PRESENTACIÓN. HOTELOplus es la aplicación informática que le proporciona todos los recursos necesarios para una Gestión integral de su hotel.

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1 PRESENTACIÓN HOTELOplus es la aplicación informática que le proporciona todos los recursos necesarios para una Gestión integral de su hotel. HOTELOplus Es una aplicación intuitiva, diseñada en entornos gráficos y que se caracteriza por su fácil aprendizaje, implantación y manejo. Pensada para que usted no pierda ni un minuto de su tiempo y pueda dedicarlo enteramente a sus clientes. HOTELOplus es una aplicación modular y esta especialmente diseñada para que todos sus módulos, independientemente del momento de su instalación, queden completamente enlazados formando una gestión única para todos los departamentos de su hotel. HOTELOplus se ha creado utilizando la tecnología más moderna, por personas con una amplia experiencia técnica y profesional en el sector, hasta conseguir la herramienta perfecta para el establecimiento hotelero. HOTELOplus está desarrollado para funcionar en entornos Windows, con sistemas operativos 2003 Server o XP, bajo arquitectura cliente / servidor y utiliza bases de datos SQL Server. HOTELOplus presenta entornos de trabajo con escritorios definibles para cada usuario en función de la labor que este tenga asignado en el Hotel. 1

2 ÍNDICE HOTELOplus Administrador... 3 Datos Generales Parámetros de la Aplicación y del Hotel Tarifas, Contratos y Cupos Control Reservas por Internet Utilidades Gestión Internacional HOTELOplus Front Office... 6 Reservas Check-in y Check-Out Planning Facturación de Cargos Control Caja Gestión de depósitos Booking Cupos y Forecast Informes y Estadísticas Front Office Rack de Habitaciones Gestión de Clientes Cardex Procesos de Cierre HOTELOplus Back Office Histórico de Facturas Informes de Mano Corriente Tratamiento de crédito Tratamiento de comisiones Contabilidad Hotel Informe de Producción Estadísticas de Reservas, Ocupación y Facturación Informes de Previsión Reservas y Facturación Revenue Management Pick Up Reserves y Ocupación HOTELOplus Reservas Web HOTELOplus Gestión de Salas HOTELOplus Interface Contable HOTELOplus Gestión Centralita Telefónica HOTELOplus Interface T.V Interactiva HOTELOplus Interface Sistemas de Accesos HOTELOplus House Keeping HOTELOplus Gestión Divisas HOTELOplus Gestión Comercial HOTELOplus Restaurante / T.P.V HOTELOplus Almacén /Proveedores

3 HOTELOplus Administrador Módulo para la configuración general del aplicativo. Permite de una manera fácil personalizar la Gestión HOTELOplus para cada hotel. Datos Generales Podemos determinar todos los parámetros que serán utilizados posteriormente por el resto de la gestión, facilitando así una única definición para todos los módulos que componen HOTELOplus. Algunos de los parámetros determinados son: Tipos de contrato, datos del hotel, habitaciones, idiomas, nacionalidades, tipos de cliente, contratos, temporadas, impuestos, parámetros contables, etc. Parámetros de la Aplicación y del Hotel Este menú nos permite parametrizar a la medida de cada hotel los niveles de acceso y las opciones disponibles dentro de la aplicación, tales como los modelos de impresión, datos por defecto en la entrada de clientes y reservas, personalización de las fichas de clientes, etc. También podremos habilitar la posibilidad de efectuar multidocumento en la emisión de facturas, la codificación automática para sucursales etc. Con la entrada de estos parámetros definimos las características principales del Hotel, como la cantidad de habitaciones, cupo del hotel día a día, tipos de habitaciones a la venta, fechas especiales o conflictivas, tipos de áreas para venta con control diario u horario, etc. Tarifas, Contratos y Cupos. HOTELOplus nos permite definir todo tipo de temporadas y calendarios sobre los que indicaremos los tipos de días (fin de semana, normal,...), que tendrán asociados las tarifas y contratos correspondientes. La creación y mantenimiento de contratos es parte fundamental de la gestión ya que estos marcarán las condiciones que aplicaremos a nuestros clientes. 3

4 HOTELOplus admite la posibilidad de asignar contratos a particulares, agencias y empresas, con aplicación de tarifas para cada uno de ellos, fijando fechas de inicio y final de su aplicación. Si tenemos activo el módulo de House Keeping, HOTELOplus asignará el contrato de limpieza por defecto, y el usuario podrá cambiarlo en función de cada uno de sus clientes. De una forma simple se define el tratamiento de cupos. Permite asignar cupos y release por agencias y por contratos con o sin tipo de habitación. Control Reservas por Internet Definiremos los Hoteles a los que tendremos acceso y los contratos habilitados en cada uno de ellos. También permite crear usuarios y contraseñas para acceder desde Internet como cliente registrado. Utilidades Dentro de su modulo administrador HOTELOplus contiene una serie de facilidades para la administración y mantenimiento del aplicativo. Estas utilidades habitualmente se configuran para acceso de un único administrador. Desde ellas, entre otras muchas opciones, podemos borrar, inicializar o recuperar datos, cambiar claves de acceso y aplicar niveles de seguridad, cambiar la fecha de trabajo, etc. 4

5 Gestión Internacional Para adaptar la gestión a las diferentes fiscalidades, se ha incorporado esta utilidad que permite definir las peculiaridades de cada uno de los países donde se instala HOTELOplus. Definición de impuestos simples o compuestos Definición y tratamiento de propinas legales Definición y tratamiento de cuentas complementarias Definición de doble moneda Captura automática de cambios Tratamiento de cambios fijos y variables Permite la definición de varias empresas para contabilizar en más de una moneda. Desde la propia gestión automáticamente con una conexión Internet se capturan los cambios de moneda. Los documentos y facturas se diseñan según las necesidades y particularidades de cada uno de los países. 5

6 HOTELOplus Front Office Es el Módulo Principal de la Gestión HOTELOplus, diseñado para resolver toda la problemática de la recepción. Sus funcionalidades le permiten un control total del hotel, enlaza con el resto de módulos HOTELOplus, formando una única gestión totalmente integrada. Reservas HOTELOplus nos permite realizar una potente gestión de reservas individuales o de grupo con definición ilimitada de temporadas, contratos y tarifas, y la aplicación de condiciones de cada una de ellas. Durante la entrada de la reserva obtendremos información (resumida y detallada) del booking del hotel, cupo de la agencia y nivel de ocupación, incluyendo reservas en curso de otros usuarios. Mientras editamos una reserva se controlan las fechas de aplicación del contrato y se obtiene una valoración actualizada de la misma. Desde una única entrada de reservas podemos acceder y obtener diferentes estados de la misma: - Alta Reserva nueva (estado por defecto) - Baja Reserva eliminada - Opción Reserva con fecha de caducidad afecta booking y cupos se eliminara si no es confirma antes de su caducidad. - Petición Reserva a modo de presupuesto queda valorada igual que un alta pero no afecta al booking ni los cupos del hotel. - Proforma Genera una factura proforma que podemos enviar a la agencia o cliente en ese mismo instante, que será independiente de la factura de cargos que generara la habitación al entrar los ocupantes. 6

7 - Check-in o Check-in parcial Reserva con Check-in realizado a alguna de las habitaciones de la reserva. Una reserva puede estar compuesta por varias habitaciones de distintos tipos, y cada una de ellas pueden tener regímenes distintos y fechas de entrada y salida también distintas. Podemos indicar también el tipo de cliente, o datos estadísticos como calidad de producción, vía de entrada, hora de llegada, tipo de invitación etc. El enlace con el planning visual de habitaciones actualizado es permanentemente. Una vez entrada la reserva, podemos listarla o enviar confirmación vía fax o . El usuario puede buscar una reserva por cualquier campo de la misma, cliente, fechas, agencia, estado, etc. HOTELOplus facilita informes, listados y estadísticas tanto de las reservas activas como de las históricas, comparativos, estadísticas de producción por agencias, cumplimiento de cupos, informes de llegadas y salidas, no presentados, modificaciones de una reserva etc. Gestión de Minoristas Para aquellos hoteles que quieran obtener una buena información sobre el origen de sus ventas, HOTELOplus proporciona esta gestión que nos ayudará en las decisiones de futuro. Desde reservas y también desde la entrada de clientes se puede activar un campo para que podamos introducir datos del minorista, y generar posteriormente los informes de facturación y ocupación por minoristas y agencias, cliente, periodos etc. Check-in y Check-Out Gestiona la entrada y salida de clientes con o sin reserva previa. La entrada desde reserva se efectúa de forma muy rápida. Mediante una selección de esta, nos permite hacer un check-in total o parcial y también adosar las habitaciones que la componen. El usuario de HOTELOplus puede efectuar el check-in de un cliente con o sin ficha abierta y sin reserva previa. Podemos localizar al cliente por Nombre, DNI, Código, etc y obtener toda la información necesaria del mismo (descuentos, dirección de facturación, condiciones especiales, etc.). Si el cliente no se encuentra en nuestro Cardex, en el mismo momento de la entrada podemos grabar su ficha, total o parcialmente. Para la entrada de clientes directos permite aplicar los distintos contratos y tarifas disponibles. Podemos introducir ocupantes sin limite, sin tener que abrir ficha de cliente, posteriormente saldrán en el listado oficial para la policía 7

8 Al efectuar la entrada obtendremos información actualizada de la disponibilidad de habitaciones, ocupación del hotel y del cupo del contrato que apliquemos. Permite también ventas fuera de cupo de las agencias con cupo. El número de facturas por habitación y la entrada de servicios adicionales que se cargan automáticamente son ilimitados. Las direcciones de facturación, condiciones especiales tipo de facturación, etc. vendrán establecidas en el contrato, aunque en cualquier momento se pueden modificar. HOTELOplus también permite realizar un check-out simple o múltiple. Admite para ello la selección de grupos o individuales, salidas previstas de hoy o todas. Planning Está diseñado de forma completamente gráfica para que su interpretación sea ágil y eficaz. En esta rejilla gráfica se visualizan el estado y disponibilidad de todas las habitaciones, y el usuario puede realizar todos los trabajos de recepción sin necesidad de tener que navegar por otras pantallas. El color de cada casilla determina el estado de la habitación, situando el ratón encima de cualquiera de ellas se nos muestra el nombre del huésped o cliente de la habitación y si se trata de una habitación bloqueada, nos muestra la causa. Permite de una manera muy fácil y rápida realizar check-in y reservas, sólo tendremos que marcar los días de la misma y con un toque de ratón accederemos a una entrada rápida. Algunas de las funcionalidades a las que podemos acceder desde el Planning gráfico son las siguientes: 8

9 Reservar Habitación Editar Reserva Anular Reserva Check-In Check-Out Cambio habitación Cambio de Periodo Bloquear Habitación Ver facturas Entrada de cargos Traspaso de cargos Entrada de Prepagos Adjuntar Facturas Adjuntar documentos Ver Información Ver Estadísticas Reimprimir Ficha Policía En todo momento tendremos información on-line sobre el booking y los cupos del hotel, por habitaciones y por porcentajes de ocupación. Muestra también día a día las reservas sin habitación y nos permite hacer la asignación en el momento. Podemos localizar también clientes, huéspedes, habitaciones y reservas en el Planning. Facturación de Cargos HOTELOplus permite efectuar cargos y abonos manuales a cualquier factura abierta. Todas las operaciones de modificación o abono de un cargo en una factura quedan registrados y auditados. Permite generar un número ilimitado de facturas en cada habitación. HOTELOplus facilita la visualización de todas las facturas de una habitación. Con un solo movimiento de ratón podremos traspasar cargos entre ellas. También es posible el traspasar cargos entre facturas de distintas habitaciones y fusionar varias facturas en una sola. Las facturas de una misma habitación pueden tener datos de facturación distintos y que pueden ser modificados en cualquier momento. El cobro de facturas podemos realizarlo de distintas formas, incluso fraccionándolas. Las facturas cerradas pasarán a un histórico en el que podrán ser consultadas. Las facturas cerradas a crédito generarán los efectos pertinentes según la forma de pago del cliente y pasarán a la gestión de crédito del Back Office para su posterior tratamiento. Facturación anticipada Esta opción nos permite efectuar la facturación al cliente a su llegada o en cualquier momento de su estancia. Podremos crear facturas anticipadas por la totalidad de la estancia y cargos o bien periodificándolas por fechas de emisión. HOTELOplus permite también la emisión de facturas de contados o créditos de cualquier concepto facturable a clientes no alojados. El número de facturas por cliente es ilimitado y la facturación puede quedar abierta. 9

10 Control Caja Permite realizar cobros y pagos, controlados en todo momento, con listados informativos y definitivos. Está enlazado con el Módulo Cambio de divisas, lo que permite el tratamiento de distintas monedas. Los arqueos de caja se pueden realizar por usuario y se conservan en el histórico de cierres. Gestión de depósitos Opción que nos permite gestionar los depósitos o entregas a cuenta de nuestros clientes. Podemos añadir, anular, modificar etc. Esta misma gestión nos proporcionara los informes y estadísticas de las operaciones de prepago realizadas en el hotel. Booking Desde el terminal o mediante informe escrito obtenemos la más amplia información sobre el booking del hotel. Booking por habitaciones o pax, con posibilidad de incluir los niños por separado. Información sobre reservas, ocupación, entradas, salidas, porcentajes de ocupación, e información de cupos. Asimismo podemos ver la información mediante gráficos dinámicos: El Booking Position permite entrar la previsión en el periodo seleccionado y realizar un comparativo de ocupación. Los datos se pueden obtener también de forma gráfica y ser exportados a Excel. Cupos y Forecast Podemos consultar toda la información sobre cupos asignados y nivel de cumplimiento, ver informes por fechas, agencias, contratos y tipos de habitación, e incluso informes de ocupación y reservas vendidos fuera de cupo a agencias con cupo. Con el Forecast podemos obtener la previsión de ocupación. Permite obtener la información por periodos, por habitaciones y por pax. Los datos podemos visualizarlos también en forma gráfica y exportarlos a Excel con un solo click de ratón, para realizar informes persona-lizados. 10

11 Informes y Estadísticas Front Office HOTELOplus nos proporciona todo tipo de informes y estadísticas que nos ayudarán a tomar las decisiones acertadas para el buen funcionamiento de nuestro hotel. Informes de Facturación Genera todo tipo de informes sobre nuestra facturación: Relación de cobros, facturación abierta, facturación cerrada, relación de cargos, facturación por clientes, relación de facturas y cargos abonados, relación de modificaciones en facturas, previsiones de facturación, etc. Estadística de Nacionalidades Emite los listados de ocupación por nacionalidades, incluidos los oficiales del Instituto Nacional de Estadística. Podemos ver la información en gráficas dinámicas, y exportarla directamente a Excel, así como definir composiciones a través del módulo Administrador. Informes para la Policía HOTELOplus genera el informe oficial solicitado por la policía. En el módulo Administrador podemos definir el formato del informe, según la policía de destino, ya sea cuerpo nacional o policía autonómica. Dicho informe puede ser enviado automáticamente por . 11

12 Informe de Estancias y Facturación Para valorar la rentabilidad por cliente HOTELOplus nos proporciona estos informes de estancias realizadas y facturación acumulada, con detalle por cliente. Informe de Servicios de Comedor HOTELOplus proporciona un informe detallado, día a día, de la previsión de cocina, gracias a la definición de los distintos servicios de comedor ofrecidos en el Hotel y el enlace de estos con los distintos regímenes de pensión. El informe puede incluir reservas pendientes en las fechas solicitadas, incluyendo niños por separado, etc. Rack de Habitaciones Desde una única pantalla podemos obtener toda la información del día: estado de las habitaciones, estado de limpieza, nombre de los ocupantes, acceso a sus fichas de cliente y facturas, nivel de ocupación total o por áreas etc. Los informes del rack se completan con un conjunto de listados que podemos solicitar desde esta misma parrilla Gestión de Clientes Cardex Existe una gestión única para todos los clientes: particulares, empresas y agencias. La información se presenta en función del tipo de cliente y queda almacenada en la base de datos para su uso desde cualquier parte del aplicativo. En las fichas de Cliente dispondremos de la información básica (datos del cliente, empresa o agencia) y podremos indicar otros muchos parámetros para su uso o consulta desde otras partes de la gestión (Morosidad, Clientes con Prepago, Vips, Cliente para Mailing, Cliente con posibilidad de contrato, etc.). 12

13 También desde esta misma ficha podemos marcar los clientes con crédito y establecer su forma de pago y cuenta contable de forma automática. Disponemos además de varios campos de observaciones en los que podremos incluir cualquier información que de entrada no estaba prevista. Una de las particularidades de esta gestión de clientes es la posibilidad de establecer dependencias a tres niveles: Agencias, Empresas y Particulares. También quedan registradas las estancias de cada cliente con todas sus particularidades, así como la facturación que ha generado cada uno de ellos. Procesos de Cierre De forma totalmente automática se realizan aquellos procesos necesarios para completar el día, como la facturación de cargos automáticos, la creación de la mano corriente o el cambio de fecha. Además, de forma configurable por el usuario, se pueden añadir una serie de procesos o informes: listado y eliminación de no presentados, actualización de House Keeping,...o cualquier otro proceso del aplicativo. En la configuración del cierre definimos la impresora para informes, que puede ser cualquiera de las disponibles en la red. Estos informes también se pueden generar en el disco duro y en el formato elegido por nosotros. 13

14 HOTELOplus Back Office Forma parte del módulo principal de HOTELOplus y nos permite controlar todos aquellos trabajos propios del Back Office del Hotel, desde el acceso a históricos, Informes de producción y dirección o control y seguimiento del tratamiento de crédito de nuestros clientes. Los procesos contables, tratamiento del libro de Iva o exportación a otras contabilidades completan las funcionalidades de este potente módulo. Histórico de Facturas Todas las facturas, una vez cerradas, quedan guardadas en un histórico desde el que podemos buscarlas y recuperarlas. En una misma pantalla obtenemos toda la información: la entrada y habitaciones a la que corresponde la factura, las líneas de la propia factura, el tipo de cobro aplicado y los impuestos generados, etc.. Informes de Mano Corriente Nos permite realizar una Consulta de la mano corriente tanto del día actual como de los pasados, y podemos efectuar informes impresos de los datos actuales o de los periodos que determinemos. Tratamiento de crédito Para controlar en todo momento el crédito pendiente y el riesgo por cliente, HOTELOplus facilita una serie de herramientas que permiten visualizar facturas pendientes por cliente, por vencimiento, por importe o resumirlas por día, semana, mes o trimestre. Se obtienen también listados de cartera por vencimientos o por cliente. La entrada de los cobros de las facturas cerradas a crédito se realiza de forma muy sencilla, la aplicación permite entrada de cobros totales o parciales así como la retrocesión de estos. La entrada y posterior tratamiento de los pagos a cuenta junto con toda una serie de informes, cartas de reclamación, remesa, etc. completan estas funcionalidades. 14

15 Tratamiento de comisiones Opción para tener el control de las comisiones generadas y el estado de las mismas. Podemos realizar la liquidación de comisiones, visualizando en todo momento el estado de cada factura comisionable y de cada agencia o comisionista. Como en todas las demás opciones, podemos obtener los informes de las comisiones pendientes, liquidadas por factura, cliente o periodos. Contabilidad Hotel La contabilidad generada por el Hotel es accesible desde este módulo de la gestión. HOTELOplus facilita, por ejemplo, la consulta del diario, el acceso desde el asiento contable a la factura que lo creó, o los movimientos que se han generado en cartera para consultar sus vencimientos. HOTELOplus permite visualizar y listar el libro del IVA así como el listado oficial para el modelo 347. HOTELOplus vuelca toda esta información en la contabilidad general, e integrará después estos movimientos en el módulo de contabilidad o bien enlazará con cualquier otra aplicación contable financiera del mercado, a través del módulo de exportación financiera de HOTELOplus. Informe de Producción El informe de producción facilita a la dirección del Hotel un seguimiento, día a día, del funcionamiento del mismo. Totalmente definible por el usuario permite la creación de Grupos y Subgrupos enlazados estos con las distintas cuentas de producción. También permite la definición de departamentos así como la creación de aquellos procesos estadísticos que se deseen. Una vez configurado según las necesidades del Hotel, obtenemos un análisis diario de la producción por grupos y departamentos con acumulados del mes y del año y comparativos del año anterior. El informe incluye un detalle y resumen de la mano corriente del día y una gama de gráficos de producción y estadística que facilitan la comprensión del mismo. Desde la misma pantalla que nos presenta el informe y con solo una pulsación de 15

16 ratón el usuario dispone de la opción de exportar todos los datos, incluyendo los gráficos, a una tabla Excel donde el propio usuario puede realizar una explotación a su medida de la información suministrada. Estadísticas de ocupación y facturación Entre otros muchos informes que proporciona el Back Office, destaca la posibilidad de realizar estadísticas tanto de facturación como de ocupación mediante la técnica de cubos OLAP. Con estas utilidades podemos realizar cualquier estadística tanto de facturación como de ocupación, utilizando cualquier agrupación posible, accediendo incluso al detalle diario. 16

17 Estadísticas de Reservas Proporciona todas las estadísticas sobre nuestras reservas, nivel de ocupación, habitaciones vendidas, facturación por segmento, agencia y contrato etc. Permite también realizar estadísticas sobre reservas anuladas y no presentados. Previsión de Reservas y Facturación Mediante la información que le proporciona HOTELOplus se pueden realizar todo tipo de previsiones tanto de facturación, como de reservas. Estas previsiones presentadas en un único informe, sin necesidad de utilizar múltiples listados son una herramienta de gestión imprescindible para evaluar la marcha de nuestro negocio. 17

18 Revenue Management El Yield Management o Revenue Management es un sistema de gestión cuyo principal objetivo es la optimización de las tarifas en función del nivel de venta que tengamos en cada momento. El objetivo principal es maximizar las tarifas cuando la demanda exceda la oferta o maximizar la ocupación cuando la oferta exceda a la demanda. HOTELOplus presenta una herramienta que le permite Optimizar ingresos Analizar Comportamiento de clientes Ayudar en la toma de decisiones Todos los informes se pueden agrupar por tipo de contrato o canal y pueden resumirse con informes diarios o mensuales Informe Distribuido Sobre un precio máximo establecido por el cliente y las habitaciones del hotel nos muestra un informe comparativo y con el precio real vendido y las habitaciones ocupadas. El porcentaje de cumplimiento sobre el objetivo es el resultado final. 18

19 Informe RevPar El informe nos muestra la producción neta por alojamiento y por el número de habitaciones totales. Se visualiza el día mes y año en curso y la desviación producida en cada uno de ellos Informe RevPAB Indica el resultado de la producción neta total del hotel por las camas disponibles del mismo. Se visualiza el día mes y año en curso y la desviación producida en cada uno de ellos 19

20 Informe RevPAC Es el resultado de la producción media por huésped y el porcentaje de ocupación del hotel. Es evidente que el resultado del RevPAC aumentara subiendo los precios o aumentando el porcentaje de ocupación. Se visualiza el día mes y año en curso y la desviación producida en cada uno de ellos 20

21 Pick-up Reservas y Ocupación El seguimiento de las reservas del Hotel es un informe imprescindible para realizar un seguimiento del negocio y poder tomar las medidas de corrección necesarias. HOTELOplus nos proporciona a través de esta herramienta la posibilidad de visualizar la evolución de nuestras ventas y realizar comparativos por segmentos contratos etc. 21

22 HOTELOplus Reservas Web Modulo de la Gestión que permite la entrada de reservas directamente y de manera on line desde Internet. De una manera muy sencilla y solo introduciendo los datos básicos cualquier persona podrá realizar su reserva directamente sin necesidad de ninguna intervención del hotel. El sistema de reservas esta pensado para trabajar con un solo hotel independiente o con varios establecimientos, existiendo si este es el caso, un sistema de búsqueda y filtrado en función del país y la ciudad. Permite personalizar varios niveles de acceso (general con garantía de cobro, usuarios registrados etc). El hotel desde su gestión sin necesidad de ningún mantenimiento especial podrá configurar tarifas cupos tipos de extras etc. 22

23 HOTELOplus Gestión Salas Desde la Gestión se dispone de una planificación de las diferentes áreas o salones del Hotel. Permite gestionar reservas horarias de salas y servicios adicionales, con la elaboración de presupuestos facturas proformas etc. Desde un planning grafico se accede a todas las opciones de la gestión sin necesidad de navegar por distintas pantallas y aplicaciones. Definición de tipos de área y características de esta Definición de salones, posibilidad de división de los mismos Visualización del estado mediante planning general o por salón Definición de contratos para cada una de las áreas definidas Reservas individuales o series Facturación normal o anticipada 23

24 HOTELOplus Interface Contable Mediante este módulo, HOTELOplus posibilita el enlace con cualquier otra contabilidad del mercado, y facilita la exportación de los datos generados en el Hotel (diario de contabilidad, libro de IVA, plan de cuentas, cartera, etc.) capturados por otros aplicativos. HOTELOplus, gracias a la flexibilidad y potencia de su base de datos, ofrece también la posibilidad de hacer otro tipo de integraciones a medida para clientes o aplicaciones que precisen de un tratamiento especial. 24

25 HOTELOplus Gestión Centralita Telefónica Este módulo permite la conexión con cualquier centralita del mercado. Sólo es necesario conectar la salida serie RS232 de la centralita a cualquiera de los PC s que estén en la red de la Gestión. HOTELOplus. Permite dos tipos de enlace, Tarificacion y Diálogo, en función de las características de la centralita telefónica: Tarificacion, para aquellas centralitas sin protocolo de comunicación. HOTELOplus recoge la trama de cada llamada y la factura en función de la configuración establecida (tipo de trama, precios por tiempo o pasos etc.). Dialogo, para aquellas centralitas con protocolo de comunicación propio. Para cada modelo de centralita HOTELOplus ofrece un driver de comunicación que permite habilitar todas las funcionalidades de la centralita (House Keeping, Despertador, Minibar, Tarificacion Check-in Check-out etc). En la configuración establecemos, además del tipo de centralita, los parámetros de conexión y las distintas extensiones de esta, que podremos clasificar por tipo y modo de facturación (habitaciones, cabinas o interiores). HOTELOplus también dispone de un programa independiente de la Gestión para el manejo de la centralita, lo que nos permite dar de alta o baja extensiones sin necesidad de ocupar la habitación. Como siempre, podemos realizar una serie de consultas, informes y gráficos que nos dan en todo momento información tanto de la facturación como del número y tipo de llamadas efectuadas 25

26 HOTELOplus Interface T.V Interactiva El enlace con los principales sistemas de TV interactiva (Grundig, Prodac, Quadriga) permite realizar desde la Gestión HOTELOplus todas las funcionalidades del sistema de televisión. HOTELOplus facilita una configuración a medida del sistema, permitiéndonos entre otras las siguientes opciones: enviar mensajes según el idioma del huésped. definir permisos para películas video acceso para visualizar factura posibilidad de realizar check-out gestión House Keeping y minibar La configuración se aplicará por defecto durante el check-in, y el usuario podrá variar cualquier parámetro. El módulo se completa con un programa para la gestión que permite enviar mensajes a las habitaciones, individualmente o por grupo, dar de alta o baja una habitación independientemente de los procesos de check-in o check-out y tener en todo momento un seguimiento mediante informes y estadísticas del sistema. 26

27 HOTELOplus Interface Sistemas de Accesos Esta interface permite la generación de las tarjetas de acceso durante el proceso de check-in o independientemente de este. Este módulo de HOTELOplus enlaza con los principales sistemas de cerraduras del mercado y esta abierto para incorporar otros que puedan ir surgiendo. El grabador se puede conectar a cualquier PC de la red y, desde este mismo o desde cualquier otro al que autoricemos, se podrán generar las tarjetas. HOTELOplus establecerá una configuración por defecto que podrá ser cambiada en cada check-in y que fijara el nivel de acceso que tiene cada tarjeta. De cada habitación se pueden realizar las copias que se desee y a cada una de ellas se le puede indicar fecha de caducidad. La gestión también permite realizar tarjetas de habitaciones no ocupadas, dar de baja tarjetas, realizar copias, cambios, etc. 27

28 HOTELOplus House Keeping El control del estado de las habitaciones es la finalidad de este módulo de la gestión, pensado también para facilitar el trabajo de la Gobernanta, permitiéndole repartir el trabajo de limpieza según la distribución del Hotel. HOTELOplus permite la creación ilimitada de conceptos o servicios de limpieza (cambio de sabanas, limpieza, baño etc) y la creación también ilimitada de contratos. El proceso de House Keeping se inicia a la entrada del cliente, donde se comprueba el estado de la habitación y se fija el periodo de estancia durante el cual se aplica el servicio de limpieza. Después de cada cierre el estado de la habitación cambiará a sucia hasta que se efectúe el servicio pasando a estado limpio o preparación. Un planning visual de las habitaciones nos informa en todo momento del estado de las mismas. Desde los módulos de centralita y TV interactiva es posible cambiar el estado de las habitaciones. El personal de limpieza de forma muy sencilla con el mando a distancia o con un código de teléfono realizará los cambios, o desde el propio planning la gobernanta también puede efectuarlos si no se dispone de ninguno de los otros sistemas. La gobernanta dispone de una serie de informes diarios, para poder realizar una previsión y asignación de tareas de limpieza. 28

29 HOTELOplus Gestión Divisas Pensada para efectuar la compra y venta de divisas, también permite efectuar pagos y cobros en distintas monedas en cualquier parte de la aplicación. Podemos definir previamente el tipo de actividad, las comisiones y demás parámetros necesarios para poder efectuar la actividad. HOTELOplus facilita un programa de captura automática de cambios que, de forma muy sencilla y con solo una pulsación de ratón, se conecta vía Internet al Banco Central Europeo y presenta el cambio oficial de todas las monedas, indicando además si sube o baja respecto a la valoración que tiene en ese momento. Desde la pantalla de Compraventa de divisas sólo deben indicarse los datos del cliente, que capturará directamente si es un huésped del Hotel, el importe y la moneda de cambio. Automáticamente indica el contravalor de la moneda y la comisión que genera al tiempo que emite un recibo de la operación. Los listados oficiales EC1 y EC2 además de otra serie de informes completan este módulo. 29

30 HOTELOplus Gestión Comercial Con este módulo HOTELOplus facilita la gestión y el control de los comerciales del Hotel. Los informes de esta gestión, nos permitirán tomar el control comercial y optimizar al máximo los recursos existentes. Permite definir comerciales, tipos de clientes, tipos de negocio, zonas y delegaciones. Partiendo de la base de datos común de clientes, se pueden asignar estos a un determinado comercial, también en el caso de cadenas hoteleras nos permite asignar comerciales a cada uno de los hoteles del grupo. La entrada de los informes comerciales, se realiza desde una plantilla muy sencilla de edición muy rápida. 30

31 HOTELOplus Restaurante / T.P.V Para la gestión de Restaurante y Terminales punto de venta en general HOTELOplus ha integrado en su gestión uno de los mejores programas del mercado, FrontRest. La aplicación ágil e intuitiva, funciona con terminales táctiles y su manejo resulta extremadamente sencillo para el usuario. El numero de terminales que se pueden instalar es ilimitado y cada uno de ellos puede tener configuraciones distintas con impresoras de facturación, tickets o impresoras para cocina. La integración con el resto de la gestión HOTELOplus es total, enlazando con el Front/Back Office y el economato del Hotel. La definición de tipos de empleados y también las opciones permitidas a cada uno conforman la seguridad de este programa que solo facilita el acceso de los usuarios a las opciones disponibles. Otra de las posibilidades es la de establecer turnos de trabajo. Podremos tener definidas las salas con las mesas situadas tal cual están en nuestro restaurante. Cada mesa con propiedades distintas, numero de comensales, tarifa, etc. Si el terminal se usa principalmente para gestionar un comedor esta pantalla se definirá como principal. Si se trabaja como terminal de cafetería o punto de venta sin gestión de mesas, trabajaremos con la pantalla de ventas. Definible por el usuario la pantalla de ventas muestra las secciones disponibles y los artículos que la componen. La venta es definible en función de las características de cada establecimiento y el manejo para el usuario resulta extremadamente sencillo. 31

32 Cada camarero puede tener opciones de venta diferentes, que aparecen en pantalla en función de los privilegios asignados. Los artículos se pueden agrupar en secciones o familias que aparecen en la pantalla de ventas para facilitar la selección de los distintos artículos Cada articulo tiene una ficha, en la que incluimos todas las propiedades del mismo, y al que le podremos asociar una imagen. Front Rest define artículos de venta a precio libre por peso o por dosis, también puede definir artículos de tipo menú, controlar su stock en almacén, e incluso escandallarlos. El orden del plato también puede quedar marcado en su ficha, es el que nos presenta por defecto en el momento de la venta. Todas las fichas de artículos contienen estadísticas de venta del mismo. Podemos definir cualquier forma de pago: contado, tarjeta, crédito o cargo habitación. Si indicamos esta última, comprueba que la habitación esté ocupada y nos muestra el nombre y datos del huésped. El cargo se realizará directamente en la factura de Hotel. Los cierres son configurables, se pueden efectuar X y Z por camareros que proporcionan todo el resumen de ventas, consumos y facturación. El resumen de la Z se integra en la gestión de hotel para incorporarlo a la producción del mismo y para enlace con el economato. FrontRest proporciona listados y estadísticas tanto de consumos por artículos sección, familias, etc. como de ventas por horas, camareros, turnos días etc. Todos los informes de la gestión incluyen gráficos. 32

33 HOTELOplus Almacén /Proveedores Este módulo de la gestión esta diseñado especialmente para resolver la problemática específica del economato del hotel. Es totalmente configurable y se adapta a cualquier problemática. Configuración Podemos definir mas de un almacén y cada uno de ellos puede tener un numero de secciones ilimitadas. Cada uno de los almacenes definidos se puede asociar a una empresa contable distinta, permite asignar cuentas de compras o de mercaderías, fijar stock máximo y mínimo, marcar la ubicación donde se encuentra el articulo, definir familias y grupos de familias, fijar parámetros para calculo del precio de coste etc. Artículos Asociaremos cada artículo a un código, una familia y una unidad de medida. Podemos ver las fechas de compra, último precio y descuento, así como la lista de proveedores que nos lo sirven. Proveedores La plantilla de proveedores, nos muestra los datos básicos de estos, y por cada almacén, nos permite asignarle cuentas de proveedor distintas. Igual que la ficha del articulo, cada almacén nos muestra los artículos comprados a este proveedor, así como los últimos precios, descuentos y fechas de compra. 33

34 Entrada de albaranes Desde una única plantilla fácil de usar podemos realizar la entrada de los albaranes. Mientras se introducen las líneas podemos ver los datos del articulo, la valoración de cada línea y la valoración total del albaran con los impuestos desglosados. Inventarios La captación de inventarios con HOTELOplus es muy sencilla. Mientras visualizamos las existencias teóricas, en la columna siguiente podemos entrar las cantidades reales. Cada inventario se guardará en la fecha en la que se realiza y siempre mantiene los históricos. Informes y estadísticas Algunos de los informes que podemos obtener con HOTELOplus son los siguientes: informes de compras por articulo y proveedor, de consumos, histórico de precios, de compras por sección, de movimientos entre secciones, de albaranes entrados o pendientes de contabilizar, de inventarios, extractos de artículos y proveedores, informe de existencias, etc, Compras La opción de compras permite la creación de pedidos a cualquiera de nuestros proveedores. Los pedidos pueden ser manuales o automáticos, generándose éstos si el articulo se encuentra bajo mínimos. La Gestión mantiene control de los pedidos emitidos, las entradas parciales y los pedidos pendientes de entregar. La gestión de compras esta enlazada con la entrada de albaranes y la contabilidad del Hotel. 34