Suppliers Workplace - Opciones de facturacio n. Manual de uso. Exiros IT

Transcripción

1 Suppliers Workplace - Opciones de facturacio n Manual de uso Exiros IT Fecha: 09/06/2014

2 Indice Ingreso a la Aplicación... 2 Consulta de Facturas... 3 Operatoria de Consulta de facturas Cabecera Detalle... 7 Facturar Materiales... 8 Operatoria de facturación de materiales Cabecera Aclaraciones y distinciones entre sociedades según País Detalle Facturar Servicios Operatoria de facturación de servicios Cabecera Aclaraciones y distinciones entre sociedades según País Detalle Facturar sin Nota de Pedido Operatoria de Facturar sin Nota de Pedido Cabecera Aclaraciones y distinciones entre sociedades según País Detalle Fecha: Jun 06,

3 Ingreso a la Aplicación 1. Ingresar a la página principal de Exiros a través del siguiente link: 2. A continuación, deberá ingresar usuario y contraseña en Suppliers Login. Luego, seleccionar la opción Go. Fecha: Jun 06,

4 Consulta de Facturas La opción Consultar Facturas permite al proveedor consultar y dar seguimiento a las facturas registradas. Operatoria de Consulta de facturas 1. Seleccionar dentro del comando Facturación, la opción Consultar Facturas. 2. A continuación, se visualizarán los filtros de búsqueda a completar para obtener un listado de facturas acotado. - Seleccionar cualquier sociedad de Ternium: - Hecho esto, se modificará la vista de los filtros a ingresar y se visualizará de la siguiente forma: Fecha: Jun 06,

5 Número de Referencia: número de factura del proveedor. Número de comprobante: número de comprobante de Extranet. Al ingresar este filtro, se descarta el resto el resto. Es decir, la aplicación no toma en cuenta los demás filtros aplicados ya que el número de comprobante de Extranet es único. Fecha de recepción: fecha de recepción del comprobante físico. Fecha de emisión: fecha de la factura emitida por el proveedor. En la búsqueda por fechas, se puede elegir la fecha deseada de una forma más rápida, siguiendo los siguientes pasos: a. Seleccionar el botón b. Se desplegará el almanaque del mes en el que se encuentra la fecha default. c. Realizar clic en el nombre del mes. d. Se desplegará otra ventana en la cual se deberá seleccionar el mes y el año que se desea buscar. Ej: Marzo del e. Una vez elegido el mes y el año, seleccionar la opción OK. f. Se visualizará el almanaque del mes seleccionado, donde se deberá elegir el día deseado. Ej: 03/03/2010. g. Una vez que se selecciona el día, se visualizará la fecha deseada en el filtro. Estado: estado del comprobante. Filtro por estados: Fecha: Jun 06,

6 Anuladas y Rechazadas: Abarca las facturas Anuladas, Rechazadas por CUPA, Rechazadas por Solicitante. Editables/ Pendientes de Recepción: Facturas registradas por el proveedor que aún no han sido recepcionadas por CUPA. Pagadas. Pendientes de Control Formal: Facturas recibidas por CUPA que se encuentran pendientes de aprobación. Pendientes de Pago: Facturas contabilizadas por CUPA que se encuentran Pendientes de Pago. Todas: Este filtro Incluye todas las anteriores. 3. Ingresamos los filtros deseados y seleccionamos la opción buscar, pudiendo ocultar los filtros seleccionando la opción Filtros. ubicada a la derecha de la barra Se desplegará el listado de facturas de acuerdo a los filtros aplicados. Fecha: Jun 06,

7 Desde el listado de facturas es posible: b. Aplicar filtros por columna, seleccionando la opción c. Visualizar el comprobante de operación, seleccionando el ícono Una vez visualizado el comprobante de operación es posible realizar las siguientes acciones: Fecha: Jun 06,

8 d. Consultar el detalle de una factura haciendo doble click en la línea del documento o bien, seleccionando el botón 1. Cabecera Haciendo click sobre la barra de título Cabecera o sobre el icono comprimir tanto la cabecera, el detalle como los comentarios. se podrá 2. Detalle Fecha: Jun 06,

9 Facturar Materiales La opción Facturar Materiales permite a los proveedores cargar sus facturas contra pedidos de materiales. Operatoria de facturación de materiales 1. Seleccionar dentro del comando Facturación, la opción Facturar Materiales. 2. A continuación, se visualizará el filtro Sociedad. - Seleccionar cualquier sociedad de Ternium: - Hecho esto, se modificará la vista de los filtros a ingresar y se visualizará de la siguiente forma: Fecha: Jun 06,

10 Pedido: pedido que se desea facturar. Si se realiza la búsqueda por número de pedido, el resto de los filtros, no serán tomados en cuenta por la aplicación. La búsqueda por pedido, puede realizarse por más de uno a la vez: a. Seleccionar la opción. b. Se abrirá una ventana en la cual se deben ingresar los números de pedido separados por ; como se muestra en la imagen. c. Una vez ingresados los pedidos, seleccionar la opción Aceptar. N de remito Ternium: Se trata del número de entrega de material que emite Ternium. La búsqueda por remito, al igual que la búsqueda por pedido, puede realizarse por más de uno a la vez: a. Seleccionar la opción. b. Se abrirá una ventana en la cual se deben ingresar los números de remito separados por ; como se muestra en la imagen. c. Una vez ingresados los mismos, seleccionar la opción Aceptar. Fecha: Jun 06,

11 Fecha de entrada: Fecha de entrega. Fecha de Pedido: Fecha de creación del pedido. En la búsqueda por fechas, se puede elegir la fecha deseada de una forma más rápida, siguiendo los siguientes pasos: a. Seleccionar el botón b. Se desplegará el almanaque del mes en el que se encuentra la fecha default. c. Realizar clic en el nombre del mes. d. Se desplegará otra ventana en la cual se deberá seleccionar el mes y el año que se desea buscar. Ej: Marzo del e. Una vez elegido el mes y el año, seleccionar la opción OK. f. Se visualizará el almanaque del mes seleccionado, donde se deberá elegir el día deseado. Ej: 03/03/2010. g. Una vez que se selecciona el día, se visualizará la fecha deseada en el filtro. h. Aclaraciones para tener en cuenta: i. La Fecha de Entrada se extiende en períodos de hasta 3 meses. ii. La Fecha de Pedido se extiende en períodos de hasta 2 años. Tipo - Materiales pendientes de facturar. - Cuenta Corriente. Fecha: Jun 06,

12 3. Ingresamos los filtros deseados y seleccionamos la opción Buscar. 4. Se desplegará el listado de entradas pendientes de facturación de acuerdo a los filtros aplicados: 5. Realizando click en el botón, se desplegarán debajo de cada campo, la opción de filtrar por cada uno de ellos: Fecha: Jun 06,

13 Ejemplo de filtrado por número de Remito: 6. Una vez aplicados los filtros deseados, seleccionar la/s posiciones deseada/s y luego, la opción Facturar : 7. A continuación, se abrirá para completar la cabecera y el detalle de la factura: 1. Cabecera Se deberán completar los campos en el orden que se encuentran. Tipo de Documento. Número de referencia. Fecha de Emisión. Tasa de seguridad higiene Ramallo. Lugar de entrega. IVA. CAI. Condición de Pago (*). Concepto facturado. Fecha: Jun 06,

14 Impuesto a las ganancias. Archivos Adjuntos: Pasos para adjuntar un archivo: a. Hacer click en la opción seleccionar. b. Se abrirá la ventana para poder buscar y seleccionar el archivo a adjuntar. c. Una vez que se adjunta el archivo correctamente se visualizará de la siguiente forma, teniendo la opción Remover en caso de que desee quitar el adjunto. Descripción/Remito: Se deberá ingresar el número de Remito físico (generado por el proveedor). Fecha: Jun 06,

15 Aclaraciones y distinciones entre sociedades según País - Sólo son obligatorios los campos que poseen (*). - Para las Sociedades Argentinas, se habilitarán los siguientes campos: o Tasa de seguridad higiene Ramallo: Se visualizan dos opciones. 1- Corresponde seleccionar la opción ingresa personal a planta, cuando para la ejecución de las operaciones que el proveedor efectúa con Siderar (venta de bienes, servicios, etc.), es necesario que personal en relación de dependencia del proveedor efectúe tareas dentro de alguna de las plantas ubicadas en el Ramallo (Planta Savio, Sidercrom y Serviacero III). 2- La opción no ingresa personal a planta, se selecciona cuando el ingreso del personal dependiente sea accesorio a la actividad principal contratada por Siderar o de escasa significación (temporal) y cuando no ingrese personal en ninguna circunstancia. o Lugar de entrega: Corresponde seleccionar alguna de las opciones existentes dependiendo del lugar en el que se entregan los bienes o prestan los servicios contratados por Siderar. o IVA: En base a la actividad o el/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o Concepto facturado: En base a él/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o Impuesto a las ganancias: En base a la actividad o el/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o CAI: (Código de autorización de impresión) es un código que obligatoriamente debe estar en la factura que indica que la empresa o la persona que está facturando. o Vencimiento CAI: Es la fecha de vencimiento del CAI. - Para las sociedades de México, se habilitará el campo Factura electrónica, donde se deberá adjuntar el archivo de formato XML correspondiente. - El formato del campo Número de Referencia para las sociedades de Argentina es alfanumérico de 13 caracteres. Ej: 9999X El formato del campo Número de Referencia para las sociedades que NO sean de Argentina es alfanumérico de hasta 16 caracteres (pudiendo ingresar menos). Fecha: Jun 06,

16 2. Detalle Se deberá ingresar el Indicador de impuestos, pudiendo aplicar el mismo a todas las posiciones o solamente a las que son iguales a la cabecera. Una vez seleccionado el indicador de impuesto se presentará un mensaje con las opciones para indicar la manera en que se debe aplicar la modificación del indicador de impuesto. Dentro del detalle de la factura, usted podrá realizar un ordenamiento por la columna que desee, haciendo clic sobre el título de la misma. Ejemplo, por número de pedido: Fecha: Jun 06,

17 8. Seleccionar la opción Totalizar. 9. Se completarán los campos de importe en la cabecera y se validarán los errores de carga en caso de que existieran. 10. Finalmente, seleccionar la opción Guardar situada debajo del detalle de la factura. Fecha: Jun 06,

18 11. Se visualizará el comprobante generado. Una vez visualizado el comprobante de operación es posible realizar las siguientes acciones: Fecha: Jun 06,

19 Facturar Servicios La opción Facturar Servicios permite a los proveedores cargar sus facturas contra pedidos de servicios. Operatoria de facturación de servicios 1. Seleccionar dentro del comando Facturación, la opción Consultar Facturas. 2. A continuación, se visualizará el filtro Sociedad. - Seleccionar cualquier sociedad de Ternium: - Hecho esto, se modificará la vista de los filtros a ingresar y se visualizará de la siguiente forma: Fecha: Jun 06,

20 Pedido: pedido que se desea facturar. Si se realiza la búsqueda por número de pedido, el resto de los filtros, no serán tomados en cuenta por la aplicación. La búsqueda por pedido, puede realizarse por más de uno a la vez: a. Seleccionar la opción. b. Se abrirá una ventana en la cual se deben ingresar los números de pedido separados por ; como se muestra en la imagen. c. Una vez ingresados los pedidos, seleccionar la opción Aceptar. N HES: HES que se desea facturar. La búsqueda por HES, al igual que la búsqueda por pedido, puede realizarse por más de una a la vez: d. Seleccionar la opción. e. Se abrirá una ventana en la cual se deben ingresar los números de HES separados por ; como se muestra en la imagen. f. Una vez ingresados los mismos, seleccionar la opción Aceptar. Fecha: Jun 06,

21 Fecha de certificación: Fecha de autorización de la HES. Fecha de Pedido: Fecha de creación del pedido. En la búsqueda por fechas, se puede elegir la fecha deseada de una forma más rápida, siguiendo los siguientes pasos: a. Seleccionar el botón b. Se desplegará el almanaque del mes en el que se encuentra la fecha default. c. Realizar clic en el nombre del mes. d. Se desplegará otra ventana en la cual se deberá seleccionar el mes y el año que se desea buscar. Ej: Marzo del e. Una vez elegido el mes y el año, seleccionar la opción OK. f. Se visualizará el almanaque del mes seleccionado, donde se deberá elegir el día deseado. Ej: 03/03/2010. g. Una vez que se selecciona el día, se visualizará la fecha deseada en el filtro. h. Aclaraciones para tener en cuenta: iii. La Fecha de certificación se extiende en períodos de hasta 3 meses. iv. La Fecha de Pedido se extiende en períodos de hasta 2 años. Fecha: Jun 06,

22 3. Ingresamos los filtros deseados y seleccionamos la opción Buscar. 4. Se desplegará el listado de entradas pendientes de facturación de acuerdo a los filtros aplicados: 5. Realizando click en el botón, se desplegarán debajo de cada campo, la opción de filtrar por cada uno de ellos: Fecha: Jun 06,

23 6. Una vez aplicados los filtros deseados, seleccionar la/s posiciones deseada/s y luego, la opción Facturar : 7. A continuación, se abrirá para completar la cabecera y el detalle de la factura: 1. Cabecera Se deberán completar los campos en el orden que se encuentran. Tipo de Documento (*). Número de referencia (*). Fecha de Emisión (*). Tasa de seguridad higiene Ramallo. Lugar de entrega. IVA. CAI. Condición de Pago (*). Concepto facturado. Impuesto a las ganancias. Archivos Adjuntos: Pasos para adjuntar un archivo: a. Hacer click en la opción seleccionar. b. Se abrirá la ventana para poder buscar y seleccionar el archivo a adjuntar. c. Una vez que se adjunta el archivo correctamente se visualizará de la siguiente forma, teniendo la opción Remover en caso de que desee quitar el adjunto. Descripción/Remito (*): Se deberá ingresar el número de Remito físico (generado por el proveedor) o bien, la descripción de la HES. Fecha: Jun 06,

24 Fecha: Jun 06,

25 Aclaraciones y distinciones entre sociedades según País - Sólo son obligatorios los campos que poseen (*). - Para las Sociedades Argentinas, se habilitarán los siguientes campos: o Tasa de seguridad higiene Ramallo: Se visualizan dos opciones. 1- Corresponde seleccionar la opción ingresa personal a planta, cuando para la ejecución de las operaciones que el proveedor efectúa con Siderar (venta de bienes, servicios, etc.), es necesario que personal en relación de dependencia del proveedor efectúe tareas dentro de alguna de las plantas ubicadas en el Ramallo (Planta Savio, Sidercrom y Serviacero III). 2- La opción no ingresa personal a planta, se selecciona cuando el ingreso del personal dependiente sea accesorio a la actividad principal contratada por Siderar o de escasa significación (temporal) y cuando no ingrese personal en ninguna circunstancia. o Lugar de entrega: Corresponde seleccionar alguna de las opciones existentes dependiendo del lugar en el que se entregan los bienes o prestan los servicios contratados por Siderar. o IVA: En base a la actividad o el/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o Concepto facturado: En base a él/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o Impuesto a las ganancias: En base a la actividad o el/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o CAI: (Código de autorización de impresión) es un código que obligatoriamente debe estar en la factura que indica que la empresa o la persona que está facturando. o Vencimiento CAI: Es la fecha de vencimiento del CAI. - Para las sociedades de México, se habilitará el campo Factura electrónica, donde se deberá adjuntar el archivo de formato XML correspondiente. - El formato del campo Número de Referencia para las sociedades de Argentina es alfanumérico de 13 caracteres. Ej: 9999X El formato del campo Número de Referencia para las sociedades que NO sean de Argentina es alfanumérico de hasta 16 caracteres (pudiendo ingresar menos). Fecha: Jun 06,

26 2. Detalle Se deberá ingresar el Indicador de impuestos, pudiendo aplicar el mismo a todas las posiciones o solamente a las que son iguales a la cabecera. Una vez seleccionado el indicador de impuesto se presentará un mensaje con las opciones para indicar la manera en que se debe aplicar la modificación del indicador de impuesto. Dentro del detalle de la factura, usted podrá realizar un ordenamiento por la columna que desee, haciendo clic sobre el título de la misma. Ejemplo, por número de pedido: 8. Seleccionar la opción Totalizar. Fecha: Jun 06,

27 9. Se completarán los campos de importe en la cabecera y se validarán los errores de carga en caso de que existieran. 10. Finalmente, seleccionar la opción Guardar situada debajo del detalle de la factura. 11. Se visualizará el comprobante generado. Fecha: Jun 06,

28 Una vez visualizado el comprobante de operación es posible realizar las siguientes acciones: Fecha: Jun 06,

29 Facturar sin Nota de Pedido La opción Facturar sin Nota de Pedido permite a los proveedores la posibilidad de cargar facturas descentralizadas es decir, aquellas que no son contra pedido. Operatoria de Facturar sin Nota de Pedido 1. Seleccionar dentro del comando Facturación, la opción Facturar sin nota de pedido. 2. A continuación, se visualizarán los filtros de búsqueda a completar para obtener un listado de facturas acotado. - Seleccionar cualquier sociedad de Ternium: 3. Hecho esto, se abrirán para completar la cabecera y el detalle de la factura: 1. Cabecera Se deberán completar los campos en el orden que se encuentran. Tipo de Documento (*). Número de referencia (*). Fecha de Emisión (*). Solicitante (*). Tasa de seguridad higiene Ramallo. Fecha: Jun 06,

30 Lugar de entrega. IVA. CAI. Condición de Pago (*). Concepto facturado. Impuesto a las ganancias. Archivos Adjuntos: Pasos para adjuntar un archivo: a. Hacer click en la opción seleccionar. b. Se abrirá la ventana para poder buscar y seleccionar el archivo a adjuntar. c. Una vez que se adjunta el archivo correctamente se visualizará de la siguiente forma, teniendo la opción Remover en caso de que desee quitar el adjunto. Descripción/Remito (*): Se deberá ingresar el número de Remito físico (generado por el proveedor) o bien, la descripción de la HES. Fecha: Jun 06,

31 Aclaraciones y distinciones entre sociedades según País - Sólo son obligatorios los campos que poseen (*). - Para las Sociedades Argentinas, se habilitarán los siguientes campos: o Tasa de seguridad higiene Ramallo: Se visualizan dos opciones. 3- Corresponde seleccionar la opción ingresa personal a planta, cuando para la ejecución de las operaciones que el proveedor efectúa con Siderar (venta de bienes, servicios, etc.), es necesario que personal en relación de dependencia del proveedor efectúe tareas dentro de alguna de las plantas ubicadas en el Ramallo (Planta Savio, Sidercrom y Serviacero III). 4- La opción no ingresa personal a planta, se selecciona cuando el ingreso del personal dependiente sea accesorio a la actividad principal contratada por Siderar o de escasa significación (temporal) y cuando no ingrese personal en ninguna circunstancia. o Lugar de entrega: Corresponde seleccionar alguna de las opciones existentes dependiendo del lugar en el que se entregan los bienes o prestan los servicios contratados por Siderar. o IVA: En base a la actividad o el/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o Concepto facturado: En base a él/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o Impuesto a las ganancias: En base a la actividad o el/los conceptos facturados se debe seleccionar alguno de los campos de la grilla. o CAI: (Código de autorización de impresión) es un código que obligatoriamente debe estar en la factura que indica que la empresa o la persona que está facturando. o Vencimiento CAI: Es la fecha de vencimiento del CAI. - Para las sociedades de México, se habilitará el campo Factura electrónica, donde se deberá adjuntar el archivo de formato XML correspondiente. - El formato del campo Número de Referencia para las sociedades de Argentina es alfanumérico de 13 caracteres. Ej: 9999X El formato del campo Número de Referencia para las sociedades que NO sean de Argentina es alfanumérico de hasta 16 caracteres (pudiendo ingresar menos). Fecha: Jun 06,

32 2. Detalle El detalle de posiciones presentará los siguientes campos: Posición. Cantidad. Descripción de la posición. Importe sin impuesto. Indicador de impuesto de la posición (Indicador IVA). Una vez completado el detalle de posición, hacer click en posición. - Dentro del detalle de la factura, el usuario podrá: para confirmar la a. Ingresar más posiciones en el detalle haciendo click en. b. Editar el detalle de la posición haciendo click en. c. Eliminar posiciones haciendo click en. 4. Una vez completados todos los datos de la factura, presionar el botón Totalizar. Se completarán los campos de importe en la cabecera y se validarán los errores de carga en caso de que existieran. 5. Finalmente, seleccionar la opción Guardar situada debajo del detalle de la factura. Fecha: Jun 06,

33 6. Se visualizará el comprobante generado. Una vez visualizado el comprobante de operación es posible realizar las siguientes acciones: Fecha: Jun 06,