Sistema Gestión de Accesos y Usuarios

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1 Sistema Gestión de Accesos y Usuarios Desde esta opción, podremos controlar los permisos de los usuarios que entran en Gesden Evo, pudiendo crear más usuarios o inactivando aquellos que ya no usemos. Accederemos desde la pestaña superior Sistema Gestión de Accesos y Usuarios Se abrirá automáticamente la ventana donde tendremos en la parte Izquierda los Grupos de Usuarios (Arriba) y los Usuarios de cada Grupo (Abajo) y en la parte derecha toda la parametrización de los permisos.

2 Los permisos en Gesden Evo se relacionan con el Grupo, no con el usuario, por lo tanto todos los usuarios de un mismo grupo heredan los permisos asignados a ese grupo. Para la creación de un grupo marcaremos la ventana de Grupos y seleccionaremos en la parte superior la opción Añadir, se abrirá una ventana donde colocaremos el nombre del grupo, una vez colocado aceptaremos el cambio y ya tendremos el grupo guardado. Para crear dentro del grupo creado un usuario seleccionaremos primero dicho grupo, después, marcaremos la ventana de Usuarios del Grupo y seguidamente la opción en la parte superior Añadir e introduciremos en la ventana el usuario con el que accederá a Gesden Evo y la contraseña correspondiente. Seleccionamos haciendo clic con el mouse en la ventana de los usuarios En la ventana del Usuario colocaremos obligatoriamente el usuario y contraseña. También podremos colocar si queremos los apellidos, nombre, correo electrónico, NIF, teléfono, usuario RIDO, e incluso fecha de caducidad de la contraseña del usuario. Si el usuario también es un colaborador de la clínica que tenemos introducido previamente en Gesden Evo podremos asociarle el Colaborador al Usuario, así, cada vez que entre en el programa con este usuario y realice algún acto médico, aparecerá automáticamente el colaborador en la entrada médica asignada al paciente.

3 Incluso se puede configurar el usuario para que sólo vea aquellos pacientes que en su filiación tengan marcado dicho colaborador como colaborador responsable, así, cada usuario sólo podrá ver sus pacientes y no podrá acceder a los pacientes de otro colaborador responsable. Una vez que tenemos los Grupos/Usuarios creados, empezaremos a configurar los permisos del programa. Recordemos que estos permisos se efectúan al grupo, no a los usuarios, por lo tanto seleccionamos el grupo donde queremos aplicar los permisos y nos vamos a la opción de la derecha. Encontraremos 3 pestañas: Permisos Gesden, Accesos Gesden y Permisos Books Agenda. Permisos Gesden Aquí podremos configurar el nivel de permisos hacia las áreas correspondientes, donde encontramos las siguientes opciones: Acceso a otras notas de Filiación (poder acceder al apartado otras notas del paciente situado en la parte superior del programa) Anular Tratamientos, Cobros o Anticipos (poder anular dichas opciones situadas en el circuito de cobros del historial del paciente) Historial Anotaciones (las anotaciones realizadas en el historial del paciente desde la flecha de Añadir )

4 Historial Pagos o Abonos (los anticipos realizados desde la flecha del botón Añadir desde el historial) Historial Entradas Médicas (nivel de permisos para acceder a los tratamientos introducidos en el paciente desde el historial) Historial Cobros (permiso para acceder al apartado REC-FAC Historial Cobros Imágenes Gesimag (poder acceder a las imágenes del paciente desde el apartado Gesimag que existe en el historial del paciente) Los permisos del grupo Menú Accesorios simplemente son para poder tener acceso o no a las diferentes áreas que en él se describen Agenda Arqueo de caja Calculadora (aplicación incorporada en Windows) Consentimientos Informados (ubicados en la Filiación del paciente) Consulting Dentyred (tarifas del módulo de Dentyred) Editor de textos Estudio de fin de día Etiquetas Inibsa Online (Web de Inibsa) Listín telefónico

5 De igual manera que en el bloque anterior, los permisos del apartado Menú Administración son para poder acceder con los permisos asignados a las opciones del apartado Administración de Gesden Evo Movimientos de almacén Movimientos bancarios de clínica (movimientos realizados con las cuentas bancarias de Clínica) Cuentas bancarias de clínica (bancos con los que trabaja la clínica) Oficinas bancarias de clientes (mantenimiento de las oficinas bancarias de las cuentas de los clientes) Comprobantes Cuotas planes económicos (gestión global de las cuotas de todos los planes económicos) Asistente de facturación y liquidación (para facturar y liquidar los tratamientos de mutuas) Documentos administrativos a mutuas Facturas Gastos Generar documentos (posibilidad de acceder a la generación de los documentos administrativos de los pacientes) Libro de talones Nota de tratamiento

6 Presupuestos Envíos a protésicos Proveedores (depósitos dentales) Recibos Registro de apuntes Registro de bienes de inversión Gestión de pedidos (para gestionar los pedidos de almacén) Catálogo de productos Protésicos (acceder a la información de los laboratorios protésicos con los que trabaja la clínica) Referidores

7 Aquí obtendremos el acceso a los diferentes tipos de listados que ofrece el apartado Informes de Gesden Evo Personalizaciones (posibilidad de acceder a las fichas personalizadas en caso de tenerlas instaladas en Gesden Evo) Cartas (emitir cartas al paciente, creadas desde el Editor de Textos ) Documentos administrativos (acceder a los documentos administrativos del paciente dentro del apartado Paciente Documentos Administrativos ) Documentos del paciente (opción situada en la filiación del paciente, para guardar documentos externos que el paciente nos entregue, por ejemplo)

8 Entrada Medica Múltiple (poder realizar entradas medicas múltiples en la historia del paciente si tenemos habilitada esta opción) Hoja de evolución (acceso a la hoja de evolución de la periodoncia al comparar 2 estudios periodontales desde el área Pacientes Periodontograma ) Filiación Gesimag (acceso al software Gesimag ) Historial Imágenes externas (acceso al software externo de la aparatologia de la clínica) Macros (creación de accesos rápidos para acciones más comunes en el historial del paciente) Ortodoncia (plugin de ficha personalizada de ortodoncia avanzada) Periodontograma Plan económico Odontograma Ortodoncia (ficha básica de ortodoncia) Presupuestos Recalls Recetas Seguimiento Entrada Médica (activar la numeración automática de cada Entrada Medica para su posterior seguimiento y la posibilidad de sacar las etiquetas de las Entradas Medicas por Códigos de Barras) Mostrar Historial Clínico del Nº de Seguimiento

9 Actualizar entradas médicas (disponible desde el menú de Gestión de Tratamientos) Gestión de precios Gestión de accesos y usuarios (poder entrar en la configuración que estamos mostrando y así, poder modificar o cambiar usuarios, permisos, contraseñas, etc.) Actualizar número documentos (actualizar la referencia de los números de documentos en las Entradas Médicas) Cambiar contraseña de usuario Configuración de aplicaciones externas (la configuración de los enlaces de aparatologia) Definir macros Desinstalar fichas externas (gestión de las fichas personalizadas) Diseñar informes (permite modificar o crear plantillas de los informes o listados creados en Gesden Evo) Formas de pago Gestión de monedas Gestión de tablas

10 Gestión de emisores Gestión de clientes Gestión de fichas personalizadas Gestión de mutuas Gestión de tratamientos Gestión de Informes (permite la posibilidad de acceder a la predeterminación de las plantillas creadas en Gesden Evo para los distintos usuarios) Importar/exportar tarifas Instalar ficha personalizada Instalar nuevo Plugin Gestión de presencia Recalcular saldos Sistema de tarificación Tarifas privadas Gestión de colaboradores (controla el acceso al área de mantenimiento de los colaboradores) Gestión tratamientos de tarifas (opción para crear una tarifa copiándola de otra existente) Actualizar fichas externas Gestión de avisos (controla la posibilidad de crear avisos dentro de la Agenda) Lista de espera Listado de pacientes (acceso al listado de pacientes en Agenda) Dentro de cada apartado observamos que disponemos de 5 casillas para marcar que son: - Visualizar (poder visualizar el campo al que hace referencia el permiso) - Imprimir (imprimir los datos de dicho campo) - Modificar (permiso para modificar datos de ese campo) - Añadir (añadir datos de ese campo) - Eliminar (poder eliminar datos de ese campo)

11 Para asignar el permiso a un área en concreto, haremos lo siguiente: 1. Seleccionamos el campo o área al cual queremos cambiar el permiso, marcando previamente el grupo al que queremos aplicar estas restricciones. 2. Una vez marcado, seleccionamos las opciones que queremos dejar en las casillas de marcado situadas a la derecha de la pantalla en Sistema Gestión de Accesos y Usuarios. También disponemos, justo debajo de esta opción, de las casillas de marcar todo o desmarcar todo para hacerlo más rápido en caso que queramos marcar o desmarcar todas las opciones del permiso. 3. Una vez seleccionado el nivel que queremos aplicar de acceso a esta área, seleccionamos la opción Cambiar para aplicar las casillas marcadas/desmarcadas al permiso correspondiente. El área que hemos marcado quedará de la siguiente manera: En este caso, solo tenemos permiso dentro del área Administración Facturas de poder visualizar e imprimir, es decir, solo podremos visualizar las facturas e imprimirlas, pero no podremos añadir, ni modificar ni eliminar una factura. 4. Una vez configurado el acceso, seleccionamos la pestaña superior Aceptar, que aparecerá activada en el momento que hagamos algún cambio en los permisos, así, se quedará guardada esta configuración. No es necesario ir campo por campo marcando o desmarcando el nivel de permisos que queremos aplicar. Podremos seleccionar varios campos si presionamos Control en el teclado y vamos haciendo clic con el mouse en las áreas requeridas, así, aplicaríamos los permisos seleccionados en las casillas de la parte derecha a la vez en las áreas seleccionadas.

12 A partir de este momento, si quisiéramos acceder a algunas de las áreas en las cuales tenemos restringido el acceso o la acción a realizar, aparecerá una ventana indicándonos que no disponemos de permisos para acceder a dicha área. Accesos Gesden En el apartado Accesos, dispondremos de más permisos del software de Gesden. En este caso, simplemente se trata de poder acceder o no a las áreas descritas a continuación:

13 Acceso a Datos de facturación (permisos para poder visualizar la parte económica y de facturación del paciente) Acceso a Datos críticos de Filiación (permiso para visualizar los datos críticos, es decir, dirección, teléfonos, NIF, datos de los clientes asociados, etc.) Abonar Documentos (permite la opción de poder abonar facturas o recibos) Administrador de presupuestos (el grupo que tenga este permiso habilitado tendrá la opción de poder aceptar presupuestos caducados) Forzar Datos por defecto (los usuarios dentro del grupo que tengan esta opción marcada visualizarán por defecto el emisor marcado en la configuración, series, etc. y no podrán cambiarlos) Limitar acceso a Gestión Económica RESTRICTIVO (con este permiso habilitado, sólo podremos ver la hoja de cobros del día de hoy sin posibilidad de cambiar las fechas y únicamente del colaborador que tengamos asignado en el usuario de Gesden Evo). Gastos Limitar Acceso (cuando esta activada esta opción, los usuarios solo podrán introducir gastos en el día de hoy y visualizar solo los que haya introducido en el día de hoy el propio usuario) Permitir modificar Detalle del Documento (marcando esta opción podremos modificar los detalles de los documentos administrativos que creemos). Permitir crear entrada medica negativa (los usuarios que no tengan esta opción marcada no podrán introducir una Entrada Medica en el Historial del paciente con un importe en negativo) Limitar Acceso a Colaboradores RESTRICTIVO (en los listados e informes no se podrá elegir el colaborador a consultar, únicamente nos aparecerá el que tenemos asignado por defecto en el usuario. Mostrar detalles de Pagos en el Historial (permite visualizar en el historial del paciente el detalle de los pagos de cada entrada médica).

14 Mostrar información económica de Mutuas (habilitando este permiso tendremos opción a poder visualizar tanto el precio de los tratamientos de mutua como los saldos de la mutua en la ficha del paciente). No Modificar Entrada Médica. De otra fecha RESTRICTIVO (marcando este permiso no podremos modificar cualquier entrada médica creada en otra fecha que no sea la de hoy) Entrada Médica sólo modificable por el usuario RESTRICTIVO (si habilitamos esta opción, las entradas médicas creadas por un usuario en concreto de Gesden Evo sólo podrán ser modificadas o manipuladas por ese mismo usuario). No modificar Entrada Médica si está Pagada RESTRICTIVO (Seleccionando esta casilla, podremos modificar o eliminar entradas médicas hasta el momento que se realicen los pagos. En cuanto quede la entrada médica pagada, no habría posibilidad de eliminar o modificar la entrada médica) Administrador Académico (opción para versión académica de Gesden EVO) Administrador de CENTRO (opción para la versión Multicentro de Gesden EVO) Administrador de GRUPO Configurar Vistas (tener acceso o no a la configuración de las vistas de los libros de facturación, presupuestos, recibos, etc.) Administrador Súper Usuario (Si esta opción está marcada, no serán válidos los cambios realizados en Sistema Configuración Configuración donde encontramos el Historial Médico (2). Aquí obtendremos una serie de opciones que podremos editar siempre y cuando tengamos habilitado este permiso).

15 Enviar SMS (si disponemos del módulo de mensajería de SMS podremos acceder a los envíos de los mensajes a través de Gesden Evo) Suite Gestión Económica (permite acceder al módulo de gestión económica y/o facturación automática si disponemos de dichos módulos instalados en Gesden Evo) Teclado Virtual (teclado Virtual incorporado en Windows) Actualizar Gestión de Tablas Bloquear/Desbloquear Usuario (posibilidad de bloquear desde Sistema Cambiar usuario el programa de Gesden Evo, o bien con la combinación de teclas CONTROL+U ). Borrar histórico de contraseñas Configuración (acceso a la configuración del programa) Difundir Mensaje Log Errores (acceso al Log de Errores de Gesden EVO) Modificar plantillas (permiso para poder modificar las plantillas creadas en el Editor de Textos) Regenerar códigos Actualizar Informes Regenerar Gestión de Tablas (Recuperación de la configuración inicial del formulario de Gestión de Tablas) Regenerar Todo

16 Borrar Citas (si deshabilitamos esta opción no podremos borrar las citas de las agendas) Configuración Agenda (posibilidad de entrar en la configuración de la Agenda de Gesden Evo) Eliminar Bloqueos (estando marcada esta opción podremos eliminar los bloqueos de las horas en la Agenda) El comportamiento para poder marcar o desmarcar las opciones de estos permisos es similar a la opción de Permisos de Gesden, seleccionamos el Grupo al que queremos aplicar las restricciones, marcamos el área del permiso y a la derecha marcamos o desmarcamos la casilla de Marcado, seleccionamos la opción Cambiar y Aceptar en la parte superior, para guardar el cambio Ejemplo: 4. Permisos Book Agenda Desde esta opción podremos configurar los permisos efectivos de los usuarios del grupo seleccionado sobre los book de la agenda que estén creados

17 En esta ocasión, lo único que tenemos que hacer es seleccionar el book o los book correspondientes de la Agenda y en la parte derecha marcar el nivel de permiso que queremos aplicar - Visualizar (visualizar el book) - Imprimir (imprimir el book de la Agenda) - Modificar (modificar book) - Añadir cita (dentro de ese book) - Anular cita - Borrar cita - Configurar - Bloquear Una vez marcado seleccionamos la opción Cambiar y aceptamos para guardar los cambios realizados en la configuración de los book de la agenda Si quisiéramos por ejemplo, que cada doctor sólo tenga permiso para visualizar su propia agenda únicamente, primero tendríamos que crear un Grupo de usuario por cada doctor, e incluir como usuario el doctor dentro de ese grupo.

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