SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA

Transcripción

1 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS 1

2 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS INDICE Organigrama... 3 Información General del Puesto de Director... 4 Perfil del Puesto de Director de Auditoría Interna... 7 Información General del Puesto de Subdirector... 9 Perfil del Puesto de Subdirector de Auditoría Interna Información General del Puesto de Supervisor Perfil del Puesto de Supervisor de Auditoría Interna Información General del Puesto de Auditor (a) Perfil del Puesto de Auditor (a) de Auditoría Interna Información General del Puesto de Auxiliar de Auditoria Perfil del Puesto de Auxiliar de Auditoria Información General del Puesto de Secretaria Perfil del Puesto de Secretaria de Auditoría Interna

3 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Organigrama Director Secretaria Sub-Director Supervisor Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Auxiliar de Auditoria Auxiliar de Auditoria Auxiliar de Auditoria 3

4 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO Puesto Funcional: Director de Auditoria Jefe inmediato superior: Secretaria de Bienestar Social Subalternos: Sede: Subdirector Oficinas Centrales Supervisor Horario: Auditor (s) 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Auxiliar (es) de Auditoria Secretaria Objetivo: Administrar la Dirección de Auditoría Interna y autorizar y aprobar los informes de Auditoría. Descripción del puesto: El Director, es el responsable de la administración de la Dirección de Auditoría Interna, así como autoriza y aprueba los informes de auditoría. Profesional que posee entrenamiento y experiencia en los campos de contabilidad y auditoría y que actúa con base en la normativa técnica emitida por el órgano Superior de Control, (Contraloría General de Cuentas.) Atribuciones: Primarias o Permanentes 1. Cumplir la Programación del Plan Anual de Auditoria, PAA. 2. Examinar y contribuir a la continua efectividad del sistema de control interno a través de sus evaluaciones y recomendaciones y por lo tanto desempeña un papel importante en el control interno efectivo. Sin embargo no tiene una responsabilidad general primaria sobre el diseño, puesta en marcha, mantenimiento y documentación del control interno. (pág. 48 Guía para las normas de control interno del sector publico según la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores INTOSAI). 3. Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las intervenciones de la unidad de auditoría interna. 4

5 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS 4. Ejecutar adecuada y profesionalmente el trabajo de auditoría y dictar las observaciones y recomendaciones a la normativa y procedimientos para el cumplimiento de las disposiciones legales del caso. 5. Evaluar de acuerdo al Plan Anual de Auditoría las operaciones de la Institución e informar oportunamente al Despacho Superior de cualquier error o irregularidad que ocurra y proponer las recomendaciones respectivas. 6. Evaluar y discutir en forma oportuna con el subdirector los posibles cambios de tipo técnico de los informes antes de su traslado a los responsables. 7. Autorizar y dar el visto bueno de los informes de auditoría y velar porque copia de los informes aprobados sean enviados a la Contraloría General de Cuentas. 8. Asesorar a la autoridad máxima y al personal de la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República en lo que requiera, respecto a su puesto y funcione 9. Administrar al personal y los recursos de la Dirección de Auditoría Interna. 10. Facilitar la información requerida por autoridad máxima y el personal de la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República. 11. Realizar las investigaciones y otras tareas especiales que le asigne el Despacho Superior, relacionadas con la naturaleza de su puesto 12. Cualquier otra que por la naturaleza de su cargo sea de su competencia Secundarias u Ocasionales Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora Ventilador Escritorio Archivo de puerta corrediza Silla Impresora a Color Impresora 5

6 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS RELACIONES DE TRABAJO Internas: Secretaría, Subsecretarías, Direcciones y Departamentos de la Secretaria de Bienestar Social. Externas: Contraloría General de Cuentas, Ministerio Público, Ministerio de Finanzas Públicas, Vice-Presidencia de la República. 6

7 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Director: Atribuciones del puesto: Perfil de Puesto 1. Cumplir la Programación del Plan Anual de Auditoria, PAA. 2. Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las auditorías de la Dirección. 3. Autorizar y aprobar los informes de auditoría y velar porque copia de los informes aprobados sean enviados a la Contraloría General de Cuentas. 4. Realizar las investigaciones y otras tareas especiales que le asigne el Despacho Superior, relacionadas con la naturaleza de su puesto 5. Asesorar a la autoridad máxima y al personal de la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República en lo que requiera, respecto a su puesto y funciones Requisitos mínimos: Conocimientos sobre leyes y regulaciones aplicables a la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República. Manejo de la normativa generalmente aceptada y relacionada con la naturaleza del puesto. Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo organizacional. Manejo del programa Sistema de Contabilidad integrada- SICOIN. Manejo del programa Sistema de Gestión- SIGES. Manejo del programa Sistema de Auditoria Gubernamental-SAG-UDAI. Manejo de paquetes, Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point, Internet. Perfil del puesto: Educación: Título académico de Licenciado en Contaduría Pública y Auditoria, estudios de Maestría o Post Grado en Administración de Empresas, de preferencia. 7

8 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Habilidades: Espíritu investigador, planificador y organizado. Alta capacidad de análisis y de síntesis. Excelente comunicación oral y escrita. Excelentes relaciones interpersonales. Toma de decisiones. Poseer cualidades de Liderazgo. Habilidad en el manejo de conflictos. Capacidad de negociación. Capacidad para la capacitación u orientación de otros Servidores Públicos. Experiencia: Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar. 8

9 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO Puesto Funcional: Subdirector de Auditoría Jefe inmediato superior: Director de Auditoría Subalternos: Sede: Supervisor Oficinas Centrales Auditor (s) Horario: Auxiliar (es) de Auditoría 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Secretaria Objetivo: Revisar el proceso de Auditoria efectuado por el personal que tiene a su cargo. Descripción del puesto: El Sub Director, es el profesional que posee entrenamiento y experiencia en el campo de la auditoría interna gubernamental, revisa el proceso de la ejecución de la auditoría efectuada por el personal que tiene a su cargo. Atribuciones: Primarias o Permanentes 1. Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las auditorias de la Dirección de Auditoría Interna. 2. Ejecutar, adecuada y profesionalmente el trabajo de auditoría y ayuda a promover las observaciones y recomendaciones a las normativas y procedimientos para el cumplimiento de las disposiciones legales y del control interno. 3. Evaluar y discutir en forma oportuna con el supervisor los posibles cambios de tipo técnico antes de trasladar los informes al Director. 4. Asesorar a la autoridad máxima y al personal respecto a su puesto y funciones. 5. Administrar al personal y los recursos de la Dirección de Auditoría Interna en ausencia del Director. 6. Facilitar la información requerida por la máxima autoridad y el personal de la Secretaría de Bienestar Social de la presidencia de la República. 9

10 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS 7. Aprueba informes y traslada al Director de Auditoría Interna para su autorización y visto bueno. 8. Cualquier otra que por la naturaleza de su cargo sea de su competencia. Secundarias u Ocasionales Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora Archivos Escritorio Robot de 2 puertas Silla RELACIONES DE TRABAJO Internas: Secretaría, Subsecretarias, Direcciones y Departamentos de la Secretaria de Bienestar Social. Externas: Contraloría General de Cuentas, Ministerio Público, Ministerio de Finanzas Públicas, Vice- Presidencia de la República. 10

11 Perfil de Puesto Subdirector Atribuciones del puesto: 1. Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las auditorias de la Dirección. 2. Evaluar y discutir en forma oportuna con el supervisor los posibles cambios de tipo técnico antes de trasladar los informes al Director. 3. Administrar al personal y los recursos de la Dirección de Auditoría Interna en ausencia del Director 4. Administrar al personal y los recursos de la Dirección de Auditoría Interna en ausencia del Director. 5. Aprueba informes y traslada al Director de Auditoría Interna. Requisitos mínimos: Conocimientos sobre leyes y regulaciones aplicables a la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República. Manejo de la normativa generalmente aceptada y relacionada con la naturaleza del puesto. Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo organizacional Manejo de Internet. Manejo del programa Sistema de Contabilidad integrada- SICOIN. Manejo del programa Sistema de Gestión- SIGES. Manejo del programa Sistema de Auditoria Gubernamental-SAG-UDAI. Manejo de paquetes, Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Perfil del puesto: Educación: Título académico de Licenciado en Contaduría Pública y Auditoría Habilidades: Espíritu investigador, planificador y organizado. Alta capacidad de análisis y de síntesis. Excelente comunicación oral y escrita. 11

12 Excelentes relaciones interpersonales. Toma de decisiones. Poseer cualidades de Liderazgo. Habilidad en el manejo de conflictos. Capacidad de negociación. Capacidad para la capacitación u orientación de otros Servidores Públicos Experiencia: Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar. 12

13 INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO Puesto Funcional: Supervisor Jefe inmediato superior: Subdirector de Auditoria Subalternos: Auditores (as) Auxiliar (es) de Auditoria Sede: Oficinas Centrales Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Objetivo: Supervisar, verificar y comprobar con evidencias las pruebas de soporte en los informes de auditoría. Descripción del puesto: El Supervisor, es el profesional que posee entrenamiento y experiencia en el campo de la auditoría interna gubernamental, revisa, verifica, comprueba, y evidencia las pruebas en los informes de auditoría, previo a presentarlos al Subdirector de Auditoría Interna. Atribuciones: Primarias o Permanentes 1. Ejerce una supervisión continua y oportuna durante la planificación, ejecución del trabajo y comunicación de resultados de las auditorias asignadas. 2. Asesorar en forma oportuna a los auditores y auxiliares de auditoría en sus funciones. 3. Realizar la revisión de los informes de auditoría, dejando constancia en la hoja de revisión. 4. Participar conjuntamente con los auditores y auxiliares de auditoría en las discusiones de los informes de auditoría, con los responsables. 5. Trasladar los informes al Subdirector de Auditoria para su revisión y traslado a la aprobación del Director de Auditoria. Secundarias u Ocasionales 13

14 1. Preparar informes claros, completos y oportunos, solicitados por la Dirección de Auditoría Interna. 2. Ejecutar las funciones del Subdirector cuando se encuentre ausente 3. En Ausencia del Director y Subdirector, ejercer la administración de la Dirección de Auditoría Interna. 4. Cualquier otra que por naturaleza de su cargo sea de su competencia. Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora Escritorio Silla RELACIONES DE TRABAJO Internas: Secretaría, Subsecretarias, Direcciones y Departamentos de la Secretaria de Bienestar Social. Externas: Contraloría General de Cuentas, Ministerio Público, Ministerio de Finanzas Públicas, Vice- Presidencia de la República. 14

15 Supervisor: Perfil de Puesto Atribuciones del puesto: 1. Ejerce una supervisión continua y oportuna durante la planificación, ejecución del trabajo y comunicación de resultados de las auditorias asignadas. 2. Realizar la revisión de los informes de auditoría, dejando constancia en la hoja de revisión. 3. Participar conjuntamente con los auditores y auxiliares de auditoría en las discusiones de los informes de auditoría, con los responsables. 4. Trasladar los informes al Subdirector de Auditoria para su revisión y traslado a la aprobación del Director de Auditoria. 5. Preparar informes claros, completos y oportunos, solicitados por la Dirección de Auditoría Interna. Requisitos mínimos: Conocimientos sobre leyes y regulaciones aplicables a la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República. Manejo de la normativa generalmente aceptada y relacionada con la naturaleza del puesto. Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo organizacional Manejo de Internet. Manejo del programa Sistema de Contabilidad integrada- SICOIN. Manejo del programa Sistema de Gestión- SIGES. Manejo del programa Sistema de Auditoria Gubernamental-SAG-UDAI. Manejo de paquetes, Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Perfil del puesto: Educación: Título académico de Licenciado en Contaduría Pública y Auditoría Habilidades: Capacidad técnica y profesional. Planificador, organizado y discreto. 15

16 Capacidad de análisis y de síntesis. Excelente comunicación oral y escrita. Liderazgo y toma de decisiones. Excelentes relaciones interpersonales Experiencia: Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar. 16

17 INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO Puesto Funcional: Auditor (a) Jefe inmediato superior: Supervisor de Auditoría o en su ausencia jefe inmediato superior. Subalternos: Auxiliar (es) de Auditoria Sede: Oficinas Centrales Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Objetivo: El trabajo de auditoría comprende el examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno y de su eficacia, para alcanzar los objetivos encomendados. Descripción del puesto: El Auditor, es el profesional que trabaja en el ámbito interno de la Institución y entre los objetivos que persigue se encuentra la emisión de la opinión de Auditoría del trabajo asignado y así dar cumplimiento a la ejecución del Plan Anual de Auditoría. Atribuciones: Primarias o Permanentes 1. Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha información. 2. Verificar el cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos, normas y reglamentos. 3. Revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo indicado, y determinar si la organización los cumple. 4. Revisar los medios de salvaguarda de activos y a criterio técnico, verificar la existencia de dichos activos. 5. Verificar el uso eficaz y eficiente de los recursos en la institución. 6. Revisar las operaciones y programas para determinar si los resultados están en consonancia con los 17

18 objetivos. 7. Preparar y rendir informes claros, completos y oportunos y evidenciar el contenido del informe, que estos se encuentren elaborados con técnica y calidad profesional, conforme a normas de auditoría. 8. Velar por el cumplimiento en disposiciones legales internas y externas. 9. Cualquier otra que por la naturaleza de su cargo sea de su competencia. Secundarias u Ocasionales Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora Escritorio Silla RELACIONES DE TRABAJO Internas: Secretaría, Subsecretarias, Direcciones y Departamentos de la Secretaria de Bienestar Social. Externas: Contraloría General de Cuentas, Ministerio Público, Ministerio de Finanzas Públicas, Vice- Presidencia de la República. 18

19 Auditor (a): Perfil de Puesto Atribuciones del puesto: 1. Revisar las operaciones y programas para determinar si los resultados están en consonancia con los objetivos. 2. Preparar y rendir informes claros, completos y oportunos y evidenciar el contenido del informe, que estos se encuentren elaborados con técnica y calidad profesional, conforme a normas de auditoría. 3. Verificar el uso eficaz y eficiente de los recursos en la institución. 4. Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha información. 5. Verificar el cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos, normas y reglamentos. Requisitos mínimos: Conocimientos sobre leyes y regulaciones aplicables a la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República. Manejo de la normativa generalmente aceptada y relacionada con la naturaleza del puesto. Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo organizacional Manejo de Internet. Manejo del programa Sistema de Contabilidad integrada- SICOIN. Manejo del programa Sistema de Gestión- SIGES. Manejo del programa Sistema de Auditoria Gubernamental-SAG-UDAI. Manejo de paquetes, Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Perfil del puesto: Educación: Título académico de Licenciado en Contaduría Pública y Auditoría Habilidades: Capacidad técnica y profesional. Planificador, organizado y discreto. 19

20 Capacidad de análisis y de síntesis. Excelente comunicación oral y escrita. Liderazgo y toma de decisiones. Excelentes relaciones interpersonales Experiencia: Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar. 20

21 INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO Puesto Funcional: Auxiliar de Auditoria Jefe inmediato superior: Auditor (a) o en su ausencia jefe inmediato anterior. Subalternos: Sede: Oficinas Centrales Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Objetivo: Apoyar a auditores en las auditorias correspondientes y ejecutar las propias. Descripción del puesto: El Auxiliar de Auditoría, es el profesional que trabaja en el ámbito interno de la institución y entre los objetivos que persigue se encuentra, apoyar a los Auditores en las auditorias que se les asigna y ejecutar las propias. Atribuciones: Primarias o Permanentes 1. Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa, y los medios utilizados para identificar, medir dosificar y divulgar dicha información. 2. Verificar los procedimientos, normas y reglamentos de la institución. 3. Revisar los medios de salvaguarda de los activos y a criterio técnico verificar la existencia de dichos activos. 4. Verificar el uso eficaz y eficiente de los recursos en la institución. 5. Preparar y rendir informes claros, completos y oportunos. 6. Verificar la adecuada administración del fondo de caja chica. 7. Verificar el status general de los aspectos administrativos relevantes y delimitar las responsabilidades de funcionarios salientes para entregas y recepciones de cargo. 8. Evidenciar que el contenido del informe, se encuentre elaborado con técnica y calidad profesional, 21

22 conforme a normas de auditoría. 9. Cualquier otra que por la naturaleza de su cargo sea de su competencia Secundarias u Ocasionales Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora Escritorio Silla RELACIONES DE TRABAJO Internas: Secretaría, Subsecretarias, Direcciones y Departamentos de la Secretaria de Bienestar Social. Externas: Contraloría General de Cuentas, Ministerio Público, Ministerio de Finanzas Públicas, Vice- Presidencia de la República. 22

23 Auxiliar de Auditoria: Perfil de Puesto Atribuciones del puesto: 1. Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa, y los medios utilizados para identificar, medir dosificar y divulgar dicha información. 2. Preparar y rendir informes claros, completos y oportunos. 3. Verificar la adecuada administración del fondo de caja chica. 4. Verificar el status general de los aspectos administrativos relevantes y delimitar las responsabilidades de funcionarios salientes para entregas y recepciones de cargo. 5. Evidenciar que el contenido del informe, se encuentre elaborado con técnica y calidad profesional, conforme a normas de auditoría. Requisitos mínimos: Haber aprobado el curso de contabilidad gubernamental. Conocimientos Técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorías internas. Manejo del programa Sistema de Contabilidad integrada- SICOIN. Manejo del programa Sistema de Gestión- SIGES. Manejo del programa Sistema de Auditoria Gubernamental-SAG-UDAI. Manejo de paquetes, Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Perfil del puesto: Educación: Título académico de Perito Contador, con estudios en Auditoría o carrera afín. Habilidades: Capacidad técnica y profesional. Planificador, organizado y discreto. Capacidad de análisis y de síntesis. Excelente comunicación oral y escrita. Excelentes relaciones interpersonales 23

24 Experiencia: Un mínimo de un año de experiencia en puesto similar. 24

25 INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO Puesto Funcional: Secretaria Jefe inmediato superior: Director de Auditoria Subalternos: Sede: Oficinas Centrales Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Objetivo: Realiza todas las actividades inherentes a la Dirección de Auditoría Interna y asiste al Director en todo lo que sea de su competencia. Descripción del puesto: La secretaria, es la persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de la Dirección de Auditoría Interna, además de ser la estrecha colaboradora del Director el cual colabora y depende jerárquicamente. Atribuciones: Primarias o Permanentes 1. Elaborar y archivar los nombramientos, memos, circulares, oficios y conocimientos. 2. Llevar control del archivo corriente y permanente. 3. Elaborar anteproyectos y requisiciones al Departamento de Almacén. 4. Elaborar solicitud de pedido para el Departamento de Compras. 5. Subir y actualizar el archivo permanente y corriente al Sistema de Auditoría Gubernamental para la Unidades de Auditoría Interna. 6. Llevar control digital de los nombramientos, memos, circulares y oficios. 7. Recibir y archivar de la correspondencia externa. 8. Llevar control digital de los oficios de movimiento de personal de la Dirección de Recursos Humanos. 9. Recepción de llamadas telefónicas. 25

26 10. Llevar control y correlativo de libros de actas de la Dirección de Auditoría Interna. 11. Llevar control y correlativo de libro de conocimientos. 12. Llevar control de existencia de papelería y útiles. 13. Solicitar vehículos para las comisiones que efectué el personal de la Dirección de Auditoría Interna. 14. Actualizar los clasificadores del Sistema de Auditoría Gubernamental para la Unidades de Auditoría Interna. 15. Reproducir y distribuir los informes de Auditoría a donde corresponda. 16. Escaneo de papelería requerida por el personal de la Dirección de Auditoría Interna. 17. Cualquier otra, que por la naturaleza de su cargo sea de su competencia. Secundarias u Ocasionales Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora Escáner Engrapadora Industrial Escritorio Fax Saca bocados Industrial Silla Archivos Engargoladora Oasis Laptop RELACIONES DE TRABAJO Internas: Secretaría, Subsecretarias, Direcciones y Departamentos de la Secretaria de Bienestar Social. Externas: Contraloría General de Cuentas, Ministerio Público, Ministerio de Finanzas Públicas, Vice- Presidencia de la República. 26

27 Secretaria: Perfil de Puesto Atribuciones del puesto: 1. Elaborar y archivar los nombramientos, memos, circulares, oficios y conocimientos. 2. Llevar control del archivo corriente y permanente. 3. Elaborar anteproyectos y requisiciones al Departamento de Almacén. 4. Elaborar solicitud de pedido para el Departamento de Compras. 5. Subir y actualizar el archivo permanente y corriente al Sistema de Auditoría Gubernamental para la Unidades de Auditoría Interna. Requisitos mínimos: Manejo de Archivo. Redacción. Taquigrafía. Internet. SAG/UDAI. Manejo de paquetes, Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point Redacción comercial. Perfil del puesto: Educación: Título académico de Secretaria Bilingüe /Recepcionista Habilidades: Uso de software y computadoras. Uso de máquina de escribir. Uso de Fax 27

28 Uso de fax. Uso de fotocopiadora. Uso de Scanner. Uso de Telefax. Uso máquina para Engargolar o encuadernar. Habilidad en la atención al público. Relaciones Públicas y Humanas. Proactiva Discreta Experiencia: El mínimo de dos años de experiencia en puesto similar. 28