MEJORAS EN ISIIGO Y EMPRENDEDOR

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1 MEJORAS EN ISIIGO Y EMPRENDEDOR Nuevas funcionalidades 1. Factura recurrente 2. Envío masivo de estados de cuenta 3. Notificaciones automáticas de cartera por mail y SMS 4. Manejo de decimales 5. Nueva grilla de comprobantes 6. Ventas por vendedor 1. Factura recurrente El objetivo de esta funcionalidad es permitir a los Usuarios realizar facturas de forma automática. Esto le va ayudar muchísimo a aquellos usuarios que de forma recurrente tienen que facturar por el mismo concepto.. como por ejemplo los consultores que mes a mes tienen que pasar la factura por honorarios por el mismo valor, o por ejemplo aquellos que prestan servicios de mantenimiento, donde de igual manera deben presentar una factura de mantenimiento mes a mes. Para esto, Siigo Emprendedor en esta versión cuenta con una funcionalidad de crear automáticamente estas facturas recurrentes, a partir de una definición de periodos y veces de recurrencia. Esto garantizará la generación automática de la factura así como de la cuenta por cobrar. Para crear una factura recurrente, se podrá a partir de : Desde el nuevo botón de Nueva Factura recurrente ubicado en el tab de factura recurrente. Una factura base, es decir un factura ya existente desde el botón de mas del comprobante factura

2 Con esta actualización en el TAB o pestaña de Facturas encontraremos una nueva opción llamada Facturas recurrentes Al seleccionarla encontraremos: 1. Un nuevo botón llamado Nueva factura recurrente, con el cual podremos crear el modelo de factura. 2. Así mismo encontraremos un listado de todos los modelos de facturas recurrentes que se han creado con una información especifica Al momento de seleccionar el botón de el sistema habilitará un pop-up para definir los datos con los cuales se creará el modelo de factura recurrente.

3 En este pop-up el sistema permitirá crear el modelo de factura recurrente basado en (1) una factura existente, para lo cual permite seleccionar la factura, o (2) Crear un modelo nuevo Para cualquiera de los dos casos, el sistema siempre solicitará una descripción como para identificar el modelo de recurrencia. Una factura recurrente se podrá basar en una factura ya existente, en la cual se podrá llamar la información correspondiente a través del botón Mas seleccionado la opción de Crear fact. recurrente

4 Una vez se seleccione el botón de crear el modelo de factura recurrente, o desde el comprobante, el sistema presentará una ventana en la cual se podrá definir el modelo de recurrencia de acuerdo lo siguiente: Descripción: Corresponde a la descripción de la factura recurrente con la cual se podrá identificar claramente, por ejemplo Honorarios Fecha de Inicio: Corresponde indica qué día se van a generar las primeras facturas de esta serie. Frecuencia: Indica la frecuencia con la cual se puede generar una factura, diaria, mensual, trimestral, etc. Veces a repetir: Corresponde al número de veces se requiere que se generen las facturas de acuerdo al modelo indicado. Forma de pago: Por defecto todas las facturas recurrentes tendrán forma de pago crédito, esto por efecto que con la recurrencia no se puede controlar la fecha de pago de contado. Período de cuotas: Corresponde a la periodicidad con la cual se debe generar cada cuota como puede ser cada 7 dias, 14 dias, cada mes, etc. Y con la cual se va a generar la cuenta por cobrar. Número de cuotas: Corresponde al número de cuotas en las cuales se genera la cuenta por cobrar. Activo: Esta marcación supone la generación delas facturas, siempre que se encuentren dentro del rubro especifico. Envío factura por automática: Al seleccionar esta opción el sistema además de guardar la factura y actualizar toda la información necesaria, también enviará al contacto del cliente la factura a través de correo electrónico.

5 Los demás datos como son Tipo, cliente, contacto, vendedor, detalle de la factura, etc. se cargarán dependiendo si se tomó como base una factura existente, caso contrario se podrán incluir para que en adelante se pueda generar la factura con esta información. Para guardar el modelo, bastará con dar click en el botón Guardar y listo! 2. Envío masivo de estados de cuenta por cliente Esta funcionalidad permitirá enviar de forma masiva los estados de cuenta a los clientes, basados en unos criterios de generación. Para esto, se debe ingresar por la ruta Tareas Procesos Envio masivo de estados de cuenta por lciente Una vez se ingrese el sistema permitirá filtrar por cliente y por edades de cartera, en cuyo caso listará las cuentas que cumplan con el criterio de selección y con la posibilidad de seleccionar a quienes se hará la dispersión del estado de cuenta.

6 3. Notificaciones automáticas de cartera a través de mail o SMS El objetivo de esta funcionalidad será la de generar recordaciones de pago automáticas a los clientes a través de correo electrónico o a través de mensajes de texto. Especificamente para los mensajes de texto va a ser necesario configurar el proveedor con el cual se va a enviar o hacer la dispersión de los mensajes a los teléfonos celulares. Para activar la funcionalidad, bastará con ingresar la ruta Configuración Organización - Notificación Configuración notificación a través de mensaje de texto Al seleccionar la opción el sistema mostrará algunos campos los cuales servirán para configurar el envío de los mensajes de texto. Por defecto el proveedor será Aldeamo, por lo cual se tendrá un acceso directo en la parte inferior Los campos son: Maneja notificaciones a través de mensajes de texto: Al momento de seleccionar esta opción el sistema Usuario Corresponde al Usuario que asignado por aldeamo para efectuar la integración Contraseña Corresponde al Usuario que asignado por aldeamo para efectuar la integración Encargado del servicio SMS: Este es un campo tipo Usuario y corresponde a aquel a quien le llegarán notificaciones relacionadas con el mensaje de texto. Para que la funcionalidad de envio de notificaciones a traves de mail o por mensaje de texto funcione, será necesario definir cuáles serán las acciones sobre las cuales se va a notificar.

7 Para esto, se debe ingresar por la ruta: Configuración Organización Notificaciones de recaudo de cartera en la seccion Corporativas Al ingresar el sistema presentará una ventana en la cual se podrá definir la siguiente información: A. En esta ventana se podrá definir las notificaciones automáticas de cartera antes, después y en la fecha de vencimiento si así lo quiere el cliente. B. Así mismo solicita configuración para la firma de las notificaciones que irán a través de mail C. Y la configuración del nombre del remitente que irá en las notificaciones enviadas a través de mensajes de texto.

8 Al ingresar a la opción de Editar mail o editar SMS, encontraremos una ventana para definir la notificación, la cual solicitará los siguientes datos: Acción: Campo informativo el cual permite identificar el campo seleccionado. Por defecto viene precargada la acción que se haya seleccionado, para nuestro ejemplo 'Notificación antes de la fecha de vencimiento' Antes de : Debe ser un campo numérico el cual debe permitir ingresar los días antes o después de los cuales se debe generar la notificación Hora: debe permitir definir la hora en la cual se debe generar la notificación por mensaje de texto A quién: Campo combo list el cual debe permitir seleccionar el contacto a quien se enviará la notificación. Los valores del combo deben ser: - Cobrador cuenta - Contacto de facturación - Contacto Tarea de seguimiento de cobranza Por defecto debe estar marcado Contacto de facturación (Es decir el contacto de la factura de venta) 4. Manejo de decimales en Siigo Emprendedor Se incluye en esta versión la funcionalidad del manejo de decimales. Para esto se incluyó en todas las configuraciones de comprobantes una opción que permite definir si maneja decimales en los cálculos que se van a realizar dentro del comprobante En compras y gastos NO se permiten manejar decimales, puesto que los valores ingresados difieren en incluir impuestos o no.

9 Al momento de realizar el comprobante, el sistema efectuará los cálculos requeridos 5. Ventas por vendedor Esta funcionalidad permitirá manejar vendedores diferentes por cada ítem que se facture. Ejemplo un spa o peluquería que en la misma factura debe discriminar que el tratamiento1 lo hizo el vendedor A y el tratamiento2 lo hizo el vendedor B. Para ello en la configuración de cada tipo de factura se incluyó un nuevo campo llamado Maneja vendedor por ítem

10 Cuando se active este nuevo campo en la configuración, al elaborar la factura en cada uno de los ítems se podrá relacionar un vendedor diferente. En este caso en el encabezado no se mostrara vendedor a) Cuando el cliente ya tiene facturas con un solo vendedor y habilita en ese mismo tipo de factura vendedor por item : Las nuevas facturas que elabore a partir del cambio permitirán manejar vendedor por ítem Las facturas ya existentes que se elaboraron antes de activar vendedor por ítem cuando se editen mostraran en todos los ítems el mismo vendedor b) Cuando el cliente habilite manejo de vendedor por tiem, elabore varias facturas y después cambia la configuración a un solo vendedor Cuando edite facturas antiguas mantendrá vendedor por item En las nuevas facturas que elabore mostrara un único vendedor c) En aquellas facturas donde no se habilite el manejo de vendedor por ítem el sistema seguirá funcionando como lo hace actualmente 1. En el reporte de búsqueda avanzada de facturas en la columna vendedor en aquellas facturas donde se haya manejado más de un vendedor por ítem, se mostraran los vendedores separados por coma

11 2. Se incluye un nuevo reporte llamado ventas por vendedor por producto, este reporte permite fácilmente filtrar la información por producto o por vendedor y así determinar ventas puntuales *** Fin del documento***

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