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1 GUÍA PARA LA PUBLICACIÓN EN LA SEDE ELECTRÓNICA DE LAS FICHAS INFORMATIVAS DE LOS PROCEDIMIENTOS O TRÁMITES INCLUIDOS EN EL INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL AYUNTAMIENTO (17/9/2014) El primer trabajo de desarrollo del Inventario de Procedimientos del Ayuntamiento es la realización de las fichas informativas correspondientes a los procedimientos inventariados. La aplicación informática de la SE tiene una herramienta, común con la Intranet, para la edición de los contenidos que deben publicarse en ella: el Gestor de Contenidos. En este documento se explica la edición de las fichas en la SE. Hay que tener en cuenta que al publicarse en la SE deben incluir todos los datos necesarios para una adecuada exposición pública de las características jurídico-administrativas de cada procedimiento. Para facilitar este trabajo se describe, en paralelo, el contenido de la ficha que se publica en la SE y su relación con los campos que deben rellenarse en el Gestor. Inicio.- En la pantalla de inicio de la SE hay un apartado específico denominado Catálogo de Trámites 1

2 En el Catálogo, los trámites o procedimientos están publicados en alfabético: un listado por orden En esta pantalla hay un buscador de procedimientos por temas y están indicados los canales de tramitación de cada procedimiento: presencial, telefónico, electrónico con y sin certificado, y a través del registro electrónico. Hay también un enlace con los documentos asociados del procedimiento. 2

3 Haciendo clic en el nombre del procedimiento se accede a la ficha 3

4 A continuación vamos a describir la incorporación de los contenidos de la ficha mediante el Gestor de Contenidos, al que se accede en la pantalla de inicio de la Intranet en el apartado de SISTEMAS.(debe usarse Internet Explorer como navegador) una vez introducida la clave (las da informática a responsables y gestores de contenidos) se entra en GESCONT. que nos habre la siguiente pantalla. en la que debemos seleccionar el departamento, y después hacer clic en Tramitación y Trámites lo que nos lleva 4

5 a la siguirnte pantalla en la que se hace clic en ALTA. Nombre, código y descripción.- A continuación vamos a incorporar los datos del expediente que figuran en el apartado Nombre, código y descripción del gestor, mostrando su correspondencia con la ficha que se publica en la SE. (Debe tenerse en cuenta que hay datos que son internos de la aplicación y no se publican en la SE). El idioma está predeterminado. En el Código Trámite debe introducirse el código del procedimiento del Inventario. En el apartado Nombre se reitera el Códgo Trámite delante del nombre del procedimiento del Inventario. Así los procedimientos aparecerán ordenados por órganos gestores (ya que la aplicación ordena todos los trámites alfabéticamente) 5

6 La descripción es un campo libre con editor, que puede utilizarse para estructurar los textos. En la ficha de la SE se verá así el Nombre y la Descripción del procedimiento: Apartado Clasificación del Gestor de Contenidos.- En este apartado deben incorporarse los siguientes contenidos: -Áreas y subáreas -Subtipo -Categoría -Departamento -Entidad externa -Unidad resolutora -Unidad tramitadora Área y subárea En el apartado administrar áreas/subáreas hay un árbol en el que se agrupan los procedimientos por temas de búsqueda común para los ciudadanos, lo que facilitará que se localice la información de la SE. 6

7 En la SE esta clasificación se visualiza en la ventana Seleccione un tema Subtipo 7

8 Se trata de una clasificación interna para ordenar los contenidos de la SE que no se visualiza en la ficha de la SE. En este caso el subtipo de contenido es Procedimientos y trámites administrativos. Categoría En este apartado se clasifican los diferentes trámites en las familias de procedimientos a que hace referencia el artículo 9 del ENI y que han sido definidas en el Inventario del Ayuntamiento. En el Gestor es una clasificación también interna. Departamento Se trata de una clasificación de los procedimientos y trámites en función de sus órganos gestores. Es una clasificación interna. Entidad externa Es un apartado en el que no debe introducirse ninguna información. Unidad resolutora Haciendo clic en buscar hay que determinar la unidad resolutora en Estructuras Jerárquicas 8

9 Se corresponde en la ficha de la SE con el apartado Organismo resolutor; define el órgano administrativo que dicta la resolución (se sustituirá próximamente Organismo por Órgano) Unidad tramitadora Se entra en la pestaña buscar y se elige el órgano que corresponda en Estructuras Orgánicas que debe coincidir con el órgano gestor del expediente. 9

10 Se corresponde en la ficha de la SE con el apartado Quién tramita la solicitud?, (que se sustituirá próximamente por Unidad Tramitadora). Coincide con el órgano gestor del Inventario. Apartado Otros datos del trámite.- En este apartado se incluyen los contenidos jurídico-administrativos más relevantes para la descripción de los procedimientos. Para completar los diferentes campos puede entrarse por el editor salvo en los casos en que hay contenidos predeterminados (Forma de iniciación, Fin vía, Efectos presuntos y Plazo tramitación) Solicitante El apartado de la ficha en el que aparece el sujeto del procedimiento es Quién lo puede solicitar. Además del dato genérico que aparece en el ejemplo, es posible incorporar aquellos que definan y precisen los posibles sujetos del procedimiento de que se trate (p.ej. en certificado de padrón: vecinos de Getafe). Requisitos Se refiere este apartado a aquellos que debe cumplir el solicitante para la correcta iniciación del procedimiento Debe tenerse en cuenta que en la ficha de la SE este contenido no aparece a continuación de Solicitante 10

11 Documentación a aportar Apartado importante para el desarrollo de la tramitación electrónica. Si el procedimiento pudiera iniciarse por medios electrónicos la falta de alguno de los documentos relacionados en este apartado también dará lugar al requerimiento previsto en el artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC). En el caso del ejemplo se ha usado el editor. Así aparecerá en la ficha Estos contenidos deben relacionarse de la forma más clara posible con el apartado final de la ficha de Descarga de Documentos entre los que destaca a estos efectos el documento de solicitud. Hay un proyecto en marcha en el Ayuntamiento de normalización de los documentos de solicitud. 11

12 Medios de contacto, lugar de entrega y horario Comentamos estos tres contenidos del gestor conjuntamente En la ficha no aparecen en el mismo orden. Primero aparece el horario Y después medios de contacto y Dónde solicitarlo? ( por Lugar de entrega ) Forma de iniciación Fin vía Según lo dispuesto en el artículo 52 de la LRBRL (y teniendo en cuenta que hay otro campo indicativo de los recursos administrativos) hay que optar entre dos posibilidades: - La Resolución pone fin a la vía administrativa - La Resolución no pone fin a la vía administrativa 12

13 Efectos presuntos Efectos presuntos en la SE se cambiará próximamente por Efectos del silencio. Según lo dispuesto en los artículos 43 y 44 de la LRJPAC se debe optar entre: - Estimación - Desestimación - Caducidad - Desestimación y caducidad si se inició de oficio - No previstos - Otros La opción de otros será utilizada para, por ejemplo, los procedimientos de contratación administrativa en que se produce el efecto del derecho de los licitadores a retirar sus proposiciones. Se deberá especificar en el campo de observaciones. Subsanación Hay dos tipos de subsanación: -El previsto en el artículo 71 LRJPAC -El contemplado en el artículo 42,5 LRJPAC, o en p. ej., en materia de licencias, en el artículo 9,1,4º del Decreto de 17 de junio de 1955 por el que se aprueba el Reglamento de Servicios de las Corporaciones Locales (RSCL). Sobre estos dos tipos de posibles requerimientos de subsanación se deben incluir instrucciones. 13

14 Recursos Se trata de un contenido en el que no cabe que existan diferencias con las fórmulas utilizadas en las notificaciones de actos administrativos. La responsabilidad sobre los contenidos incorporados a la SE es la misma que en los documentos en papel. Normativa 14

15 Plazo tramitación Cuando nos encontremos con dos plazos relevanntes en el procedimiento, como son el de presentación de una solicitud y el de resolución de una convocatoria, la aplicación del gestor obliga a incorporar sólo uno en este campo. En etos casos podría usarse el apartado de obsevaciones o el de más información para informar sobre plazos. Necesita pago Se trata de un campo en el que incorporar información de los posibles pagos relacinados (tasas o impuestos) con el objeto del procedimiento. Es un apartado relevante para la coordinación de la gestión de los procedimientos tributarios con el resto de la actividad administrativa. Uso común Es un apartado en el que no hay que incorporar información. Obsevaciones y otros datos de interés 15

16 Se trata de dos apartados de contenidos no predeterminados que dan flexibilidad al describir e informar sobre los diferentes procedimientos. El apartado otros datos de interés se visualiza en la SE como Mas información En el caso del procedimiento que sirve de ejemplo se han usado los dos apartados. Una de las característica de la aplicación de la SE es que únicamente se publican los contenidos incorporados de la ficha. Palabras clave Es un campo a rellenar para mejorar la capacidad de búsqueda de la aplicación, con efectos internos. Inclusión de documentos asociados al procedimiento.- El apartado de documentos asociados al procedimiento es, como se ha dicho, la parte de la ficha que permite incorporar a la SE todos los contenidos informativos y de gestión que se estime conveniente por los órganos gestores (documentos normalizados de solicitud, precisiones sobre la documentación aneja a las solicitudes, normas aplicables al procedimiento, etc.). Debe relacionarse con los diferentes apartados de la ficha. El modelo de solicitud debe darse de alta en primer liugar como documento principal. 16

17 Aparecen al final de la ficha de la SE en el apartado Descarga de Documentos. (También en la pantalla inicial del Catálogo de Trámites) Para subir estos documentos deben seguirse los pasos siguientes: En la sección del gestor hacer clic en Dar un nombre al documento: Seleccionar Clasificación 17

18 Seleccionar Departamento Localizar el documento que vamos a subir a la Sede Examinar nos llevará a Mis documentos donde podremos capturar el recurso a subir Añadir una Descripción 18

19 y Datos de control.- A continuación, una vez completados los datos de la ficha, en datos de control debe marcarse el ámbito del procedimiento. Según se trate de un procedimiento externo o interno se optará por Sede o por Intranet. Guardar el trámite.- Una vez incorporados los diferentes contenidos a la ficha, se guardan con Relacionar trámites con los canales de información.- Una vez incorporados todos los contenidos se debe relacionar los trámites con los canales de tramitación. 19

20 Para que aparezca la información vinculada 20

21 Para la incorporación de esta información hay que dar los siguientes pasos en el gestor Visualización de los trámites antes de publicar.- Señalo el trámite: Se entra en el trámite del que el Gestor muestra un resumen de los contenidos (que no es coincidente con la ficha, ni con las pantallas del propio Gestor). La información del expediente utilizado como ejemplo es la que aparece a continuación (se reproducen las pantallas) 21

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24 24

25 Para visualizar la ficha resultante se da de datos y nos muestra el resultado de la incorporación 25

26 26

27 Publicar el Trámite en la SE.- Una vez comprobado el contenido de la ficha, para publicar el trámite hay que: 1. Localizar el trámite, 2. Marcar el check, y 3. Hacer clic en publicar Saldrá un mensaje de que el contenido no tiene asignado flujo de tramitación por lo que al pulsar el botón aceptar el trámite será publicado 27

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