Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta. Unidad didáctica 5: acturación. acturaplus Élite

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1 Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta Unidad didáctica 5: acturación acturaplus Élite

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3 UNIDAD DIDÁCTICA 5 acturación

4 Créditos Innovación y cualificación Autor/es: uentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: ax: página web:

5 acturación Presentación En la unidad anterior hemos analizado el menú Almacén. Como habrás comprobado se trata de gestionar las diversas opciones relacionadas con la compra de artículos. Pues bien, en esta unidad vas a conocer opciones similares a las vistas anteriormente, pero en lugar de gestionar compras, son opciones de facturación (o sea, ventas). Por ello, aprenderás cómo acturaplus gestiona todo el proceso de ventas de la empresa, desde que se realiza el pedido hasta que se produce el cobro de la mercancía (pasando por todas las fases intermedias). Temporalización 4 horas. Objetivos de la Unidad Didáctica Controlar y gestionar las operaciones de salida de mercancías. Saber realizar un presupuesto para un cliente. Confeccionar un pedido solicitado por un cliente. 185

6 Unidad Didáctica 5 Saber confeccionar un albarán a un cliente, bien a partir de un pedido solicitado previamente o directamente. Saber confeccionar facturas a nuestros clientes a partir de un albarán. Saber confeccionar facturas al contado. Saber contabilizar las devoluciones de nuestros clientes. Llevar un control de tesorería de todos los cobros que realiza la empresa. Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Presupuestos. 2. Pedidos. 3. Albaranes. 4. acturas. 5. Abonos. 6. Gestión de cobros. Resumen. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 186

7 acturación 1 Presupuestos Esta opción hace referencia a una propuesta al cliente del total al que ascenderá la compra de unos determinados artículos. Una vez que el presupuesto ha sido confirmado por el cliente, el programa genera automáticamente (y siempre que dicho presupuesto no sufra modificaciones) un pedido, a partir del cual, y como veremos próximamente, podemos generar albaranes y facturas. Para acceder a esta opción podemos activar el menú acturación, o bien hacer clic sobre el icono de acceso directo que existe en la barra de herramientas denominado Presupuestos. Al activar alguna de estas dos opciones nos aparece la siguiente ventana: Ventana Presupuestos a clientes 187

8 Unidad Didáctica 5 Como puedes observar, cuenta con las opciones añadir, modificar, eliminar, etc., pero además aparecen 3 opciones propias de esta ventana, que son: Aprobar: con este botón aprobaremos el presupuesto sobre el que estemos situados, generando así el pedido automáticamente. Copiar: se genera un presupuesto exactamente igual que el seleccionado. Cambiar Estado: Cambiará el estado del presupuesto, de no aprobado a aprobado, o viceversa. La ventana donde introducimos los datos del presupuesto es la siguiente figura. Ventana Detalle de presupuestos a clientes 188

9 acturación Contiene los siguientes campos: Nº presupuesto y estado: campo que numerará los presupuestos consecutivamente e indicará si el presupuesto está aprobado o no. Estará inactivo, ya que el programa irá asignando dichos números automáticamente. echa presupuesto: día, mes y año en el que se dará de alta el presupuesto. Cliente y Dirección: código del cliente y de la dirección a la que se remitirá el pedido. Esta dirección se activa una vez introducido el código del cliente. Almacén: código del almacén del que saldrán las mercancías una vez aprobado el presupuesto.. pago: código de la forma de pago del cliente. Bultos: número de bultos que ocupan los artículos. Agente y % Comisión: código del agente que interviene en la venta y el % de comisión que le corresponde por la venta. Este último registro se activa al introducir el código del agente. Divisa: código de la divisa empleada en la venta. Se introduce automáticamente, dependiendo del código de divisa introducido en la ficha del cliente. Valor en Euros y Total: corresponde al cambio en euros con respecto a la divisa con que se trabaja. Hasta aquí habremos completado la primera parte del presupuesto. Seguidamente tendremos que introducir los artículos que vamos a presupuestar. Para ello debemos pulsar sobre el botón Añadir y aparecerá la siguiente ventana: 189

10 Unidad Didáctica 5 Ventana Línea de presupuestos a clientes En esta nueva ventana debemos introducir el artículo y la cantidad. Automáticamente queda registrado. Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran pedir. Al finalizar se deberá pulsar el botón Actualizar. Para artículos que tengan definidas las propiedades se abrirá una ventana donde se indicará la cantidad de género solicitado de cada una de las referencias (cómo ocurría con los pedidos, albaranes y facturas de proveedores). Cuando el cliente de por confirmado el pedido debemos activar nuevamente la ventana Presupuestos y confirmar el pedido con el botón de Aprobar. Automáticamente el programa generará un pedido para poder servir al cliente las mercancías que se habían presupuestado. 190

11 acturación 2 Pedidos Para poder llevar un control sobre los pedidos que nos realizan los clientes, contamos con esta opción. Estos documentos no representan una salida real de mercancías del almacén. Su utilidad es puramente informativa, y nos muestra las partidas que están pendientes de servir. Para acceder a esta opción podemos hacerlo de dos formas distintas: Mediante el menú acturación, escogiendo la opción Pedidos. O bien, mediante el icono de acceso directo Pedidos de Clientes. Se realice de una forma o de otra, a continuación nos aparecerá una ventana con las siguientes características: Cuadro de diálogo Pedidos de clientes 191

12 Unidad Didáctica 5 Como puedes observar, esta ventana es idéntica a la vista en la unidad anterior (Pedidos a proveedores). Dispone de una barra de herramientas que utilizaremos para mantener actualizada dicha ventana, pero cuenta con otras opciones que son interesantes describir: Generar: con este botón podremos generar un pedido a nuestro proveedor con los mismos artículos que hemos incluido en un pedido de clientes. Albarán/ actura: con este botón podremos generar un albarán o una factura del pedido seleccionado. Para registrar un pedido de clientes procederemos de igual forma que lo hicimos con los pedidos a proveedores, haremos clic sobre el icono Añadir y nos aparecerá la siguiente ventana. Ventana Detalle de pedidos de clientes Esta ventana está dividida en dos partes: una donde introduciremos los datos propios del pedido: clientes, almacén, forma de pago, etc.; y otra donde introduciremos los artículos que formarán parte de dicho pedido. 192

13 acturación Una vez introducidos los datos de la primera parte de la ventana, debemos hacer clic sobre el icono Añadir para poder registrar los artículos que son causa del pedido. Realizado este paso nos aparecerá en pantalla la siguiente ventana : Ventana Líneas de pedidos de clientes Como puedes observar esta ventana es de similares características a la vista en el apartado Presupuestos. En ella debemos indicar qué producto se está pidiendo y la cantidad solicitada. Sólo en aquellos artículos que tengan propiedades se activará la ventana vista en otras ocasiones, en la cual se detallará qué cantidad de cada referencia nos están pidiendo. Cuando la cantidad pedida por el cliente supera el stock de artículos del almacén, el programa emite un aviso de dicha situación y sólo servirá la cantidad de que se disponga a menos que en la carpeta Modo de trabajo de la ventana Personalización se haya activado la opción denominada Permitir ventas sin Stocks. Ventana Atención 193

14 Unidad Didáctica 5 Esta ventana cuenta con un botón denominado Stocks, el cual nos servirá para saber qué cantidad de artículos tenemos en los almacenes. Así, se irán introduciendo tantas líneas como artículos nos pidan los clientes. Tras finalizar este proceso, y para que el programa grabe este pedido, debemos hacer clic sobre el icono Actualizar de la ventana principal. En los artículos que tengan definidas propiedades, se indicará en la ventana que se abre con esta opción la cantidad de artículos solicitados de cada referencia. El programa cuenta, en la misma ventana de detalle de pedidos de clientes, con un botón denominado Datos adicionales, que al activarlo da paso a una ventana que recoge unos datos meramente informativos, salvo el campo Portes. En él podemos introducir una cantidad que será posteriormente cargada en la factura como gastos de transporte. Cuadro de diálogo Datos adicionales 194

15 acturación 3 Albaranes Esta será la opción encargada de recoger los albaranes que se vayan realizando a los clientes. Estos serán los documentos que realmente darán salida de los artículos del almacén. Como ocurría con los albaranes de los proveedores, se puede generar con anterioridad un Pedido y posteriormente realizar el Albarán a partir de dicho Pedido. Con lo cual, el trabajo de generar albaranes será menos complicado y ahorraremos tiempo. También cabe la posibilidad de poder generar los albaranes desde la ventana de Pedidos con el Botón Albaranes/ acturas. Sin embargo, para la elaboración de los albaranes no es necesario pasar por un pedido previo. Para acceder a esta opción contamos con dos posibilidades: Mediante la opción Albaranes, del menú acturación. O bien, usando el icono de acceso directo Albaranes a Clientes. Una vez hayamos accedido a esta opción, la pantalla mostrará la siguiente ventana: 195

16 Unidad Didáctica 5 Cuadro de diálogo Albaranes a clientes Para introducir los datos que formarán parte del albarán debemos activar el icono Añadir. A continuación aparecerá la ventana siguiente: Ventana Detalle de albaranes a clientes 196

17 acturación Como se observa, esta pantalla es de similares características a la vista en el epígrafe anterior (Detalle de pedidos de clientes). Se divide en dos partes, una donde incluiremos los datos identificativos del albarán y otra donde incluiremos los artículos que formarán parte del mismo. Es importante recordar que el campo denominado Nº de pedido es el espacio que utilizaremos para incluir el número del pedido que hará que se genere automáticamente el albarán (si anteriormente se había realizado el pedido). Una vez completados los datos identificativos y los artículos sólo nos resta hacer clic sobre el icono Actualizar para dejar registrado el albarán. Una de las novedades que presenta esta opción con respecto a la opción de pedidos es la aparición de un icono denominado Agrupar. Como ocurría con los albaranes y las facturas de los proveedores, mediante esta opción es posible realizar un sólo albarán proveniente de varios pedidos, entre unas fechas determinadas. Para ello, activamos el botón Agrupar y aparecerá la siguiente ventana Ventana Albaranes agrupados de pedidos a clientes 197

18 Unidad Didáctica 5 Una vez acotados los parámetros que el programa tendrá en cuenta para la generación del albarán/es, y haber hecho clic sobre el botón Aceptar, se accederá a la siguiente ventana: Cuadro de diálogo Borrador de pedidos En esta ventana aparecerá una lista con los pedidos que cumplan los requisitos expresados en la pantalla anterior (parámetros de fechas y clientes). Se podrán seleccionar aquellos que se deseen, haciendo clic sobre el registro y posteriormente utilizar el icono Selección, aunque por defecto aparecerán seleccionados todos los pedidos realizados por el cliente. Si dado el caso, no quisiéramos que alguno de estos registros formara parte del albarán que estamos confeccionando, realizaríamos el mismo proceso: situamos el puntero del ratón sobre él y posteriormente haremos clic sobre el icono Selección. Automáticamente el registro quedará desactivado. Para saber qué pedidos son los activados o desactivados, aparecerá al lado de cada uno de los registros activados un símbolo «x» en color verde. En el caso de estar desactivados este símbolo desaparece. 198

19 acturación Una vez seleccionados los pedidos deseados, se pulsará el icono Actualizar y automáticamente el programa generará el albarán agrupado. Es importante destacar que estos albaranes generados con la opción Agrupar no serán modificables. Tan solo podremos visualizarlos para comprobar que el proceso de agrupación de pedidos se ha realizado correctamente. 4 acturas Una vez realizados los pedidos y generados los albaranes derivados de estos pedidos, o bien generados directamente los albaranes sin tener que pasar por el proceso de pedidos, se tendrán que confeccionar las facturas a los clientes. Al igual que se pueden generar albaranes sin confeccionar los pedidos, ACTURAPLUS puede generar una o varias facturas partiendo de un albarán ya realizado o efectuar la factura directamente sin pasar por un albarán previo. Si la factura se realiza a partir de un albarán, el programa no realizará la baja de stocks de los artículos, pues cuando se generó el albarán ya se realizó este proceso. Sin embargo, si la factura fuese directa, es decir, sin albarán previo, el programa sí efectuaría dicha baja de stocks. Se podrán realizar facturas a clientes definidos con anterioridad o a clientes de contado, es decir, clientes que por su naturaleza se pueden considerar de paso, su compra no es habitual, por lo cual no tendremos un fichero creado para ellos. Se introducirán los datos del cliente en el momento en que se vaya a facturar. 199

20 Unidad Didáctica 5 También es posible realizar facturas sobre artículos ya definidos o bien de servicios, introduciendo su descripción y precio en el mismo instante de facturar. Para tener acceso a la opción acturas contamos con dos opciones: Mediante el registro acturas a clientes, del menú acturación. O bien, activando el icono de acceso directo acturas. Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente ventana: Cuadro de diálogo acturas a clientes Para poder generar las facturas debemos hacer clic sobre el icono Añadir. A continuación el programa mostrará la siguiente ventana. 200

21 acturación Cuadro de diálogo Detalle de facturas a clientes Los campos que integran esta ventana son: Nº actura (A): este campo será el primero que aparecerá en la factura. Estará desactivado, pues el programa será el encargado de llevar un control sobre dicho número. Puede ser modificable desde la barra de herramientas de esta ventana. echa: día, mes y año en que se efectuará la factura. Nº Albarán: si la factura se va a generar a partir de un albarán, será en este campo donde introduzcamos el número de dicho albarán, automáticamente la factura tomará todos los datos del mismo. Si por el contrario, se trata de una factura directa, este campo quedará en blanco. Cliente: en este campo introducimos el código del cliente al cual se le está facturando. 201

22 Unidad Didáctica 5 Pero que ocurre con los clientes de paso o de contado? Cuando tengamos que realizar una factura a un cliente de estas características, indiscutiblemente, en este campo no podemos introducir código alguno, al no tener una ficha creada para él. Para solventar este problema contamos con dos posibilidades: una es pulsar Intro en este registro y otra es a través del icono denominado Identidad, que utilizaremos para crear, momentáneamente, una ficha para este cliente. Pero debes saber que esta ficha no será incorporada a la lista general de clientes, pues posiblemente no volveremos a facturar a dicho comprador, de ahí el carácter momentáneo de la ficha. Al activar este icono nos aparece la siguiente ventana: Ventana Datos de cabecera para clientes de contado En ella introducimos los datos identificativos y fiscales para la factura. Continuemos con la explicación de la figura de la página anterior: Dirección: código de la dirección fiscal de la factura. Se activa al introducir el código del cliente. Almacén: código del almacén del que provienen las mercancías.. pago: código de la forma de pago del cliente. Se activa al introducir el código del cliente. 202

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