MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO OBJETIVO DEL MANUAL: Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que asegure estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institución. ALCANCE DEL MANUAL: Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la ciudad de Bogotá. 1. PROCEDIMIENTO DE A continuación se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión de compras, los actores involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo APROBACIONES DE GASTO: Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá su concepto y entregará a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías, los cuales han sido establecidos en los Estatutos: Resolución No del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 004 del 27 de Junio de GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS: Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisición de acuerdo al tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS: Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios de todas las áreas solicitantes a excepción de la Biblioteca DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el fin de definir especificaciones técnicas del bien o servicio para la presentación de ofertas económicas en igualdad de condiciones, el proceso inicia con la solicitud de citación a proveedores. De lo contrario, inicia con la generación del suministro (pedido) en el sistema de información Iceberg. No. 1 2 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES USUARIO SOLICITANTE 3 PROVEEDOR SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES: 1. Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando citación a proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación. Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y clara del material que requiere, iniciará su proceso de adquisición con la actividad No. 5: Generación de Suministro (Pedido). CITACIÓN A PROVEEDORES: 1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación. REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES: 1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación, indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación. 2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de Compras.

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO 3. Firma formato planilla de asistencia proveedores 4 5 USUARIO SOLICITANTE USUARIO SOLICITANTE REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES: 1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere. GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda* PROVEEDOR 10 REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y Envía correo electrónico a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el número de suministro (pedido). 3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante. GENERACIÓN DE REQUISICIÓN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trámites: 3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la salida* de almacén, la cual debe ser firmada a satisfacción de quien recibe. Para ello el usuario deberá presentar el carné que lo acredita como funcionario de la Universidad. 3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un número de requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal encargado de realizar la adquisición 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico e informa por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de suministro (pedido). SOLICITUD DE COTIZACIÓN*: 1. Consulta el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro radicado por el área solicitante. 2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar mediante correo electrónico y en los casos que considere adjunta el formato de cotización de productos o servicios PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN: 1. Revisa la información contenida en el formato de cotización de productos o servicios enviado por correo electrónico. 2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos, y la envía por correo electrónico en formato de cotización de productos o servicios o formato institucional mediante archivo adjunto. REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES: 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el por correo electrónico. 2. Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*.

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO JEFE DPTO. DE COMPRAS JEFE DPTO. DE COMPRAS 15 PROVEEDOR Y/O USUARIO SOLICITANTE ALMACÉN ALMACÉN Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de tecnología. Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos: Sea proveedor único para la compra. APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro comparativo o documento soporte verificando que la información este completa y correcta. 2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente aprobación por parte del autorizador del gasto. APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA: 1. Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de compra, teniendo como soporte la aprobación escrita de los autorizadores de gasto. ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: 1. Envía al proveedor mediante archivo adjunto a través de correo electrónico la orden de compra o servicio escaneada. 2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL: 1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento soporte en el lugar, fecha y hora pactados. REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL: 1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede a firmar* la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción**.de lo contrario devuelven el producto según sea el caso. 2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor confrontando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario o por el almacén. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario o personal del almacén. 3. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte. 4. Informa por correo electrónico al usuario que los productos ya están en disponibilidad para ser retirados del almacén en los casos que aplica, ejemplo: toners, elementos de ferretería y eléctricos, entre otros. **Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante puede recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a satisfacción. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario solicitante. Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte correspondiente. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. 2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos. 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO COMPRAS JEFE DPTO. DE COMPRAS COMPRAS revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). RECEPCIÓN DE PAGOS: 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. REVISIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago. NOTAS ACLARATORIAS: Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones. Se requerirá solo de una (1) cotización cuando : La adquisición del producto o servicio no supere la cuantía de $ Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo. Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones derivadas de proyectos en ejecución. Existan negociaciones de largo plazo FLUJOGRAMA

5 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO USUARIO AUTORIZADO PROVEEDOR INICIO SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES CITACIÓN A PROVEEDORES REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) NO SI SOLICITUD DE COTIZACIÓN PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN SE LE INFORMA AL USUARIO REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA NO APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/ O DOCUMENTO SOPORTE SI APROBACIÓN ORDEN DE COMPRA ENVÍO ORDEN DE COMPRA AGENDA Y ENTREGA DEL MATERIAL REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL (ALMACÉN Y/O USUARIO) FIRMA DE ACTA DE ENTREGA O REMISIÓN A SATISFACCIÓN (ALMACÉN Y/O USUARIO) RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ENTRADA AL ALMACEN. SALIDA DE ALMACEN. NO TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO REVISIÓN DE PAGOS RECEPCIÓN DE PAGOS SI RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA: Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual entre otros DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de Información Iceberg/ módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del material bibliográfico, luego procede a enviar a los correos electrónicos compras@ugc.edu.co, solicitudes.compras@ugc.edu.co el número de los 1 suministros y el nombre de los proveedores a los cuales les ha sido asignada la BIBLIOTECA compra. El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material. Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedara autorizado para firmar PROVEEDOR 6 USUARIO SOLICITANTE Y ALMACÉN REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Si los datos son incorrectos informa por correo electrónico al usuario solicitante, las inconsistencias evidenciadas. ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA: 1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material. ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA: 1. Envía por correo electrónico la orden de compra escaneada al proveedor con copia al Departamento de Biblioteca. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisión, acta de entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro. REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El personal de biblioteca confirma al almacén fecha de entrega del material bibliográfico por parte del proveedor. 2. El usuario solicitante recibe el material verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra. 2.1 si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción 2.2 Devuelve el producto según sea el caso. 3. El personal del almacén recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra 3.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario. 4. El personal de almacén realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de

7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO ALMACEN ALMACÉN JEFE DPTO. DE COMPRAS factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. 2. Diligencia en Excel el formato Facturas a Presupuesto. 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). RECEPCIÓN DE PAGOS: 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. REVISIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.

8 ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO BIBLIOTECA PROVEEDOR INICIO GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) NO REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) SI ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO REVISION Y RECEPCION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ( PERSONAL COMPRAS Y BIBLIOTECA). RECEPCION DE DOCUMENTOS. ENTRADA DE ALMACEN. SALIDA DE ALMACÉN NO TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO REVISIÓN DE PAGOS RECEPCIÓN DE PAGOS SI RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN 2.5. DEFINICIONES: AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y académicas en las que se centran las solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio. COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía ($90.000) que no requieren aprobación del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes procedimientos de adquisición. COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta económica y condiciones comerciales. ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega. ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de la Universidad para aprobar una compra de un bien o servicio.

9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO PROVEEDOR: persona natural o jurídica que cumpliendo los requisitos mínimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias usuarias. SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o bienes intangibles. SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de información Iceberg para solicitar un bien o servicio. USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros (pedidos) en el sistema de información Iceberg. 3. CONTROL DE CAMBIOS: No REV. FECHA DESCRIPCIÓN 01/07/2010 Emisión inicial 1 22/11/ Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del departamento de compras y suministros. 2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra. Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones 2 01/09/2011 Planta Física, igualmente se disgregó en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad. 3 24/01/2012 Se actualiza el manual en los literales por cambio en la inscripción de proveedores y literal 2.7 por inclusión de nuevas líneas de proveedores. 4 01/03/2012 Actualizamos publicaciones Cambios los criterios de la evaluación de proveedores 5 22/10/ /06/2013 Literal Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros Literal Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación bancaria. Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6. Literal 2.1 Se actualizó el nombre CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS Literal COMPRAS DE CAJA MENOR: Todas aquellas compras ocasionales hasta $ se tramitan a través de la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes: - No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. - Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos. - Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros.

10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO Literal se eliminaron porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores. Literal 2.3 Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre: - Adquisición de compras en general - Adquisición de servicios en general - Adquisición para biblioteca - Adquisición de obra civil e inmobiliario - Adquisición publicidad impresa - Adquisición elementos para bienestar universitario - Adquisición para centro de medios audiovisuales Literal 2.6 Se eliminó la evaluación de proveedores porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores. 7 21/09/ /03/ /06/ /07/ /10/2014 Literal 2.3 Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre: - Adquisición de compras en general - Adquisición de servicios en general - Adquisición para biblioteca - Adquisición de obra civil e inmobiliario - Adquisición publicidad impresa - Adquisición elementos para bienestar universitario - Adquisición para centro de medios audiovisuales - Adquisición de material para eventos (nuevo) - Adquisición de material de laboratorios. (nuevo) - Procedimiento de producto no conforme En la actividad RECEPCIÓN ELEMENTOS * realiza la evaluación de proveedores (Sello de evaluación), se eliminan las palabras Sello de evaluación ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores. Se agrega compra de caja menor por eventos. Se realiza cambio en todos los procedimientos Se genera procedimiento para tratamiento de devolución de producto. Se genera procedimiento para tratamiento de garantías. Se incluye el registro de garantías. Actualización de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual. COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se añade Habrá eventos que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero deberán contener la firma de autorización de la Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes (será opcional el diligenciamiento del registro) En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO HUMANO: se añade hacer firmar el listado de entrega de dotación PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS

11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO POR CEMAV: se modifica (ver documento adjunto) Se añade VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del usuario que solicita el elemento, pues él es quien lo va usar y conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un procedimiento específico. Para las demás compras la verificación estará a cargo del personal de almacén y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales. ENCUESTA SATISFACCION: se amplió la aplicación de la encuesta para todas las áreas de la universidad, ya que solo se realizaba a las áreas filtro La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene de la gestión de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la universidad Se añaden la definición de AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las cuales se solicitan elementos específicos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar. Se cambia las cuantías para aprobación de compras de gasto: Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá y entregará a los autorizadores del gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías; los cuales han sido establecidos en los estatutos. Resolución No del 16 de octubre de 2014 y acuerdo no. 006 de agosto 02 de Compras de caja menor: Se modifica el literal d. no requiere evaluación de proveedores. Compras caja menor por eventos: Eliminación del procedimiento /08/2015 Adquisición de compras en general: Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de publicidad impresa, elementos solicitados por Bienestar Universitario, elementos solicitados por servicio médico, elementos solicitados por Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para proyectos de laboratorios. Adquisición para elementos solicitados por Biblioteca: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable. Adquisición para obra civil y proyectos inmobiliarios: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable. Producto no conforme: Se traslada para el manual del almacén. Tramites de garantías: Eliminación de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de almacén.

12 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO Evaluación de la gestión de compras: Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar /04/2016 Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones. Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda* Las solicitudes de papelería y tóner se deben radicar directamente en el almacén o enviar al correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co, en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o decano según corresponda* /11/2016 Se realizan ajuste generales al documento, se suprime introducción /11/2017 Se elimina gestión de anticipos, servicios generales y licenciamiento.