FACTURA DE VENTA CRUZA CON COTIZACIÓN

Transcripción

1 FACTURA DE VENTA CRUZA CON COTIZACIÓN Qué es una Factura de Venta? Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio entregara o remitirá al comprador o beneficiario del bien y/o servicio; este documento refleja toda la información de la operación comercial. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta que Cruza con una Cotización? En el cruce de Cotización Factura de Venta, la cotización es un documento extracontable, es decir, es de control administrativo y no afecta valores en contabilidad ni cantidades en el inventario y la Factura de Venta registra contablemente los valores correspondientes a la carga tributaria, ventas, cuentas por cobrar, entre otros y descarga las unidades vendidas en el inventario. Al momento de elaborar una Factura de Venta que cruza con una cotización, es necesario realizar los siguientes pasos: 1. El sistema habilita la siguiente pantalla en la cual es necesario seleccionar el Tipo de Factura a elaborar; los tipos de documentos que se visualizan son los definidos por el usuario. 1. Luego se habilita la ventana llamada Orden de Cotización en ella es necesario asociar la cotización previamente elaborada y que será cruzada con la factura de venta, en caso de no conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo V (Cotizaciones) que no han sido cruzados; o con el icono el sistema permite realizar la búsqueda a nivel de terceros.

2 El recuadro anterior se habilita si en la definición del documento Factura de Venta se seleccionó el campo cruza con cotización (C). 2. Luego en las opciones de: Datos Generales o de Encabezado Datos de Transacciones Datos de Descuentos y Cargos El sistema permite repasar esta información con Enter debido a que SIIGO trae en forma automática estos datos los cuales fueron previamente digitados en la elaboración de la cotización. A continuación se detallan los campos: a. DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Estos son: La fecha de elaboración del documento. El Nit: Corresponde al tercero al cual se le va a elaborar la factura, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.

3 El centro de costos (Es necesario tener creado mínimo uno como principal). Ver guía Definición de Centros de costo y subcentros Vendedor: El sistema trae en forma automática el asociado en el catálogo de terceros. Datos Adicionales del Cliente: El sistema trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del tercero, estos datos serán los que se llevan a la generación de archivos planos para medios magnéticos. Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la información de manera automática y corresponden a: Cupo: Es el cupo de crédito asignado en la creación del catálogo de terceros. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera. Mora: Reporta el valor de facturas vencidas y pendientes de pago. Saldo: Es la deuda total que el cliente debe a la empresa en la fecha que se está elaborando el documento (toma las facturas vencidas y por vencer). b. DATOS DE TRANSACCIONES El sistema trae los datos digitados en la elaboración de la cotización pero estos pueden ser modificados, es decir, se pueden cambiar el número de unidades vendidas, los valores, la bodega y/o centros de costos, entre otros. En esta pantalla se repasan cada uno de los productos y/o servicios que se le cotizaron al tercero, el centro y subcentro de costos (Este último si aplica), la bodega y ubicación (Este último si aplica), el número de unidades, el valor unitario y el descuento en producto si se marcó este campo en la definición del documento.

4 c. DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS El sistema trae los porcentajes y valores de impuestos de los datos que se incluyeron al momento de elaborar la cotización y pueden ser modificados.

5 La ventana anterior solo se habilita si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Descuentos y Cargos. Al momento de terminar de repasar todos los productos y/o servicios que se van vender, es necesario grabar esos datos, labor que se realiza con la tecla de función F1 o el icono de la bandera continuación el sistema reporta los valores totales de los descuentos y cargos calculados.. A

6 d. VENCIMIENTOS O FORMAS DE PAGO: Esta información es necesario documentarla en este momento, pues son datos que no se incluyeron en la elaboración de la cotización. En ella es necesario confirmar: La forma de pago (el sistema trae por defecto la asociada en el catálogo del tercero). Tipo: Corresponde al número del Tipo de Documento que se está elaborando (Ejemplo. F 001. Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado, al hacerlo se altera información en los listados del módulo de cartera y en los cruces de información. Vencimiento: El sistema lo asigna en forma automática dependiendo de cuantas formas de pago o cutas se utilicen para cancelar el valor total de la factura. Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catálogo de terceros en el campo periodo de pago, es posible modificar esta información Valor: El sistema el valor total de la factura pero este se puede cambiar para asignar el correspondiente a cada forma de pago y/o cada cuota. A continuación el sistema pregunta sí el documento esta correcto y solicita confirmación de los porcentajes para el cálculo del impuesto del CREE

7 Si el documento esta correcto el sistema realiza la contabilización. El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta solo si en la parametrización del documento se marcó el campo, en caso contrario el programa habilita un recuadro para digitar el número de consecutivo del documento. Por último y en caso de ser necesario se habilitan un recuadro para incluir observaciones adicionales que solo se visualizaran en la impresión de la Factura El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora, Excel siempre y cuando se elabore previamente el template para el documento o vía internet a través de un correo electrónico enviado al cliente.