Manual d arxivística i gestió documental

Transcripción

1 Manual d arxivística i gestió documental Ramon Alberch i Fugueras, Carme Bello i Urgellès, Joaquim Borràs i Gómez, Àngels Borrell i Crehuet, Montserrat Canela i Garayoa, Lluís-Esteve Casellas i Serra, Lluís Cermeno i Martorell, Carme Coll i Font, Joan Domingo i Basora, Alfred Garcia i Puig, David Lobato i Buil, Betlem Martínez i Raduà, Carme Martínez i Rodríguez, Josep Matas i Balaguer, Laureà Pagarolas i Sabaté, Remei Perpinyà i Morera, Ramon Planes i Albets, Jaume Sardà i Font, Jordi Serchs i Serra, Jordi Serra i Serra, M. Àngels Suquet i Fontana, Xavier Tarraubella i Mirabet, Gemma Valls i Mariné Introducció a càrrec de Joan Boadas i Raset COORDINADORES Emília Capell i Garriga Mariona Corominas i Noguera

2 Sumari Introducció FONAMENTS TEÒRICS L arxivística com a ciència interdisciplinària Definició, objecte, finalitat i metodologia La gènesi i l evolució Els principis, les normes i la terminologia Les ciències afins: la biblioteconomia i la documentació Les ciències complementàries El concepte d arxiu Definició: anàlisi de les tres accepcions La tipologia dels arxius Les funcions dels arxius L evolució històrica dels arxius a Catalunya El concepte de document d arxiu El concepte i la definició de document d arxiu Els diferents tipus de document Els valors i les edats dels documents Les agrupacions documentals ELS SISTEMES ARXIVÍSTICS. EL MARC LEGAL Concepte i models El sistema arxivístic de l Estat espanyol El sistema d arxius de Catalunya Altres sistemes arxivístics PLANIFICACIÓ ESTRATÈGICA D UN SERVEI D ARXIU Planificació estratègica El pla estratègic d un servei d arxiu Aspectes preliminars Fases Anàlisi Desenvolupament Síntesi i aprovació

3 La implantació del pla estratègic Control i avaluació TÈCNIQUES DE TRACTAMENT DOCUMENTAL La identificació i l organització de fons Els trets bàsics i les finalitats del quadre d organització de fons La identificació dels organismes generadors de fons La classificació i l ordenació L ús dels conceptes de classificar i ordenar La síntesi de la història de la classificació Els sistemes de classificació. L ús i les finalitats Els tipus de sistemes d ordenació La formació d expedients La descripció Els objectius, les finalitats i els principis de la descripció arxivística La història de la descripció arxivística a Catalunya La Norma internacional general de descripció arxivística-isad(g) L a N o r m a d e d e s c r i p c i ó a r x i v í s t i c a d e C a t a l u n y a - NODAC E l m è t o d e d e d e s c r i p c i ó a r x i v í s t i c a c o m a e l e m e n t normalitzador Els instruments de descripció en els arxius: la guia, l inventari i el catàleg La descripció dels documents electrònics La normalització de la presentació de descripcions arx i v í s t i q u e s a I n t e r n e t : l E A D ( E n c o d e d A r c h i v a l Description) La recuperació de la informació L evolució h i stòrica d e l s mecani sme s d e recupe ració de la informació en els arxius Els llenguatges d indexació L a d e f i n i c i ó i l a c a r a c t e r i t z a c i ó d e l s l l e n - guatges d indexació La utilització dels llenguatges d indexació en els sistemes de descripció arxivístics La Norma internacional per a registres d autoritat arxivístics d organismes, persones i famílies - ISAAR(CPF) 176

4 4.5. Les modalitats d ingrés de la documentació als arxius Les transferències. Els aspectes tècnics i jurídics La planificació i el procediment de les transferències L e s t r a n s f e r è n c i e s d o c u m e n t a l s e n u n s i s t e m a de gestió documental E l f o rmul a ri de t ransferència. La seva u t i litat informativa i jurídica Els ingressos extraordinaris. Els aspectes tècnics i jurídics La política i el procediment dels ingressos extraordinaris en un centre d arxiu L e s t i p o l o g i e s j u r í d i q u e s d i n g ré s d e f o n s a l s arxius L e s m o d a l i t a t s q u e s u p o s e n c a n v i d e p r o p i e t a t d e l a d o c u m e n t a c i ó : l a c o m p r a v e n d a, l a d o n a c i ó i e l r e i n t e - grament L e s m o d a l i t a t s q u e n o s u p o s e n c a n v i d e p r o p i e t a t d e l a d o c u m e n t a c i ó : l a r - rendament, el comodat i el dipòsit L e s f o r m e s d i n g r é s s e n s e c o n t r a c t e : l ocupació i la usucapió La propietat intel lectual i els drets d explotació de la documentació L avaluació i la tria de documentació Els objectius i les finalitats de l avaluació documental Els fonaments teòrics de l avaluació documental Els principis directors de l avaluació documental Els conceptes de valor i criteri Els valors dels documents Els criteris per a l avaluació de documents La metodologia per a l avaluació de sèries documentals L avaluació a nivell de sèrie documental Les principals tècniques de selecció L avaluació documental a Catalunya. Els principals resultats i reptes L arxivatge EL SISTEMA DE GESTIÓ DE DOCUMENTS La definició i l abast de la gestió documental

5 La concepció del sistema: la planificació Els objectius d un programa de gestió documental La declaració de la política de gestió documental Les responsabilitats i les autoritats dins l organització La integració dels sistemes El sistema de captura El sistema de classificació El sistema de disposició El sistema de descripció i recuperació El disseny i les estratègies del sistema de gestió documental Les fases d establiment del sistema L anàlisi prèvia i l avaluació dels sistemes existents La identificació dels requisits documentals La identificació de les estratègies E l d e s e n v o l u p a m e n t d e l s i n s t r u m e n t s p r i n c i p a l s d e l sistema El quadre de classificació E l p r o c é s d e s t a b l i m e n t d e l e s t r u c - tura Les fases d elaboració E l d e s e n v o l u p a m e n t d e l s n i v e l l s : classes i divisions La codificació del sistema Els elements auxiliars L a g e s t i ó i e l m a n t e n i m e n t d e l q u a - dre El calendari de conservació i d eliminació L a v a l u a c i ó d i n s e l s i s t e m a d e g e s t i ó documental L a d i s p o s i c i ó d i n s e l s i s t e m a d e gestió documental Les accions de disposició E l c o n c e p t e d e c a l e n d a r i d e c o n s e r - vació i d eliminació L e l a b o r a c i ó d e l c a l e n d a r i d e c o n s e r - vació i d eliminació L a p l i c a c i ó d e l c a l e n d a r i d e c o n s e r - vació i d eliminació El repertori o catàleg

6 La introducció de la recuperació L e l a b o r a c i ó d e l s i n s t r u m e n t s d e d e s c r i p c i ó : e l r e p e r t o r i o c a t à l e g d expedients i documents L estructura del repertori o catàleg E l s p u n t s d a c c é s : i n d e x a c i ó m i t j a n - ç a n t e l s m o t s c l a u i e l s r e s u m s d e l contingut Altres instruments La implantació del sistema Les estratègies d implantació del sistema Els requisits previs imprescindibles Els usuaris i els actors i les seves responsabilitats El pla de comunicació Els manuals de procediments La formació dels usuaris i els actors de l organització La implantació del sistema a les unitats estructurals o gestores La creació i la captura de documents El procés de classificació dels documents actius El procés d arxivament dels documents actius El procés de transferència E l p r o g r a m a d e r i s c o s i m e s u r e s d e p r o t e c c i ó : e l s documents essencials Els equips interdisciplinaris i el paradigma arxivístic L avaluació dels sistemes de gestió documental L auditoria del sistema de gestió documental i de la seva implantació Les fases de la implantació de l avaluació del sistema de gestió documental La supervisió del rendiment: establiment d indicadors L elaboració dels mecanismes i les mesures correctives Conclusió LA GESTIÓ DELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS Característiques del document electrònic N a t u r a l e s a d e l s d o c u m e n t s e l e c t r ò n i c s : d e f i n i c i ó d e l concepte

7 La problemàtica dels documents electrònics L a p l icació d el pa ra d i gma arxiví st ic: d i fe rè nc ies amb els documents en suports tradicionals El valor legal dels documents electrònics La preservació de la integritat i el cicle de vida Gestió de documents i gestió de documents electrònics La integració dels documents electrònics en els SGD La identificació i la captura dels documents electrònics Classificació, avaluació documental i seguretat i accés La preservació de la llegibilitat La funció de preservació L objecte que cal preservar Les tècniques de preservació digital Estratègies bàsiques per a la preservació LA GESTIÓ INFORMATITZADA D UN SERVEI D ARXIU El projecte d informatització Anàlisi de l entorn Disseny conceptual del projecte Selecció del programari Implantació i manteniment Requisits per a la informatització de les funcions del servei d arxiu Principis generals Descripció dels requisits funcionals per àmbits Classificació i disposició Descripció Registre d autoritats Implantació de la disposició Gestió de la consulta Gestió de l emmagatzematge Control de l accés Integració amb les eines ofimàtiques Gestió documental i tecnologies de la documentació Context tecnològic i organitzatiu La gestió de continguts de l organització La incidència en la gestió documental La digitalització dels documents d arxiu

8 Per què cal digitalitzar? El procés de digitalització Definició dels paràmetres de digitalització Execució Reconeixement de text i indexació automàtica Gestió de la col lecció Entorn web Internet, intranet i extranet Publicació dels instruments de descripció al web TÈCNIQUES DE PRESERVACIÓ I DE CONSERVACIÓ Introducció Els diferents suports documentals i les seves característiques Els documents de gran format Les col leccions fotogràfiques Les col leccions en suport magnètic o òptic Les degradacions que afecten el patrimoni documental Els factors ambientals Els factors biològics Les alteracions induïdes per l esser humà La conservació preventiva com a eina de treball El control i l avaluació dels fons documentals L estudi de l estat de conservació: la fitxa d avaluació La prioritat d intervenció i reproducció La tipologia d intervenció de conservació-restauració L edifici, les instal lacions i els materials constructius L entorn i l edifici El dipòsit i la divisió d espais Les instal lacions La climatització i la ventilació El sistema antiincendis Le s i n stal lacions d a i gua i e l c o n t r o l d i n u n - dació Els materials constructius E l s m a t e r i a l s e s t r u c t u r a l s, a ï l l a n t s i d e r e c o - briment El pla d emergència en cas de desastres

9 La divisió de les parts del pla d emergència en cas de desastres El pla d emergència en cas d incendi El pla de prevenció El pla d actuació El pla de recuperació El pla d emergència en cas d inundació El pla de prevenció El pla d actuació El pla de recuperació El pla d emergència en cas d infecció fúngica El pla de prevenció El pla d actuació El pla de recuperació El material bàsic en cas de desastres ARXIUS, CIUTADANIA I ACCÉS A LA DOCUMENTACIÓ Els fonaments del dret d accés a la informació pública Els valors democràtics i l accés La defensa de l interès propi El foment de la recerca, la docència i la divulgació La r e u t i l i t zació d e l a i n f o r m a c i ó p ú b l i c a p e r p a r t d e persones privades L accés i la societat de la informació El marc legal de l accés Una regulació deficient i dispersa La incidència de la normativa de protecció de dades La m illora de la r egulació de l accés a l a informació pública Els criteris generals en l accés a la informació pública La documentació accessible i els límits a la consulta Les persones sol licitants i el grau d accessibilitat El límit general de l acabament del procediment L a i n f o r m a c i ó s o b r e d o c u m e n t s c o n s u l t a b l e s i s o b r e limitacions a l accés La forma del document La ubicació dels documents o de la informació Els aspectes procedimentals

10 La sol licitud d accés La denegació de l accés Els terminis de resposta La protecció de la intimitat El termini positiu de fi de reserva El foment de la recerca i els drets a la intimitat, a l honor i a la imatge L accés parcial La derogació de reserva Recapitulació ELS ARXIUS I LA COMUNICACIÓ La comunicació amb la societat La imatge dels arxius Senyalística L a c a r t a d e s e r v e i s d e l a r x i u : v e r s u n a gestió de qualitat. Norma ISO La percepció de l arxiu per part de la societat i els mitjans de comunicació L a r x i u i l a r e c u p e r a c i ó, l a p r e s e r v a c i ó i l a va l o ra ció d el pa t rimoni d o cument al. L era d e la digitalització L atenció als usuaris Els usuaris de l arxiu. Els usuaris tradicionals i els nous usuaris. La tipologia d usuaris Els instruments de descripció i la seva publicació L a r x i u e n l a s o c i e t a t d e l c o n e i x e m e n t : e l s webs i els seus continguts El reglament de l arxiu L oferta de serveis El servei de referència La reproducció de documents L acció cultural L oferta de productes Le s p u b l i c a c i o n s: t r a d i c i o n a l s i e l e c t r ò n i q u e s. La digitalització El marxandatge La comunicació amb altres entitats i institucions

11 La difusió Els estudis de mercat Els mitjans de comunicació La comunicació amb l organització La visibilitat dins l organització. La posició jeràrquica de l arxiu La implantació de l SGD. Les estratègies L atenció als usuaris interns Les eines de comunicació: intranet corporativa L a f o r m a c i ó i n t e r n a e n a r x i v í s t i c a d i n s l e s organitzacions E l p r é s t e c i l a c o n s u l t a i n t e r n a. E l s e r v e i d e documentació. L avaluació dels serveis ELS ARXIVERS I L ARXIVÍSTICA EN UNA SOCIETAT OBERTA La formació en arxivística Els antecedents històrics L evolució de la formació La formació a l Estat espanyol Els mestratges en arxivística L organització del sector professional El Consell Internacional d Arxius Les associacions professionals Els arxivers en la societat de la informació El paradigma arxivístic Les metodologies i les estratègies arxivístiques La participació dels arxivers en l estructura dels sistemes d informació El camí cap al futur Índex analític