LICENCIA PARA AUSENTARSE. Lo que toda micro empresa debe saber

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1 LICENCIA PARA AUSENTARSE Lo que toda micro empresa debe saber

2 Estimados clientes: Es un placer para Southern California Edison y Public Counsel proporcionarles esta guía. La información legal es importante para el crecimiento y el desarrollo de las empresas y asociaciones sin fines de lucro exitosas en nuestra comunidad. Esperamos que la información en esta guía les sea útil e informativa. Public Counsel, la oficina legal de interés público más grande del país, es el asociado, en el Sur de California, del Comité de Abogados Defensores de los Derechos Civiles Bajo la Ley y también es el estudio jurídico de interés público de los Colegios de Abogados del Condado de Los Angeles y de la ciudad de Beverly Hills. El Proyecto de Desarrollo Público de Public Counsel ha preparado esta guía para ayudar a distribuir información legal básica a la comunidad. El Proyecto de Desarrollo Público de Public Counsel ofrece asistencia legal a organizaciones de la comunidad y micro empresas cuyos recursos limitados no les permiten el pago de honorarios judiciales sin perjudicar a sus operaciones. El Proyecto une a asociaciones sin fines de lucro y micro empresas que califican con abogados quienes proveen asistencia legal sin costo al cliente. Para más información sobre Public Counsel, visite el sitio de web o llame al (213) Southern California Edison patrocina y participa en una variedad de servicios que tienen el propósito de apoyar a las empresas y a la economía del área entera. Además de esta guía, Edison ofrece una gran variedad de programas y publicaciones en el Sur de California, incluyendo consultas por "hot line," talleres y conferencias, y una instalación de energía y desarrollo empresarial de vanguardia en Irwindale llamado "CTAC." Para más información, visite el sitio de web o llame al EDISON. Aunque la información contenida en esta publicación trata de cuestiones legales, esta guía tiene la sola intención de proveer información general. No se debería interpretar como consejo legal ni de sustituirse para el consejo de un abogado. Debe quedar claro que nuestra provisión del presente folleto a Usted, y su revisión del mismo, de ninguna manera establece una relación de abogado y cliente. Cualquier persona que busca consejo o asistencia legal debe de consultar con su propio abogado.

3 CHAPTER GUIDE 1 Introducción a la Ausencia del Empleado 2 Ausencia Familiar y Médica 3 4 El Acta de Americanos Con Impedimentos (ADA) y El Acta de California de Empleo y Vivienda Justa (FEHA) Ausencia Por Impedimento de Embarazo 5 6 Otros Tipos de Leyes Que Pueden Afectar la Ausencia del Empleado Cosas Básicas Sobre la Ausencia Militar A Appendix A B Appendix B

4 1 Introducción a La Ausencia del Empleado Esta guía contesta preguntas sobre temas básicos relacionado con las licencias para ausentarse: Cuales son los empleadores que tienen que ofrecer la licencia para ausentarse a sus empleados? Que empleados son elegibles? Para que se puede usar la licencia para ausentarse? Que información tienen que proveer los empleadores a sus empleados sobre las licencias para ausentarse? Cuanto tiempo puede durar la ausencia? A que tipo de trabajo o posición tiene el empleado el derecho de regresar después de una ausencia? Hay varias leyes federales y estatales que cubren el mismo sujeto y posiblemente se pueden aplicar a cualquier pregunta de ausencia del empleado: El Acta de Americanos Con Impedimentos/ Incapacidades (ADA) El Acta Federal de Ausencia Familiar y Médica (Federal Family and Medical Leave Act - FMLA) El Acta de California de Derechos de Familia (The California Moore-Browne-Roberti Family Rights Act - CFRA) El Acta de California de Ausencia de Impedimento Por Embarazo (The California Pregnancy Disability Leave Act - PDLL) El Acta de California de Empleo Y Vivienda Justa (Fair Employment and Housing Act - FEHA) La Ley de Compensación del Trabajador de California (California Worker's Compensation Statute - CWC) Seguro Para Ausencia por Incapacidad Temporal de California (California Family Temporary Disability Insurance Leave - FTDI) (efectivo desde el 1/1/04) Generalmente... el empleador tiene que considerar todas las leyes aplicables y darle al empleado las protecciones mas amplias y generosas que puedan aplicar a cualquier tipo de beneficio por ausencia de obligación del empleador si el empleador tiene pólizas que dan protecciones o beneficios mas generosos bajo otros tipos de ausencias, el empleador tiene que ofrecer lo mismo bajo una ausencia de familia y médica los empleadores tienen que permitirle al empleado que esta bajo una ausencia protegida que regrese a su mismo trabajo (o, trabajo equivalente, por ley) esta prohibido que los empleadores interfieran con o tomen represalia contra un empleado por ejercer sus derechos de ausencia los empleadores deben tener cuidado antes de dejar cesante o transferir un empleado que este fuera del trabajo bajo una ausencia protegida o esta volviendo de una ausencia protegida. Si es posible, el empleador que este considerando semejante acción debe solicitar el consejo de un abogado laboral -1-

5 Que Leyes Aplican a que Empleadores? Aunque las leyes contienen definiciones específicas sobre quien es un empleador cubierto, la siguiente tabla presenta una guía general basada en el tamaño del negocio del empleador: 1 Bajo este Acta, un empleador es (1) una persona empleada en una industria que afecta el comercio que tiene 15 o mas empleados por cada dia de trabajo en cada semana por 20 semanas o mas en un calendario en el año corriente, y (2) cualquier agente del empleador. 42 USC Section 1211(5)(A). 2 Bajo este Acta y el Acta de Derecho de Familia de California, un empleador privado que tiene 50 o mas empleados de tiempo completo o de medio tiempo en un radio de 75 millas por cada dia de trabajo por 20 semanas o mas en el año corriente o en el año previo es un empleador cubierto. 3 Este Acta es parte de FEHA. Organizaciones religiosas que no son para ganancia tienen excepción bajo FEHA. -2-

6 Ausencia Familiar y Médica 2 En Resumen... Para los empleados que estan cubiertos, el CFRA le da el derecho a los empleados elegibles de tomar hasta 12 semanas de tiempo pago acumulado y una ausencia de hasta 12 meses sin pago en un periodo de doce meses para atender su propia condición médica o la condición médica de un hijo, esposo o padre, o por el nacimiento, adopción de un hijo o un niño bajo cuidado de crianza y garantiza que el empleado pueda mantener su mismo trabajo. Un empleador no puede negar el derecho de licencia o tomar represalia contra un empleado por tomar dicha licencia. Introducción La ausencia familiar y médica esta gobernada por El Acta De Ausencia Familiar y Medica (FMLA) y El Acta De Derechos Familiar Moore-Brown-Roberti de California (CFRA). Con ciertas excepciones importantes, las povisas de los dos actos son generalmente idénticos y las ausencias corren concurrente. Una excepción mayor es con respecto a una ausencia medica por embarazo o parto. Cuando las acciones son diferentes, los empleadores de California generalmente le dan a los empleados las protecciones mas amplias. El CFRA por general ofrece protecciones mas amplias. Siguiendo CFRA, los empleadores generalmente cumplen sus responsabilidades bajo las dos acciones. Entonces, este libreto cubre en detalle solamente el CFRA, pero discute situaciones en que el FMLA puede requerir protecciones adicionales. Los empleadores necesitan comunicar a sus empleados que tipo de licencia para ausentarse están recibiendo. Normalmente, al menos que sea una ausencia relacionada con embarazo o parto, las dos acciones son concurrentes. Cual Empleador Está Cubierto? El CFRA aplica a todos los empleadores del gobierno de California y a cualquier otro empleador fuera del gobierno que directamente emplea 50 empleados o mas a tiempo completo y medio tiempo. 1 Quien Es un Empleado Elegible? Un empleado es eligible para ausencia bajo CFRA si el o ella: ha sido un empleado del empleador por mas de 12 meses durante cualquier tiempo antes de la ausencia; y tiene por lo menos 1,250 horas trabajadas para el empleador en los 12 meses antes de empezar la ausencia. y trabaja en un local donde el empleador tiene por lo menos 50 empleados en un radio de 75 millas del local 1 Un empleador directamente emplea a 50 o mas personas si el empleador tiene por lo menos 50 empleados de tiempo completo o medio tiempo en su planilla de pagos por cada día de cualquier 20 semanas o mas del calendario en el año corriente o previo. -3-

7 Para Que Es La Ausencia bajo el Acta de Ausencia Familiar y Médica? Un empleado elegible puede tomar ausentarse con licencia bajo el Acta de Ausencia Familiar y Médica (CFRA) an las siguientes circunstancias: por el nacimiento de un hijo, la adopción de un niño, o si tiene un niño bajo cuidado de crianza (para establecer vínculo con el niño); la condición de enfermedad grave 2 del hijo, esposo, o padre del empleado 3 la condición de enfermedad grave del mismo empleado Bajo CFRA, el embarazo o condiciones médicas relacionadas con un parto no son consideradas "condiciones de enfermedad grave". Estas condiciones están cubiertas por la Ley de Ausencia por Incapacidad por Embarazo y la licencia para ausentarse por estas condiciones se pueden tomar en adición a otras licencias de familia y médica. (Bajo el FMLA, embarazo, parto, y condiciones médicas relacionadas tampoco son "condiciones médicas serias" y ese tipo de licencia sería contada hasta las doce semanas de ausencia bajo el FMLA.) Cuanto Tiempo de Ausencia Puede Tomar un Empleado Bajo el Acta de Derechos Familiares? Bajo El Acta de Derecho Familiares de California (CFRA) el empleado eligible tiene derecho a tomar hasta 12 semanas (de trabajo) de ausencia en un periodode 12 meses: las semanas de ausencia son iguales a la semana de trabajo regular para el empleado. Así que un empleado que normalmente trabaja solamente medio tiempo, nada mas puede tomar 12 semanas de medio-tiempo (o 6 semanas de tiempo completo) el empleado no tiene que tomar toda la ausencia de una vez. Pero, el empleador puede requerir que el empleado tome la ausencia en la cantidad que el sistema de pago usa para contar las ausencias licencias para ausentarse por nacimientos, adop ciones y niños bajo cuidado de crianzo no pueden ser tomadas en una cantidad de menos de dos semanas a la vez. La ausencia debe ser completada entre un año de cuando ocurrió el evento (excepto que un empleado puede tomar menos de dos semanas hasta dos veces al año) solamente la cantidad de ausencia tomada puede contar contra las 12 semanas si un empleado pide ausencia de vez en cuando o una semana de trabajo reducida por causa de anticipar la necesidad de tratamiento médico por una condición de enfermedad grave del empleado o 2 Condición de enfermedad grave" significa una enfermedad, lesión (incluyendo lesión sufrida en el trabajo), impedimento, o condición física o mental que surgiere (a) cuidado de hospeda en hospital o una facilidad de salud residencial; o (b) tratamiento continuo de un servicio médico. Una condición grave de salud que requiere tratamiento continuo por un servicio médico consiste en (a) incapacidad de mas de tres días que también requiere por lo menos un tratamiento por un servicio médico y un tratamiento adicional por o bajo la supervisión de un servicio médico, o (b) cualquier período de incapacidad o tratamiento por una condición de enfermedad grave y crónica tal como asthma, diabetes, embolia, cáncer, artiritis severa o alergias, etc. Condiciones comunes como catarro no califican a menos que hayan complicaciones inusuales. 3 Suegros no se consideran los padres del empleado. -4-

8 unfamiliar, el empleador puede temporariamente transferir el empleado a una posición alternativa con el mismo pago y beneficios si el empleado califica y mejor acomoda la ausencia el empleador no puede transferir un empleado cuando la ausencia esta relacionada con un nacimiento, adopción o un niño bajo cuidado de crianza si los dos padres son empleados del mismo lugar, las doce semanas de ausencia por nacimiento, adopción o cuidado de crianza pueden ser limitada a doce semanas entre los dos empleados (pero solamente bajo estas condiciones) 4 el empleador puedo escoger entre cuatro métodos para determinar el periodo de doce meses, pero tiene que avisar por escrito el método que utilice. También, tiene que aplicar el método a todos los empleados por igual y tiene que dar por lo menos 60 días de aviso por escrito para cambiar el método: i. año de calendario; ii. iii. iv. un periodo fijo de 12 meses, como el ano fiscal o el ano que empieza de la fecha de aniversario del empleado; 12 meses desde cuado el empleado empezó su primera ausencia bajo El Acta De Derechos Familiares; o 12 meses anterior de la fecha que el empleado empezó cualquier ausencia bajo el Acto de Derechos Familiares (medido cada vez que cogen ausencia) 5 Cuales Beneficios Debe un Empleador Dar Cuando el Empleado Esta en Ausencia? Generalmente, los empleadores estan sujetos a la regla de "tratamiento igual." Esto significa que si ellos tienen una póliza de dar beneficios por otro tipos de ausencias sin pago que son mas generosos que el requisito de El Acta de Derechos Familiares (CFRA), el empleador tiene que dar los mismos beneficios a los empleados usando ausencia bajo el Acta. Un empleador no esta obligado a pagarle a un empleado durante ausencia bajo el Acta a menos que el empleado substituya tiempo pago acumulado como (es permitido): un empleado puede escoger usar tiempo acumulado de vacaciones u otro tipo de ausencia paga menos tiempo por enfermedad, pero... un empleado puedo escoger usar tiempo por enfermedad si (a) la ausencia es para la condición de enfermedad grave del empleado, o (b) la ausencia es por otra razón y el empleador esta de acuerdo en que el empleado use el tiempo por enfermedad; un empleador puedo requerir que un empleado use cualquier tipo de tiempo pago acumulado, menos tiempo por enfermedad, y... si la ausencia es por una condición de enfermedad grave del empleado, el empleador puede también requerir que el empleado use tiempo acumulado por enfermedad 4 El Acta de Ausencia Médica y Familiar solamente permite (agregacion si el matrimonia esta empleado por el mismo empleador, pero California no permite discriminación matrimonial. 5 Este método es el mas beneficioso para el empleador. Por ejemplo, si un empleado se toma cuatro semanas de ausencia en Marzo 2003, cuatro semanas en Agosto, 2003 y cuatro semanas en Diciembre 2003, usando el método de calendario fijo, el empleado sería elegible para otras 12 semanas de licencia empezando en Enero Usando el método de contar hacia atras, el empleado no sería elegible para mas tiempo de ausencia hasta Marzo 2004, y por solamente 4 semanas de ausencia (esto es proque cada vez que un empleado empieza una ausencia, el empleador contaría hacia atras 12 meses e incluir cualquier tiempo de ausencia que el empleado tomó en los previo 12 meses). En Agosto del 2004, el empleado sería elegible para otras 4 semanas de licencia para ausentarce, etc. -5-

9 Si un empleador ofrece beneficios de salud, tiene que continuar cubriendo al empleado (y cualquier familiar cubierto) que esta en ausencia bajo el CFRA como si no estuvieran en ausencia. la obligación total es 12 semanas de trabajo en un año a menos que el empleador ofrezca beneficios por un periodo mas largo bajo otro tipo de ausencia sin pago pero, los empleados que tienen derecho a resumir su parte de los beneficios sin tiempo de espera u otros requisitos o restricciones cuando regresen de ausencia si los beneficios han cambiado en el trabajo en total, el empleado solamente tiene derecho a los beneficies después del cambio El empleado también tiene derecho a participar en todos los planes de beneficios del empleado pero solamente en la misma extensión y bajo las mismas condiciones que los empleados que están en otro tipo de ausencias sin pago (o ausencia paga si el empleado esta usando tiempo pago acumulado). La ausencia no puede ser contada como una interrupción en servicio en términos de elegibilidad para pensiones y otros tipos de retiro, pero no necesita ser tratada como servicio acreditado por cuestiones de acumulación de beneficios, intereses personales y elegibilidad. El empleado no tiene derecho a acumular cualquier beneficio adicional o antigüedad durante ausencia sin pago, pero beneficios acumulados cuando la ausencia comenzó (vacaciones pagas, ausencia de enfermedad o personal al punto que no es substituido por ausencia) tienen que estar disponibles para el empleado al regresar de la ausencia. Que Garantía de Empleo Tiene que Dar un Empleador? El empleador tiene que dar al empleado que este tomando ausencias bajo El Acta De California De Derechos Familiares una garantía de empleo en la misma posición o una posición comparable 6 al regresar el empleado de ausencia y tiene que dar esta garantía por escrito si lo pide el empleado. Una excepción a este reglamento general aplica a "empleados claves." 7 Si los factores siguientes aplican, el empleador puede negarse a volver a instalar a un empleado clave. Los factores de excepción para un "empleado clave" son: El empleado trabaja por salario y esta entre el diez porciento de los empleados con el salario mas alto que están en un radio de 75 millas del trabajo; y Negar el regreso de un empleado clave es necesario para prevenir problemas económicos a las operaciones del empleador 6 Una posición comparable tiene que ser casi idéntica a la posición original del empleado en términos de pago, beneficios, requisitos y condiciones de trabajo. La posición tiene que involucrar las mismas tareas, responsabilidades y autoridad que el empleado puede ejercer en el mismo local o un local cerca de donde estaba antes de la ausencia. 7 Otra excepción a la reinstalación ocurriría si un empleado no hubiera estado empleado si hubiera continuado a trabajar porque su posición fue eliminada o porque ocurrio alguna acción general, como una cesación de trabajo o una reduccion en la fuerza de trabajo. Esto es porque un empleado en ausencia no tiene derecho a mas beneficios que hubiera tenido si no hubiera tomado ausencia. Pero, el empleador estaría vulnerable a cargos que el ha tomado represalias en contra del empleado por tomarse la ausencia. Por esta razón, un empleador que esta considerando despedir o no volver a instalar un empleado que esta en ausencia debe primero consultar con un abogado. -6-

10 Pero, el empleador tiene que avisar al empleado de su intención de negar la re-instalación cuando el empleador determina que es necesario, y si el empleado ya esta en ausencia, el empleador tiene que darle al empleado una oportunidad razonable para regresar al trabajo siguiente al aviso, en lugar de seguir en ausencia. Cuales Son Las Obligaciones del Empleador y el Empleado en Relación a Pedir una Licencia Para Ausentarse? Generalmente, el empleado tiene que dar por lo menos una notificación verbal al empleador lo antes posible después de enterarse que necesita una licencia (normalmente entre 1 o 2 días de trabajo) y debe dar suficiente información para avisar al empleador que el empleado puede calificar para ausencia bajo el CFRA. La solicitud tiene que dar la razón general para la ausencia y también el día del comienzo de la licencia y duración de la misma. el empleado no tiene que decir que la licencia para ausentarse califa bajo CFRA or FMLA; es responsabilidad del empleador determinar si la ausencia califica y pedir mas información, si fuera necesario el empleado no tiene que decir cual es la condición médica o el tratamiento que determina la necesidad de la licencia bajo CFRA el empleador tiene que designar la licencia como CFRA y/o FMLA si la necesidad de la ausencia es anticipada, el empleador puede requerir notificación por lo menos 30 días antes dentro de lo possible, el empleado tiene que hacer un esfuerzo razonable para planificar cualquier licencia para ausentarse, para evitar la interrupción de las operaciones del empleador (sujeto a la aprobación de cualquier proveedor de servicios médicos que fuera parte del tratamiento) El empleador tiene que informar a los empleados por adelantado de cualquier requisito de notificación a riesgo de perder el derecho de recurir a esos requisitos. El empleador tiene que responder a una solicitud de ausencia bajo CFRA lo antes posible, pero en ningúna circunstancia mas de 10 días (de trabajo) después de recibir la solicitud. pero, si va a usar licencia bajo FMLA y CFRA el empleador tiene que responder a la solicitud de ausencia en las fechas de vencimiento mas estrictas de FMLA, que son entre 1 o 2 días (de trabajo) a menos que hayan circunstancias especiales Puede un Empleador Requerir una Certificación Médica Indicando la Necesidad de Ausencia? Un empleador puede requerir que un empleado respalde su solicitud para ausencia médica con una certificación del médico del empleado. Un empleado tiene que dar certificación médica entre 15 días desde que el empleador pida certificación a menos que no sea posible aun los mejores esfuerzos del empleado. Entonces, en algunos casos, la ausencia del empleado puede comenzar antes de que el empleador reciba la certificación médica. El empleador no puede requerir que la certificación -7-

11 identifique la condición médica especifica y no puede requerir mas de lo siguiente: Para la enfermedad grave del empleado: i. la fecha que empezó la enfermedad grave de salud; ii. la probable duración de la enfermedad; y iii. una declaración que, dada la condición, el empleado no puede trabajar completamente o no puede hacer una o mas de las funciones esenciales del su trabajo Para la enfermedad grave del esposo/a, hijo o padre del empleado: i. la fecha en la que cual la condición médica empezó; ii. un estimado de la cantidad de tiempo que el medico cree que el empleado necesite para cuidar al familiar; y iii. un declaración que la condición médica requiere la participación del empleado para dar cuidado durante el tiempo de tratamiento o supervisión de la persona que requiere el cuidado El empleador puede usar la certificación médica del Acta de Derechos Familiares que ha sido reproducida al final de este libreto, o puede usar una forma propia que pide la misma información. puede ser empleado del empleador en una basis regular. si la segunda opinión es diferente a la primera opinión, el empleador puede requerir que el empleado obtenga, a costa del empleador, una tercera opinión de un médico designado o aprobado por el empleador y el empleado la tercera opinión es considerada válida por el empleador y el empleado Bajo El Acta de Derechos Familiares, el empleador no puede requerir una segunda y tercera opinión sobre la condición médica de un familiar del empleado. Como una condición para regresar al empleo, el empleador puede requerir certificación del medico que el empleado puede regresar a su empleo, pero solamente si el empleador hace lo mismo para todos los empleados en ausencia. Los empleadores deben recordar que una "condición de enfermedad grave" bajo El Acta de Derechos Familiares puede también calificar como un impedimento bajo FEHA o El Acta de Americaños con Impedimentos (ADA), y los empleadores son responsables de cumplir con las restricciones bajo todas las leyes aplicables sobre las investigaciones que se pueden hacer y protegiendo los expedientes médicos confidenciales de los empleados. Cuando el tiempo estimado para cuidar el empleado o familiar ha expirado, el empleador puede requerir otra certificación si necesitara mas tiempo de ausencia. Para la condición de enfermedad grave del empleado, si el empleador tiene dudas sobre la certificación entregada por el empleado, el empleador puede requerir que el empleado obtenga, al costo del empleador, una segunda opinión de un medico designado o aprobado por el empleador; pero, el médico no -8-

12 Que Tipo de Notificación Sobre los Derechos de FMLA/CFRA Debe un Empleador Dar a Sus Empleados? Los empleadores tienen que dar notificación general a sus empleados sobre el derecho de pedir ausencia de CFRA/FMLA y tienen que publicar esta notificación en un lugar o lugares donde los empleados tienden a congregarse. los empleadores pueden encontrar la Notificación de CFRA en la siguiente dirección del internet, los empleadores también pueden obtener un cartel de FMLA en: El empleador tiene que disponer a un empleado la notificación específica y escrita sobre la ausencia que el empleado a pedido detallando los beneficios y obligaciones sobre la ausencia. un ejemplo de tal notificación para la FMLA puede ser encontrada en la siguiente dirección, este ejemplo satisface los requisitos mínimos pero los empleadores están libres para desarrollar pólizas mas generosas y pueden hacer su propia notificación cuando ausencia bajo FMLA y CFRA corren al mismo tiempo, el empleador debe incluir esa información en la notificación o, para una notificación en español: los carteles de CFRA y FMLA satisfacen los requisitos de notificación de un empleador Si el lugar de trabajo contiene un 10% o mas de empleados que hablan un idioma que no es ingles como su primer idioma, el empleador tiene que traducir la notificación. Si el empleador publica un libreto detallando otros beneficios y derechos de ausencias disponibles para sus empleados, el empleador tiene que incluir información sobre los derechos y obligaciones de CFRA/FMLA. Si el empleador no publica un libreto para los empleados, el empleador tiene que disponer una copia de la notificación general a un empleado al mismo tiempo que le da al empleado otra información sobre la ausencia que el empleado a pedido. -9-

13 El Acta de Americanos Con Impedimentos (ADA) y El Acta de California de Empleo y Vivienda Justa (FEHA) FEHA y ADA también tiene provisiones de ausencia relacionada con un impedimento que califica. muchos empleados que son elegibles para ausencia bajo CFRA/FMLA no calificarán bajo la definición de impedimento bajo FEHA o ADA pero, si ellos califican, el empleador puede tener que hacer disponible mas ausencias que son requeri das bajo esas leyes y tendrá otras obligaciones hacia el empleado FEHA y ADA prohíben la discriminación contra individuos con impedimentos, 8 que aparte de tener un impedimento son califados para hacer su trabajo. pero, bajo FEHA, un impedimento califica si sim plemente limita una actividad central sin consider ar medidas correctivas, mientras que el ADA requiere que el impedimento sustancialmente lim ite una actividad central después de considerar medidas correctivas la FEHA aplica a empleadores con 5 empleados o mas el ADA aplica a empleadores con 15 empleados o mas Si un empleador esta cubierto por el FEHA o el ADA, y un empleado tiene un impedimento que NO llega a la definición de un "impedimento", entonces el empleador tiene que: 3 hacer disponible acomodaciones razonables donde un empleado calificado (aparte del impedimento) pueda hacer las funciones esenciales del trabajo al menos que la provisión de tal acomodación vaya a imponer una dificultad en el negocio del empleador El ADA es diferente del CFRA en que no hay limites de tiempo como las doce semanas de trabajo, que limita la obligación del empleador para ofrecer ausencia; el único limite esta determinado por si la ausencia impone una dificultad significativa 9 sobre el empleador. En el contexto de ausencia médica: esto significa que, en el caso de un empleado con impedimento, acomodaciones razonables pueden requerir que un empleador haga disponible mas pago acumulado o ausencia médica sin pago que de otra manera estuvieran requerido a dar 8 Un "impedimento" es (1) un impedimento físico o mental que limita (o sustancialmente limita bajo el ADA) uno o mas de las actividades del individuo (i.e. actividades básicas que la persona average puede hacer sin o con poca dificultad tal como cuidarse el mismo, hablar/ver/, tareas manuales, trabajar); o (2) una historia documentada de tal impedimento aunque ya no tenga el impedimento; o (3) la percepción de otros que el individuo tiene tal impedimento. Condiciones que claramente caen bajo esta definición incluyen impedimentos físicos, visuales, impedimentos afectando la habilidad de hablar y oír, parálisis cerebral, epilepsia, distrofia muscular, esclerosis múltiple, infección del viro del SIDA, cáncer, enfermedad del corazón, diabetes, retardado mental, enfermedades emocionales, impedimentos específicos de aprendizaje, adicción a las drogas, alcoholismo, per no uso ilegal corriente de drogas. Condiciones temporales que no son crónicas tal como partidura de huesos o apendicitis no son impedimentos. El embarazo solo no es un impedimento. 9 Una dificultad significativa significa que el acto puede imponer un costo sustancial o una sería interrupción en las operaciónes del negocio. -10-

14 iqualmente, acomodaciones razonables pueden requerir que un empleador deje que el empleado tenga un (horario) de trabajo modificado o de medio tiempo en una basis mas permanente que seria requerido bajo CFRA (si no hay otra acomodación efectiva y si no causara dificultad para el empleador pero un empleado al que le dan un horario de medio tiempo como una acomodación razonable solamente tiene derecho a los beneficios, incluyendo seguro médico, que otros empleados similares, sin impedimentos, reciben Bajo el FEHA y ADA, cuando un empleado pide licencia para ausentarse como una acomodación razonable, el empleador puede dar una acomodación razonable diferente a la que dejaría que el empleado siga trabajando si también puede acomodar las necesidades médicas. pero, si un empleado también califica para ausencia bajo otra ley como CFRA, el empleador puede que no requiera que el empleado siga trabajando durante ese periodo de ausencia cubierto Toda la información médica obtenida por el empleador tiene que ser conservada confidencial y hay solamente excepciones pequeñas para hacer publica información limitada y especifica a supervisores/gerentes, personal de cuidado, y personal relacionada con compensación del trabajador. Regreso al Trabajo: Un empleado tiene derecho a la posición que tenia antes de la ausencia, si ellos todavía están calificados (aunque requieran acomodación razonable) y no seria una dificultad mantener la posición abierta. Si el empleador no puede mantener la posición abierta por dificultad, el empleador tiene que considerar cambiar al empleado a una posición vacante pero igual en pago y nivel si hay una posición disponible o va a ser disponible en un tiempo razonable. Si no hay acomodaciones razonables que le dieran la oportunidad al empleado de quedarse en su posición corriente, y no hay posiciones iguales disponibles o que pronto estuvieran vacantes, el empleador puede cambiar al individuo a una posición mas baja y no esta obligado a mantener el salario de la posición mas alta, a menos que el empleador hiciera eso para otros empleados que cambiaron de posición. Examenes Médicos e Investigaciones Un empleador solamente puede hacer preguntas relacionadas con el impedimento y/o requerir examenes médicos si son relacionados con el empleo y consistente con una necesidad de trabajo, tal como: cuando hay una necesidad de determinar si un empleado puede hacer las funciones esenciales de su trabajo cuando son necesarias para el proceso de aco modación razonable -11-

15 4 Un empleador cubierto tiene que dar hasta 4 meses de ausencia de impedimento a una mujer que esta incapacitada por causa de embarazo o condiciones médicas relacionada con parto, en adición a las doce semanas que pueden ser disponibles para un empleado bajo CFRA. Bajo las recomendaciones de un proveedor de servicios médicos, un empleador puede ser requerido a transferir temporalmente al empleado (y en algunos casos puede requerir que el empleado se transfiera) a una posición alternativa con el mismo pago y beneficios, o puede ser requerido a dar acomodaciones razonables en su posición corriente. Ausencia Por Impedimento de Embarazo Introducción Como fue expresado anteriormente, hay una gran diferencia entre el CFRA y FMLA. Bajo el FMLA, el embarazo y parto y condiciones relacionadas con un parto están consideradas "condiciones de entermedad grave" y están incluidas en las 12 semanas de ausencia que el empleado tiene derecho a usar bajo El Acta Federal de Ausencia Familiar y Médica. Pero, estas condiciones no están incluidas en las definiciones de enfermedades graves bajo CFRA, pero están cubiertas bajo El Acta de California de Ausencia por Impedimento de Embarazo (PDLL). La ausencia de impedimento por embarazo bajo esta ley es diferente, y puede ser tomado en adición a las 12 semanas de ausencia de familia o médica bajo el CFRA. También El Acta de Impedimento por Embarazo cubre a empleadores mas pequeños que los que cubre el CFRA y no tiene los requisitos de tiempo de servicio u horas de trabajo. El resto de esta sección va a describir que es requerido bajo El Acta de Impedimento de Embarazo. En Resumen... Que Empleador Esta Cubierto? La Ley de Ausencia por Impedimento de Embarazo se aplica a todos los empleadores del gobierno de California y cualquier empleador no del gobierno que directamente emplea 5 o mas empleados a tiempo completo o medio tiempo. 10 Que Empleado Esta Cubierto? Todos los empleados que trabajan para un empleador cubierto son elegibles para una transferencia por embarazo y ausencia por impedimento. No hay ningún requisito de tiempo de servicio u horas trabajadas. Para que es la Ausencia Bajo la Ley de Ausencia Por Impedimento de Embarazo? La ausencia bajo esta ley es disponible para una empleada que este incapacitado por embarazo, parto, o condición médica relacionada. Esto incluye tiempo necesitado para cuidado pre-natal, nauseas severas del embarazo, descanso ordenado por un médico, parto, recuperación de parto, y cualquier condición médica relacionada Organizaciones religiosas que no son para ganancia no son empleadores cubiertos. 11 Una "condición médica relacionada" tiene que ser una condición medicamente reconocida que esta relacionada con el embarazo o parto. Por ejemplo, una histerectomia diagnosticada no califica bajo ausencia por embarazo bajo PDLL. -12-

16 Para calificar para ausencia bajo la ley de incapacidad por embarazo, una empleada tiene que estar "incapacitada por embarazo." Esto significa que en la opinión del proveedor de servicios médicos de la empleada, el embarazo de la empleada o una condición médica relacionada ha resultado en que ella no puede trabajar; o no puede hacer una o mas de las funciones esenciales de su trabajo; o no puede hacer estas funciones sin riesgo para ella, la continuacion del embarazo, o a otras personas. Para calificar para ser tranferida o para una modificación del trabajo bajo PDLL, una empleada solamente necesita estar afectada por el embarazo. Esto significa que el provedor de servicios médicos ha certificado que es medicamente aconsejable que la empleada transfiera. acojo entre ella y el bebe o por otro evento que califica bajo el CFRA. Pero, si un empleador le ofrece mas de cuatro meses de ausencia para otras incapacidades temporales (incapacidades no relacionadas con el trabajo), entonces el empleador tiene que ofrecer la misma ausencia a mujeres que están incapacitadas por embarazo o condiciones relacionadas con un parto. Un empleador puede sumar ausencias cortas hasta cuatro meses de ausencia a menos que el empleador tenga una poliza de no hacerlo con otras incapacidades temporales. Solamente la cantidad de ausencia que el empleado actualmente usa puede sumarse hasta cuatro meses. Cuanto Tiempo de Ausencia Puede Tomar un Empleado Bajo la Ley de Ausencia por Incapacidad de Embarazo? El empleador tiene que dar al a la empleada hasta cuatro meses de ausencia, o el tiempo que una empleada esta actualmente incapacitada por el embarazo. una "ausencia de cuatro meses" quiere decir el equivalente del número de días que un empleado normalmente trabajaría en cuatro meses, basado en un average de 22 días por mes para un empleado de tiempo completo (Así que un empleado de medio tiempo generalmente tendría derecho a 44 días completos de ausencia o 88 medio días de ausencia) la ausencia bajo el FMLA corre concurrente con la ausencia bajo la ley de incapacidad de embarazo, pero no ausencia bajo CFRA esto significa que una mujer que también es eligible para ausencia bajo CFRA puede tomar hasta cuatro meses de ausencia por incapacidad de embarazo y, en adición, puede tomar hasta doce semanas de ausencia bajo CFRA para formar un Que Otras Acomodaciones Bajo la Ley de Ausencia por Incapacidad de Embarazo Tiene Que Hacer un Empleador? Si una empleada que esta afectada por embarazo lo pide, el empleador tiene que temporariamente transferirla a un trabajo alternativo con el mismo pago y beneficios si: i. lo que pide la empleada esta basado en una certificación de su proveedor de servicios médicos y es medicamente recomendado que la empleada sea transferida, y ii. la transición puede ser razonablemente acomodada por el empleador (el empleador no esta requerido a crear un trabajo, o a dejar ir o transferir a otro empleado, pero puede hacerlo si desea) Si el proveedor de salud de una mujer determina que es medicamente recomendable que ella tome una ausencia intermitente o que tenga un horario de trabajo reducido basado en la anticipación de tratamiento médico planeado, entonces el empleador puede -13-

17 requerir que la empleada temporariamente haga una transición a una posición alternativa que mejor acomode el horario teniendo el mismo pago y beneficios. "transición" puede incluir temporalmente alterando la posición que existe para acomodar las necesidades de la empleada Los empleadores también están requeridos a ofrecer acomodaciones razonables si la empleada lo pide cuando esta basada sobre el consejo de su proveedor de servicios médicos y no esta relacionado con su embarazo o condición médica relacionada con el parto. Que Beneficios Tiene que Ofrecer el Empleador a un Empleado en Ausencia? Generalmente, los empleadores son sujetos a un regla de "tratamiento igual" que significa que si ellos tienen una póliza de dar beneficios para otros tipos de incapacidades temporales no relacionadas con el trabajo que son mas generosos que esos requeridos por la ley de ausencia por incapacidad de embarazo, el empleador tiene que hacer disponible el mismo trato a la empleada incapacitada bajo la ley de incapacidad por embarazo. en ausencia por incapacidad de embarazo. pero, la regla de trato igual todavía se aplica si la ausencia del empleado también cae bajo la FMLA, un empleador que tiene seguro médico esta obligado ofrecer seguro por hasta doce semanas de ausencia si un empleado esta cubierto por FMLA o CFRA, el empleador tiene que poder darle al empleado los beneficios al mismo nivel y sin restricciones como cuando el empleado regresa de la ausencia Un empleado en ausencia por incapacidad de embarazo tiene derecho a acumular antigüedad y participar en otros planes de beneficios del mismo grado y en las mismas condiciones que aplicarían a otras ausencias de incapacidad sin pago. Una empleada puede elegir o un empleador puede requerir que una empleada use tiempo por enfermedad acumulado durante la porción de la ausencia bajo incapacidad de embarazo sin pago. La empleada puede también escoger usar otro tipo de El empleador no esta obligado a pagar a una empleada durante ausencia bajo la ley de incapacidad por embarazo a menos que el empleador tenga una póliza para pagar por otros tipos de ausencias por incapacidades temporales, en tal caso el empleador tiene que hacer disponible igual trato a la empleada incapacitado bajo la ley de incapacidad por embarazo. 12 El empleador generalmente no esta obligado a continuar el seguro médico para una empleada que esta 12 Hay una excepción parcial a esta regla para empleadores que no caen bajo el Titulo VII con 5-a-14 empleados que solamente estan requiridos pagar a empleados incapacitados por embarazo hasta seis semanas de tiempo acumulado para un embarazo "normal", aunque ofrezcan periodos mas largos de ausencia paga para otras incapacidades. Pero, el Departamento de Empleo y Vivienda Justo ha tomado la posición que cualquier embarazo que incluye una incapacidad de mas de seis semanas no es "normal," entonces efectivamente elimina esta excepción. -14-

18 ausencia acumulada (pero su empleador puede que no requiera que lo use durante la porción de la ausencia bajo incapacidad por embarazo). Que Garantía de Empleo Tiene que Ofrecer un Empleador? El empleador tiene que ofrecerle a la empleada que esta tomando ausencia de incapacidad por embarazo una garantía de empleo, en la misma posición, 13 cuando vuelve de la licencia o la tranferencia y tiene que dar la garantía por escrito si la empleada lo pide. en este caso, la ley de ausencia por incapacidad de embarazo es mas estricta que CFRA que deja que un empleador vuelva a incorporar al empleado en una posición "comparable" la reintegración tiene que ocurrir en una fecha en que todos estén de acuerdo o entre dos días de que la empleada le notifique al empleador que esta lista para regresar al trabajo Pero, si la empleada toma ausencia bajo CFRA después de ausencias bajo PDLL para conectar con su bebe or por otra razón que califica bajo el CFRA, entonces sus derechos de reinstalarse están gobernados por CFRA. Si una empleada incapacitado por embarazo a tomado una ausencia por causa de su embarazo o condición médica relacionada por mas de los cuatro meses ofrecidos por el PDLL, el empleador tiene que tratar a la empleada de la misma manera que trata a cualquier otro empleado en una situación parecida, que a tomado una ausencia de la misma duracion y que puede reinstalarse. Cuales Son las Obligaciones del Empleado y Empleador En Relación Con Pedir Ausencia? El empleado tiene que dar por lo menos una notificación verbal de la necesidad de ausencia por incapacidad de embarazo o pedir una transición y tiene que notificar al empleador de cuando y por cuanto tiempo va a durar la ausencia o la transición. Si la necesidad de ausencia o transición es anticipada, el empleado tiene que dar 30 días de notificación adelantada; si no es anticipada, la notificación tiene que hacerse lo antes posible. Si es posible, el empleado tiene que hacer un esfuerzo razonable para planificar cualquier ausencia para evitar la interrupción de las operaciones del empleador (subjeto a la aprobación de cualquier proveedor de servicios médicos que sea parte del tratamiento). El empleador tiene que informar a los empleados por adelantado de cualquier requisito de notificación a riesgo de perder el derecho de imponer esos requisitos. El empleador tiene que responder a una solicitud de ausencia bajo el PDLL lo mas pronto posible, pero en ningún evento mas de 10 días (de trabajo) después de recibir el pedido. pero, si van a usar ausencia bajo FMLA y PDLL, el empleador tiene que responder a la solicitud de ausencia bajo las fechas de vencimiento mas estrictas bajo FMLA, que son entre 1 o 2 días (de negocio) al menos que hallan circunstancias especiales 13 Las excepciones a este requisito son muy limitados. -15-

19 Puede un Empleador Requerir Certificación Médica Indicando la Necesidad de Ausencia? El empleador puede requerir certificación médica solamente si requiere la misma verificación a otros empleados temporalmente incapacitados. La certificación no puede requerir mas de lo siguiente: i. la fecha en la que cual el empleado estuvo incapacitado por embarazo o la fecha en la que fue necesario transferir al empleado por razones médicas; ii. la duración probable del periodo de incapacidad o necesidad de transferir al empleado; iii. que la certificación verifique que, dada la incapacidad, el empleado no puede hacer una o mas de las funciones de su posición sin riesgo a ella, a la resolución de su embarazo, o a otras personas, o que la necesidad de transferir el empleado es medicamente recomendada. En contraposición al CFRA, los empleadores no tienen que requerir una segunda o tercera opinión médica. De igual forma, un empleador puede requerir re-certificación y una certificación de "regreso al trabajo" si el empleador tiene una póliza de empleados que están en otros tipos de incapacidad temporal. Que Notificación Sobre los Derechos Bajo PDLL Tiene Que Dar el Empleador a los Empleados? también esta cubierto por CFRA o FMLA. los empleadores pueden encontrar esta notificación de PDLL en la siguiente dirección: Pero, un empleador que esta cubierto por CFRA y PDLL puede incorporar las dos en una sola notificación. los empleadores pueden encontrar esta notificación combinada de CFRA/PDLL en la siguiente dirección: La Relación Entre Ausencias Bajo FMLA, CFRA y PDLL Si el empleador y empleado están cubiertos por PDLL y FMLA, el empleador puede contar hasta las primeras 12 semanas de trabajo de la ausencia del empleado hacia la ausencia bajo PDLL y la ausencia disponible bajo FMLA. Si, al final de las 12 semanas de ausencia, la empleada todavía esta incapacitada por su embarazo, ella tiene derecho a usar hasta un mes adicional de ausencia bajo PDLL. Finalmente, el empleado, si es elegible, puede tomar 12 semanas adicionales de ausencia por nacimiento de un hijo y acojida bajo CFRA. Las ilustraciones pueden ser encontradas al final de este libreto. Los requisitos de notificación de un empleador son los mismos que lo descripto bajo ausencia de CFRA, y tiene que estar disponible para los empleadores cubiertos por PDLL, sin importar si el empleador -16-

20 5 instalar a un empleado que ya no es competente para hacer su trabajo o si su posición ya no esta disponible. pero, como estas preguntas generalmente no están claramente delineadas, antes de tomar cualquier acción adversa contra un empleado como resultado de una lesión relacionada con el trabajo, el empleador debe consultar con un abogado Otros Tipos de Leyes que Pueden Afectar la Ausencia del Empleado Compensación del Trabajador de California (CWC) La Ley de California de Compensación Del Trabajador, Código de Laboral Sección 132a, prohibe que empleadores discriminen a los empleados que tienen lesiones o incapacidades relacionadas con el trabajo. Si una lesión de trabajo también califica como una condición seria médica bajo CFRA/FMLA, entonces esa ausencia puede correr concurrente si el empleado es elegible. por ese periodo de ausencia, los empleadores tienen que seguir la CFRA/FMLA cuando ofrece las mayores protecciones De la misma manera, si la lesión sube al nivel de una incapacidad bajo FEHA o ADA, los empleadores cubiertos tienen que aplicar las condiciones que sean mas favorables al empleado. Un empleador no puede dar de baja a un empleado en ausencia del trabajo como consequencia de una lesión relacionada con el trabajo al menos por razones de "realidades de negocio" y no hay limites sobre el tiempo de ausencia que un empleado puedo tomar por esta circunstancia. El empleador puede ser obligado a asignar al empleado incapacitado a un trabajo suave o a una posición modificada o alternativa que el empleado este en condicones de hacer si el empleador tiene una posición disponible y/o le ha dado esta misma oportunidad a otros empleados. Los empleados que estan ausentes reciben los mismos que los que estan en actividad beneficios de incapacidad y protección médica de acuerdo con las leyes de compensación del trabajado. La ley de Compensación del Trabajador de California no requiere que un empleador retenga o vuelva a -17-

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