MUNICIPIO DE FLORENCIA Nit OFICINA DE TECNOLOGÍAS E INNOVACIÓN

Transcripción

1 GUIA PROCESO BACKUP EN GOOGLE DRIVE Introducción Para realizar el proceso de copias de seguridad (Backup) se hace necesario identificar las carpetas (organizar la información en carpetas); De estas carpetas a respaldar se hace necesario comprimirlas con un programa de compresión de archivos como puede ser Winrar o winzip, con el fin de que la información sea más compacta y pese menos para subirla a Google Drive. Igualmente se debe adicionar al nombre del archivo comprimido la fecha de la copia con el fin de permitir una organización de los Backup de los diferentes periodos. Los funcionarios de la Oficina de Tecnología e Innovación les brindarán soporte en el proceso de instalación de los programas para comprimir archivos y su utilización. PROCEDIMIENTO 1. Creación del archivo comprimido. Identificar, seleccionar o determinar la información a respaldar (archivos o carpetas). Como ejemplo se muestra en la Figura 1 se tomará dos carpetas (Año 2013 y Año 2014) se le da clic con el botón derecho del mouse con lo cual nos aparece una ventana de menú, seleccionamos la opción Add to archive como se muestra en la Figura 2. Figura 1

2 Figura 2 Figura 3

3 En la ventana que se muestra, aparecen las opciones para la creación del archivo comprimido en Winrar; Nombre del Archivo (Archive name) en este campo se sugiere un nombre para el archivo; Usted le puede cambiar el nombre por el que crea conveniente, lo que se aconseja es que se le agregue la fecha de la copia de la copia de seguridad y seguido de la palabras rar después del punto, en este caso el nombre quedó CopiasAños_10Sep2014.rar. El botón Browse (Examinar) me permite seleccionar la ubicación donde se creará la copia de seguridad, seleccionar la ubicación donde desea crear la copia. En la opción de compression method (método de compresión) seleccionar Best (la mejor) para una mayor compresión de la copia de seguridad. Le damos clic en el botón Aceptar y comenzar el proceso de comprimir la información y crear el archivo winrar, como se muestra en la Figura 4. Figura 4

4 Una vez termina el proceso ya tenemos nuestro archivo comprimido en la ubicación que hemos seleccionado como lo podemos ver en la Figura 5. Figura 5 Debemos tener listo el archivo o todos los archivos que comprimidos que vamos a subir (cargar) al sitio Google Drive antes de conectarnos a este.

5 2. Ingresar a la cuenta de correo electrónico Google. En este momento debe ingresar a la cuenta de correo electrónico desde la que va a subir las copias de seguridad al sitio Google Drive, ver Figura 6. Figura 6 Se debe tener en presente que la cuenta de correo, es la cuenta que se inscribió para configurar y compartir las carpetas en Google Drive para cada Secretaría, de acuerdo al acta que se realizó para tal fin.

6 3. Acceso al sitio Google drive. Luego de iniciar sesión e ingresar a la cuenta de correo electrónico, dirigirse a la parte derecha y arriba del navegador, en un botón cuadriculado que dice aplicaciones el cual aparece encerrado en un ovalo azul en la Figura 7. Figura 7 Le damos clic en este botón y nos aparecen varias opciones de aplicaciones, le damos clic en Drive, en la Figura 8 aparece encerrada en un circulo azul. Figura 8

7 Una vez que hemos ingresado a la aplicación Drive, el navegador nos muestra nuestra unidad (Mi unidad) como se observa en la Figura 9. En la izquierda tenemos varias opciones, tenemos una que dice Compartido conmigo le damos clic aquí. Figura 9 Con esta opción lo que sucede es que nos abre la ventana donde aparecen las carpetas compartidas a las que tengo acceso. En nuestro ejemplo tenemos compartida la carpeta con el nombre Tecnologias que para nuestro caso es la carpeta que tenemos compartida para subir las copias Backup de la oficina de Tecnología e Innovación, como se puede ver en la Figura 10. Para cada secretaria se tiene compartida una carpeta para subir las copias de Backup de cada Secretaria o dependencia de acuerdo al acta que se realizó para tal fin.

8 Figura Subir (copiar) los archivos Backup a la carpeta compartida en Drive. Le damos clic a la carpeta compartida (Tecnologias), con lo cual nos abre la vista dentro de la carpeta como se puede apreciar en la Figura 11. Figura 11

9 En la parte izquierda y arriba del navegador hay una flecha hacia arriba encerrada en un ovalo azul en la Figura 11, le damos clic para subir los archivos, al darle clic debemos seleccionar archivos Ver Figura 12. Figura 12 Figura 13

10 Al darle clic en Archivos nos muestra la ventana Abrir ver Figura 13, en la que seleccionamos el archivo que vamos a subir al sitio Drive y le damos clic en Abrir para realizar el proceso de cargue del archivo. Nos aparece una ventana donde nos pide confirmación para subir a la carpeta compartida, le damos clic en el botón subir y compartir. Figura 14. Figura 14 Enseguida sigue el proceso de subir la información, el cual es un proceso lento si los archivos son de gran tamaño y se va visualizando el porcentaje de carga como se puede observar en la Figura 15.

11 Figura 15 Figura 16

12 Una vez el proceso termina, ya se puede visualizar el archivo que ha quedado en la carpeta y aparece el propietario y la fecha de cargue del archivo, como se puede observar en la Figura 16. Esta es la forma para subir los archivos de Backup al sitio Google Drive por parte de cada uno de los funcionarios designados por cada Secretaria o Dependencia para este fin. Cordialmente, Miller Janer Ríos Vargas Profesional Especializado Oficina Tecnología e Innovación