Manual comercial. Funcionalidad, acceso y contenidos. Clientes potenciales Listado Ficha del cliente Crear o modificar un cliente

Transcripción

1 Funcionalidad, acceso y contenidos Clientes potenciales Listado Ficha del cliente Crear o modificar un cliente Manual comercial Actividad comercial Crear actividad comercial Tipo de actividad, tipo de éxito y próximas actuaciones Gráficas Calendarios Presupuestos Crear/modificar un presupuesto Crear un presupuesto desde productos y anexar Imprimir un presupuesto Envío e impresión masiva Procesos, generar aceptación Procesos, traspaso a pedido Gestión de presupuestos. Uso de estados Gráficas predefinidas

2 Comercial FUNCIONALIDAD Podremos registrar nuestra actividad comercial, crear un cliente potencial, así como generar un presupuesto. También podremos crear equipos comerciales, oportunidades, objetivos y campañas. COMO ACCEDO? A los contenidos, desde la ventana de área o barra de menú, seleccionando la opción deseada. INCLUYE Actividad comercial Calendario de actividad comercial Calendario de próximas actuaciones Clientes potenciales Acceso directo a presupuestos y pedidos de venta

3 Clientes potenciales LISTADO DE CLIENTES Contiene toda la información de cada cliente potencial. El listado muestra los datos más importantes, pudiendo el usuario mostrar los que desee. Podemos añadir campos, quitar o cambiar el orden de los campos pinchando en columnas En fly, el registro de empresas es único, y esta en Configuración, contactos, empresas. Desde clientes potenciales, podremos acceder a las empresas que estén como clientes potenciales. NOTA. Si creamos un cliente nuevo, debe de estar el indicador de potencial : SI, sino no aparece en este listado

4 Clientes potenciales FICHA DE CLIENTE Pinchando sobre el nombre de cualquier empresa en el listado, accederemos a su ficha. Además podemos acceder a la ficha de un cliente desde el buscador de la pantalla de inicio y el buscador del área comercial En la ficha del cliente encontramos toda la información ordenada en pestañas. Podremos acceder, modificar o crear a la información relacionada, que se muestra agrupada por áreas (administración, ventas, compras, finanzas ) - Administración, introduciremos los contactos, cuentas bancarias, llamadas, etc. - Ventas, muestra los contenidos de esta área (según permisos de cada usuario) Clientes, facturas, ingresos, presupuestos, pedidos, albaranes - Compras, muestra los contenidos de esta área (según permisos de cada usuario) Proveedores, gastos, facturas, presupuestos, pedidos y albaranes.

5 Clientes potenciales CREAR O MODIFICAR UN CLIENTE Desde el listado de clientes y desde la ficha podemos crear una empresa cliente o modificar sus datos. Al pinchar en crear, o modificar, se nos abre una ventana de edición, en la que rellenaremos, o modificaremos los datos del cliente. Estos se muestran ordenados en agrupaciones, que se despliegan o cierran al pinchar encima. Una vez introducidos los datos, pinchamos en añadir o añadir en cadena si queremos crear más empresas. NOTA: Al abrir una ventana de edición, este se abre igual que la dejamos al guarda la última vez

6 Clientes potenciales CREAR O MODIFICAR UN CLIENTE En Fly tiene gran importancia la correcta introducción de los datos de los clientes, puesto que permite que se carguen de forma automática los datos en el sistema. Por ejemplo, si informamos la forma de cobro a un cliente, al generar una factura y un cobro a este cliente, nos aparece de forma automática, lo que agiliza enormemente la realización de gestiones. VENTANA DE EDICIÓN Datos abiertos, son los datos visibles en la ficha, y nos muestran el estado del cliente (Activo, baja, pendiente etc.) la fecha de alta, entre otros. Agrupaciones Contacto, es necesario rellenar los datos de contacto, para la emisión de facturas, en particular, la razón social, el Cif, y la dirección. Debemos completar el correo electrónico para el envío de documentos al cliente. Datos económicos, podemos predefinir la forma de cobro, el banco desde el que le cobraremos, el tipo de vencimiento (por defecto es contado), y en su caso el tipo de ingreso. Estos datos se cargan de forma automática al crear una factura y un cobro. Datos de empresa, podemos indicar un tipo de empresa (parra clasificar a nuestros clientes), la fecha de alta y baja. Dependiendo de la opción contratada, podremos Indicar el centro de coste, el centro de gestión, predefinir un texto en factura, indicar un grupo empresarial, responsable asignado etc.) Otros, según usuarios Fly basic puede tener otras agrupaciones. NOTA: Al rellenar los datos de dirección, el programa automáticamente crea un registro con la cuenta en bancos

7 Actividad comercial CREAR O MODIFICAR UNA ACTIVIDAD En el listado de actividad comercial podemos introducir y consultar las actividades realizadas por cada comercial, el éxito que se ha producido en dicha actividad y las próximas actuaciones a realizar. 1. Accedemos a comercial, y pinchamos en actividades 2. Una vez abierto el listado con la actividad comercial, a continuación pinchamos en crear. 3. Se abre la ventana de edición, y completaremos o modificaremos los datos necesarios. 4. Pinchamos en Añadir y cerrar sino deseamos introducir más registros o Añadir en cadena para introducir nuevos registros.

8 Actividad comercial TIPO DE ACTIVIDAD, TIPO DE ÉXITO Y PRÓXIMAS ACTUACIONES Para rellenar los datos de las actividades comerciales, debemos tener en cuenta que se componen de 3 tipos de datos: Actividad realizada que puede ser Visita Se hace una visita comercial al cliente Contacto Cualquier tipo de contacto vía llamada, mail, Whatsapp... Reunión en oficina Mail presentación Envío de con presentación Presupuesto Creación de un presupuesto. Esta actividad se genera automáticamente cuando se crea un presupuesto desde ventas/presupuestos o desde productos. Pedido - Traspaso de un presupuesto a pedido Cada actividad comercial puede llevar a un resultado de la actividad o tipo de éxito Presupuesto - Cuando el cliente nos encarga un presupuesto Venta Cuando el cliente acepta el presupuesto Rechazo Datos de la próxima actuación que se completan automáticamente dependiendo de la actividad o el tipo de éxito. Fecha de la próxima actuación Próxima actuación a realizar Hora de la próxima actuación (opcional) NOTA: Los datos de las actividades realizadas y las próximas actuaciones aparecen en los calendarios

9 Actividad comercial GRÁFICAS Podemos consultar las gráficas predefinidas en la parte inferior del listado de actividades comerciales o crear nuevas gráficas CALENDARIOS En los calendarios de actividades comerciales y de próximas actuaciones consultaremos todas las actividades. En el calendario de actividad se muestran los registros de actividad comercial en la fecha de la actividad, con el nombre del cliente, el tipo de actividad y las observaciones del campo texto. En el calendario de próximas actuaciones se muestran los registros de actividad comercial en la fecha de la próxima actuación, con el nombre del cliente, el texto de la próxima actuación y las observaciones del campo texto.

10 Actividad comercial CALENDARIO DE ACTIVIDAD Y CALENDARIO DE PRÓXIMAS ACTUACIONES 1.Crea directamente actividades comerciales desde los calendarios 2.Pinchando sobre cualquier actividad, accedemos a la pantalla de edición donde pueden consultarse todos los datos o modificarlos. 3. Usando el filtro, veremos en el calendario las actividades de un determinado comercial, un cliente o un tipo de actividad. Podemos escribir el dato a filtrar o pinchar en la lupa para ver las opciones. 4. Al pinchar en la lupa, por ejemplo del código de empleado, nos saldrá una pantalla donde podemos seleccionar el empleado

11 Ventas - Presupuestos CREAR/MODIFICAR UN PRESUPUESTO Paso 1, (desde el listado de presupuestos o desde una ficha de presupuesto) Pinchamos en crear, y se abre una ventana de edición parra introducir los datos del presupuesto. Estos aparecen agrupados, y normalmente será suficiente con rellenar los campos que aparece abiertos. Una vez los hayamos completado, pinchamos en añadir y ver. NOTA: Los datos económicos, se cargan automáticamente si los hemos completado en la ficha de la empresa. Paso 2, Se abre la ficha del presupuesto, y en conceptos de presupuesto, pinchamos en crear. Se abre la edición del concepto del presupuesto, y buscamos y seleccionamos un producto, e indicamos la cantidad. Si la cantidad es uno, debemos de tabular, o hacer click en cualquier punto de la ventana de edición para que se realice el cálculo. Completamos los datos y pinchamos añadir en cadena (para introducir mas conceptos), o añadir y cerrar

12 Ventas - Presupuestos CREAR/MODIFICAR UN PRESUPUESTO Datos generales Número Oferta, es el código único de cada presupuesto. Fly lo genera automáticamente y no se puede modificar Descripción, es un campo libre aunque recomendamos indicar Pres y el nombre de la empresa Fecha Presupuesto, por defecto la fecha de hoy Código cliente, introduciremos o buscaremos el código del cliente Estado, por defecto un presupuesto se crea en pendiente (Ver estados recomendados) Fecha de aceptación, se completa automáticamente con el proceso generar aceptación Fecha y número de pedido, no se pueden poner de manera manual, se completan automáticamente mediante el proceso de traspaso a pedido Datos comercial Oportunidad, por defecto el presupuesto se crea en oportunidad media. Cambiaremos a alta o baja según convenga. Esto es útil para ordenar los presupuestos según oportunidad y dar prioridad a Alta. Campaña, completaremos si el presupuesto pertenece a una campaña en concreto Datos económicos Completaremos los datos económicos. Si estos datos están informados en el cliente se rellenarán automáticamente Datos centro de coste Solo con módulos contratados y son automáticos Datos de envío Completaremos los datos de envío en su caso. La dirección y forma de envío se completan automáticamente si están informados en el cliente. Otros datos Observaciones

13 Ventas - Presupuestos CREAR PRESUPUESTO DESDE PRODUCTOS Y ANEXAR Paso 1, accedemos al listado de productos y seleccionamos los deseados. También podemos acceder a los productos a través de una consulta guardada en productos, como por ejemplo, productos relax. Paso 2.- seleccionamos los productos deseado, e indicamos la cantidad en el recuadro en blanco. Paso 3.- pinchamos en procesos, generar presupuesto, - Indicamos el contador, por defecto sale el predeterminado - Indicamos el código de la empresa, (si pinchamos en la lupa, accedemos a un buscador) - Indicamos la descripción del presupuesto, recomendamos indicar pres. y el nombre de empresa Y pinchamos en proceso NOTA: del mismo modo, podemos anexar productos a presupuestos ya creados.

14 Ventas - Presupuestos IMPRIMIR UN PRESUPUESTO (Imprimir, visualizar, exportar y enviar mail) Impresora Desde el listado, pinchando con el botón derecho del ratón y seleccionando imprimir. Desde la ficha de presupuesto, en la impresora podremos encontrar los informes de presupuesto (pueden variar según usuarios).

15 Ventas - Presupuestos ENVÍO E IMPRESIÓN MASIVA Desde el listado, mediante la herramienta enviar , podemos realizar un envío masivo de los presupuestos seleccionados, y del informe seleccionado en el desplegable. Si marcamos la pestaña enviar automático, no necesitamos confirmar cada envío de mail. El se reenvía a la dirección que tenga la empresa en el campo mail administrativo. Desde el listado, mediante la herramienta imprimir, podemos realizar una impresión masiva de los presupuestos seleccionados, y del informe seleccionado en el desplegable.

16 Ventas - Presupuestos PROCESOS Generar aceptación Cuando un presupuesto es aceptado por el cliente usaremos el proceso Generar aceptación. Este proceso cambiará el estado de pendiente(estado en el que se crean los presupuestos por defecto) a aceptado. Este es el paso previo a la generación del pedido, el período entre que el cliente acepta el presupuesto, se recopila toda la información requerida para formalizar el pedido y se genera el pedido. Paso 1. Accedemos al listado de presupuestos y seleccionamos el presupuesto o presupuestos que se deseen Paso 2. Pincharemos en procesos y se despliegan los procesos disponibles Paso 3. El estado y fecha de aceptación aparecen ya indicadas. Modificaremos si es necesario. La fecha prevista de entrega puede ponerse si se conoce aunque no es obligatoria. Pincharemos en el botón PROCESO para generar el proceso

17 Ventas - Presupuestos PROCESOS Traspaso de datos Al abrir una ficha de presupuesto, abre por defecto los detalles del presupuesto. Seleccionamos los detalles deseados y la cantidad de cada detalle para traspasar. Nota: también podremos realizar el proceso desde el listado de conceptos (presupuestos / conceptos) Traspasar a pedido, genera un pedido a partir de los datos contenidos en el presupuesto, en estado pendiente Traspasar a factura, genera en un único proceso un pedido, un albarán y una factura Traspasar a presupuesto de compra 1.- Seleccionamos individualmente o todas las filas a la vez 2.- Indicamos la cantidad que deseamos traspasar de los registros seleccionados 3.- Por defecto el estado con el que se dejará el presupuesto es Finalizado. Podemos cambiarlo si lo necesitamos 4.-Generamos proceso

18 Ventas - Presupuestos GESTIÓN DE PRESUPUESTOS, USO DE ESTADOS RECOMENDADO Estados: Pendiente Aceptado Finalizado Rechazado Tramitación: Al crear un presupuesto, por defecto, se crea en estado pendiente. Mediante los indicadores de oportunidad (alta, media, baja) podemos llevar un seguimiento de los presupuestos. Si por ejemplo, cargamos la consulta de presupuestos pendientes y ordenamos por la columna oportunidad(pinchando sobre el nombre de la columna), tendremos los presupuestos que no han sido confirmados por el cliente por orden de oportunidad. Así controlaremos más fácilmente que presupuestos tienen prioridad Una vez el cliente nos confirma el presupuesto, cambiamos su estado a aceptado(mediante el proceso Generar Aceptación), para su tramitación Cuando tengamos el presupuesto firmado, y los datos de contacto del cliente rellenos, realizamos el traspaso a pedido, y pasamos el presupuesto a finalizado (mediante el proceso traspaso de presupuesto a pedido). El estado rechazado lo usaremos cuando el cliente rechaza la oferta. Seguimiento: Podremos llevar un seguimiento de estos, a través de su estado. Con las consultas, en el listado de presupuestos, pinchamos en cargar, y seleccionamos la consulta, también podemos acceder a las consultas desde la pantalla de inicio o área. Presupuestos pendientes: Mediante esta consulta, obtendremos un listado de presupuestos que están pendientes de confirmación Presupuestos aceptados pendientes de pedido: Listado de todos los presupuestos que han sido confirmados por el cliente y que están pendientes de formalizar el pedido Presupuestos en pedido no finalizados: Listado de presupuestos que se han traspasado datos a pedido pero que no se han dado por finalizados También podremos realizar, y en su caso guardar, consultas de presupuestos como por ejemplo, por comercial

19 Ventas - Presupuestos GRÁFICAS PREDEFINIDAS Presupuestos por estado, gráfica de tipo quesito que agrupa todos los presupuestos según el estado en el que se encuentren Presupuestos realizados por año, gráfica con desglose anual de todos los presupuestos independientemente de su estado Presupuestos realizados por mes, gráfica con desglose mensual de todos los presupuestos independientemente de su estado Presupuestos en pedido, gráfica con desglose mensual de los pedidos que han sido traspasados a pedido (En pedido SI) Presupuestos por comercial, gráfica con desglose mensual, agrupada por empleado y por el estado en el que se encuentran los presupuestos de cada empleado Presupuestos en pedido por comercial, gráfica con desglose mensual de los presupuestos de cada comercial que han sido traspasados a pedido Presupuestos aceptados, gráfica con desglose mensual de los pedidos que han sido confirmados por el cliente