CONTROL DE LOS REGISTROS

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2 Código P--004 ISO 14001:2015 Fecha elaboración Junio 2016 # Actualización 03 Documento Controlado Página 2 de 7 1. OBJETIVO CONTROL DE LOS REGISTROS Establecer los lineamientos para identificar, compilar, codificar, acceder, archivar, almacenar, conservar y disponer de los Registros del. 2. ALCANCE Se aplicará a todos los Registros de los procesos que conforman el. 3. MARCO NORMATIVO Las actividades de este procedimiento se basan en las siguientes normas: 1.- ISO 14001:2015, Sistemas de Gestión Requisitos con orientación para su uso. 4. REFERENCIAS 1.- Compendio de Formularios del Sistema de Gestión. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Conformidad: Cumplimiento de un requisito. (*) Documento: Información y su medio de soporte. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. (*) Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. (*) : Sistema de gestión ambiental. UAA: Unidades Académicas, Administrativas, que se encuentran dentro del alcance del.

3 Código P--004 ISO 14001:2015 Fecha elaboración Junio 2016 # Actualización 03 Documento Controlado Página 3 de 7 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. (*) Definición de ISO 14001: RESPONSABILIDADES Las responsabilidades de las personas que intervienen en el Procedimiento de Control de los Registros se encuentran definidas en la siguiente tabla: CARGO Comité de Gestión del Personal RESPONSABILIDAD Autorizar la baja y eliminación de los Registros que cumplan con su periodo de conservación. Asegurar y verificar que los Registros ambientales cumplan con lo indicado en este procedimiento. Dar de baja y eliminar los Registros que cumplan con su periodo de conservación. Generar, compilar, archivar, almacenar y conservar los Registros correspondientes de sus actividades para demostrar la conformidad con los requisitos y la operación efectiva del. 7. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL No aplica. 8. PROCEDIMIENTO Los Registros del deberán de cumplir con los siguientes requisitos: Características. Legibles y estar en papel o medios electrónicos. Identificación. Serán identificados con el nombre del Registro correspondiente. Compilación. Serán compilados en Carpetas, físicas o electrónicas, previamente identificadas por Registro y Periodo.

4 Código P--004 ISO 14001:2015 Fecha elaboración Junio 2016 # Actualización 03 Documento Controlado Página 4 de 7 Codificación. Serán codificados en la parte superior conforme el Procedimiento de Control de Documentos. Acceso. Será a través de cada responsable asignado al Registro o por el del o por cualquier miembro del Comité de Gestión. Archivo. Serán archivados por cada responsable asignado al Registro. Almacenamiento. Serán almacenados en lugares que aseguren su conservación y eviten su deterioro y/o pérdida. El almacenamiento podrá ser impreso y/o electrónico. Los Registros que se generen de los Formularios con código F- serán almacenados en forma impresa. Los correos electrónicos que se emitan o reciban y, sean Registros, se almacenarán en forma electrónica. Los Oficios originales que se emitan o reciban y, sean Registros, se almacenarán en forma impresa. Conservación. Todos los Registros que se deriven de los procesos del serán conservados por el de la UAA a quién le aplica, incluyendo aquellos registros derivados de los procedimientos y controles operacionales transversales del (Gestión integral de residuos, Comunicación y Educación P--011, Gestión Integral del Agua P--012, Control Operacional de de Infraestructura, CO--001), correspondiente por el periodo de tiempo que se muestra en la tabla del Anexo 1 de este procedimiento. Adicionalmente, de manera física, cada UAA contendrá una carpeta que contenga las autorizaciones, registros y manifiestos de los prestadores de servicio externos específicos solicitados por la autoridad en materia ambiental. Asimismo, los responsables ambientales de las UAA son los encargados de integrar, mantener y resguardar los expedientes de cada una de las personas que intervienen en los procesos y procedimientos establecidos en el de la UAEM. Disposición. Una vez cumplido su periodo de conservación se podrán dar de baja y eliminar por el del previa autorización por escrito del Comité de Gestión.

5 Código P--004 ISO 14001:2015 Fecha elaboración Junio 2016 # Actualización 03 Documento Controlado Página 5 de 7 9. FORMULARIOS No Aplica. 10. ANEXOS ANEXO 1 FORMULARIOS AUTORIZADOS Y VIGENTES NOMBRE DEL FORMULARIO CÓDIGO REFERENCIA RESPONSABLE Evaluación de la competencia laboral F--001 M--001 del Revisión al Sistema de Gestión F--002 M--001 del Programa anual de capacitación F--003 M--001 del Relación de documentos vigentes Actualización de documentos Metodología de acciones correctivas y preventivas Programa anual de auditorías ambientales Plan de auditoría interna ambiental Informe de la auditoría interna ambiental F--004 F--005 F--006 F--007 F--008 F--009 P--001 P--001 P--002 P--003 P--003 P--003 del del del de la Gestión del Programa de Auditorías es de la Gestión del Programa de Auditorías es de la Gestión del Programa de Auditorías es PERIODO DE CONSERVACIÓN

6 Código P--004 ISO 14001:2015 Fecha elaboración Junio 2016 # Actualización 03 Documento Controlado Página 6 de 7 Matriz de identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales Evaluación, seguimiento y cumplimiento del marco legal y normativo Matriz de identificación de riesgo ambiental F--010 F--011 F--012 P--006 P--008 P--007 Informe de indicadores F--013 P--008 Registro de control de emergencias ambientales Ubicación de contenedores en las UAA Generación de RSU en las UAA F--014 P- 009 F--015 F--016 Entrada de RSU a F--017 Entrega de RSU valorizables a la empresa F--018 Entrada de RO a la PUC F--019 Salida de composta de la PUC F--020 Entrada de basura al ATB por las UAA F--021 Salida de basura del ATB F--022 Generación de RME por las UAA F--023 Entrada de RME a F--024 Entrega de pilas y baterías a Gobierno del Estado de Morelos Entrega de residuos electrónicos a la empresa contratada Entrega de residuos de construcción provenientes del mantenimiento de las UAA para relleno Generación de residuos peligrosos de las UAA Entradas y salidas del Almacén de Residuos Peligrosos F--025 F--26 F--27 F--028 F--029 del del del de de de la PUC de la PUC Conservación Conservación de de de

7 Código P--004 ISO 14001:2015 Fecha elaboración Junio 2016 # Actualización 03 Documento Controlado Página 7 de 7 Entrega de contenedores de de F--030 productos de limpieza Jefe del Depto. de Reporte de retroalimentación F--031 P--011 Educación directa e Indirecta Jefe del Depto. de Solicitud para formación F--032 P--011 Educación ambiental Jefe del Depto. de Registro de jornadas de F--033 P--011 Educación promotores Reporte de atención de fugas F--034 P--012 y derrames de agua potable Gasto volumétrico de agua F--035 P--012 potable Calendario de mantenimiento y muestreo de plantas de F--036 P--012 tratamiento de aguas residuales de plantas de F--037 P--012 tratamiento Reporte de calidad del agua F--038 P--012 residual tratada Calendario de mantenimiento F--039 CO--01 de plantas de emergencia Calendario de mantenimiento F--040 CO--01 de sub estaciones eléctricas Calendario de mantenimiento a F--041 CO--01 transformadores Programa de suministro de diésel a plantas generadoras F--042 CO--01 de energía eléctrica Gasto de energía eléctrica en F--043 P--008 las UAA * Periodo mínimo de conservación siempre y cuando no contravenga alguna disposición oficial o legal.