METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN

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1 METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN Proyecto: Consultoría de Proyectos Versión Sistema: Documento: Metodología de Implementación de FOREST Revisó: Eduardo Paternina Fecha Revisión: Aprobó: Mario Martínez Fecha Aprobación:

2 Contenido 1. INTRODUCCIÓN MODELAR Análisis del procedimiento Diseño del procedimiento en BPMN Análisis de datos (Documentos, plantillas y Formatos) Diseño de Micro Modelo de Datos (MMD) AUTOMATIZAR Diseño de Formas Electrónicas Eventos en Formas Electrónicas Documentos Asociados a Actividades Pruebas y capacitación de proceso (Procedimiento) automatizado EJECUTAR MONITOREAR Definición de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) Diseño de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) MEJORAR HISTORIAL DE REVISIONES Página 2

3 1. INTRODUCCIÓN La implementación del sistema de gestión de procesos y documentos FOREST, está basado en el ciclo de automatización de procesos BPM (Business Process Management), el cual de manera general establece las actividades a realizar: Modelar Mejorar Automatizar Monitorear Ejecutar Ciclo BPM (Business Process Management) En algunos apartes de este documento el término procedimiento, se usa indistintamente para referirse a un proceso, lo anterior debido a que en algunas entidades gubernamentales existe una diferencia importante. Página 3

4 2. MODELAR Las actividades de modelado del proceso (procedimientos) requieren el conocimiento del negocio de la organización que pretende automatizar sus procesos, por tal razón, es importante la interacción permanente con las personas que conocen el negocio y los procesos que se realizan para lograrlo. De acuerdo a lo anterior, es importante efectuar diversas actividades tendientes a conocer y modelar el proceso (Procedimiento) en una herramienta de automatización como FOREST Análisis del procedimiento Mediante el método de entrevistas y reuniones presenciales con los expertos en el procedimiento al interior de la organización, el profesional consultor encargado de implementar FOREST, establece los siguientes aspectos fundamentales para el posterior diseño: Objetivo y alcance del proceso (procedimiento). Actividad y tareas. Personal responsable de cada una. Tiempos de ejecución Registros de datos (Documentos, tablas y formatos, entre otros) Ciclos y Flujos de datos entre actividades Condiciones que cambian los flujos de actividades (Reglas del negocio) Si la organización tiene implementado un Sistema de Gestión de Calidad, este constituye la base para iniciar el modelado de los procesos en un sistema de información, pues allí se encuentra la información que describe cada una de las actividades que realiza en sus procesos. Los expertos que conocen el procedimiento al interior de la organización, que participan en esta fase, deben contar con el conocimiento y experiencia necesaria para tomar decisiones de mejoramiento del proceso, es decir, entender claramente que las actividades manuales que se realizan actualmente, pueden variar al automatizarlas en un sistema de información. Si la organización no tiene definidos los procesos (Procedimientos), antes de automatizarlos, debe efectuar las labores de especificación de los mismos. Página 4

5 2.2. Diseño del procedimiento en BPMN 1 Con la información analizada de la fase anterior, el consultor efectúa el diseño de los procedimiento en la herramienta de modelado provista por FOREST, la cual se basa en el estándar BPMN. Dicha herramienta permite tanto al consultor, como a los expertos de la organización, tener el primer acercamiento gráfico con la futura automatización del proceso (Procedimiento). Modelado de Procedimientos en BPMN 11 BPMN Business Process Modeling Notation. Página 5

6 Utilizando los métodos de reuniones y presentaciones, el equipo de trabajo conformado por el profesional consultor y los expertos en el procedimiento, al interior de la organización, efectúan los ajustes a las actividades, flujos de información y condiciones de los mismos, 2.3. Análisis de datos (Documentos, plantillas y Formatos) Los procesos en las organizaciones requieren el registro de datos (Información) en cada una de las actividades, para lo cual se usan documentos, plantillas y formatos. Dichos datos son usados en las actividades para registrar información propia del negocio o tomar decisiones, respecto a realizar unas u otras actividades. Durante esta fase del modelado del procedimiento, se extraen de los datos de cada uno de los documentos, plantillas y formatos, así como las reglas y condiciones que rigen su uso en el procedimiento. Esta fase es esencial para construir los modelos de datos y las reglas del negocio, que serán usadas en las etapas siguientes para la automatización del proceso (Procedimiento) Diseño de Micro Modelo de Datos (MMD) Producto del análisis de los datos encontrados en los documentos, plantillas y formatos, asociados a cada procedimiento, se realiza el diseño de un Micro Modelo de Datos (MMD), para lo cual se usa la herramienta gráfica de modelado en FOREST. Las creación de MMD se basan en los métodos de diseño de bases de datos provistos por la Ingeniería de Sistema, y especialmente en MODELOS CONCEPTUALES, los cuales son materializados con la técnica de diseño MODELO ENTIDAD RELACIÓN (E/R). Tanto la metodología como la técnica de describe de forma general en el manual del usuario FOREST Admin. Página 6

7 Micro Modelo de Datos (MMD) del Procedimiento Se define como un Micro Modelo de Datos (MMD), el conjunto de campos (Datos) contenidos en tablas, que se guardaran en una base de datos que soporta la ejecución del procedimiento, entendiendo que el mismo se integra al modelo de datos principal de FOREST, así como a otros MMD, definidos en el sistema. Los MMD no son exclusivos para un procedimiento, los procedimientos pueden usar y compartir diferentes MMD. Producto de esta fase de la implementación de se debe tener elaborado y aprobado el Documento de Especificaciones - FASE MODELAR (PR-CON- DOC001). Ver Estructura el documento). 3. AUTOMATIZAR Luego de diseñar el proceso (Procedimiento), establecer las reglas del negocio y diseñar el Micro Modelo de Datos (MMD), inicia la fase de automatización del proceso (Procedimiento), la cual contempla las siguientes actividades: 3.1. Diseño de Formas Electrónicas Las formas electrónicas son el componente en el sistema, que permite la integración entre las actividades del proceso y los datos definidos en el MMD, en este el consultor inicia la implementación de las reglas del negocio básicas, como obligatoriedad, tipos de datos, visibilidad, editabilidad y muchos otros comportamientos, los cuales se evidencian durante la ejecución del proceso. Teniendo en cuenta que la automatización de procesos requiere la interacción permanente con los usuarios de la organización, con el fin de afinar el comportamiento del proceso a automatizar, es importante en la primera fase de diseño de formas electrónicas, incluir las Página 7

8 reglas del negocio mínimas para que el proceso se ejecute, posteriormente durante la siguientes interacciones se incluyen las reglas del negocio complejas, para lo cual se usan los eventos y funciones, que se describen en los siguientes puntos Eventos en Formas Electrónicas En las fases previas de diseño de proceso, modelo de datos y de las formas electrónicas se deben identificar las reglas del negocio, asociadas a cada una de las actividades. Dichas reglas de negocio definen el comportamiento de los responsables en la ejecución del proceso, para incorporar dichos comportamientos se deben utilizar los eventos y funciones que proporciona la herramienta FOREST. Página 8

9 El manual del usuario de formas electrónicas (FOREST Forms), provee los pasos para la implementación de reglas de negocios, usando eventos y funciones en el sistema FOREST Documentos Asociados a Actividades Como se mencionó anteriormente, además de los datos estructurados que se almacenan en un modelo de datos, es necesario definir los documentos asociados a cada actividad, para lo cual se debe parametrizar en el sistema: Clases Documentales Tipos Documentales Trámites o asuntos asociados los procesos. Términos de respuesta de cada trámite. Plantillas (MS Word) para generar documentos electrónicos. Procedimientos operativos de registro (Radicación) y escaneo de documentos físicos. Tablas de Retención documental (TRD) Opcional. Asociar a cada actividad los documentos que se deben generar. De igual forma, se deben definir los tipos documentales que manejarán firma manuscrita, firma mecánica (Digitalizada) y firma digital (Ley 527 de 1999) Pruebas y capacitación de proceso (Procedimiento) automatizado Previo a la fase de producción o ejecución del proceso (Procedimiento) automatizado, se ejecutan las pruebas sobre cada una de las actividades, dicha labor se efectúa en conjunto con los usuarios funcionales de la organización, quienes conocen la dinámica del proceso Página 9

10 automatizado, así como el comportamiento de cada una de las reglas del negocio implementadas. Mediante los casos de pruebas diseñados, la organización comienza el proceso de entrenamiento y capacitación, del proceso implementado. Cuando se trate de los primeros procedimientos a automatizar, se debe programar sesiones de capacitación teórico-prácticas, donde se conoce el manejo y operación del sistema. Posteriormente se entrena al usuario en el flujo de actividades, teniendo en cuenta que la interfaz es la misma para todos los procesos. 4. EJECUTAR La ejecución de las actividades en los procesos siguen los comportamientos definidos en los flujos de los procesos y los eventos de las formas electrónicas. En primera instancia el consultor responsable del proceso automatizado soporta la entrada en operación o ejecución, posteriormente transfiere el soporte técnico a los responsables dentro de la organización. Los procedimientos de soporte técnico se establecen con cada cliente, así como los acuerdos de nivel de servicio (ANS). 5. MONITOREAR El sistema FOREST provee reportes y consultas generales sobre la ejecución de las actividades de los procesos, los datos almacenados en base de datos y los documentos que ingresan y salen del mismo, pero teniendo en cuenta que cada procedimiento tiene uno o Página 10

11 más Micro Modelo de Datos (MMD), se deben definir los reportes y consultas que apoyaran el monitoreo de cada uno de los procedimientos automatizados. El sistema FOREST provee una herramienta para el diseño de reportes y consultas, la cual puede ser usada por usuarios no técnicos, para extraer y elaborar reportes y consultas de acuerdo con las necesidades de cada procedimiento Definición de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) El equipo de trabajo debe definir las consultas y reportes, teniendo en cuenta el modelo de datos definido para cada procedimiento, se debe incluir al menos: Nombre del reporte o consulta Columnas del reporte o consulta, con su respectivo titulo. Filtros al solicitar el reporte o consulta. Nivel de Agrupación (Si Aplica) Ordenamiento en cada agrupación Totales por agrupación y general (Si aplica). Roles y perfiles que pueden tener acceso. Dichos reportes y consultas deben ser definidos en paralelo con la fase de automatización, de manera que al momento de entrar en ejecución el proceso (Ejecución), los mencionados reportes se encuentren listos Diseño de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) La plataforma FOREST integra una herramienta de reportes y consultas, denominada BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools): Página 11

12 En dicha herramienta los usuarios NO técnicos, pueden diseñar los reportes y consultas definidas para cada procedimiento automatizado, teniendo en cuenta el o los Micro Modelos de Datos (MMD), definidos en FOREST. Página 12

13 6. MEJORAR El ciclo de mejora propuesto por BPM, permite ajustar las actividades, procesos, datos y reglas del negocio, teniendo en cuenta los cambios de la organización y su entorno. Para lo cual se puede repetir de forma permanente las fases de: Modelar Automatizar Ejecutar Monitorear Página 13

14 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autores Metodología de implementación. Juan Pablo Gamba Actualización de la metodología Viviana Ortiz Actualización de la metodología de Eduardo Paternina implementación de FOREST. Página 14

15 MACRO PROYECTOS LTDA Carrera 7 Bis A # Bogotá D. C. Colombia. info@macroproyectos.com (+571) FOREST BPMS -Sistema de Automatización de Procesos y Documentos está protegido por Derechos de Autor República de Colombia. Derechos Reservados, CopyRight. Prohibida su reproducción total o parcial. Página 15