ANEXO REUNIDOS.., C.P.., en., y CIF, con poderes. representación otorgados mediante escritura pública autorizada ante Notario D.

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1 ANEXO En Móstoles, a. de de 201 REUNIDOS De una parte, D./Dª.., en calidad de, con domicilio en, C.P..., en., y CIF.., con poderes de representación otorgados mediante escritura pública autorizada ante Notario D.., en, con fecha.. de. de. y con número de protocolo., inscrita en el Registro Mercantil de. en el Tomo.., Folio.. Sección, Hoja.., Inscripción.. Y de otra parte, D./Dª., en calidad de.., con domicilio en., C.P.., en., y CIF, con poderes de representación otorgados mediante escritura pública autorizada ante Notario D..., en, con fecha de de. y con número de protocolo, inscrita en el Registro Mercantil de. en el Tomo.., Folio.., Sección., Hoja., Inscripción... Las partes intervinientes se reconocen plena capacidad, competencia y legitimación para la firma del presente contrato, y a tal efecto EXPONEN 1. Que.., es el Responsable del Fichero de datos personales denominado..: Datos de carácter personal de.., estando debidamente inscrito en el Registro General de Protección de Datos Personales, con el nº. 2. Que,...es el encargado del tratamiento 3. Que para el desarrollo de los citados servicios,., como Encargado del Tratamiento, requerirá el acceso a los datos personales contenidos en el fichero denominado Que las partes intervinientes han acordado formalizar el presente contrato para regular el tratamiento de datos de carácter personal, por parte del Encargado del Tratamiento, con sujeción a las siguientes: 1

2 ESTIPULACIONES PRIMERA.- Objeto El objeto del presente contrato es la regulación de la relación entre el Responsable de los Ficheros y el Encargado del Tratamiento, a los efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD), en relación al uso de los datos contenidos en el fichero denominado. SEGUNDA.- Acceso y tratamiento de datos El Responsable de los Ficheros autoriza al Encargado del Tratamiento, el acceso a los ficheros de datos de carácter personal, llevándose a cabo mediante el uso de medios físicos y telemáticos. El Encargado del Tratamiento, únicamente, tratará los datos de carácter personal contenidos en los ficheros, conforme a las instrucciones establecidas por el Responsable de los Ficheros y para los servicios citados en el presente contrato, no estando autorizado, en ningún caso, la utilización de dichos datos para una finalidad distinta a la acordada. TERCERA.- Comunicación de datos a terceros Como norma general, el Encargado del Tratamiento no comunicará los datos de carácter personal de los ficheros contemplados en el presente contrato, a un tercero, ni aún para su conservación. En los casos en que para la prestación de los servicios previstos, el Encargado del Tratamiento facilite datos personales contenidos en los ficheros citados en el presente contrato, a entidades cuya intervención sea estrictamente necesaria para dar cumplimiento al presente contrato y a los servicios mencionados en el mismo, dichas entidades estarán sometidas a las mismas normas de protección de datos y confidencialidad que el Encargado del Tratamiento. No obstante, con anterioridad a la facilitación de los datos por parte del Encargado del Tratamiento a estas entidades, éste deberá contar con la autorización expresa del Responsable de los Ficheros, regulando esta relación de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. CUARTA.- Medidas de Seguridad De conformidad con lo establecido en los artículos 9 y 12.2 de la LOPD, el Encargado del Tratamiento implantará el conjunto de medidas de seguridad que son de aplicación a cada uno de los servicios según la naturaleza de los datos a los que está autorizado a acceder, en aplicación de lo dispuesto en los artículos 80 y siguientes del Real Decreto 1720/2007, de 21 de Diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la LOPD (en adelante RD 1720/2007). Como norma general, a los datos del carácter personal contenidos en los ficheros se les aplicará medidas de seguridad de nivel medio. 2

3 No obstante y en atención a la naturaleza de los datos tratados, serán adoptadas las medidas de seguridad de los distintos niveles que se detallan en el ANEXO I del presente contrato, de conformidad con lo establecido en la normativa vigente. QUINTA.- Ejercicio de derechos En los casos en que los titulares de los datos ejerciten sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición ante el Encargado del Tratamiento, éste deberá dar traslado de la mencionada solicitud, en el plazo máximo de tres días, al Responsable del Fichero a fin de que por el mismo se resuelva, en los plazos establecidos en la normativa vigente. SEXTA.- Deber de conservación El Encargado del Tratamiento conservará los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en razón de los servicios prestados, así como, cualquier soporte o documento en el que consten, durante el tiempo de prestación de los citados servicios o porque así venga contemplado en la Ley. Finalizados éstos, el Encargado del Tratamiento, procederá a devolver al Responsable de los Ficheros o, en su caso, destruir dichos datos, soportes o documentos en el que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento. SÉPTIMA.- Secreto Profesional El Encargado del Tratamiento deberá observar en todo momento, y en relación con los ficheros de datos de carácter personal a los que tuviera acceso o le pudieren ser entregados por el Responsable del Fichero, el deber de confidencialidad y secreto profesional que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la LOPD, subsistirá aún después de la finalización por cualquier causa de cualquiera de los servicios que son prestados. OCTAVA.- Responsabilidad El Encargado del Tratamiento se compromete a cumplir con las obligaciones establecidas en el presente contrato y en la normativa vigente, en relación con el acceso a datos por cuenta de terceros. Asimismo, se compromete a comunicar y hacer cumplir a sus empleados, incluidos trabajadores de empresas de trabajo temporal, las obligaciones establecidas en el presente contrato y, singularmente, las relativas al deber de secreto y medidas de seguridad. Por otro lado, y de conformidad con lo establecido en el artículo 12.4 de la LOPD y 20.3 del RD 1720/2007, el Encargado del Tratamiento será considerado Responsable del Tratamiento en el caso que se destinen los datos a otras finalidades, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del presente contrato, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente. 3

4 NOVENA.- Duración El presente contrato entrará en vigor desde la fecha de su firma y estará vigente hasta la fecha de terminación de los servicios contemplados en el mismo. DÉCIMA.- Interpretación y normativa aplicable La interpretación del presente contrato y en lo no previsto en el mismo, se realizará conforme a lo establecido en la normativa vigente y, singularmente, en la LOPD, en el RD1720/2007 y en la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid. Y, en prueba de conformidad, las partes intervinientes firman el presente contrato por duplicado ejemplar y a un solo efecto, en el lugar y fecha indicados en su encabezamiento. POR.. POR Fdo.: D./Dª. Cargo Fdo.: D./ Dª. Cargo 4

5 ANEXO I: DETALLE DE MEDIDAS DE SEGURIDAD MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL BÁSICO PERSONAL: 1. Establecer las Funciones y Obligaciones de los diferentes usuarios o de los perfiles de usuarios claramente definidas y documentadas. 2. Definir las funciones de control y las autorizaciones delegadas por el responsable. 3. Difundir entre el personal las normas que les afectan y las consecuencias de su incumplimiento. INCIDENCIAS: 1. Establecer un Registro de Incidencias en el que se incluya: Tipo, momento de su detección, persona que la notifica, efectos y medidas correctoras. 2. Establecer un Procedimiento de notificación y gestión de incidencias. CONTROL DE ACCESO: 1. Contar con una relación actualizada de usuarios y accesos autorizados. 2. Establecer un control de accesos permitidos a cada usuario según las funciones asignadas. 3. Establecer mecanismos que eviten el acceso a datos o recursos con derechos distintos de los autorizados. 4. Establecer concesión de permisos de acceso sólo al personal autorizado, así como, al personal ajeno con acceso a los recursos de datos. IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN: PARA FICHEROS AUTOMATIZADOS 1. Identificación y autenticación personalizada. 2. Establecer procedimientos de asignación y distribución de contraseñas. 3. Almacenamiento ininteligible de las contraseñas. 4. Periodicidad de cambio de las contraseñas menor a un año. GESTIÓN DE SOPORTES: 1. Establecer un Inventario de soportes. 2. Establecer una identificación del tipo de información que contienen o sistema de etiquetado. 3. Acceso restringido al lugar de almacenamiento. 4. Autorización de las salidas de soportes (incluidas a través de ). Medidas para el transporte y desecho de soportes. COPIAS DE RESPALDO: PARA FICHEROS AUTOMATIZADOS 1. Realizar una Copia de respaldo semanal. 2. Establecer procedimientos de generación de copias de respaldo y recuperación de datos. 3. Verificación semestral de los procedimientos. 4. Reconstrucción de los datos a partir de la última copia. Grabación manual en su caso, si existe documentación que lo permita. 5

6 5. Pruebas con datos reales. Copia de seguridad y aplicación del nivel de seguridad correspondiente. CRITERIOS DE ARCHIVO: 1. El archivo de los documentos debe realizarse según criterios que faciliten su consulta y localización para garantizar el ejercicio de los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO). ALMACENAMIENTO: 1. Establecer dispositivos de almacenamiento dotados de mecanismos que obstaculicen su apertura. CUSTODIA DE SOPORTES: 1. Durante la revisión o tramitación de los documentos, la persona a cargo de los mismos debe ser diligente y custodiarla para evitar accesos no autorizados. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL MEDIO Además de las medidas de seguridad identificadas para el nivel básico, se deberá atender el siguiente conjunto de medidas de seguridad: RESPONSABLE DE SEGURIDAD 1. Designar a uno o varios responsables de seguridad encargados de coordinar y controlar las medidas de seguridad a implementar. INCIDENCIAS: 1. Anotar los procedimientos de recuperación, persona que lo ejecuta, datos restaurados, y en su caso, datos grabados manualmente. 2. Solicitar Autorización del Responsable del fichero para la recuperación de datos. CONTROL DE ACCESO: 1. Establecer un control de acceso físico a los locales donde se encuentren ubicados los sistemas de información. IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN: PARA FICHEROS AUTOMATIZADOS 1. Establecer un límite de intentos reiterados de acceso no autorizado. GESTIÓN DE SOPORTES: 1. Establecer un Registro de Entrada y salida de soportes en el que se cuente con los siguientes campos: documento o soporte, fecha, emisor/destinatario, número, tipo de información, forma de envío, responsable autorizado para recepción/entrega. 6

7 AUDITORIA: 1. Realización de una Auditoria al menos cada dos años, interna o externa. 2. Realización de Auditoria ante modificaciones sustanciales en los sistemas de información con repercusiones en seguridad. 3. Verificación y control de la adecuación de las medidas. 4. Informe de detección de deficiencias y propuestas correctoras. 5. Análisis del responsable de seguridad y conclusiones elevadas al responsable del fichero. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL ALTO Además de las medidas de seguridad identificadas para los niveles básico y medio, se deberá atender el siguiente conjunto de medidas de seguridad: CONTROL DE ACCESO: 1. Establecer un Registro de acceso en el que conste: usuario, hora, fichero, tipo de acceso, autorizado o denegado. 2. Revisión mensual del registro por el Responsable de Seguridad. 3. Conservación del control de acceso durante dos años (no será necesario este registro si el responsable del fichero es una persona física y es el único usuario). 1. Establecer un control de accesos autorizados. 2. Identificación de accesos para documentos accesibles por múltiples usuarios. GESTIÓN DE SOPORTES: 1. Establecer un sistema de etiquetado confidencial. 2. Cifrado de datos en la distribución de soportes. 3. Cifrado de información en dispositivos portátiles fuera de las instalaciones. Así como, evitar el uso de dispositivos que no permitan cifrado, o adoptar medidas alternativas). COPIAS DE RESPALDO: PARA FICHEROS AUTOMATIZADOS 1. Copia de respaldo y procedimientos de recuperación en lugar diferente del que se encuentren los dispositivos. ALMACENAMIENTO: 1. Armarios, archivadores de documentos en áreas con acceso protegido mediante puertas con llave. COPIA O REPRODUCCIÓN 1. Sólo puede realizarse por los usuarios autorizados. 2. Destrucción de copias desechadas. 7

8 TELECOMUNICACIONES 1. Transmisión de datos a través de redes electrónicas cifradas. TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN 1. Establecer medidas que impidan el acceso o manipulación. ADEMAS, 1. Los accesos a través de redes de telecomunicaciones deben garantizar un nivel de seguridad equivalente al de los accesos en modo local. 2. La ejecución de trabajos fuera de los locales del responsable o del encargado del tratamiento debe ser previamente autorizada por el responsable del fichero, constar en el documento de seguridad y garantizar el nivel de seguridad. 3. Los ficheros temporales deberán cumplir el nivel de seguridad correspondiente y serán borrados una vez que hayan dejado de ser necesarios. 4. El acceso facilitado a un encargado de tratamiento deberá constar en el documento de seguridad y deberá comprometerse al cumplimiento de las medidas de seguridad previstas. POR. POR.. Fdo.: D./Dª... Fdo.: D./Dª.... Móstoles, a.. de.. de 2014 Fdo.: D. Felipe Díaz Martín Gerente de EMPESA 8

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