GATOCREM. Gestión de Tareas y flujos. Registro de Entradas y Salidas

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1 Ponentes: ---- CENTRO REGIONAL DE ESTADÍSTICA DE MURCIA - CREM Resumen: Sistema Informático denominado GATOCREM permite una gestión automatizada de todas las tareas estadísticas o informáticas a desarrollar por nuestro personal, a la vez que nos proporciona el control sobre los flujos asociados a cada una de ellas. El módulo de Registro nos permite registrar todas las entradas y salidas de información que tienen lugar en nuestra organización, operación estadística asociada, usuarios responsables, envío de notificaciones por correo y guardar la ruta física de ficheros en la zona de almacenamiento. Palabras clave: Gestión de tareas, usuarios, flujos, registro, entradas,salidas, información, calendario, ficheros, operación estadística, incidencias Página 1 de 18

2 1. Introducción El Centro Regional de Estadística de Murcia (CREM) ha desarrollado un Sistema Informático denominado GATOCREM que permite una gestión automatizada de todas las tareas estadísticas o informáticas a desarrollar por nuestro personal, a la vez que nos proporciona el control sobre los flujos asociados a cada una de ellas. Se trata de un sistema modular, con gestión de usuarios y permisos asociados, lo que permite el desarrollo de distintos módulos o aplicaciones a medida para cada tipo de usuario. El módulo principal comprende la gestión de tareas y flujos. Podemos especificar los perfiles de los usuarios asociados a cada fase del flujo de una tarea, enviando notificaciones por correo electrónico al usuario activo en cada momento, generación de incidencias en tareas no terminadas a tiempo, consulta de estadísticas de rendimiento de los usuarios, clonar tareas periódicas, etc. En la página de inicio de la aplicación, los usuarios podrán consultar en el menú Mis Tareas todas las tareas relacionadas con el usuario actual que están pendientes de realizar. En los detalles de cada tarea mostramos los trabajos a realizar por los usuarios, fecha-hora de terminación, fecha convenida para terminar la tarea (el sistema generará incidencias de forma automática en el caso de no terminar la tarea antes de esta fecha-hora), observaciones, personas asociadas a cada fase del flujo, etc. Otro de los módulos desarrollados es el de Registro, que nos permite registrar todas las entradas y salidas de información que tienen lugar en nuestra organización, operación estadística asociada, usuarios responsables de los ficheros dentro de la operación y envío de notificaciones por correo electrónico de la entrada o salida asociada, guardar la ruta física en la que se encuentran dichos ficheros en la zona de almacenamiento seguro y consultar todas las entradas en el registro según diferentes filtros. Hemos optado por el desarrollo de nuestra plataforma usando tecnología Web Java. Al ser una aplicación Web permite que cualquier usuario del CREM pueda acceder a la plataforma usando un navegador Web si tiene los permisos suficientes para ello, sin la necesidad de instalar ningún software adicional en el equipo informático. Los administradores de la aplicación podrán definir nuevos usuarios y roles, lo que permitirá crear aplicaciones a medida para estos distintos usuarios finales, restringiendo los permisos de acceso y tareas a realizar por cada uno de ellos. Además, se incorpora la trazabilidad de aplicación en todo momento, de forma que se tiene un control sobre las acciones realizadas por cada usuario y la consulta posterior de la auditoria asociada a una tarea. 2. Objetivo El objetivo principal de la aplicación GATOCREM es permitir una gestión automatizada de todas las tareas a desarrollar por nuestro personal, tanto estadísticas como informáticas. Esto implica una serie de necesidades que nuestra aplicación tiene que cumplir para ser efectiva en este tratamiento, como pueden ser: Necesidad de concurrencia en el acceso a la aplicación, conseguido al tratarse de una aplicación Web que permite el acceso simultáneo de varios usuarios a la información. Escalabilidad de la aplicación, que garantice la facilidad de adaptación a cambios o nuevos requisitos funcionales, conseguido gracias a un desarrollo modular. Página 2 de 18

3 3. Aseguramiento de la Calidad Tenemos que garantizar que todas las tareas a realizar en nuestra organización se hagan de forma controlada y efectiva, pudiendo establecer las fases y usuarios implicados en cada una. El módulo de Registro nos permite anotar todas las entradas y salidas de información, operación estadística asociada, usuarios responsables de los ficheros, etc. Todo esto nos ayuda a aumentar la calidad en todo nuestro proceso, al igual que otras características como las siguientes: Flujo de control. Nos proporciona una división del trabajo en posibles estados por los que puede pasar la información. Por ejemplo, las tareas tienen asociadas un flujo de usuarios por los que tiene que pasar, debiendo cada uno de ellos terminan la sub-tarea encomendada. Control total de los usuarios que pueden acceder a la aplicación y de los perfiles a los que pertenecen. Los usuarios estarán dentro de un perfil concreto, que les proporcionará acceso sólo a determinados módulos, funciones o datos. Auditoria de control de cambios, permitiendo conocer en cualquier momento todos los estados por los que ha pasado la información auditada (por ejemplo con tareas o con cualquier variación de las entradas del registro). Generación de informes de rendimiento. Nos permiten conocer con mayor exactitud todas las tareas realizadas en la organización, así como el tiempo dedicado a cada una de ellas. 4. Alternativas tecnológicas Existen multitud de tecnologías informáticas en el mercado actual para el desarrollo de una aplicación de este tipo. De entre todas ellas hemos optado por el desarrollo de nuestra plataforma usando tecnología basada en Java. Las principales características que nos proporciona Java como lenguaje de programación son las siguientes: Múltiples herramientas de desarrollo, muchas de ellas gratuitas. Programación orientada a objetos. Múltiples librerías en el mercado para soporte de diferentes funcionalidades como creación de informes, exportación de datos a diferentes formatos como PDF o EXCEL o librerías criptográficas. Además estas librerías suelen ser gratuitas. Documentación de soporte existente en el mercado amplia y fácil de localizar. Posibilidad de desarrollar aplicaciones Web usando Java, por lo que hemos optado por esta opción para que cualquier usuario del CREM pueda acceder a la plataforma usando un navegador Web si tiene los permisos suficientes para ello, sin la necesidad de instalar ningún software adicional en el equipo informático. Página 3 de 18

4 5. Estructura de la Aplicación 5.1.Software Necesario El software utilizado para el desarrollo y funcionamiento de nuestra aplicación es el siguiente: Base de Datos. Nuestra base de datos está basada en la tecnología Oracle 10g Release 2. Hemos dedicado gran parte del tiempo de desarrollo de la aplicación al análisis de las estructuras de datos necesarias, consiguiendo que nuestra base de datos se encuentre normalizada en 3ª Forma Normal. Servidor aplicaciones Java. Usamos Apache Tomcat como servidor de aplicaciones Web basadas en Java. Sistema Operativo Servidor. La aplicación está instalada en una máquina virtual VmWare en un servidor con sistema operativo Windows Server 2003, pero podría instalarse en cualquier servidor Windows o Linux que tenga instalado un servidor Apache con acceso a una base de datos Oracle. Java SDK Librería de desarrollo Java Standard Development Kit en su versión o posterior. Herramienta de desarrollo. Usamos NetBeans IDE como herramienta de desarrollo para nuestro proyecto. Este entorno de programación incluye numerosas herramientas para soporte de características como diseño de informes con ireport, acceso a bases de datos Oracle, modelado Entidad-Relación y muchos otros incluidos por defecto o instalables posteriormente mediante plugins. Destacar que es una herramienta gratuita muy usada en la actualidad, con multitud de manuales gratuitos para su consulta y muy fácil de instalar y configurar. Navegador Web. Los usuarios de la aplicación pertenecen al Centro Regional de Estadística de Murcia y podrán usar cualquier navegador Web para acceder a la URL de la aplicación, siempre que se le concedan los permisos adecuados. Nuestra aplicación ha sido probada correctamente en los navegadores Internet Explorer 8, Mozilla Firefox, Opera y Google Chrome. Editor HTML. Podemos usar con cualquier editor HTML para la creación y edición de todos los ficheros.jsp y.html. Usamos una hoja de estilos css para el diseño de la página Web, por lo que las modificaciones estéticas en la aplicación son muy rápidas. Página 4 de 18

5 5.2.Interfaz gráfica La interfaz de la aplicación es de fácil uso, conforme a los estándares gráficos de la intranet del CREM. En la parte superior derecha podemos seleccionar el módulo de la aplicación al que nos conectamos, actualizándose de forma automática el menú lateral en el que se encuentran disponibles todas las opciones. Actualmente, tenemos disponibles las siguientes opciones comunes, independientemente del módulo de la aplicación seleccionado: Administradores. Gestión de los administradores y usuarios del sistema, incluyendo los perfiles a los que están asignados. Los usuarios son comunes a todos los módulos, gestionándose los permisos con ayuda de los perfiles. Gestión de Flujos. Nos permite gestionar los tipos de flujos existentes para una tarea. Un flujo podría ser: Técnico Estadístico --> Unidad Informática --> Técnico Estadístico Gestión de Tareas. Podemos gestionar los tipos de tareas, crear tareas, consultar Mis Tareas pendientes de realizar o consultas más exhaustivas de tareas creadas en el sistema. Gestión de Incidencias. Permite definir los tipos de incidencias y consultar las producidas en el sistema. Tendremos incidencias como Tarea No terminada o Fecha Finalización Tarea mayor a fecha de Convenio. Ilustración 1. Pantalla Principal de la Aplicación Página 5 de 18

6 6. Gestión Usuarios y Perfiles Para empezar a explotar el nuevo sistema GATOCREM tenemos que crear los usuarios y perfiles en el sistema. Para cada usuario guardamos los siguientes datos: Nombre y Apellidos. Correo Electrónico Interno para comunicar eventos del sistema, como asignación de tareas, incidencias en el sistema, etc. Login y password de acceso al sistema. En la siguiente ilustración podemos observar la pantalla de mantenimiento de los usuarios creados en el sistema: Ilustración 2. Mantenimiento de Usuarios Los usuarios estarán dentro de uno o varios perfiles determinados. Cada perfil se define con un nombre descriptivo, y la pertenencia de un usuario en un perfil estará determinada por un rango de fechas. Página 6 de 18

7 Ilustración 3. Perfiles de Usuarios Cada usuario estará dentro de un perfil en un orden determinado, lo que marcará el orden de asignación en las tareas que tengan un flujo en el que una de las fases tenga asociada el perfil. En la siguiente ilustración vemos los seis usuarios del perfil denominado Unidad Informática, observando que el usuario Fuensanta es el prioritario en el perfil, al tener el orden menor que los otros usuarios y estar activo. Ilustración 4. Modificar Perfil de Usuario Página 7 de 18

8 7. Gestión de Flujos La gestión de flujos nos permite especificar el camino a seguir por cada tarea, enviándose directamente un correo a los usuarios implicados según el tipo de flujo. La pantalla siguiente nos muestra los tipos de flujos definidos en la actualidad en nuestro sistema: Ilustración 5. Tipos de flujos En un primer momento, para cada tipo de flujo tenemos que asociarle una descripción. A continuación, tenemos que añadir fases al tipo creado, desde la siguiente opción del menú lateral izquierdo. Por ejemplo, el tipo de flujo Difusión-Informática-Difusión tiene asignado un flujo con 3 fases, cada una con un nombre descriptivo y un perfil de usuario necesario para su realización. Por tanto, una tarea con este tipo de flujo necesitará primero un usuario con el perfil Técnico Difusión, a continuación pasará al primer usuario dentro del perfil Unidad Informática y terminará de nuevo en el Técnico de Difusión (normalmente el creador de la tarea será el encargado de verificar la correcta realización de ella, dando por terminada la tarea si todo es correcto). Ilustración 6. Fases de un tipo de flujo Los usuarios de la aplicación que tengan permisos suficientes podrán cambiar los usuarios asignados a cada fase de la tarea, pudiendo seleccionar cualquier otro usuario que esté dentro de ese perfil. Página 8 de 18

9 8. Gestión de Tareas El menú de gestión de tareas nos permite la creación, modificación y consulta de tareas relacionadas con el módulo actualmente seleccionado en la aplicación. La división en módulos nos permite crear tareas relacionadas con el módulo de Publicaciones, el módulo de registro, módulo general, etc. La pantalla principal nos muestra las tareas existentes en el sistema que no han sido finalizadas en la actualidad, junto con un filtro de búsqueda con las siguientes opciones: Descripción de la tarea. Creadas por un determinado usuario. Tareas en las que participa un usuario. Mostrar solo las activas, las no finalizadas y las marcadas como urgentes. Ilustración 7. Consulta de Tareas En la pantalla de creación de una nueva tarea únicamente tenemos que especificar el tipo de flujo, un pequeño título de la tarea, marcar si es urgente y las fechas de finalización deseada y por convenio. La fecha de convenio marca el día-hora en la que tiene que estar terminada la tarea, generándose una incidencia de forma automática en el caso de no estarlo. Página 9 de 18

10 Ilustración 8. Inserción de Tarea Como vemos en la siguiente pantalla, una vez creada la tarea se añade de forma automática el flujo seleccionado, seleccionándose el usuario prioritario para cada fase de este tipo de flujo. Ilustración 9. Modificar una Tarea Lo normal es que el usuario creador de la tarea esté como prioritario en el perfil de la primera fase del flujo, para empezarla cuando él crea necesario. La última fase suele ser la comprobación de resultados para poder verificar que todo se realizó correctamente, y cerrar la tarea posteriormente. A cada tarea podemos añadirle unos detalles de tarea antes de su comienzo, usando el icono. En estos detalles se especifican las acciones a realizar con más detalle que en el título descriptivo añadido en la creación. Página 10 de 18

11 Ilustración 10. Añadir SubTarea Con el icono podemos marcar que hemos realizado ese detalle o hemos terminado nuestra fase de la tarea. Solo podrán hacer estas modificaciones los usuarios que tengan la tarea en cada momento. En el ejemplo sólo el usuario Ángel Cifuentes podrá dar por finalizado el detalle o pasar la tarea al siguiente usuario marcado por el flujo. Cuando finalizamos nuestra fase tenemos que introducir unos pequeños comentarios indicando si ha ido todo bien o hemos encontrado algún problema. Con el icono podemos retornar la tarea al usuario anterior, especificando de igual forma la razón por la que devolvemos la tarea (por ejemplo una mala especificación por parte del creador de las labores a realizar). Podemos cambiar el usuario de una fase que todavía no ha sido terminada, siempre que tengamos permisos para ello, usando el icono que nos muestra una lista con los usuarios de ese perfil para elegir el deseado. 8.1.Mis Tareas Con la opción del menú Mis Tareas podemos acceder a las tareas que tienen alguna fase pendiente por realizar del usuario conectado. A la izquierda de cada tarea se muestra un icono animado que nos indica que esa tarea la tenemos nosotros en la actualidad, es decir, está en una fase en la que nosotros somos los seleccionados. Ilustración 11. Mis Tareas Pendientes Página 11 de 18

12 9. Gestión de Incidencias El sistema genera de forma automática unas incidencias de calidad, con tareas cuya fecha de finalización sea superior a la fecha de convenio. Desde este menú de gestión de incidencias podemos consultar las incidencias del sistema, usando un pequeño buscador para filtrar por descripción de la tarea o el tipo de incidencia. Ilustración 12. Incidencias Cada incidencia tiene asociada una pequeña descripción, creada con los comentarios del usuario que finaliza la última fase de la tarea. El encargado de revisar estas incidencias deberá ponerla como comprobada usando el icono, desactivarla con o marcarla como importante usando el enlace. Como en otras partes de la aplicación, el icono de detalles nos permite modificar la descripción y el resto de datos. 10. Envío de Correo Electrónico Masivo El administrador o usuarios con permisos especiales, pueden enviar un correo electrónico a todos los usuarios de la aplicación usando la opción Enviar Correo (por ejemplo para comunicar nuevas actualizaciones). Ilustración 13. Envío Correo Electrónico Página 12 de 18

13 11. Módulo de Registro El módulo de registro nos permite registrar de forma informatizada todas las entradas y salidas de información que se producen en el CREM. Los usuarios con permisos para acceder a este módulo podrán seleccionarlo en la parte superior derecha como activo. Al seleccionarlo se muestra un menú lateral izquierdo más amplio que el módulo general, aunque mantiene en común con este la gestión de flujos, tareas e incidencias (todas ellas son privadas a cada módulo). Las nuevas opciones están todas relacionadas con la gestión de ficheros y la gestión del registro Gestión de Ficheros Al crear una entrada o salida tenemos que seleccionar el fichero implicado en ella, y esta creación, modificación y consulta de ficheros se realiza desde el menú Ficheros. Para cada fichero tenemos que asignarle una descripción y una operación estadística asociada en el momento de su creación. Ilustración 14. Gestión de Ficheros Subtipos dentro de un fichero Una vez creado el fichero tenemos que especificar los tipos de ficheros en los que se divide el fichero creado. Por ejemplo el fichero denominado Encuesta I+D+I, podría estar compuesto por 6 archivos o tipos como denominamos en la aplicación (datos de Murcia no identificados, datos de la muestra, diseño registro, fichero explicativo, notas adicionales y los datos identificados de Murcia). Página 13 de 18

14 Ilustración 15. Modificación de Fichero Cada tipo de fichero estará definido con los siguientes datos: Tipo de fichero, nos permite diferenciar datos definitivos de temporales, aunque se pueden crear más tipos de forma dinámica. Subtipo de fichero. Tabla con los subtipos usados en la actualidad (datos Murcia, datos muestrales, diseño registro, etc.). Fuente de Información asociada al fichero. Nivel de Seguridad. Nivel alto, medio o bajo. Temporalidad. Anual, bienal, decenal, mensual, etc. Datos identificados, no identificado o anonimizados. Todos estos parámetros se almacenan en tablas del sistema que pueden mantenerse por los propios usuarios desde la gestión de ficheros. Para insertar un subtipo del fichero usaremos la siguiente pantalla: Ilustración 16. Añadir Detalle de Fichero Roles asociados a un fichero Los roles de un fichero nos permiten especificar los permisos y el comportamiento a seguir de cada usuario respecto a él. Por ejemplo, los usuarios con el rol Responsable Tratamiento Página 14 de 18

15 Estadístico recibirán un correo electrónico cada vez que se produzca una entrada o salida de un registro con ese fichero. Para dar de alta un rol usamos la siguiente pantalla: Ilustración 17. Añadir Rol a Fichero Seleccionamos el rol, el perfil y opcionalmente un usuario dentro de ese perfil. Los roles respecto a ficheros que tenemos definidos actualmente en el sistema son los siguientes: Ilustración 18. Tipos de Roles sobre Ficheros Calendario de Ficheros Para cada fichero tenemos que especificar el calendario previsto de recepción de cada uno de los archivos que lo forman, usando para ello el icono en la pantalla de modificación principal del fichero. Por ejemplo, el calendario de un fichero mensual sería el siguiente: Ilustración 19. Calendario de Fichero Debemos indicar una fecha de recepción en concreto o un intervalo de fechas, de tal forma que si el fichero no es recibido a tiempo se genera una incidencia de forma automática por el Página 15 de 18

16 sistema. El calendario de ficheros se puede consultar de una forma resumida en la opción Calendario, pudiendo filtrar por operación estadística: Ilustración 20. Resumen del Calendario 11.2.Gestión del registro Para crear, consultar y modificar entradas en el registro tenemos la opción de menú Registro, que nos muestra el siguiente listado de entradas o salidas: Ilustración 21. Consulta de Registro Página 16 de 18

17 Como vemos, los datos que definen una entrada en el registro son los siguientes: Tipo de registro, entrada o salida. Operación Estadística asociada. Remitente o receptor de los ficheros. Descripción. Fecha de Recepción o envío. Fecha de Creación de la entrada en el registro. Fuente de Información asociada. Usuario que hace la recepción o el envío. Activo. Indicador de si está desactivado el registro. Cerrado. Las entradas en el registro se crean, se modifican añadiendo los detalles y como último deben cerrarse para impedir las modificaciones posteriores. Se encuentran disponibles opciones del menú en la parte de gestión del registro para modificar todos estos parámetros de forma dinámica por los usuarios autorizados. Una entrada en el registro estará compuesta por uno o más soportes (DVD o CD, disquete, correo electrónico, papel, etc.) y una serie de ficheros asociados a cada uno de estos soportes. La siguiente pantalla muestra una entrada de registro ya creada, con un soporte DVD y con tres archivos. Ilustración 22. Detalle de Registro Al crear un registro nuevo lo primero que tenemos que seleccionar es la operación estadística asociada, lo que nos limita los ficheros a elegir posteriormente. En el ejemplo, la operación es Encuesta de Alojamiento en Acampamentos turísticos, por lo que al añadir un nuevo detallefichero sólo se nos mostrarán los correspondientes a esta operación. Los datos a seleccionar para añadir un detalle del registro son los siguientes: Soporte. Entre los creados en el registro, por lo que hay que crearlos primero. Fichero. Una operación estadística puede tener varios ficheros. Tipo Fichero. Un fichero tiene varios archivos normalmente, cada uno con un nivel de seguridad, un tipo, periodicidad, etc. Calendario. Dentro del calendario del fichero tenemos que marcar a cuál corresponde esta entrada o salida. Ruta en la zona de almacenamiento seguro. Comentarios opcionales asociados. Página 17 de 18

18 Ilustración 23. Añadir Detalle a Registro Los ficheros son guardados en una zona de almacenamiento seguro una vez que han sido recepcionados, a la vez que se crea la entrada en el registro y se guarda esa ruta en la correspondiente entrada. Esto nos proporciona un catálogo actualizado de toda la información almacenada, mucho más completo que el nombre de los archivos, permitiendo consultar para cualquier archivo su entrada correspondiente en el registro (por ejemplo conocer la fecha de recepción, usuario recepciona, tipo de soporte, etc.). 12. Conclusiones El primer objetivo de la aplicación GATOCREM era permitir una gestión automatizada de todas las tareas estadísticas e informáticas a desarrollar por nuestro personal, pero con el tiempo a aumentado mucho en funcionalidad. Este desarrollo pensando en su extensibilidad futura para añadir nuevos requisitos de funcionalidad, la ha dividido en módulos independientes de tal forma que podamos adaptarnos fácilmente a nuevos requisitos. Hemos visto el módulo de Registro y el General, pero actualmente tenemos más módulos desarrollados y en producción, como por ejemplo: Módulo de Publicaciones. Nos permite almacenar en una base de datos relacional toda la estructura de las publicaciones existentes en nuestra Web, a la vez que crear tareas personalizadas para publicar diariamente. Entre otras cosas nos permite gestionar las novedades estadísticas publicadas en la Web y enviar avisos mediante correo electrónico. Módulo de Metadata. Usado para gestionar de forma gráfica las dimensiones y jerarquías existentes en una de nuestras bases de datos multidimensionales. 13. Bibliografía The Source for Java Developer. Netbeans IDE Web Site. Ireport. Información del proyecto.. Apache Tomcat Web Site. Página 18 de 18

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