DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO

Transcripción

1 MECI 1000 : 2005

2 DEFINICIÓN DEL INTERNO El Control Interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (Ley 87 de 1993)

3 SISTEMA DE INTERNO ESTRATÉGICO DE GESTIÓN Esquema de organización Planes, Principios, Normas, Políticas, Metas u Objetivos Métodos, Procedimientos Actividades, Operaciones, Actuaciones, Administración de la Información y Administración de los Recursos Mecanismos de Verificación y Evaluación DE EVALUACIÓN

4 DEFINICIÓN DE LA OFICINA DE INTERNO Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. (Art. 9º; Ley 87 de 1993) AUTOEVALUACION PLANEACION DIRECCION Seguimiento y control EJECUCION ORGANIZACION

5 MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO MECI 1000:2005 Estructura básica y estándar para el Estado Colombiano que concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la Entidad. Su propósito es el de orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos, se estructura en tres (3) grandes subsistemas: ØDe Control Estratégico. ØDe Control de gestión y ØDe Control de Evaluación. 1. DEFINICIÓN GENERAL Desagregados en componentes y estos a su vez en elementos. (Decreto 1599 de 2005)

6 Principios del MECI AUTORREGULACIÓN CAPACIDAD INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD PUBLICA PARA REGLAMENTAR, CON BASE EN LA CONSTITUCIÓN Y EN LAS LEYES, LOS ASUNTOS PROPIOS DE SU FUNCIÓN DEFINIENDO NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. AUTO CAPACIDAD DE CADA SERVIDOR PUBLICO DE CONSIDERAR EL COMO INHERENTE E INTRINSECO A SUS RESPONSABILIDADES ACCIONES, DECISIONES, TAREAS Y ACTUACIONES. AUTOGESTIÓN CAPACIDAD DE LA ENTIDAD PUBLICA PARA INTERRELACIONAR LA AUTORREGULACION Y EL AUTO A FIN DE ESTABLECER LA FOMAS MAS EFECTIVA DE EJECUTAR SU FUNCION. Compatibilidad con otros sistemas El MECI es complementario del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Desarrollo Administrativo

7 Objetivos del MECI Establecer las acciones para garantizar el cumplimiento de las funciones. DE DE CUMPLIMIENTO Determinar el marco legal. Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable. Crear conciencia sobre la importancia del control. DE ESTRATÉGICO Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la Entidad. Diseñar los procedimientos necesarios que permitan cumplir la misión. Determinar los procedimientos de prevención, detección, y corrección. DE DE EJECUCIÓN Velar porque las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión. Establecer los procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones.

8 Objetivos del MECI DE DE EVALUACIÓN Mecanismos y procedimientos para el seguimiento. Procedimientos de evaluación y verificación. Función de evaluación independiente de la Oficina de Control Interno. Mejoramiento continuo del Control y de la Gestión. Procedimientos para integrar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal a los planes de mejoramiento. DE DE INFORMACIÓN Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna. Procedimientos que permitan la generación de información que se debe enviar a los Entes Externos. Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad. Garantizar el suministro de la información veraz y oportuna para el proceso de Rendición de Cuentas Públicas.

9 2. ESTRUCTURA DE - MECI ESTRATÉGICO üdirección üética üriesgos üprocesos üindicadores üinformación ücomunicación SERVIDOR üautoevaluación üauditorías üplanes de Mejoramiento DE GESTIÓN DE EVALUACIÓN

10 2. ESTRUCTURA DE - MECI SUBSISTEMAS COMPONENTES ELEMENTOS Ambiente de Control Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DE EVALUACIÓN Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgo Actividades de Control Información Comunicación Pública Autoevaluación Evaluación Independiente Planes de Mejoramiento Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos Políticas de Operación Procedimiento Controles Indicadores Manual de Procedimientos Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna Plan de Mejoramiento Institucional Plan de Mejoramiento por Procesos Plan de Mejoramiento Individual

11 1. SUBSISTEMA DE ESTRATÉGICO 1.1 AMBIENTE DE Fines Esenciales del Estado Asignación de Competencias Constitucionales y legales Necesidad de las Comunidades o Grupos de Interés La ética y la moral de la Sociedad y los principios del ejercicio de la Función Pública Servicios complementarios de las demás Entidades del Estado SUBSISTEMA DE ESTRATÉGICO Conjunto de Componentes de control interrelacionados que permiten el cumplimiento de la orientación Estratégica y Organizacional Componente que otorga una CONCIENCIA DE, influyendo en la planificación, la gestión de operaciones y procesos de mejoramiento 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Componente que establece el MARCO DE REFERENCIA que orienta la Empresa hacia el cumplimiento de su Misión 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Componente que permite a la Empresa, EVALUAR aquellos eventos negativos tanto internos como externos

12 ESTRATÉGICO Ambiente de Control Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección 1. SUBSISTEMA DE ESTRATÉGICO 1.1. Ambiente de Control Fines Esenciales del Estado Asignación de Competencias Constitucionales y legales Acuerdos, compromiso s o protocolos éticos Autorregulación del Comportamiento ético de los servidores públicos ESTÁNDAR DE CONDUCTA Cultura de la Entidad Necesidad de las Comunidades o Grupos de Interés Principios morales y éticos de la Sociedad y del Servidor Público Principios y Valores del Gobernante y sus Directivos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Caracterización del estilo de dirección favorable al control y la transparencia de la gestión pública FILOSOFIA Y MODO DE ADMINISTRAR Políticas y prácticas de desarrollo del talento humano

13 ESTRATÉGICO Direccionamiento Estratégico Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Fines Esenciales del Estado Asignación de Competencias Constitucionales y legales 1. SUBSISTEMA DE ESTRATÉGICO 1.2. Direccionamiento Estratégico Planes y Programas Marco de referencial para coordinación y ejecución de las actuaciones a corto, mediano y largo plazo Necesidad de las Comunidades o Grupos de Interés 1.1 AMBIENTE DE Acuerdos, compromisos o protocolos éticos 1.1 AMBIENTE DE Desarrollo del Talento Humano 1.1 AMBIENTE DE Estilo de Dirección Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizaciona l Configura integral y articuladamente cargos, funciones, relaciones y niveles de autoridad y responsabilidad Patrón - estándar organizacional que soporta la operación de la Empresa, ARMONIZANDO con ENFOQUE SISTÉMICO la Misión y Visión.

14 ESTRATÉGICO Administración del Riesgo Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos 1. SUBSISTEMA DE ESTRATÉGICO 1.3. Administración de Riesgo Diagnóstico estratégico para la gestión 1.1 AMBIENTE DE Identificación de Riesgos Contexto Estratégico Análisis de los Aspectos Externos e internos que implican exposición al riesgo 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Políticas de Administración de Riesgos Opciones de manejo Planes y programas 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Modelo de Operación por Procesos Análisis de Riesgos Valoració n de Riesgos Medidas de respuesta ante los Riesgos Indicados Estimación del grado de exposición de la Entidad ante los riesgos 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Estructura Organizacional Reconocimiento de situaciones de Riesgo potenciales y/o reales que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública

15 2. SUBSISTEMA DE DE GESTIÓN 1.1 AMBIENTE DE Entorno favorable al control 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Parámetros estratégicos que direccionan la Entidad Pública 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Políticas de protección frente a los riesgos SUBSISTEMA DE DE GESTIÓN Conjunto de Componentes de control interrelacionados, que bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, asegura el control a la gestión de las operaciones de la Entidad, sobre el cumplimiento de sus objetivos institucionales 2.1 ACTIVIDADES DE Componente que garantiza el control a la ejecución de la función, planes y programas haciendo efectivas las acciones 2.2 INFORMACIÓN Componente conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA Componente que apoya la construcción de una VISIÓN COMPARTIDA, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas con sus grupos de interés.

16 DE GESTIÓN 1.1 Ambiente de Control 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.3 Administración de Riesgos Actividades de Control 2. SUBSISTEMA DE DE GESTIÓN 2.1. Actividades de Control Procedimiento s Controles Políticas de Operación Manual de Procedimientos Indicadores Políticas de Operación Procedimiento Controles Indicadores Manual de Procedimientos Guías de acción, define límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos Normatividad de autorregulación que dispone la forma de llevar a cabo las operaciones, guía de uso individual y colectivo Mecanismos de Monitoreo necesarios para medir, evaluar la gestión de la Empresa Conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de eventos Métodos de ejecución, define las relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas

17 DE GESTIÓN Información Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información 2. SUBSISTEMA DE DE GESTIÓN 2.2. Información 1.1 Ambiente de Control 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.3 Administración de Riesgos 2.1 Actividades de Control Información Secundaria Información Primaria Sistemas de Información Flujos de Información Externa requerida en la Operación Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información orientada a soportar de manera más efectiva la gestión de las operaciones Conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Empresa

18 DE GESTIÓN Comunicación Pública Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación 1.1 Ambiente de Control 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.3 Administración de Riesgos 2.1 Actividades de Control 2.2 Información 2. SUBSISTEMA DE DE GESTIÓN 2.3. Comunicación Pública Comunicación Organizacional Medios de Comunicación Comunicación Informativa Elementos que orientan la DIFUSIÓN de políticas y la información generada al interior de la Empresa, para una clara identificación de objetivos, estrategias, planes, programas y la gestión de las operaciones Conjunto de recursos e instrumentos, herramientas utilizados por la Empresa para garantizar la DIVULGACIÓN, CIRCULACIÓN AMPLIA Y FOCALIZADA a los grupos de interés DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN de la Empresa sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés

19 3. SUBSISTEMA DE DE EVALUACIÓN 1.1 AMBIENTE DE 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 2.1 ACTIVIDADES DE 2.2 INFORMACIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA SUBSISTEMA DE DE EVALUACIÓN Conjunto de Componentes de control interrelacionados, que permite valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades, evaluar los resultados, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para el mejoramiento 3.1 AUTOEVALUACIÓN Componente que al interactuar en forma coordinada, permite a cada área de la Empresa medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Componente que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO Componente que CONSOLIDA las acciones de mejoramiento necesarios para corregir las desviaciones

20 DE EVALUACIÓN Autoevaluación Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión 1.1 Ambiente de Control 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.3 Administración de Riesgos 3. SUBSISTEMA DE DE EVALUACIÓN 3.1. Autoevaluación Autoevaluación de Control Elemento de control basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación que determina la calidad y efectividad de los ES INTERNOS a nivel de los procesos y de cada área organizacional 2.1 Actividades de Control 2.2 Información 2.3 Comunicación Pública Autoevaluació n de Gestión Elemento de control basado en un conjunto de INDICADORES DE GESTIÓN diseñados en los planes y programas que permiten una Visión clara e integral de su comportamiento en la obtención de metas y de resultados previstos

21 DE EVALUACIÓN Evaluación Independiente Evaluación al Sistema de Control Interno Auditoria Interna 3. SUBSISTEMA DE DE EVALUACIÓN 3.2. Evaluación Independiente 1.1 Ambiente de Control 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.3 Administración de Riesgos Evaluación al Sistema de Control Interno Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno 2.1 Actividades de Control 2.2 Información 2.3 Comunicación Pública 3.1 Autoevaluación Auditoria Interna Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Empresa. Es la herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control

22 DE EVALUACIÓN Evaluación Independiente Evaluación al Sistema de Control Interno Auditoria Interna 3. SUBSISTEMA DE DE EVALUACIÓN 3.3. Planes de Mejoramiento 1.1 Ambiente de Control 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.3 Administración de Riesgos Plan de Mejoramiento Institucional Mecanismos de Seguimiento y Vigilancia al cumplimiento de los planes corporativos Acciones de Mejoramiento Corporativo 2.1 Actividades de Control 2.2 Información Planes de Mejoramiento por Procesos Acciones de Mejoramiento para los Procesos o dependencias 2.3 Comunicación Pública 3.1 Autoevaluación 3.2 Evaluación Independiente Planes de Mejoramiento Individuales Acciones de Mejoramiento en el hacer individual de los Servidores Públicos

23 ROLES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN Debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Para garantizar las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del MECI, el Representante Legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad, quien actuará bajos las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. La evaluación independiente estará a cargo del jefe de la Oficina de Control Interno. COMITÉ DE COORDINACIÓN DE INTERNO Se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un Reglamento Interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999.

24 ROLES Y RESPONSABILIDADES SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS Son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados Desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la que pertenecen. OFICINA DE INTERNO, UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA O QUIEN HAGA SUS VECES Es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la Entidad Pública. Es responsable por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha.

25 MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 ETAPA 1: PLANEACIÓN AL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO MECI 1000: Establecer el compromiso de la Alta Gerencia 2. Acto administrativo de adopción del MECI 3. Designación del Representante por la Dirección. 4. Organización del Equipo de trabajo Institucional Grupo Directivo Grupo Operativo Grupo Evaluador 5. Procesos de Sensibilización y Socialización del MECI 1000: Capacitación del MECI 1000: Elaboración del Prediagnóstico

26 MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 ETAPA 2: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO MECI 1000:2005, POR SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS DE. 1. Evaluación de la existencia y/o desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la Entidad. 2. Definición de actividades, responsables del diseño, ajuste o implementación.

27 MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 ETAPA 3: EVALUACIÓN A LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO MECI 1000:2005. El progreso del proceso de implementación del Sistema de Control Interno, se debe medir ( Indicadores de evaluación) por el Equipo MECI y el Representante de la Dirección, y en segunda instancia por la Oficina de Control Interno. Como resultado de la evaluación se generará un documento que contendrá como mínimo: Nivel de desarrollo e implementación. Recursos necesarios a la implementación. Actividades programadas. Desempeño de los grupos de trabajo. Cronograma de actividades. Dificultadas o debilidades detectadas. Resultados y conclusiones. Conclusiones y recomendaciones.

28 MODELO ESTÁNDAR DE INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 ETAPA 4: NORMOGRAMA SISTEMA DE INTERNO. Su elaboración debe ser liderada por el equipo MECI y haciéndose necesario adelantar las siguientes acciones: Identificar las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la Entidad por la Constitución Política, por normas con fuerza de Ley (Leyes, Decretos). Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la Empresa con otras entidades con las cuales se debe entrar en contacto para el ejercicio de sus competencias, responsabilidades, cometidos o funciones. Identificar otras normas que, así no se asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestión de la Entidad. Identificar normas en tránsito que afecten, negativa o positivamente, la gestión de la Entidad. Precisar las disposiciones que regulen todos los aspectos internos de la Entidad: Administrativos, financieros, incentivos, bienestar y capacitación, manuales (Funciones y competencias, procesos, procedimientos, contratación). Elaborar un documento que contenga el Normograma de la Entidad.

29 GRACIAS