UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACION DE LA INFORMACION

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACION DE LA INFORMACION Página 1 de 6 Código: BI-P02 Versión: OBJETIVO Definir las actividades del área de bibliotecología necesarias para la incorporación física de documentos a la biblioteca Germán Bula Meyer de la Universidad del Magdalena, para disponibilidad a consulta por parte de la comunidad. 2. ALCANCE Colecciones de libros, material audiovisual, documentos electrónicos, publicaciones seriadas, folletos y archivo Corpes de la Biblioteca de la Universidad del Magdalena. Se inicia con el ingreso del material bibliográfico y termina en la disposición del mismo para ser ubicados en los estantes de las diferentes colecciones. 3. RESPONSABLE El responsable de la adecuada ejecución de este procedimiento es el. 4. GENERALIDADES 4.1 Glosario de Términos Catalogación: Describe el documento de forma única, a partir de sus datos más importantes en los cuales se definen los puntos de acceso para su posterior identificación y recuperación, como son autor, título, editorial entre otros. Este conjunto de datos son consignados de manera normalizada, aplicando las normas ISBD (International Standard Bibliographic Description), siendo estas un instrumento de comunicación internacional. Clasificación: Es un código alfanumérico que se coloca de manera visible, normalmente en el lomo del libro, y permite su localización física en la estantería de la biblioteca. Se compone de números que indican grandes áreas temáticas y permiten una ordenación general numérica; letra en mayúscula que indica la inicial del apellido del autor y permiten una ordenación alfabética y letras en minúscula que indican el titulo de la obra. Elaboró Revisó Aprobó Milvida Suarez Florez Responsable de Proceso Gestion de Biblioteca Fecha: 20/08//2009 Emperatriz Zapata Zapata Grupo de Integral de la Calidad Fecha: 20/08//2009 Ruthber Escorcia Caballero Rector 20/08/2009

2 Reparación: Cuando el material presenta hojas sueltas, rasgadas o lomo despegado. Se realiza dentro de la dependencia de procesos técnicos. Encuadernación: Cuando el material presenta pastas o cubiertas despegadas, sin pastas, cuadernillos descosidos, mas 10 hojas sueltas, mutilados. Se envían a un taller de encuadernación para colocarles pasta dura. Este procedimiento necesita para su ejecución de orientarse según las Herramientas Bibliotecológicas para desarrollar las actividades de: catalogación haciendo uso de las Reglas de Catalogación Angloamericanas y la clasificación usando el Sistema de Clasificación Dewey y la Tabla de Cutter Sanborn. Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. 5. DESCRIPCIÓN No. 1 Responsable / Dependencia / Descripción de la Actividad Revisar el material que ingresa a biblioteca: Revisa el material que ingresa y que puede ser: Nuevo, el cual si posee inconsistencias, se debe registrar en el formato BI-F05 Inconsistencias de Ingreso de Material Bibliográfico y se envía, con un oficio remisorio, para que se tramite su devolución a través de GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales y se envían los originales al proceso de Contratación para anexarlo al expediente Si está en perfecto estado se sigue al paso 2 Ya existente, el cual ingresa por remisión con el formato BI- F06 Deterioro Físico del Material Bibliográfico, o con el BI-F09 Inconsistencias Bibliográficas desde el procedimiento BI-P05 Procedimiento para el Préstamo de Material Bibliográfico o como resultado de las actividades de inventario. Si el material es posible de recuperar se sigue al paso 2. En caso contrario se sigue el Instructivo BI- I02 Instructivo para Reparación y encuadernación de material bibliográfico. Nota: El inventario hace uso para su ejecución del Instructivo BI-I01 Instructivo para Realización de Inventario de Material Bibliográfico y del Aplicativo Comteo. Código: BI-P02 Versión: 03 Página 2 de 6

3 No Responsable / Dependencia / / / / / / Descripción de la Actividad Sellar el material: Realiza el sellado del material según lo dispuesto en el Manual de procesos técnicos Registrar las Adquisiciones: Diligencia los datos del material adquirido haciendo uso del aplicativo Adquisiciones. Analizar y Clasificar: Realiza la catalogación y asignación de signatura topográfica siguiendo las Reglas de Catalogación Angloamericanas, el sistema de Clasificación Dewey, las Tablas de Cutter Sanborn, el listado de encabezamientos de materias para biblioteca (LEMB) y el Manual de. Actualizar Sistema Integrado de Biblioteca, SIB: Ingresa el registro a través del Módulo de Captura Bibliosib dentro el Sistema Integrado de Biblioteca, según el Manual para el manejo del Sistema de Información SIB, Módulo Bibliosib Preparar Físicamente el Material : Rotula con la signatura topográfica, diferencia el tipo de colección (reserva, restringido), identifica ingreso al sistema (S) y pegado de banda magnética (M), adiciona la hoja de vencimiento y verifica el funcionamiento de la banda magnética. Diligencia el formato BI-F07 Material bibliográfico Procesado Nota: Estas actividades están descritas en el Manual de Ubicar el material: Selecciona el material según la colección, para su ubicación siguiendo el instructivo BI-I03 Instructivo para Ubicación de material bibliográfico 6. MARCO LEGAL No aplica para este documento 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglas de Catalogación Angloamericanas Código: BI-P02 Versión: 03 Página 3 de 6

4 Sistema de Clasificación Dewey Tabla de Cutter Sanborn Lista de encabezamientos de materias para bibliotecas (LEMB) Manual de Manual para el manejo del sistema de información SIB, Módulo Bibliosib 8. REGISTROS IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO PROTECCION Código Tiempo de Responsable Nombre Lugar y Medio Formato Retención de Archivarlo BI-F05 BI-F06 BI-F07 BI-F09 Inconsistencias de Ingreso de material bibliográfico Deterioro Físico de Material Bibliográfico Material bibliográfico Procesado Inconsistencias Bibliográficas / Papel / Papel / Papel / Papel 2 años en 1 año en 2 años en 6 meses en No aplica Adquisiciones Servidor / Digital Permanente No aplica Bibliosib Servidor / Digital Permanente RECUPERACION Distribuidor Código de Barras Título Autor Programa Académico Título Autor Materia Clasificación Código de Barras DISPOSICION Archivo Central Destrucción Archivo Central Destrucción Copia de Seguridad en la Biblioteca Copia de Seguridad en la Biblioteca El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de los Registros Código: BI-P02 Versión: 03 Página 4 de 6

5 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Versión Fecha 01 15/08/2006 Ítem modificado Todos los ítems 02 20/08/2009 Píe de pagina Descripción En cada uno de los ítems se realizó el ajuste para dar cumplimiento a los requerimientos de los modelos MECI 1000:2005, NTCGP 1000:2004, NTC ISO 9001:2000 y su articulación con el Sistema de Integral - COGUI Se modificaron los responsables en la construcción del documento. Código: BI-P02 Versión: 03 Página 5 de 6

6 10. ANEXOS Flujograma procedimiento para la Organización de la Información. Inicio Auxiliar Ingreso de Material BI-F05 BI-F06 BI-F09 Jefe de Análisis y clasificación de la información Jefe de Actualización de la Base de Datos Bibliosib Auxiliar Reparación y preparación física BI-F07 Auxiliar Ubicación en los estantes (según instructivo) Fin Código: BI-P02 Versión: 03 Página 6 de 6