? Institucional, otro Institucionales 2 existe 7

8 b- El Centro tiene autonomía para la gestión del recurso financiero? 88% c- El presupuesto asignado por la institución satisface las necesidades del centro? 25% 63% tiene presupuesto e- Tiene autonomía para gestionar fondos por medio de la venta de servicios, proyectos de cooperación, donaciones, otro? % 8

9 3) Gestión de información a- Refiérase a los criterios y metodología(s) del Centro para la selección de información y análisis documental. Título del gráfico 25% 25% Criterios ambientales Por autoridad-relevancia- Profundidad-Actualidad y Antigüedad Por temáticas 25% Identificación de colecciones b- Con qué base de datos cuenta y qué software bibliográfico y herramientas utiliza para la gestión de información? Ninguna Win-isis Excel Koha 62% 9

10 c- Cuáles medios de Internet utiliza para apoyar esta gestión? tio web del centro e institucional, redes sociales, listas de discusión, sitios y publicaciones especializadas, otro. Web-Hosting Web institucional Correo electrónico c- De lo mencionado, cuáles recursos son de uso exclusivo del Centro y cuáles están disponibles a los usuarios? NS/NR Ninguno Personal Catalogos dispone de recursos 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 e- Refiérase a las ventajas y limitaciones de los recursos mencionados. Ventajas Win-isis facilita tener relacionada la documentación Se comparte información por red (KOHA) Catalogo en línea comparte información a nivel mundial Limitaciones Win-isis: obsoleto, no soporta versiones nuevas, no arroja reportes, no acceso a línea, no préstamo, no seguridad a la información, ingreso de información de forma dispendiosa tener micrositio propio hay difusión (marketing del CI) 10

11 4) Recursos tecnológicos a- Equipo de cómputo y servidores Indique el equipo con el que dispone el CI: Equipo Cantidad Especificaciones técnicas Uso Computadoras Servidor(es) Impresora(s) Escáner Teléfono(s): fijo, celular, IP Otro Computadores Servidor Impresoras Escáner Telefóno Otro : Lector de barras 21% 29% 21% 21% 8% De los encuestados solo hay un Centro que no posee ningún recurso tecnológico, los demás cuentan con lo necesario para poder funcionar. 5) tio(s) web a- Cuenta el Centro con un sitio web propio o forma parte del institucional? 7 3 Propio Institucional tiene 11

12 b- Cuenta con autonomía y personal para la administración del sitio o espacio propio? Refiérase a los permisos y accesos para realizar las tareas correspondientes % c- Actualmente el Centro cuenta con la capacidad para mantener en línea (24/7) el sitio web? d- El sitio está alojado en un servidor propio o utiliza Hosting externo? En el caso de Hosting externo de qué tipo: en la nube, otro aplica 2 Externo 5 Series1 Propio

13 e- Qué herramientas (software) utiliza el Centro para la actualización y mantenimiento de las páginas del sitio o espacio web? Por ejemplo: programas de edición como Dreamweaver, etc. aplica f- Ha incursionado el Centro en el uso de gestores o manejadores de contenido para el funcionamiento del sitio web? Por ejemplo: Joomla, Wordpress, Drupal, otro g- En caso de utilizar algún manejador, ofrece el Centro las bases de datos a través de este tipo de sitios? Refiérase a la compatibilidad entre las bases de datos y el manejador h- Cuenta el Centro con políticas y procedimientos para la actualización y mejoramiento del sitio web? SI, para sitios web institucionales 7, para los centros de documentación 8 64% 66% 68% 7 72% 74% 76% 78% 8 82% Esta respuesta está basada en la actualización del sitio web institucional. 13

14 i- Cuál es la periodicidad de actualización? tiene Semestral Diaria Anual NS/NR j- Cuenta con un sistema de estadísticas para el registro de consultas y seguimiento de visitas? Qué herramienta utiliza? Se retroalimenta la actividad del sitio web y el CI en general con esta información? Series1 k- Cuáles herramientas Web 2.0 utiliza el Centro y para qué las utiliza? Cómo se ha capacitado en su uso? : Correo electrónico y chat página web institucional / Herramientas sistema KOHA

15 l- Considera necesario una actualización del sitio web del Centro? Por ejemplo: incorporar nuevas funcionalidades, mejorar la presentación de la información, herramientas Web 2.0, otro. aplica 2 8 Series Comentarios: En vez de actualización, sería implementar sitio web propio 5) Usuarios y público meta a- Cuáles son los públicos meta del CI? Contratistas, interventores, estudiantes, empleados, comunidad en general Funcionarios Interventores Estudiantes Universitarios Profesores Población infantil Investigadores Comunidad en general b- El Centro ofrece servicios línea (biblioteca virtual) y presenciales? Presencial 7 Fuera de servicio (virtual) 2 Virtual

16 c- Cuenta una base datos de usuarios? Cómo la actualizan? 63% 37% : Visitas en físico /Se actualiza con KOHA a medida que llegan los usuarios y mediante préstamos; Registro manual d- Dispone de estadísticas de la atención usuarios presenciales y en línea? Presencial SI Presencial NO En línea SI En línea NO e- Realiza actividades especiales para sus usuarios? Por ejemplo: chats con especialistas, conferencias, promoción de productos y servicios, otro. 63% 37% SI: Videos medioambientales en la institución; cine foros, exposiciones bibliográficas; servicios a las instituciones educativas, conferencias. 16

17 6) Servicios y productos de información a- Cuáles servicios y productos ofrece el CI? Consulta en sala Préstamo a domicilio Reprografía Consulta vía mail Servicio de referencia Atención en productos corporativos Elaboración de bibliografías especializadas Boletín de nuevas adquisiciones Servicio de alerta: se envían tablas de contenido que se consideran relevantes Reproducción de la información Canje de información bibliográfica Depósito legal Divulgación de publicaciones Cine Foros Exposiciones bibliográficas Acompañamiento a proyectos de grado Consulta de información en línea Información y orientación ambiental b- Están acorde con las necesidades de los usuarios tanto institucionales como externos? / NO por qué? 75% En ocasiones : Mejorar el ambiente de servicios virtuales; realizar nuevos servicios acorde a las TIC; tiene una amplia colección ambiental. : Falta de información en material ambiental. En Ocasiones: Debido a que no hay un chat en línea ni documentos digitalizados. 17

18 c- Cuenta el Centro con herramientas para medir el uso y pertinencia de los servicios y productos? d- Qué acciones realiza para la actualización y nuevas propuesta de productos y servicios? Solicitud de presupuesto Diagnóstico para gestionar recursos Convenios interbibliotecarios Fortalecimiento a la Red SINA mediante la Asamblea aplica Promoción del servicio Boletines mensuales de adquisición del material bibliográfico Solicitud directa a la subdirección administrativa y financiera 7) Difusión y visibilidad del CI a- Cuenta con un plan de promoción y difusión? Realiza acciones específicas para la institución, con qué periodicidad? 25% 5 Ocasionalmente NS/NR Comentarios: Solicitudes de instituciones educativas y comunitarias con periodicidad de todo el año; realiza visitas guiadas; correos corporativos. 18

19 b- A lo externo como se proyecta y promociona? Qué medios se utilizan? Página Web Asesorías académicas Campañas educativas Proyectos ambientales escolares Comité Interinstitucional de educación ambiental Proyecto ciudadano de educación ambiental Convenios y proyectos Periódico institucional Hábitat Programa radial Talleres en colegios e- El Centro cuenta con boletines informativos? NS/NR b- Dispone de espacios especializados en otros sitios web y publicaciones impresas para la promoción y difusión de los productos y servicios? NS/NR 19

20 c- Cómo gestionan la presencia de la biblioteca virtual del Centro a través de los buscadores? Tiene B. Virtual tiene B. Virtual 2 NS/NR 8) Participación en redes organizacionales A nivel nacional: ta: Considerando las respuestas de cada uno de los integrantes del proyecto no se ha visto vinculaciones a redes nacionales. En Red SINA: a- El centro mantiene una participación activa en esta Red? / (por qué) NS/NR 75% 20

21 b- En cuáles actividades ha participado? Asambleas de la Red SINA Capacitaciones virtuales Canje del material bibliográfico c- Qué beneficios ha obtenido de Red na? Capacitación Apoyo logístico Intercambio y difusión de Información Gestión de recursos Conocimientos de Centros de Documentación Tener catálogo en línea a través del IDEAM Fortalecimiento acervo bibliográfico d- En la institución conocen de Red na? Qué opinión les merece? Consideran que es de utilidad? Poco : Está definida y apoyan la participación del CI; Se ha informado por medio de boletín; Se considera que es de utilidad para el intercambio y difusión en diferentes temáticas. Poco: se cuenta con un apoyo constante del Min Ambiente; Se le da poca importancia por lo que no hay un convenio firmado 21

22 e- Red na es una fuente de retroalimentación para el funcionamiento del Centro? f- Qué puede aportar su Centro a la Red? Espera ser una cede para la asamblea Conocimiento Canje de publicaciones Divulgación de servicios a través del periódico Hábitat Divulgación de servicios en programa radial Experiencias Participación activa Información ambiental g- Qué acciones cree usted pueden fomentar y beneficiar el trabajo conjunto de los Centros de la Red? 1 Catálogos colectivos 2 Información de cada una de las regiones del país 3 Intercambio de información 4 Proyectos de educación ambiental 5 Boletines informativos 6 Capacitaciones en TIC 7 Constante comunicación por parte de los directivos de la RED 8 Aunar esfuerzos socioeconómicos, técnico, cultural, antropológico, sociológico. 9 Proceso por parte de la dirección del SINA para selección de temáticas de la X asamblea Visitas periódicas a los centros de documentación, que ayude a identificar DOFA 11 Apoyo en la digitalización de documentos 22

23 12 Actualizar el directorio de contactos SINA 13 Estandarizar procesos 14 Tener catálogos en línea 15 Generar convenio entre los centros 16 Hacer visible la red en redes sociales 17 Contar con el apoyo de Min Ambiente 18 Presencia y acompañamiento de la Red SINA 19 Sentido de pertenencia de la RED 20 Compromiso de cada uno de los integrantes de la RED 21 Establecer normas y procedimientos para todos los centros que conforman la RED 22 Establecer el Convenio, Acuerdo, etc. que sea firmado por los miembros de la red para que haya mayor apoyo y compromiso 23 Unificar conceptos mediante capacitaciones, congresos El Centro de Documentación de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres hace el análisis de la encuesta enviada a los centros que participan en el proyecto Mapeo de información en materia de gestión del riesgo y medio ambiente. Deja a disposición de cada centro el resultado de la encuesta para su respectiva consulta, en donde se evidencian fortalezas y debilidades en general. Esta encuesta es de gran apoyo, puesto que nos dimos cuenta como está cada centro de manera puntual y así poder establecer pautas para futuros proyectos. 23

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