CAPITULO I. INFORMACIÓN GENERAL

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1 UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Bogotá, D.C., 12 de Noviembre de 2014 INVITACIÓN A COTIZAR No CAPITULO I. INFORMACIÓN GENERAL 1.1. OBJETO DE LA INVITACIÓN La UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA, requiere CONTRATAR EL SERVICIO TECNICO PARA EL SISTEMA DE BACK-UP INSTITUCIONAL, de acuerdo a las especificaciones descritas en la presente invitación OBLIGACIONES DEL PROPONENTE SELECCIONADO El proveedor se obliga para con la Universidad a proveer los servicios objeto de esta invitación, considerando: Ejecutar el objeto contractual con la diligencia y oportunidad requerida, con la calidad y en el tiempo establecido, utilizando las herramientas y el talento humano necesario para tal fin y dando cumplimiento a las condiciones ofertadas en la propuesta. Atender las observaciones, solicitudes y sugerencias que formule el supervisor de la Orden y realizar los ajustes a que haya lugar. Constituir las garantías contractuales, de conformidad con las condiciones establecidas en la presente invitación. Las derivadas del proceso de contratación y las demás estipuladas por la ley en virtud del objeto CRONOGRAMA Y TRÁMITE DEL PROCESO: ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR Publicación de la Invitación en la página WEB Recepción de ofertas Verificación componentes Jurídico Plazo subsanación documentos 13 de Noviembre de de Noviembre de 2014 a las 4:00 p.m. 20 de Noviembre de de Noviembre de 2014 Página WEB y cartelera de la Universidad Recepción de la Universidad (Calle 28 Nº5B-02). División Servicios Administrativos y Recursos Físicos División Servicios Administrativos y Recursos Físicos - Fax:

2 Hoja No. 2. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL Verificación componentes subsanados Verificación componentes técnico económico. Información de oferente seleccionado 25 de Noviembre de de Noviembre de 2014 División Servicios Administrativos y Recursos Físicos Oficina Solicitante Página WEB Nota 1.: Cualquier modificación o adición a los términos de referencia se hará mediante comunicado, que será publicado en la página WEB de la Universidad, antes del cierre de la presente invitación. Nota 2.: La Universidad informará a los interesados, la oferta seleccionada, mediante comunicado publicado en la página Web PRESUPUESTO La Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca cuenta con un presupuesto oficial de ONCE MILLONES QUINIENTOS VEINTISEIS MIL DOSCIENTOS TREINTA Y CINCO PESOS M/CTE. ($ oo) incluido IVA, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 04 de Noviembre de MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN. Podrán presentar oferta las personas Jurídicas inscritas ante la Cámara de Comercio con más de dos (2) años de constitución y cuya actividad u objeto tenga relación con el requerimiento de la presente invitación PLAZO, LUGAR DE EJECUCIÓN Y FORMA DE PAGO Plazo y lugar de ejecución Se ha estimado un plazo de ejecución de doce (12) meses, contado a partir de la firma del acta de inicio, previa la aprobación de las pólizas por parte de la Oficina Jurídica de la Universidad. El lugar de ejecución del objeto de la orden será la Sede Uno de la UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA, ubicada en la Calle 28 5B-02 de la ciudad de Bogotá. NOTA: Para el buen desarrollo del objeto a contratar, agradecemos tener plena coordinación en su tiempo de entrega, planeación y ejecución en cumplimiento de los requerimientos de la Universidad Forma de pago

3 Hoja No. 3. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL La UNIVERSIDAD pagará al CONTRATISTA en doce (12) cuotas, previa la presentación de la certificación sobre los servicios prestados a satisfacción por parte del supervisor designado y la factura en caso de estar obligado por la normatividad vigente; estos pagos se realizarán de CONTADO COMERCIAL, es decir, que se cancelarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la respectiva cuenta. Nota: El oferente deberá presentar certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o quien haga sus veces en donde se dé constancia que la entidad se encuentra al día con los aportes al sistema integral de seguridad social en salud y pensiones, así como el pago de los parafiscales a que haya lugar, de conformidad con la Ley OFERTAS La Universidad no aceptará ofertas parciales RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE De conformidad con el artículo 69 de la Constitución Política y el artículo 93 de la Ley 30 de 1992, el Acuerdo 036 del 17 de septiembre de 1997, Resolución 1208 de 2005 y la Resolución 396 del 27 de abril de 2006, la presente invitación y el Contrato que se celebre se sujetan al derecho privado y a la normatividad de LA UNIVERSIDAD. La presentación de la propuesta implica la aceptación por el OFERENTE de las reglas contenidas en la presente invitación a cotizar, así como las previstas en las normas y las disposiciones institucionales de LA UNIVERSIDAD. La presente invitación no da lugar a licitación ni a concurso alguno, ésta será evaluada internamente por la Universidad, de acuerdo con su régimen propio de contratación. La UNIVERSIDAD se reserva el derecho a modificar, interpretar el contenido, cancelar la Invitación o no contratar la misma. CAPITULO II. PROPUESTA El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo acorde con lo solicitado en la presente Invitación a cotizar y sus modificaciones e incluirá dentro de ella toda la información exigida. La propuesta junto con los ajustes que se puedan presentar a solicitud de la Universidad, formarán parte integral de la Orden. Se considera como documento oficial de los términos de referencia, el que reposa en la División de Servicios Administrativos y Recursos Físicos de la Universidad DOCUMENTOS ANEXOS DE LA PROPUESTA El Oferente deberá presentar su oferta junto con la siguiente documentación:

4 Hoja No. 4. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL Formato para propuesta de oferentes o proveedores de servicios. El oferente deberá allegar junto con la presentación de la propuesta, firmada por el Representante Legal con la totalidad de la información contenida el Anexo 1. FORMATO PARA PROPUESTA DE OFERENTES O PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS, debidamente diligenciado y suscrito, el cual se encuentra adjunto al final de esta invitación. (Anexo 1.) Certificado de Existencia y Representación Legal. (FOTOCOPIA) El oferente deberá allegar Certificado de Existencia y Representación Legal vigente, con una antelación no superior a treinta (30) días calendario con respecto a la fecha de la presentación de la propuesta y expedido por la Cámara de Comercio Respectiva. Así mismo, el certificado debe indicar en forma expresa el objeto social o actividad, el cual debe estar relacionado con el objeto de la presente invitación. En el evento que el Representante Legal no tenga facultad para presentar la propuesta y suscribir la orden por exceder las cuantías señaladas en el respectivo mandato, deberá acompañar el documento en el que conste la correspondiente autorización de la Junta Directiva o Asamblea de Socios. El certificado deberá acreditar no menos de dos (2) años de constitución a la fecha de recepción de la oferta Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía ampliada del Representante Legal. El proponente deberá presentar la respectiva copia de la cédula de ciudadanía o extranjería del Representante Legal Registro Único Tributario (RUT), Vigente De acuerdo con el artículo del Estatuto Tributario, el proponente debe estar inscrito en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el Registro Único Tributario, por tanto debe presentar copia del certificado correspondiente expedido por la DIAN Certificación del Fabricante El PROPONENTE deberá presentar obligatoriamente, certificación del fabricante que lo acredite para la prestación del servicio de soporte sobre la citada solución de backup Propuesta técnica económica (ORIGINAL)

5 Hoja No. 5. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL El proponente deberá presentar una propuesta técnica económica mediante el uso obligatorio, del formato establecido en el ANEXO 2 (archivo anexo en Excel), con el cumplimiento de todos los requerimientos señalados en el capítulo III Especificaciones Técnicas de la presente Invitación a Cotizar, discriminando el valor unitario sin centavos. Si en concepto de la Universidad es necesaria alguna aclaración, ésta será solicitada mediante correo electrónico. Los precios unitarios antes de impuestos de ley no sufrirán variación durante el tiempo de validez de la oferta y de ejecución de la orden y servirán de base para la selección del proponente. El valor de la propuesta no podrá ser en ningún caso, superior a la disponibilidad presupuestal establecida en la presente invitación PRESENTACION DE LA PROPUESTA La propuesta deberá entregarse en la Recepción de la Universidad, FIRMADA por el Representante Legal, NUMERADA en forma consecutiva y presentarse en original y medio magnético, en sobre cerrado y en medio magnético, en la fecha y hora establecidas en el cronograma, debidamente marcado de la siguiente forma: UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Invitación a cotizar CONTRATAR EL SERVICIO TECNICO PARA EL SISTEMA DE BACK-UP INSTITUCIONAL DIRECCIÓN CALLE 28 5B-02 Bogotá D.C., Colombia Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números prevalecerán las cantidades expresadas en letras. En caso de presentarse errores en el resultado final de la sumatoria de la propuesta económica, la UNIVERSIDAD con base en los valores unitarios efectuará la operación matemática respectiva. En el evento en que se ofrezcan descuentos, estos deben estar involucrados en el valor de la oferta presentada. Se debe cotizar en pesos colombianos, discriminando el IVA sin centavos; si el oferente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) cuando el bien cause dicho impuesto, la oferta será rechazada COMUNICACIONES

6 Hoja No. 6. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL Cualquier comunicación con la Universidad podrá dirigirse al correo electrónico o a la División Servicios Administrativos y Recursos Físicos ubicada en la Calle 28 5B-02. La Universidad enviará a los proponentes cualquier información al correo electrónico registrado en el ANEXO 1 de la propuesta presentada. CAPITULO III. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS La Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca requiere el SERVICIO DE SOPORTE TECNICO PARA LA SOLUCION DE BACKUP SONIWALL 6080B, incluyendo: - Soporte dinámico 7*24 durante un año, incluye suscripción a la actualización de firmware de la máquina y acceso al servicio de chat del fabricante, mail, web y soporte telefónico de fábrica. - Dell SONIWALL servicio de soporte y restablecimiento para SONIWALL 6080B - Soporte 5*8 durante un año, para atender incidencias presentadas por los usuarios, incluye: - Soporte nivel 1 y 2 local y ayuda en el trámite de soporte nivel 3 con el fabricante de la solución. - El diagnóstico inicial de la solución vía herramientas de colaboración en línea. - Reporte de incidentes a través de mesa de ayuda, la cual permite llevar control de casos registrados por el cliente y la respuesta del personal técnico, haciendo verificable los acuerdos de niveles de servicio de los tiquetes Especificar la estructura de soporte ofertada. (Modalidades incluidas en el contrato, tiempos de respuesta, medios disponibles de comunicación, etc.) El servicio deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos: - Verificar y afinar en coordinación con el área de soporte de la universidad, la parametrización de la solución de back-up soniwall acorde con los requerimientos actuales. - Garantizar la configuración y correcto funcionamiento de solución, una vez se incorporen las actualizaciones del firmware de la máquina. - Atender con oportunidad los requerimientos relacionados con el funcionamiento de la solución de backups reportados por la universidad. - Garantizar soporte técnico 5*8 con técnicos expertos especializados en esta solución de back-up. - Dentro de los 10 primeros días de ejecución contractual, se debe hacer entrega de la documentación que soporta el servicio, su instalación y configuración en el sistema; se debe verificar en correcto funcionamiento la solución de back-up institucional. CAPITULO IV. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO

7 Hoja No. 7. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL 4.1. COMPONENTE JURÍDICO (Cumple ó No cumple) Se verificará que la documentación allegada y su contenido se encuentren presentados de conformidad con las condiciones y requisitos establecidos en los términos de referencia. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE O NO CUMPLE. ASPECTO 1. Formato propuesta de oferentes o proveedores de bienes y/o servicios (Anexo 1) 2. Certificado de Existencia y Representación Legal 3. Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía del representante legal. COPIA 4. Registro Único Tributario RUT Vigente CUMPLE OBSERVACIONES SI NO 5. Certificación del Fabricante 6. Propuesta Técnica Económica (Anexo 2) 4.2. VERIFICACIÓN REQUISITOS TÉCNICOS (Cumple ó No cumple) Se verificará la información relacionada en la oferta para efectos de determinar que el proponente ha ofertado los servicios de acuerdo a las cantidades, condiciones y características técnicas establecidas por la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca VERIFICACIÓN OFERTA ECONÓMICA (Cumple ó No cumple) El proponente deberá presentar la propuesta económica mediante el uso del formato que se presenta en el Anexo No. 2 y el valor de esta no podrá superar el presupuesto oficial. La oferta económica es a precio global sin fórmula de reajuste. La propuesta económica debe presentarse en pesos colombianos, sin centavos indicando por separado el valor del IVA. Si el oferente no discrimina el impuesto al valor agregado (I.V.A.) y el bien causa dicho impuesto, la UNIVERSIDAD lo considerará INCLUIDO en el valor de la oferta y así lo aceptará el oferente. CAPÍTULO V. CRITERIO DE SELECCIÓN La Universidad seleccionará el proveedor que cumpla con los requisitos técnicos establecidos en la presente invitación y ofrezca la oferta más económica antes de

8 Hoja No. 8. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL IVA, que permita evidenciar de manera clara y precisa la consecución del objeto a contratar en la presente invitación GARANTÍAS EL CONTRATISTA se obliga dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, a constituir a favor de la UNIVERSIDAD la garantía única, otorgada a través de una compañía de seguros que ampare los siguientes riesgos: CLASE DE RIESGO % SOBRE EL VALOR VIGENCIA DEBERÁ SER IGUAL Cumplimiento 20 De la orden Al plazo de ejecución de la misma más el termino para liquidar. Calidad del servicio 20 De la orden Al plazo de ejecución de la misma y un (1) año más. Las vigencias de todos los amparos deberán ajustarse a la fecha de aprobación de las pólizas y el hecho de la constitución de esta Garantía no exonera al CONTRATISTA de sus responsabilidades legales en relación con los riesgos asegurados. Las primas de las pólizas anteriormente descritas serán por cuenta del CONTRATISTA. En caso que se requiera: adicionar, prorrogar o suspender el contrato resultante, o en cualquier otro evento necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar la garantía única de acuerdo con las normas legales vigentes. 5.2 DECLARATORIA DE DESIERTA LA UNIVERSIDAD declarará desierto el proceso en los siguientes casos: Cuando la oferta que se presente no cumpla con los requisitos sustanciales exigidos para el efecto en la solicitud de la oferta. Cuando se presenten factores que impida la comparación objetiva de la propuesta. Cuando no se presente propuesta. 5.3 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN La Orden quedará perfeccionada con la suscripción del mismo por las partes y su imputación presupuestal y para su ejecución se requiere la aprobación de las pólizas por parte de la Oficina Jurídica de la Universidad. Los requisitos antes enunciados deberán cumplirse por parte del CONTRATISTA dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma de la Orden. 5.4 DESCUENTOS DE LEY

9 Hoja No. 9. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL LA UNIVERSIDAD practicará los descuentos legales a que haya lugar en los porcentajes que rijan al momento del pago, de acuerdo con las normas vigentes en dicho momento. Si el OFERENTE no manifiesta tener la calidad de autorretenedor, de acuerdo con las normas vigentes, LA UNIVERSIDAD efectuará al momento del pago los descuentos por concepto de retención en la fuente por factura, de acuerdo con los porcentajes que rijan en la fecha de pago y las disposiciones tributarias vigentes CESIÓN DEL CONTRATO El contratista no podrá ceder la Orden sin el consentimiento previo y escrito del Representante Legal de la UNIVERSIDAD, pudiendo éste negar la autorización de la cesión CAUSALES DE RECHAZO Son causales para que una oferta no sea considerada por LA UNIVERSIDAD: Que el proponente se encuentre en una situación de incapacidad, inhabilidad o incompatibilidad que le impida contratar con LA UNIVERSIDAD. Cuando alguno de los documentos que se presenten carezcan de algún aspecto sustancial que soporte el contenido de la oferta. Cuando la Universidad haya solicitado aclaración o documento alguno y el proponente no lo corrija o no lo entregue dentro de los términos establecidos por la Universidad. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial determinado por la Universidad. Cuando la propuesta se presente extemporáneamente o no se presente en el lugar establecido en la presente invitación a cotizar. Cuando se compruebe cualquier irregularidad en los documentos presentados durante el trámite de la propuesta. Cuando a criterio de LA UNIVERSIDAD, la propuesta presente deficiencias que no puedan ser aclaradas e impidan compararla. Si el proponente tiene menos de dos (2) años de constitución. Cuando la Universidad encuentre inexactitud en la oferta que no le permita cumplir con un requisito obligatorio. Cuando el oferente no discrimine los impuestos de ley a que haya lugar y el bien cause dichos impuestos. Cuando la oferta no cumpla en su totalidad con los requerimientos técnicos solicitados en el capítulo III, de la presente invitación SUPERVISIÓN La Universidad, mantendrá durante todo el tiempo que dure la ejecución de la orden, una Supervisión que estará a cargo del Profesional Especializado de la Oficina de Planeación, Sistemas y Desarrollo, para que verifique que la orden se

10 Hoja No. 10. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL esté desarrollando de acuerdo con las especificaciones y normas del mismo, sin que la Supervisión releve al Contratista de su responsabilidad. 5.8 TÉRMINO PARA LIQUIDAR En caso de firmarse una orden y una vez cumplidas las obligaciones surgidas de éste, se procederá a su liquidación por parte de la UNIVERSIDAD mediante acta en la cual constarán las sumas de dinero recibidas por el contratista y la contraprestación de éste. En el acta se hará constar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de cada una de las partes de acuerdo con lo estipulado en la orden. El acta final de la orden llevará la firma del supervisor de la orden y el contratista. Si este último no se presenta a la liquidación, o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la UNIVERSIDAD. La orden deberá ser liquidada dentro de los dos (2) mes siguientes a la fecha de recibo final. Atentamente, Aprobación de términos de referencia de la Invitación a Cotizar CLAUDIA SAMARIS RODRÍGUEZ CONTRERAS. Jefe División Servicios Administrativos Revisó: : Jaime Méndez Henríquez - Jefe Oficina de Planeación, Sistemas y Desarrollo Revisó: : Sandra Ruth Rubiano R. - Profesional Universitario Revisó: : Jair Germán León G. - Profesional Universitario Elaboró : María Nydia Mora R. - Secretaria

11 Hoja No. 11. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL ANEXO 1. FORMATO PARA PROPUESTA DE OFERENTES O PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS Señores: UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Bogotá D.C. PROPUESTA Nombre y/o razón social Identificación Servicio y/o bien.. Valor antes de IVA : $ IVA : $ Valor total : $ Valor total en letras : $ Forma de pago.. Periodo de ejecución y/o entrega.. EXPERIENCIA RELACIONADA Entidad Teléfono Periodo de Ejecución INFORMACION DEL CONTRATISTA Y/O PROVEEDOR Dirección Teléfono

12 Hoja No. 12. Invitación a cotizar SERVICIO DE BACK UP INSTITUCIONAL Correo Electrónico Actividad Económica - CIU Cuenta Bancaria : Indicar banco, tipo de cuenta (ahorros ó corriente) y número ANEXOS Documentos que respaldan la información consignada Se encuentra inscrito en la base de proveedores de la Universidad SI NO Manifiesto bajo la gravedad del juramento que SI NO soy declarante del Impuesto sobre la Renta. Manifiesto que SI NO me encuentro registrado en el RUP bajo la siguiente clasificación: CONSTRUCTOR PROVEEDOR CONSULTOR Declaro que no me encuentro incurso en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad para celebrar contratos con la Universidad. De igual manera me comprometo a actuar como Oferente de bienes y/o servicios en la presente invitación conforme con el código de la Universidad y principios éticos. Cordialmente, Nombre CC. de FAVOR ESPECIFICAR POR CUAL MEDIO DE DIFUSION SE ENTERÓ DE LA PRESENTE INVITACIÓN? (Marque con una X una o varias opciones de acuerdo a su respuesta) Página WEB Cartelera de la Universidad Correo electrónico: mayor.edu.co Periódico de amplia circulación Otro: Cual OBSERVACION:

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