NIVEL 2 ADIESTRAMIENTO PARA ASESOR SENIOR MODULO 4 SISTEMA OPTIVEN

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1 NIVEL 2 ADIESTRAMIENTO PARA ASESOR SENIOR MODULO 4 SISTEMA OPTIVEN El Sistema OPTIVEN ha sido diseñado como una herramienta amigable y de fácil manejo que agiliza y mejora el desenvolvimiento de las labores de ventas y administración dentro de una Óptica. Está desarrollado bajo un ambiente de operaciones que ofrece al usuario una gran variedad de ayudas, que hacen más sencilla su interacción con el sistema y que facilitan el acceso a la información, hecho éste que se caracteriza por su rapidez, precisión y empleo de poca cantidad de teclas. Por otra parte, el acceso a la data consta de ciertos mecanismos de protección que garantizan la confidencialidad de la misma, pilar clave en el manejo adecuado de cualquier sistema de información. Acceso al Sistema Descripción de Pantallas Barra de menú -Facturación -Ventas - Orden de Trabajo -Presupuesto

2 Acceso al Sistema Permite la entrada a OPTIVEN, Sistema de Gestión Óptica y Oftalmológica. Usuario: Código asignado al usuario, con el cual podrá entrar al sistema. Si se introduce el código de usuario equivocado, recibirá el siguiente mensaje: ===> comunicarse con el Administrador del Sistema. Clave: Palabra secreta y personalizada que el usuario utiliza para tener acceso al sistema. Si se introduce la Clave equivocada, recibirá el siguiente mensaje: ===> comunicarse con el Administrador del Sistema. Una vez introducido estos datos presionar la tecla Enter (Aceptar) dos veces o presionar el botón aceptar. Descripción de Pantallas VOLVER Pantalla Principal Barra de menú Barra de Menú Botones especiales Botone. Área De Identificación

3 Botones especiales Venta Directa Venta con orden de Trabajo Ventas Pendientes Cierre de Caja Paciente Consulta de Ordenes de Trabajo Control de Citas Inventario Salir Teclas Importantes: Dentro de las pantallas del sistema (Ejemplo: Facturación Venta Directa, Orden de Trabajo, Ventas al mayor, Notas de Entrega) los usuarios del sistema pueden utilizar las siguientes teclas para agilizar sus acciones dentro del sistema: [F2] Esta tecla tiene como función la de Buscar cualquier código en el sistema, por ejemplo: empleados, los clientes, los artículos incluidos, etc [F8] Desde la pantalla principal o en cualquier parte del sistema el usuario puede pulsar esta tecla para que el sistema despliegue una pantalla que contiene la información de los Artículos incluidos en el sistema. [F9] Esta tecla tiene como función la de Eliminar algún ítem dentro de pantallas como por ejemplo la de Facturación Venta Directa. Ejemplo: Si el usuario se equivoca al ingresar un artículo en la factura y desea retirarlo, debe colocar el cursor encima del campo Código para posteriormente pulsar la tecla F9, de inmediato se eliminara el ítem elegido. [F10] Esta tecla tiene como función la de Confirmar alguna operación o proceso que se este llevando a cabo, confirmar en este sistema significa aprobar, tildar como correcto por ejemplo una factura que el usuario necesita imprimir.

4 Pantallas Secundarias Campos Botones Barra de menú A continuación se describirán cada una de las opciones del sistema, las cuales forman los principales módulos del mismo. -Facturación VOLVER Es la primera opción del menú, y principal función del sistema Optiven. Por medio de este módulo se efectúan los procesos de control automatizado y organizado de las ventas en las ópticas, involucrando todos los procesos de ventas, de órdenes de trabajo, de presupuestos, de caja y de pacientes. Ventas Ubicada debajo de la opción facturación en la barra de menú de la pantalla principal, dividida en venta directa y venta por orden de trabajo. Venta Directa Esta opción se utiliza para registrar y controlar transacciones de ventas inmediatas, en las cuales el producto sale directamente del inventario de la óptica y el pago se registra al momento de la venta generando una factura. Se puede localizar desde la Barra de Menú debajo de la opción Facturación/Ventas como se muestra en el grafico siguiente:

5 Otro modo de acceder a esta opción es desde la barra de botones especiales presionando el siguiente botón Al entrar en ella se despliega la siguiente pantalla: 1. En el campo Vendedor aparece el código con que el usuario ingreso al sistema, presionar la tecla Enter para continuar. Para cambiar o localizar el código de otro vendedor presionar la tecla F2 o pulsar el botón.

6 Para agilizar la búsqueda dentro de esta pantalla, ubíquese en la columna en la cual quiera efectuar la misma (código, nombre o apellido) con las flechas ( o ) seguidamente escriba las primeras letras del código, o el nombre, o el apellido y el sistema automáticamente localizará la información solicitada. Si desea hacer una nueva búsqueda, sin salir de dicha pantalla, presione la tecla retroceso para eliminar las letras introducidas en la búsqueda anterior y a continuación escriba las primeras letras de su nueva búsqueda, otra forma es seleccionarlo con las flechas ( o ), al finalizar presionar la tecla Enter para traerlo. Si aparece el mensaje: Comunicarse con el Administrador del Sistema. Nota: Este mensaje de advertencia se mostrara solo si se encuentra configurado en la opción Configuración Global (Generales) exactamente en Control de Asistencia. En caso de estar configurada para advertir al usuario que el no esta registrado en el control de asistencia, se registrar al usuario. Ver control de asistencia 2. El cursor se coloca automáticamente en el campo Cliente CI. Escribir el número de la Cédula de Identidad del Cliente y presionar Enter. Debe aparecer el nombre y apellido del cliente, si ya ha sido registrado con anterioridad, de lo contrario debe escribirlos, pasando de campo en campo presionando la tecla enter al finalizar aparecerá la siguiente pantalla para introducir los datos complementarios del cliente como teléfonos, dirección entre otros datos del mismo.. Nota Importante: Esta pantalla se muestra automáticamente Si en la opción Administración sub. Modulo de Configuración Global pantalla Caja y Ventas, se encuentra tildada en SI Solicitar dirección en ventas.

7 3. A continuación se procede a pedir los datos de los artículos a vender, ubicándose el cursor en el campo Código. El código del articulo se puede introducir escribiéndolo, buscándolo (presionando la tecla F2 o el botón F2 Buscar) o con el lector de código de barras. El cursor se coloca en el campo Canti., si la cantidad es superior a uno (1) colocarlo. Al presionar Enter el cursor se coloca en el campo Código de la siguiente línea. Continuar así hasta que se registren todos los artículos de la venta. 4. Para finalizar presione la tecla F10 (botón F10 Confirmar Venta). Al confirmar la venta se muestra la siguiente pantalla: Presione Si presiona para continuar la operación normalmente. la orden pasará a ventas pendientes. 5. Seleccionar el tipo de pago y se colocan los montos

8 El pago puede realizarse de forma combinada en el caso de que el cliente así lo desee, es decir, si desea cancelar una parte con TDC y otra en efectivo, TDC y TDD, Efectivo y Cheque etc.., puede hacerlo. Tomando como ejemplo un pago con efectivo y cheque se debe colocar en le campo de efectivo el monto que será cancelado en esta modalidad, y posiciona luego el cursor en la otra modalidad en este caso en el campo de cheque y presionar enter y automáticamente le trae el monto restante a cancelar o bien puede hacerse de forma manual, escribiendo la cifra completa. * En la parte inferior del cuadro de pago se ubican 2 campos llamado Bolívares y Cambio a BsF, en ellos se verá reflejado el monto de la factura en ambas modalidades, para esto se debe ingresar la cantidad en el campo Bolívares y automáticamente reconvertirá el monto y lo mostrar en BsF, este procedimiento se realiza solo si el cliente esta cancelando con bolívares normales, bajo ningún concepto debe colocarse el monto de pago en el campo de efectivo si ya se coloco en el campo bolívares ya que se estaría duplicando el pago del cliente. Importante si el cliente esta haciendo la cancelación con los 2 tipos de moneda si es valido colocar los montos en ambos campos, no es valido hacerlo cuando se esta cancelando completo. Se debe presionar el botón de aceptar, posterior a esto muestra el siguiente mensaje Se presiona cualquier tecla y el sistema realiza la impresión de la respectiva factura.

9 Se debe tener en cuenta que al realizar pagos con cheques, se colocan los datos del banco del cual proviene dicho cheque como lo vemos en la siguiente pantalla Una vez colocado los datos del cheque, se cierra automáticamente este cuadro y nos vuelve a mostrar la pantalla de pago en la cual se chequea si el monto es el correcto. En los pagos realizados con tarjeta de crédito y debito solicita los datos de dicha tarjeta Crédito Debito 6. Para salir y eliminar todo lo hecho presione la tecla ESC

10 Botón En todas las pantallas podemos realizar una búsqueda de información, esta búsqueda va ha depender del campo al cual deseamos proveer de información, para realizar este proceso debemos presionar la tecla F2 o pulsar el n botó o F2 Buscar, una vez el cursor (puntero del ratón) se encuentre posicionado en el campo en cuestión, el sistema desplegara una lista con los datos concernientes a dicho campo, como ejemplo observemos la pantalla de búsqueda del campo Vendedor de la pantalla Facturación Venta Directa. Botón Para aplicar un descuento en una factura que estamos realizando, se debe seleccionar uno de los artículos incluidos en la Factura y posteriormente pulsar la Tecla F4 o el botón F4 Descuento, el sistema mostrara la pantalla destinada para efectuar descuentos de los artículos a los cuales les estamos dando salida a través de la venta. (Aplicar Descuento).

11 Existen dos modos de aplicar descuentos a una venta: A toda la venta, es decir un descuento general, también el sistema permite llegar hasta especificar un descuento en un ítem específico dentro de toda la venta, como se muestra en la ilustración siguiente. Para lo que se debe colocar el cursor o puntero del Mouse en el Código del artículo al cual queremos aplicar un descuento y luego pulsar la tecla F4 o el botón F4 Descuento, posteriormente se selecciona la opción Un ítem Específico y tomara automáticamente el producto que fue seleccionado. Botón Si pulsamos la Tecla F5 o el botón F5 Ficha de Paciente, el sistema mostrara la pantalla destinada a los Datos Personales / Ficha del Paciente, en ella podemos realizar modificaciones de sus datos (actualizarlos) etc. Cliente Natural

12 Cliente Jurídico Botón Si pulsamos la Tecla F9 o el botón F9 Eliminar Ítem, debemos estar posicionados en el campo código del artículo al cual estamos facturando para eliminar éste de la factura que estamos realizando (No se muestra pantalla en esta operación). Botón F10 Confirmar, esta opción se explica en este manual. Previamente. Botón Si presionamos la tecla ESC o el botón ESC Salir en medio del proceso de facturación, el sistema mostrara el siguiente mensaje: Si presionamos la tecla ESC luego de ingresar un cliente, pero estando aún sin colocar algún articulo para ser facturado, el sistema Optiven mostrara el siguiente mensaje.

13 Botón En esta opción del sistema, el usuario esta en capacidad de modificar los datos del cliente en la factura que se emitirá, al pulsar este botón el sistema muestra la pantalla que se ilustra a continuación. De ser afirmativa la respuesta del usuario, tildando Si, el sistema muestra la pantalla para registrar el nombre que se desea mostrar en la factura.. Se puede escoger el tipo de cliente (Natural o jurídico), en el campo cédula se puede presionar la tecla F2 o pulsar el botón para buscar un cliente de la óptica o en su defecto agregar uno nuevo. VOLVER Orden de Trabajo Ésta opción permite registrar las ventas con órdenes de trabajo. Se puede localizar desde la Barra de Menú debajo de la opción Facturación/Ventas o desde la Barra de Botones Especiales presionando. Al entrar en ella se despliega la siguiente pantalla:

14 1. En el campo Vendedor aparece el código con que el usuario entró al sistema, presionar la tecla Enter para continuar. Si el usuario esta registrado en el control de asistencia al presionar enter el cursor se posiciona automáticamente en el campo CI para agregar al cliente. Para cambiar o localizar el código de otro vendedor, con el cursor en el campo vendedor presionar la tecla F2 o pulsar el botón. De no estar registrado el usuario en el control de asistencia aparece un mensaje de error Nota: Este mensaje de advertencia se mostrara solo si se encuentra configurado en la opción Configuración Global (Generales) exactamente en Control de Asistencia. En caso de estar configurada para advertir al usuario que el no esta registrado en el control de asistencia, se debe pulsar ctrl. + F2 en cualquier parte del sistema para registrar al usuario. Para agilizar la búsqueda dentro de esta pantalla, ubíquese en la columna en la cual quiera efectuar la misma (código, nombre o apellido) con las flechas ( o ), seguidamente escriba las primeras letras del código, o el nombre, o el apellido y el sistema automáticamente localizará la información solicitada. Si

15 desea hacer una nueva búsqueda, sin salir de dicha pantalla, presione la tecla retroceso para eliminar las letras introducidas en la búsqueda anterior y a continuación escriba las primeras letras de su nueva búsqueda, otra forma es seleccionarlo con las flechas ( o ), al finalizar presionar la tecla Enter para traerlo. 2. Al cursor colocase automáticamente en el campo Cliente CI, se debe escribir el número de la Cédula de Identidad del Cliente y presionar Enter. Una vez realizada esta acción el sistema hace una búsqueda en las base de datos de clientes, si este ha sido registrado en el sistema, este mostrara la información del cliente, brindando la oportunidad de actualizar los datos del mismo, de lo contrario, de no encontrarse información el sistema considera al cliente como uno nuevo, en este caso el usuario debe transcribir cada uno de los datos. 3. Verificar en la parte superior de la pantalla si la venta se trata de Lentes Convencionales o Lentes de Contacto (ya que esto debe especificarse). Importante: 4. En dicha pantalla también se muestra un campo donde se debe colocar la información de cuando será entregado el trabajo, todo depende del tiempo que maneje la óptica para las entregas. El sistema automáticamente coloca como fecha el cuarto día consecutivo luego de que se cargo la orden en sistema.

16 5. A continuación se procede a pedir los datos de los artículos a vender, ubicándose el cursor en el campo Código. El código del articulo se puede introducir escribiéndolo, buscándolo (presionando la tecla F2 o el botón F2 Buscar) o con el lector de código de barras. 6. Si el producto son cristales y el cliente va a adquirir uno solo, debe indicar si se trata del lente Izquierdo o del Derecho. Según la opción que haya seleccionado en la parte superior del cuadro de orden de trabajo (Lentes convencionales o lentes de contacto), aparecerá automáticamente una pantalla según dicha elección. Lentes Convencionales: Al escoger este tipo de lentes, el sistema muestra esta pantalla, la misma pide los campos que podemos observar en ella. Es importante seleccionar el tipo de lente de manera correcta, ya que de acuerdo a ello el sistema mostrara la pantalla correcta.

17 Dependiendo del Cristal que se ha elegido para el defecto visual del cliente, el sistema de forma automática, tilda alguna de las seis (6) opciones del cuadro gris oscuro del gráfico anterior, como ejemplo observe la siguiente tabla. Tipo de Visión Campos Obligatorios Impresión Lejos Todos excepto Add ni Altura No imprime Add ni Altura Cerca Todos excepto Add ni Altura No imprime Add ni Altura Bifocal Todos Todos Trifocal Todos Todos Progresivo Todos Todos Balance No se coloca Información Ninguna Al escogerse Lentes de Contacto el sistema muestra la pantalla que se ilustra a continuación. 7. Luego se debe escoger el laboratorio al cual enviaremos la orden de trabajo, una vez en el campo Laboratorio, tenemos la opción de presionar la tecla F2 y seleccionar de los laboratorios que tenemos cargados en el sistema. 8. Colocar en el campo Observaciones algún comentario y presionar Enter

18 9. Aparece la siguiente pantalla: Presionar para continuar la operación normalmente. Si se presiona la orden pasará a ventas pendientes. Nota Importante: El sistema visualmente solo muestra una pequeña pantalla que nos indica que se ha trasferido la venta que se esta realizando a ventas pendientes de ser este el caso. (El grafico siguiente refleja lo antes descrito)

19 10. Al responder que si se desea realizar el pago en este momento el sistema muestra la pantalla para definir el monto del abono y/o anticipo o de la cancelación de la orden que se esta realizando, como podemos observar en la siguiente pantalla: Nota: El usuario deberá llenar el campo monto solo si se trata de un Abono, para especificar la cantidad del mismo. Por último en la opción de entregado se encuentra en NO por defecto ya que es una orden de trabajo que apenas se esta enviando al laboratorio, por lo cual no permite colocar opción Si. 11. Se debe seleccionar el tipo de pago con el cual abonara o cancelara la orden de trabajo. En la pantalla que sigue se muestran las opciones que posee el sistema para gestionar dicha operación.

20 12. Para salir y eliminar todo lo hecho presione la tecla ESC, el sistema enviara el mensaje de alerta que se muestra a continuación. VOLVER - Presupuesto Esta opción se utiliza para registrar y controlar transacciones de presupuesto, en las cuales el total de cada producto presupuestado no se ve alterado en el inventario de la óptica, ya que es de carácter informativo para el cliente. Esta ubicada debajo de la opción Facturación en la Barra de Menú de la Pantalla Principal.

21 En la parte inferior de la pantalla se encuentran los botones de funciones y/o manipulación de la información que se muestra en esta pantalla (de los presupuestos realizados) de izquierda a derecha: Realizar nuevo presupuesto, modificar, eliminar, principio, anterior, siguiente, fin, buscar, imprimir, cancelar, salir. Al entrar en ella se despliega la siguiente pantalla: Al igual que las opciones de Venta Directa y creación de Órdenes de Trabajo en esta opción el usuario cuenta con una serie de teclas de funciones que le permiten interactuar con el sistema de forma sencilla, para que de este modo la realización de un presupuesto sea una tarea trivial y fácil de llevar a cabo. En el presupuesto se cargan los artículos se verifica si posee algún descuento y es factible agregarlo presionando la tecla F4 o bien el botón F4 Descuento

22 Una vez colocado el descuento (si aplica) se confirma la operación presionando la tecla F10 o el botón F10 Confirmar Se visualiza el presupuesto ya terminado, con los montos de los productos, cantidades, las observaciones etc. VOLVER

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