Implementación de interoperabilidad entre Software de Gestión Escolar (SWGE) y MINEDUC

Transcripción

1 Implementación de interoperabilidad entre Software de Gestión Escolar (SWGE) y MINEDUC Preparado por Coordinación de Tecnología/ Versión junio A los Sostenedores de establecimientos educacionales que trabajan con Software de Gestión Escolar propios Se informa a los Sostenedores que utilizan Software de Gestión Escolar (SWGE) propios y que deseen que sus sistemas de software se comuniquen directamente con la plataforma del Ministerio de Educación (MINEDUC), que deben autorizar este intercambio electrónico (interoperabilidad) a través del Sistema de Información General de Estudiantes (SIGE) y suscribir convenio de colaboración con el MINEDUC. Objetivo Promover la transparencia, la eficiencia y la simplificación de los actos y procedimientos administrativos, mediante el uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones, disminuyendo la carga administrativa a los usuarios/clientes del Ministerio de Educación. Antecedentes Dado que existen diversos Sistemas o Software de Gestión Escolar (SWGE), que permiten apoyar esta gestión, contribuyendo a las mejoras administrativas y pedagógicas de los establecimientos educacionales, ya sean estos desarrollados por ellos mismos o por algunas de las empresas de mercado que prestan este servicio y sabiendo que en muchas oportunidades, los mismos datos que son ingresados a estos sistemas, deben también ser ingresados a las diversas plataformas del Ministerio, como por ejemplo Notas, Asistencias, Matrículas, etc., lo que significa entonces que los establecimientos realizan el mismo trabajo más de una vez, el Ministerio de Educación, con el objetivo de evitar esa doble digitación y promover la eficiencia de los procesos, ha implementado un conjunto de servicios de interoperabilidad entre la plataforma del Ministerio y los SWGE que cumplan con ciertos estándares técnicos (estándares de interoperabilidad de los Organismos del Estado). 1

2 Para que estos servicios de interoperabilidad puedan ser utilizados en ambientes de producción, es necesaria la firma de un convenio de cooperación entre el Sostenedor y el Ministerio, el cual fija las condiciones bajo las cuales se entregarán y utilizarán dichos servicios, destacándose: El Ministerio pondrá a disposición la información que tenga disponible sólo para ser utilizada en los procesos de Matrícula u otros de carácter académico. La información proporcionada por el Ministerio se obtendrá por el SWGE en el momento en que se efectúe la consulta y según la actualización disponible al momento de realizarse la misma. El Sostenedor se obliga a disponer de los recursos necesarios para asumir los costos que impliquen el adscribirse al convenio y a hacer respetar los estándares determinados por el Ministerio. El Sostenedor deberá limitar la divulgación de la información obtenida desde el Ministerio sólo a aquellos funcionarios o empleados que estrictamente tengan la necesidad de conocerla, utilizarla sólo para los fines por los cuales el Ministerio la entrega y cautelar en todo momento la ley de protección de Datos Personales (Ley N ) Los servicios en línea proporcionados por el Ministerio de Educación no tienen costo alguno para el Sostenedor ni para su proveedor de software. Esta gratuidad debe ser traspasada a los estudiantes del o los establecimientos educacionales que sostiene. Información a transferir Los servicios web habilitados por el Ministerio guardan relación con servicios de: autenticación, validación de estudiantes, ingresos de tipos de enseñanzas, ingreso de cursos e ingreso de asistencia. Asi mismo, se espera la incorporación, de manera paulatina de otros servicios para recabar información que deba ser entregada por ley. El detalle de los servi cios y la forma de acceder a éstos se especificará en la documentación técnica correspondiente que se pondrá a dispo sición de todos los interesados en este mi smo Portal. Convenio de cooperación y documentación adicional A partir de esta fecha estará disponible el modelo de convenio de cooperación entre Ministerio de Educación y Sostenedor, para ser descargado desde en el Portal Comunidad Escolar, el cual deberá ser completado por el Sostenedor y entregado en 3 ejemplares firmados. Junto con el Convenio, se deberán entregar los antecedentes legales referentes a la acreditación de la Personería correspondiente. 2

3 Los modelos pueden ser descargados desde los siguientes enlaces: Modelo de convenio tipo para interoperabilidad entre SW de gestión escolar y Plataforma MINEDUC (Sostenedores Municipales) (link al documento) Modelo de convenio tipo para interoperabilidad entre SW de gestión escolar y Plataforma MINEDUC (Sostenedores Particulares) (link al documento) Para la formalización de este Convenio, el Sostenedor debe hacer llegar la siguiente documentación: Tres ejemplares impresos de convenios firmados. CD que contenga una copia de los documentos anteriormente descritos en formato digital, y una copia del convenio firmado en formato Word. Acompañar, además, los siguientes documentos, según corresponda: ENTIDAD DEPARTAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL O CORPORACIONES MUNICIPALES DOCUMENTOS REQUERIDOS Los Municipios deben actuar representados por su Alcalde(sa), por lo que deben acompañar copia del documento donde consta su elección como Alcalde (Acta del Tribunal calificador de Elecciones). Las Corporaciones Municipales de Educación son representadas legalmente por quien se designa en sus estatutos, normalmente el Alcalde quien ejerce de Presidente de la Corporación o por un Secretario Ejecutivo quien tiene facultades de representación delegadas. Deben adjuntar los estatutos de la Corporación y el Acta donde consta la elección del Alcalde (si comparece él) o bien el documento donde conste la designación del Secretario Ejecutivo y sus facultades. SOCIEDADES 1. Original o fotocopia de Escritura Pública de constitución de Sociedad, de sus Estatutos, cuando corresponda, y de todas sus modificaciones si las hubiere. 2. Copia de la inscripción en Registro de Comercio del Extracto de Escritura de Constitución con constancia de sus anotaciones marginales y vigencia. 3. Original o fotocopia autorizada de Escritura Pública donde conste personería (Representante Legal y sus facultades) con facultades suficientes para contratar, con certificación de vigencia expedida con una anticipación máxima de 6 meses. 4. En el caso de Sociedades de Responsabilidad Limitada, Anónimas o S.A, fotocopia simple de la publicación del extracto en el Diario Oficial. 5. Fotocopia simple de RUN del Representante Legal. 6. Fotocopia simple del RUT de la Sociedad. FUNDACIONES CORPORACIONES Y 7. Certificado de inscripción en el Registro de Entidades Receptoras de Fondos Públicos. 1. Estatutos: Copia de la escritura pública de constitución de la Fundación o Corporación y copia de cada una de las escrituras de modificación de la misma 2. Copia de las escrituras públicas donde conste el poder 3

4 de los representantes de la Fundación o Corporación, con facultades suficientes para contratar con el MINEDUC y para otorgar garantías a su favor, con certificación de vigencia por el funcionario competente (Notario), expedida con una anticipación máxima de 6 meses. 3. Certificado de vigencia en el Registro de Personas Jurídicas, dependiente del Ministerio de Justicia. 4. Fotocopia del RUT de la Fundación o Corporación y del Representante Legal de la Persona Jurídica. Los documentos en formato papel deben ser entregados en la Oficina de Partes del Ministerio de Educación ubicado en Alameda Libertador Bernardo O Higgins 1371, con el rótulo Convenio para la verificación de datos educacionales entre Ministerio de Educación y Sostenedores. Posteriormente, serán contactados por esta misma vía para el trámite final de este. Autorización del Sostenedor en SIGE Junto con la entrega de la documentación física, los sostenedores interesados en adscribirse a esta iniciativa podrán autorizar el intercambio electrónico entre plataformas desde el Sistema SIGE. Para ello, se ha habilitado la opción correspondiente en la opción de menú Datos Generales, en el lugar donde indica la figura: 4

5 Casilla de verificación marcada para permitir autorización de intercambio electrónico de información. Lo anterior, es sólo una declaración de que el Sostenedor ha autorizado la interoperabilidad entre el SWGE que utiliza en el Establecimiento Educacional y el Sistema del MINEDUC y no es una habilitación de funcionalidad para interoperar, la cual sólo estará disponible una vez que el proveedor o Empresa o desarrollador propio, según corresponda, construya los servicios web correspondientes, los pruebe contra el ambiente de pruebas dispuesto por el MINEDUC y en coordinación con MINEDUC efectúe la migración de los servicios a producción (operación con datos reales) 2. A los proveedores de Software de Gestión Escolar propios interesados en interoperar con los servicios del Ministerio. Se informa a los proveedores de Software de Gestión Escolar (SWGE) propios que se encuentran disponibles los documentos técnicos para realizar pruebas de interoperabilidad con los sistemas del Ministerio. En estos documentos encontrarán las especificaciones de uso y los flujos de información correspondientes. Especificaciones técnicas Pueden descargar los documentos en el siguiente enlace: Los requisitos básicos para que sus servicios web puedan interoperar con SIGE son: que dichos servicios web hayan culminado exitosamente la certificación técnica en el ambiente de test SIGE y que, además, el Sostenedor de los establecimientos educacionales donde se utilizan los SWGE asociados a dichos servicios haya suscrito el Convenio correspondiente con el MINEDUC autorizando el intercambio electrónico de información entre SIGE y el SWGE. 5

6 Pruebas de interoperabilidad En esa línea se ha habilitado un ambiente de pruebas que, además de los servicios web, incluye el Sistema SIGE, de esta manera, podrán ver reflejada en el mismo Sistema la información que ingresen durante las pruebas de Asistencia. La URL de SIGE (Pruebas) es y la Clave para ingresar al Sistema es el mismo N de RBD. Para la utilización de los servicios de interoperabilidad pueden usar las mismas credenciales del año pasado o solicitar credenciales nuevas al Ministerio de Educación, a la dirección: interoperabilidad@mineduc.cl. Asistencia técnica Para mayores consultas está disponible la casilla de correo electrónico interoperabilidad@mineduc.cl 6