Oficial de Administración de Registros Legales Directora de Supervisión de Auditoría Legal

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1 (A) Registros académicos del estudiante (B) Solicitud de información pública (C) Documentos legales (citaciones, orden judicial, etc.) (D) Preguntas frecuentes Adquirir Documentos Tipos de Registros estudiantiles Diverso Asustos Registros del distrito El Centro de Administración de Registros de BISD se encuentra en el centro de recursos para profesionales en 500 Circle Way, Lake Jackson, TX Los registros del distrito se almacenan en este lugar y son administrados por el oficial de administración de registros. El oficial de Administración de Registros proporciona asistencia a los Administradores de los Registros de las escuelas y departamentos. Misión La misión de la administración de registros y retención, bajo la administración del departamento de auditoría legal es proporcionar a la comunidad de BISD con el proceso de retenciones de los trámites de los registros. EL proceso está diseñado para ayudar al distrito a mantener las gestiones de los documentos legalmente mientras se reduce el costo de conservar los documentos. Metas Preservar la historia de BISD mediante la supervisión de los trámites de los registros; Ofrecer a los clientes el acceso rápido a la información importante del distrito; Eliminar registros inactivos que ocupan espacio innecesario. Información general Brazosport ISD requiere por lo menos un día laboral para procesar todas las solicitudes. Las solicitudes serán procesadas tan pronto como sea posible en el orden en que se reciben. En temporadas altas el procesamiento tomará más tiempo. Cualquier solicitud que sea presentada incompleta o solicitudes que no sean recogidos después de 30 días se considerarán inválidas y tendrá que volver a presentarse por un nuevo procesamiento. Llamadas telefónicas no son aceptada. Oficial de Administración de Registros Legales Directora de Supervisión de Auditoría Legal

2 Sonia Gutierrez Marianella Moore Centro de recursos para profesionales Oficina: Circle Way, Lake Jackson, TX Fax: Oficina: Fax: Horarios de trabajo: 7:30 a.m. to 4:00 p.m. (lunes viernes) (A) Registros académicos del estudiante (B) Solicitud de información pública (C) Documentos legales (citaciones, orden judicial, etc.) (D) Preguntas frecuentes Adquirir Documentos Tipos de Registros estudiantiles Diverso Asustos (A) Petición de registros académicos del estudiante Los estudiantes que están matriculados, graduados o tienen la fecha de graduación del año pasado debe ponerse en contacto con la escuela que asistieron. Los estudiantes que se graduaron o tienen la fecha de graduación del año pasado deben someter una petición de transcripción de estudiante. Las copias emitidas directamente a un estudiante no son consideradas oficiales. Transcripciones oficiales deben ser enviados directamente al colegio, empresa, etc. Cualquier transcripción enviada o dada directamente al estudiante será considerada una copia "regular". Copias "regulares" pueden ser selladas con BISD y colocadas en un sobre sellado. Las solicitudes pueden ser sometidas en línea, correo electrónico, fax o en persona en el Centro de Recursos Profesionales. Sólo el estudiante puede solicitar su transcripción. Las transcripciones no serán entregadas a ninguno persona sin la autorización del estudiante.

3 Seleccione para empezar Clic aquí si es un ex alumno y le gustaría ordenar su expediente académico Las verificaciones de Educación por el asesor externo Las empresas, los empleadores, los institutos y cualquier otro asesor externo (padres, esposos, etc.) deben proporcionar un formulario de autorización firmado o consentimiento escrito por el estudiante antes de recibir cualquier información. Usted puede enviar su solicitud por fax, correo o correo electrónico al Oficial de Administración de Registros Legales (c)documentos legales Órdenes judiciales, citaciones y deposición de las preguntas escritas (DPE) Todas las órdenes judiciales, citaciones, y la deposición de las preguntas escritas (DPE), o solicitud de documentos por medio de un poder firmado, que autorizará que los documentos sean tramitados, deben ser enviados para su procesamiento a: Correo: EL Distrito Escolar Independiente de Brazosport, Oficina de Administración de Registros Legales, 500 Circle Way, Lake Jackson, TX Correo electronico: records@brazosportisd.net Teléfono: Fax: (A la atención de: Oficina de Administración de Registros) Sonia Gutiérrez, es la oficial designada de registros por el Distrito Escolar Independiente de Brazosport. Su oficina se encuentra en el Centro de recursos para profesionales, 500 Circle Way, Lake Jackson, TX La oficial de administración de registros coordinará con otros departamentos de BISD que tienen la posesión, custodia, control o acceso a los documentos sensibles (tales como los registros de nómina, registros de personal, registros de estudiantes empleados, etc.) para responder en un plazo razonable o en el plazo establecido.

4 Por favor, notifique con suficiente tiempo para aparecer en la corte como cuidador de los archivos. Notificaciones de último minuto no da tiempo para responder adecuadamente y estar presente en la corte. (D) Adquirir Documentos Cómo se determina cuánto tiempo debe mantenerse los registros (documentos)? EL comité de asesores del distrito escolar de Brazosport aprobó un programa de retención de registros y se presentó ante la comisión de bibliotecas y archivos del estado. Por lo tanto, cada registro tiene un cierto periodo de retención que se encuentra en nuestra " programación de retención de registros. Con qué frecuencia se destruyen los registros (documentos)? Los registros que han alcanzado su límite de retención se destruyen una vez al año por compañía de RCI. RCI es la compañía que se especializa en el proceso y la destrucción de los documentos. Cómo solicito documentos? Debe tener cierta información disponible al momento de solicitar documentos. Una solicitud de documentos puede ser enviado por correo electrónico a records@brazosportisd.net. Cualquier solicitud debe incluir la siguiente información: nombre completo legal del estudiante en el momento de la graduación fecha de nacimiento del estudiante los últimos cuatro dígitos numéricos del seguro social el nombre de la escuela en donde se graduó el año de graduación información de registro donde se va a enviar prueba de identidad No tengo una licencia de conducir o una prueba de identificación, qué puedo proporcionar para obtener transcripciones? Usted puede proporcionar cualquier otra forma de identificación con su foto (tarjeta de trabajo, edad, estudiante, pasaporte, etc.). Si no tiene alguno de estos papeles, es posible que usted vaya a una escuela para obtener una copia del libro de graduación donde usted tiene su foto.

5 En casos especiales por favor póngase en contacto con el oficial de administración de registros para obtener más ayuda. Cómo puedo obtener una copia de mi diploma de escuela secundaria? BISD no mantiene copias de los diplomas de la escuela secundaria. El diploma proporcionado después de la graduación es la única copia creada. Para probar su graduación tendrá que solicitar su expediente académico. Clic aquí si es un ex alumno y le gustaría ordenar su expediente académico Cómo puedo obtener una copia de mis vacunas? BISD sigue las reglas de retención de registros establecidos por la biblioteca del estado de Tejas y comisión de archivos. La retención de los registros de vacunación es de 2 años después del año que se graduó o dejo de ir a la escuela. Si han pasado más de 2 años desde que se retiró, B.I.S.D no tiene su tarjeta de vacunas. Si tiene alguna pregunta, por favor, póngase en contacto con el oficial de administración de registros al número C ó mo puedo obtener una copia de mi certificado de nacimiento o mi tarjeta de seguro social? Si su certificado de nacimiento y tarjeta de seguro social fueron proporcionados a BISD en el momento de su inscripción inicial, BISD mantiene estos documentos durante cinco años desde el momento de su graduación o la fecha establecida de graduación. Después de este tiempo serán destruidos de acuerdo con el estado de Tejas de la biblioteca de archivo de la comisión del programa de retención. Hay que pagar? Actualmente no existe pago por las copias de los registros o documentos. Dónde se encuentran mis archivos de la escuela? Si actualmente está inscrito o se graduó hace un año, tendrá que ponerse en contacto con la escuela secundaria donde asistió para solicitar sus archivos. Si han pasado más de un año desde que se graduó tendrá que ponerse en contacto con el oficial de administración de registros al número Cuáles son las horas de operación?

6 El horario normal de atención es de lunes a viernes de 7:15 a.m. 4:00 p.m. Cómo puedo contactar con el Centro de Control de Archivos? Puede comunicarse con el oficial de administración de registros al Donde se encuentra el Centro de administración de registros? El Centro de administración se encuentra en el Centro de Recursos para profesionales de BISD en 500 Circle Way, Lake Jackson, TX El edificio se encuentra detrás de la escuela intermedia de Lake Jackson al lado de las pistas de tenis. Tipos de transcripciones del Estudiante Transcripciones oficiales Una transcripción oficial está estampada con la palabra "oficial" y el logotipo de BISD, junto con la firma del oficial de administración de registros de los expedientes. Se le proporcionará un sobre sellado que no se puede abrirse por ninguna persona excepto el solicitante. La documentación abierta por personas no autorizadas pierden su estatus oficial. Los documentos oficiales se pueden recoger en persona o ser enviados por correo. Transcripciones regulares Una transcripción regular se estampa con las palabras "copia" u "original" a petición del estudiante, junto con la firma del oficial de administración de registros de expedientes. Una transcripción regular puede ser recogido, enviado por correo, enviado por correo electrónico o por fax. Preguntas generales Dónde puedo recibir una copia del anuario de la escuela? No tenemos anuarios escolares en el Centro de administración de registros. Algunas escuelas pueden tener copias de anuarios en su biblioteca, sólo para fines de revisión. Usted tendrá que ponerse en contacto con la escuela para más información.

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