Sistema de Administración de Recursos de Información

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1 Sistema de Administración de Recursos de Información

2 La Información es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus relaciones con los ciudadanos y el nivel de eficacia de su gestión.

3 Para ello los archivos constituyen la memoria de la acumulación de la administración y el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la propia Administración. Son, además un factor imprescindible de la continuidad frente al carácter cambiante y variable de las estructuras administrativas y de los funcionarios, de cuya actividad son reflejo.

4 Objetivo Un Sistema de Administración de Recursos de Información (SARIP) tiene como objetivo la construcción, modernización y consolidación de un sistema de administración de la información en los organismos gubernamentales; garantizando la eficiencia, estabilidad y continuidad de la administración de la información que reciben y generan.

5 En todo proceso para lograr un Sistema de Administración de los Recurso de Información es muy importante ir avanzando en módulos que conjuntamente estructuren una solución integral. Entre ellos debemos considerar los siguientes aspectos:

6 Formación Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Diseño de Espacios Digitalización de Documentos Gestión Documental Sistemas de Gestión de Calidad Flujos de Trabajo Software

7 Para una Sistematización de Información es necesario que los miembros de cada institución puedan comprender la importancia de los procesos que deben tomarse en su institución y conocer las normativas esenciales que signifiquen una competencia eficaz para el control y gestión de las actividades. Formación

8 Formación Esta Formación debe tener como objetivo: Establecer y desarrollar un programa de educación continua y asesoría para las dependencias y entidades públicas, desde la administración de información y archivos, hasta los flujos de trabajo.

9 SARIP Formación Algunas temáticas de importancia para esta concientización y capacitación son: Organización y Conservación de Archivos Gubernamentales Descripción de Archivos ISAD-G Macroevaluación de Archivos Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos Construcción de Cuadro General de Clasificación Archivística Construcción de Catálogo de Disposición Documental Elaboración de Manual de Políticas Integración de Expedientes Valoración Documental Conservación de Archivos Calidad del Proceso Documental

10 Archivo de Trámite Es donde se generan los documentos y los que se guardan con carácter temporal. Son aquellos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas. Es un archivo vigente, activo. De acuerdo al ciclo vital de los documentos deben estar en las oficinas por un período de tiempo de hasta 5 años.

11 Archivo de Trámite Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tener como objetivo: Diseñar los instrumentos para organizar y ordenar, bajo criterios uniformes, los documentos del Archivo de Trámite, es decir, los de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas; para facilitar su localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia.

12 SARIP Trámite Este objetivo se logra a través de Servicios como: Asesoría para la Ordenación de Expedientes de Archivo de Trámite Creación de Instrumentos: Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Guía Simple de Archivos Inventarios Generales

13 Es el Archivo que recibe, organiza y guarda, por un plazo de hasta 25 años los documentos transferidos por los Archivos de Gestión, una vez que su consulta haya dejado de ser frecuente; y coordina el funcionamiento de dichos archivos. Archivo de Concentración

14 Archivo de Concentración Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tener como objetivo: La depuración del archivo de concentración y el diseño de los instrumentos de organización de la documentación semiactiva, garantizando la integridad, conservación y custodia de los expedientes, el control de su uso y destino final; así como, la conformación de la memoria institucional.

15 SARIP Concentración Este objetivo se logra a través de Servicios como: Depuración y Organización del Archivo de Concentración Creación de Instrumentos: Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Guía Simple de Archivos Inventarios Generales

16 Archivo Intermedio: Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.. Archivo Intermedio e Histórico

17 Archivo Intermedio e Histórico Archivo Histórico: es aquel al que se han de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente. También pueden conservarse documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

18 Archivo Intermedio e Histórico Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tener como objetivo: La organización, conservación y difusión de los Archivos Históricos, garantizando la integridad, conservación y custodia de los documentos que conforman la memoria institucional así como la difusión con propósitos de investigación.

19 SARIP Histórico Este objetivo se logra a través de Servicios como: Recepción Normada Identificación Valoración Clasificación y Ordenamiento Catalogación Instalación Organización del servicio al público Control de Condiciones Físicas para la conservación Difusión

20 Diseño de Espacios Un aspecto fundamental en el diseño de un proyecto de archivo en una institución, es realizar un análisis de las instalaciones que servirá como depósito para nuestro archivo. Su ubicación dentro de la estructura del edificio debe ser fundamental. Esto garantizará el cumplimiento de uno de los propósitos básicos de un área de depósito, su funcionalidad. Es decir, que exista disponibilidad pronta de las unidades que brindan atención inmediata a los documentos para su adecuada conservación y facilitación a los usuarios.

21 SARIP Espacios Para este propósito se debe tener como objetivo: El diseño, adaptación y creación de áreas físicas adecuadas, para las diferentes actividades del quehacer de un archivo en un entorno de seguridad tanto para sus funcionarios como la documentación. Donde los usuarios de los archivos puedan realizar y desarrollar sus actividades en ambientes funcionales, seguros, creativos y estéticos.

22 La Digitalización permite de forma eficiente transformar un documento físico en un medio electrónico haciendo énfasis en la compresión y el manejo de multiformatos. Digitalización de Documentos

23 SARIP Digitalización Entre sus beneficios consta: Disminución de costos de almacenamiento Conservación de documentos originales evitando el desgaste por manejos inadecuados Facilitar la distribución y control de documentos Compresión hasta un 90% del tamaño del archivo Manejo de formatos múltiples Acceso ilimitado a usuarios sin costo de licencias Adaptación del sistema de acuerdo a las necesidades Edición y regeneración del contenido digital almacenado

24 Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Gestión Documental

25 Gestión Documental Esta Gestión tiene como objetivo: Hacer eficiente el control de gestión de los asuntos en las instituciones gubernamentales de forma automatizada.

26 SARIP Gestión Funciones: Control del libro de registro: asigna folio consecutivo, descripción del asunto, fecha y hora de recepción, nombre y cargo del receptor del documento Digitalización de los documentos Asignación de Instrucciones: asigna instrucciones a las personas en los diferentes niveles de la organización, agiliza seguimientos, avances y respuestas hasta la terminación del asunto

27 SARIP Gestión Instrucciones Recibidas: tiene como propósito recibir instrucciones, enviar avances, respuestas y reenviar instrucciones Reportes: emite estadísticas de tiempos de respuesta y terminación de instrucciones, ya sea por unidad administrativa o por persona; permite evaluar el desempeño y tomar mejores decisiones

28 Sistemas de Gestión de Calidad Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización, por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes. Es de vital importancia que los Sistemas de Gestión de Calidad se implementen en procedimientos archivísticos.

29 SARIP Calidad Para lograr este objetivo se requieren las siguientes actividades: Diagnóstico para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, con base en la Norma ISO 9001:2008. Sensibilización al personal del organismo sobre el Sistema de Gestión de Calidad. Impartición del Seminario sobre el desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad con base en la Norma ISO 9001:2008.

30 SARIP Calidad Implementación del Sistema de Gestión de Calidad para los procedimientos archivísticos. Generación de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad para los procedimientos archivísticos. Formación de auditores internos en ISO 9001:2008, para los procedimientos archivísticos.

31 Flujos de Trabajo El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

32 Flujos de Trabajo Al determinar los Flujos de Trabajo se tiene como objetivo: la mejora de los procesos administrativos a través de la automatización de los procesos.

33 SARIP Flujos de Trabajo Beneficios: Asignación exacta de las tareas en los flujos de trabajo Imposibilidad de errores en la asignación de actividades Generación de reportes de forma individual y por área Generación de la documentación que da cuenta de las actividades realizadas en cada una de las tareas Garantía de distribución equitativa de las tareas en los flujos de trabajo Mejora en la calidad de los servicios internos y externos

34 Un Software tiene como objetivo: garantizar la confiabilidad, estabilidad y eficiencia del sistema de administración de información a través de la aplicación de herramientas tecnológicas. Software Especializado

35 Qué es? SARIP Software es la herramienta electrónica de Administración de Información que permite a las Instituciones organizar la documentación que generan y reciben; controlar su ubicación exacta y clasificar la información solicitada; hacerla disponible en formatos electrónicos, logrando la eficiencia, productividad y transparencia en su labor diaria.

36 Cuál es el objetivo? SARIP Software tiene como objetivo la construcción, modernización y automatización del registro y seguimiento documental de su Organización, garantizando la confiabilidad, seguridad, eficiencia en el control y la recuperación de la información

37 Solución SARIP Software se compone de una serie de módulos que en su conjunto integran todos los elementos de un sistema automatizado de archivos: captura, búsqueda, préstamo, gestión, reportes y herramientas de configuración.

38 Funciones Control de registro automatizado Integración de documentos digitalizados Búsquedas por expediente, por documento o por cualquiera de los elementos contenidos en las plantillas de captura Control de préstamos y devolución de expedientes Modificación y baja de expedientes Creación de reportes

39 Beneficios Acceso expedito a la información Actualización de herramientas e instrumentos de control y descripción Notificación automatizada de transferencias y bajas documentales. Incorporación de expedientes y documentos de acuerdo a normas nacionales e internacionales Control de préstamo de expedientes de acuerdo a su clasificación Integración con otros sistemas automatizados de la Organización Cumplimiento con las recomendaciones y normas ISAD (G), ISAAR (CPF) Configurable de acuerdo a los requerimientos de cada Organización

40 Contacto Chile (56 2) Colombia (57 1) México (52 5)

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