Plantillas y formularios. Word Autor: Viviana M. Lloret Prof. de Matemática e Informática Blog: aulamatic.blogspot.com

Transcripción

1 Plantillas y formularios Word 2003 Autor: Viviana M. Lloret Prof. de Matemática e Informática Blog: aulamatic.blogspot.com

2 PLANTILLAS Y FORMULARIOS Una plantilla es un archivo que se utiliza como modelo para crear nuevos documentos. Ésta contiene el formato utilizado en las fuentes, párrafos, formatos de tablas, tabulaciones, Encabezados y Pie de página y demás características propias de un archivo de Word. En Word es posible crear plantillas de acuerdo a nuestras necesidades, así como también utilizar las que vienen incluidas con la aplicación. Cuando abrimos Word, de manera predeterminada el tipo de letra que figura es la Times New Roman, Tamaño 12, Color negro, alineación izquierda, margen superior e inferior de 2,5 cm., izquierdo y derecho de 3 cm., etc. Dicho conjunto de formatos corresponden a la Plantilla Normal (su extensión y el de cualquier plantilla de Word es.dot). Contenidos Creación de plantillas Definir estilos y formatos en las plantillas Modificar plantillas Generar formulario Modificar propiedades de los controles de un formulario Proteger formulario Creación de Plantillas Para crear una plantilla desde cero debemos primero formatear el documento que se utilizará como base y luego al guardarlo escogemos, como tipo de archivo: Plantilla de documento.

3 Word guardará dicho documento en una carpeta especial donde almacena todas las plantillas y le agregará la extensión.dot Crearemos una plantilla que será utilizada por una empresa consultora para enviar información a sus clientes. En la misma figurará los datos utilizados habitualmente, como ser: el nombre de la empresa, la dirección, la fecha (mediante el menú Insertar > Fecha). Para ello abrimos un documento nuevo, agregamos el contenido necesario y le aplicamos el formato que consideremos necesario. Una vez terminado el mismo quedará del siguiente modo. Llegó el momento de transformar dicho documento en una planilla de Word para utilizarlo todas las veces que sea necesario. Para ello, recurrimos al menú Archivo > Guardar, y en Como tipo de documento escogemos Plantilla de documento, automáticamente Word lo guardará en la carpeta Plantillas, le colocamos un nombre de archivo. Como se puede observar en la imagen, en dicha carpeta se encuentra la plantilla Normal que mencionamos anteriormente. Luego cerramos el documento.

4 Para utilizar la plantilla recientemente creada debemos hacer clic en el menú Archivo / Nuevo, en la hoja Nuevo Documento seleccionar Plantilla, y luego hacemos clic en Mi PC Pulsamos en el nombre de nuestra plantilla y seleccionamos Crear nuevo Documento. Luego agregamos la información necesaria y para guardar dicho documento debemos hacer clic en Guardar Como, escogemos el lugar donde guardarlo y le colocamos un nombre de archivo. Cada documento creado a partir de dicha plantilla se almacena como documento de Word (.doc) y no como plantilla.

5 Modificar una planilla Para modificar una plantilla, en la ventana anterior, en lugar de seleccionar Crear Nuevo: Documento, escogemos Crear nuevo: Plantilla, realizamos las modificaciones pertinentes, por ejemplo, modificar la dirección de la empresa consultora. Una vez hechos los cambios debemos hacer clic en Guardar como.

6 Automáticamente Word escoge en Guardar en: la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios. Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezca en la ficha General cuando queramos abrir una plantilla. En el campo Guardar como tipo figura Plantilla de documento. Esto es así porque anteriormente, al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo. Sólo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clic en Guardar. Plantillas de Word Como mencionamos anteriormente Word tiene incluido un conjunto de plantillas a disposición del usuario para poder diseñar un elevado número de documentos, tales como Currículum, Faxes, etc. Para acceder a ellos debemos recurrir al menú Archivo > Nuevo y escoger Plantillas > En MiPC En la ventana que se abre encontramos un conjunto de archivos preformateados listos para utilizar, clasificados por categoría, así como también una vista previa del archivo seleccionado.

7 Por ejemplo seleccionaremos Memorando profesional, en Crear nuevo elegimos, en este caso, Documento y lo completamos con los datos correspondientes a compañía en cuestión.

8 Para ello posicionamos el cursor en cada campo, hacemos clic y comenzamos a escribir. En caso de querer personalizar dicha plantilla y guardar los cambios para utilizarla en el futuro, al abrirla debemos escoger en Crear nuevo: Plantilla. Generar formulario Los formularios son documentos que contienen espacios en blanco de relleno o campos de formulario, en los que se escribe información. Por ejemplo, en Microsoft Word se puede crear un formulario de inscripción en pantalla con listas desplegables en las que los usuarios pueden seleccionar elementos. Para crear un documento que contenga un formulario, una vez abierto recurrimos al menú Ver > Barra de herramientas > Formulario, con lo cual se presentará la siguiente barra: Campo de texto Lista desplegable Insertar tabla Sombreado de campo Proteger Formulario Casilla de Verificación Dibujar tabla Restablecer campos Opciones de Formulario Mediante esta barra podremos colocar los componentes (campo de texto, casilla de verificación, campo de listas desplegables) en el documento para crear el formulario.

9 No es posible insertar ni modificar estos campos directamente. Para modificar estos campos, debemos utilizar el botón Opciones de campos de formulario de la barra de herramientas Formularios. Es conveniente, primero, insertar una tabla que contendrá al resto de los componentes. Realizaremos un ejemplo: En la primera columna escribiremos los nombres de los campos y en la segunda se agregarán los campos que se encuentran incluidos en la barra de Formulario. Para agregar un campo de texto posicionamos el cursor en la segunda columna de la primera fila y hacemos clic en el botón del mismo nombre. Al hacer clic con el botón derecho del mouse y al seleccionar la opción Propiedades, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en el cual deberemos configurar:

10 Tipo de texto: Las opciones disponibles son: Texto normal, Número, Fecha, Fecha actual, Hora actual y Cálculo. Texto Predeterminado: Es opcional, es el que figurará como ayuda para que el usuario ingrese la información correctamente. Largo máximo: Se puede configurar el número máximo de caracteres permitidos. Ejecutar macro Especificaciones Por medio del botón Agregar ayuda, podremos agregar un comentario, que figurará en la barra de estado guiando al usuario sobre cómo completar dicho formulario. En la segunda fila se agregará, en la primera columna el texto Sexo, y en la segunda dos casillas de verificación, tal como lo muestra la imagen inferior. Para ello posicionamos el cursor en el lugar donde deseamos agregar el control, y hacemos clic dentro la Barra formulario, en el control deseado. Al hacer clic con el botón derecho del mouse y al seleccionar la opción Propiedades, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en el cual deberemos configurar:

11 En este caso sólo se configuró como Valor Predeterminado: Activada, la correspondiente a sexo femenino. En la tercera fila, primera columna se agregará el texto Deporte, y en la segunda columna de la misma fila una lista desplegable en la que figure: Fútbol, Natación, Gimnasia, Vóley, Tenis. Para ello posicionamos el cursor en la celda donde figurará la lista desplegable y hacemos clic en el botón Lista desplegable en la Barra Formulario. Luego accedemos al menú contextual de dicho control. Para agregar los elementos de la lista, ingresamos cada elemento en el cuadro Elementos de la lista y hacemos clic en el botón Agregar (en la imagen se encuentra deshabilitado dicho botón por encontrarse vacío el cuadro Elemento de lista). Con las flechas situadas a la derecha se podrá modificar el orden en el que figuran los elementos en la lista desplegable. Al proteger el formulario, haciendo clic en el Candado, la lista tendrá el siguiente aspecto:

12 En la última fila agregaremos un campo de texto para ingresar la dirección de . Insertamos una fila entre la primera y la segunda en la que agregaremos un campo para ingresar la fecha de nacimiento. Para tal fin utilizaremos un campo de texto, en el cual en Tipo elegiremos el formato fecha. En el menú contextual de cada campo también podemos acceder a opciones tales como: Formato de Fuente, Párrafo, Numeración y Viñetas etc. Proteger formulario Para evitar que cualquier usuario pueda modificar, a voluntad, el formulario lo debemos proteger. Esto se logra haciendo clic en el botón en el que figura el candado. También debemos hacer clic en dicho botón cada vez que queramos probar el funcionamiento de los controles agregados. Formulario terminado En el mismo se ha agregado una fila al comienzo de la tabla, con sus celdas combinadas. Además cambiamos el color de fondo y la fuente de dicha tabla.

13 Formulario de inscripción Nombre y Apellido INGRESE SU NOMBRE, MÁXIMO 50 CARACTERES Fecha de nacimiento Sexo Femenino Masculino Deporte Gimnasia Dirección de e- mail INGRESE SU DIRECCIÓN DE