M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de Comites de Seguimiento (Actas) Eventos

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1 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN 1 NCR Enviar 1.10 La envia quincenalmente comunicaciones correo electrónico a los jefes de las dependencias y a los (correos electronicos) a enlaces técnicos, adjuntando el detalle del estado del los jefes de Plan Anual de Adquisiciones, haciendo referencia a los dependencia informando atrasos y saldos por liberar o reprogramar. sobre el estado de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de los objetos a su cargo Comunicaciones de Seguimiento (Correo electrónico) 9 de 22, 40,9% 15/08/ Presentar en reuniones semanales de la Subdirección de Operaciones el seguimiento de la ejecución al Plan Anual de Adquisiciones 1.20 La consolida la información del estado del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Contratos y lo presenta en las reuniones semanales de seguimiento ( Dependencias de la Subdirección, Programas y Altas Consejerias y Proyecto Minas - UE) para la toma de decisiones en el caso que se requiera. Comites de Seguimiento (Actas) 22 de ,6% 15/08/ Socializar el procedimiento para la elaboración, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones La, actualiza el procedimiento incluyendo los lineamientos de la nueva legislación y las orientaciones de Colombia Compra Eficiente y lo socializa a las dependencias usuarias Eventos de socialización (Listas de Asistencia) 23/09/ /09/ Definir y comunicar los lineamientos para la Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones La Subdirección de Operaciones envia comunicación con lineamientos a los jefes de dependencia para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones Comunicación con lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones. 15/10/ /10/ Diseñar y ejecutar 1.50 El Área de Contratos elaborá un programa de un programa de socialicación y sencibilización en temas contractuales de capacitación dirigida a acuerdo con la normatividad vigente y con enfasis en el las dependencias principio de planeación (talleres, tips informativos, charlas, usuarios en temas etc). Para el segundo semestre de 2013 se tiene previsto contractuales haciendo realizar dos talleres sobre la elaboración de documentos énfasis en el principio de de estudios previos para las modalidades de contratación. y realizar tisp informativos sobre liquidación de contratos, vigencia fiscal anual y resera presupuestal. Eventos 2 de 5 40% 23/08/2013

2 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones La en coordinación con el Area de Contratos y el Área Financiera elaboran el Plan Anual de Adquisiciones 2014 de acuerdo con las necesidades planteadas por las dependencias y teniendo en cuenta el presupuesto asignado para presentar a aprobación del Subdirector de Operaciones. Plan Anual de Adquisiciones Elaborado 7 NCR Fortalecer el equipo técnico de apoyo a la gestión y supervisión 2.10 (1) Determinar las actividades requeridas de apoyo técnico a la supervisión del convenio Número de actividades 10 de 10 01/03/ /03/ (2) Elaborar los estudios y previos 2.12 (3) Seleccionar los 2 profesionales 2.13 (4) Verificar la documentación necesaria para la contratación y solicitar ajustes o documentos adicionales 2.14 (5) Solicitar la contratación de los 2 profesionales 2.15 (6) Adelantar el estudio de seguridad 2.16 (7) Adelantar la contratación de 2 los profesionales de apoyo a la supervisión técnica del convenio Estudios previos Profesionales seleccionados Documentos completos Memo de solicitud Estudios de seguridad adelantados Profesionales contratados 06/03/ /03/ /03/ /06/ /07/ /08/ /07/ /08/ /08/ /08/ /08/ /09/2013

3 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN Adelantar procesos de seguimiento y control 2.17 (8) Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del convenio 2.18 (9) Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión 2.20 (10) Verificar técnicamente los alcances de las obras para el recibo 2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las obras 2.22 (12) Elaborar informes de verificación 2.23 (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras 2.24 (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones 2.25 (15) Revisar los informes emitidos por FONADE 2.26 (16) Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio Información remitida Informes de apoyo a la supervisión revisados Alcances técnicos verificados Número de visitas realizadas Informes de verificación Requerimientos de ajustes a las obras Requerimientos cumplidos 100% de 100% 8 de 8 15 de de 30 Informes revisados Informes solicitados 21/08/ /09/ /05/ /05/ /09/ /08/2012

4 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del convenio No / al mes 2.28 (18) Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento al interior de la Alta Consejería para Programas para hacer seguimiento al plan de acción del convenio 2.29 (19) Adelantar una auditoría interna 2.30 (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones NCR Enviar 3.10 La coordinación de presupuesto enviara comunicaciones semanalmente correo electrónico a los supervisores de los (correos electronicos) a contratos (copia al ordenador del gasto, jefe de la Oficina los supervisores de de Control Interno de Gestión y el Jefe del Área contratos y ordenadores Financiera), para que tome las medidas necesarias para de gasto informando cumplir con los plazos establecidos y si hay saldos que no sobre los contratos que se van a ejecutar informar oportunamente a los se encuentran atrasados ordenadores del gasto para que estos soliciten su en su ejecución. liberación. Comités operativos celebrados Reuniones de coordinación y seguimiento realizadas Auditoría interna realizada Proceso adelantado por presunto incumplimiento de las obligaciones 5 de 5 5 de 5 Correo electrónico 16 de 16 06/03/ /08/ /07/ /05/ /05/ /01/ Enviar circular estableciendo los plazos para el trámite y pago de obligaciones para el cierre de la vigencia fiscal 3.20 La Subdirección de Operaciones enviara circular a todos los supervisores y funcionarios de la entidad informando los plazos máximo para el tramite de la documentación exigible para el pago o constitución de cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la Entidad. Circular 15/12/ Capacitar a los supervisores de los contratos 3.30 El Subdirector de Operaciones convocara a una sensibilización a los supervisores de contratos, con el fin de concientizarlos sobre los deberes y las obligaciones frente a la ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación. Capacitación 30/11/2013

5 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo de vigencias futuras NCR Dar cumplimiento a los numerales 1,2 y 5 articulo 4 del Acuerdo N Realizar transferencias primarias según el Plan de Transferencias 3.40 Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo para vigencias futuras, de aquellos procesos de bienes o servicios cuya ejecucion supere la vigencia fiscal del 2013, Solicitudes 17 de Verificar foliación de las carpetas de los contratos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. Foliación 612 de Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractuales Realizar el Indice de conformidad con la normatividad vigente de la información Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice la aplicación del Acuerdo 042 Rótulos 520 de 700 Índices 520 de 700 Procedimiento 4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE, las carpetas de los contratos de conformidad con la tabla de retención documental Transferencia 460 de /01/ /12/ /09/ /09/2013

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