Procedimiento de Inventario y Revisión de Recursos Materiales (bienes muebles) de Bachilleratos Generales Estatales

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1 Página 1 de: 13 Procedimiento de Inventario y Revisión de Recursos Materiales (bienes muebles) de Bachilleratos Generales Estatales TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 30 días hábiles FECHA DE ELABORACIÓN 30 Enero 2014 FECHA DE REVISIÓN Septiembre de 2015 ELABORÓ C. Álvaro Álvarez Barragán Director General de Educación Media Superior VALIDÓ C. Lucero Nava Bolaños Encargada de Despacho de la Subsecretaría de Educación Obligatoria REVISÓ C. Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaria de Educación Pública

2 Página 2 de: 13 I.ÍNDICE CONTENIDO I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 6 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 7 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 8 VII. FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 13

3 Página 3 de: 13 II.ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Contar con el inventario actual de los bienes muebles de las diferentes unidades administrativas que integran las supervisiones y direcciones de s generales estatales, de la zona escolar correspondiente. OBJETIVO Tener el inventario actualizado de los bienes muebles de acuerdo a los lineamientos establecidos por el área normativa de la SEP, y así contar con el equipo necesario para el desempeño de nuestras funciones.

4 Página 4 de: 13 III. NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, vigente. Ley General de Educación, vigente. Ley de Educación del Estado de Puebla, vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, vigente. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, vigente. Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la SEP, vigente. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales SEP será la responsable de hacer llegar los formatos donde se registrarán los movimientos de los bienes materiales de cada institución. La CORDE y la supervisión de s generales estatales deberán velar por ofrecer asesoría a los responsables de de manera oportuna para el llenado de los formatos y documentación correspondiente. El (la) director(a) del deberá respetar los formatos los cuales no podrán ser modificados. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES. Es el documento que contiene la relación de los bienes muebles existentes en el, así como las características propias de cada uno, su estado físico. REGISTRO DE BIENES MUEBLES. Es el documento en el que se registran los bienes que se deberán dar de ALTA como patrimonio del general estatal. BAJA E INDEMNIZACIÓN. Documento mediante el cual se reportan las bajas de los bienes muebles que por algún motivo ya caducó su funcionalidad.

5 Página 5 de: 13 El (la) Responsable del entregará en tiempo y forma la información de manera impresa y digital, así como de reportar altas o bajas de los bienes muebles que lo requieran, además de validar la documentación generada en este aspecto. El (la) supervisor(a) de s generales estatales se limitará sólo a revisar previamente el correcto llenado de los formatos y al mismo tiempo realizar el concentrado de sus s generales estatales de manera digital en un CD, antes de la entrega a CORDE.

6 Página 6 de: 13 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos humanos Responsable de la Coordinación Regional de Desarrollo Educativo Supervisor(a) de Bachilleratos generales estatales Bachillerato general estatal Materiales Maquinaria Información Unidad de almacenamiento electrónico CD Material de oficina Equipo de cómputo Inventario de Bienes Muebles: Registro de Bienes Muebles: Baja e Indemnización Listado de s generales estatales asignados a la zona escolar correspondiente Inventario del curso escolar anterior pasado para cotejo Listado de materiales de alta Listado de materiales de baja

7 Fase Nombre del documento: Proceso de Página 7 de: 13 V.DIAGRAMA DE FLUJO Proceso de inventario y revisión de recursos materiales (bienes muebles) de s generales. Coordinación desarrollo educativo (CORDE). Supervisor de s generales. Director de s generales. INICIO DEL PROCESO Envía formatos e indicaciones a las supervisiones: * Inventario de bienes muebles * Registro de bienes muebles * Baja e indemnización. : inventario de bienes muebles : Registro de bienes muebles : Baja e indemnización. Recibe, envía formatos y da indicaciones al director del : * Inventario de bienes muebles. * Registro de bienes Muebles * Baja e indemnización. : inventario de bienes muebles : Registro de bienes muebles : Baja e indemnización. Recibe formatos: * Inventario de bienes muebles * Registro de bienes muebles * Baja e indemnización. Revisa estado de los bienes muebles del para determinar las altas y bajas. Si no hay altas ni bajas elabora formato BM01 Elabora formato BM 01, formato BM 02, formato BM 04 según corresponda, de los bienes materiales. Guarda archivo de manera digital. CD ó USB Recibe y revisa formatos impresos y digitales de los s Unidad de almacenamiento electrónico generales. Entrega formatos impresos y de manera digital a supervisión de general. Elabora concentrado de archivos digitales, los guarda en unidad de almacenamiento electrónico y recopila: formato bm 01, formato bm 02 y formato bm 04 Unidad de almacenamiento electrónico Revisa formatos impresos y archivos en unidad de almacenamiento electrónico. Entrega formatos impresos y archivos en unidad de almacenamiento electrónico. Unidad de almacenamiento electrónico Sella formatos impresos. CD Entrega formatos sellados y firmados al supervisor de general. Recibe formatos sellados. firmados y Entrega formatos sellados y firmados al director de s generales. Recibe formatos firmados y sellados por coordinación regional de desarrollo educativo (CORDE). Archiva formatos inventario. de FIN DEL PROCESO

8 Página 8 de: 13 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas Actividad Responsable Formato Etapa 1 Envía formatos e indicaciones a las supervisiones: inventario de bienes muebles registro de bienes muebles baja e indemnización Etapa 2 Recibe, envía formatos y da indicaciones al director(a) del 1.1 Envía formatos: inventario de bienes muebles, registro de bienes muebles y baja e indemnización, actualizados e indicaciones de llenado y entrega, a los o las supervisores(as) responsables de cada zona escolar. 2.1 Recibe formatos: inventario de bienes muebles, registro de bienes muebles y baja e indemnización actualizados y los envía con indicaciones a los o las directores(as) responsables de los s. Coordinación desarrollo educativo (CORDE). Supervisor(a) de s generales estatales Etapa 3 Recibe formatos: 3.1 Recibe los formatos con las indicaciones correspondientes. Etapa 4 Revisa estado de los bienes muebles del para determinar las altas y bajas Etapa 5 Si no hay altas ni bajas elabora formato BM01 Etapa 6 Elabora: formato BM 01 formato BM 02 formato BM Realiza una revisión de los bienes de su plantel para identificar cuáles de ellos causan baja y dar de alta las nuevas adquisiciones. 5.1 Si no hay altas ni bajas el director(a) elabora el inventario de bienes muebles BM Si hay altas o bajas se elaboran los formatos correspondientes BM01, BM02 o BM04, en su caso.

9 Página 9 de: 13 según corresponda, de los bienes materiales Etapa 7 Guarda archivo de manera digital Etapa 8 Entrega formatos impresos y de manera digital a supervisión de general estatal. Etapa 9 Recibe y revisa formatos impresos y digitales de los s generales estatales. Etapa 10 Elabora concentrado de archivos digitales, los guarda en unidad de almacenamiento electrónico y recopila: formato BM 01, formato BM 02 formato BM 04 Etapa 11 Entrega formatos impresos y archivos en unidad de almacenamiento electrónico Etapa 12 Revisa formatos impresos y archivos en unidad de almacenamiento electrónico 7.1 Respalda la información en forma impresa y digital. 8.1 Entrega en la supervisión de s generales estatales los formatos BM01, BM02 o BM04 según sea el caso, de forma impresa y digital. 9.1 Recibe los formatos impresos y en forma digital, si están bien requisitados lo registra en el concentrado, de lo contrario se regresan a él o la director(a) para que realice las correcciones necesarias Archiva, guarda y recopila los formatos en forma magnética e impresa en expedientes Entrega formatos a coordinación desarrollo educativo Revisa formatos y archivos en unidad de almacenamiento electrónico. Supervisor(a) de s generales estatales Supervisor(a) de s generales estatales Supervisor(a) de s generales estatales Coordinación desarrollo educativo (CORDE) Etapa Sella los formatos impresos y Coordinación CD CD o USB Unidad de almacenamient o electrónico Unidad de almacenamient o electrónico Unidad de almacenamient o electrónico Unidad de almacenamient o electrónico

10 Página 10 de: 13 Sella formatos impresos Etapa 14 Entrega formatos sellados y firmados al supervisor de general estatal Etapa 15 Recibe formatos firmados y sellados Etapa 16 Entrega formatos sellados y firmados a él (la) director(a) de s generales estatales. Etapa 17 Recibe formatos firmados y sellados por coordinación regional de desarrollo educativo (CORDE). Etapa 18 Archiva formatos de inventario respalda información digital Entrega formatos sellados a él o la supervisor(a) Recibe formatos sellados por coordinación desarrollo educativo (CORDE) 16.1 Entrega formatos sellados por coordinación desarrollo educativo (CORDE) a los (las) directores(as) 17.1 Recibe formatos sellados por coordinación desarrollo educativo (CORDE) Archiva formatos de inventarios aprobados por coordinación desarrollo educativo (CORDE). Fin del proceso desarrollo educativo (CORDE) Coordinación desarrollo educativo (CORDE) Supervisor(a) de s generales estatales Supervisor(a) de s generales estatales general estatal

11 Página 11 de: 13 VII. LISTA DE FORMATOS. Formato Tiempo de retención Responsable de conservarlo Inventario de bienes muebles. 5 años Coordinación desarrollo educativo (CORDE) general estatal Alta de Registro de bienes muebles e inmuebles. 5 años Coordinación desarrollo educativo (CORDE) general estatal Baja e indemnización. 5 años Coordinación desarrollo educativo (CORDE) general estatal Código de registro : : :

12 Página 12 de: 13 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización 1 Octubre de Septiembre de 2015 Descripción del cambio Debido a la Reforma del Reglamento Interno de la Secretaría de Educación del Estado, publicada el 1 de Septiembre 2014 y al cambio en la Estructura Orgánica, se modifica el presente documento en: Código, Elaboró, Entradas al Procedimiento, a las Normas y Políticas, anexando formatos, lenguaje incluyente y Nomenclaturas. Se revisó y actualizó de acuerdo a la nueva estructura publicada el 31 de agosto de 2015

13 Página 13 de: 13 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida del Procedimiento: Inventario elaborado y actualizado con base a las normas de la Secretaría de Educación Pública, en coordinación con la Dirección de Recursos Materiales de la misma así como de CORDES Indicador de medida: Inventarios %Inventariadas Número de escuelas con inventario actualizado de la zona escolar Número de escuelas de la zona escolar X 100