CLAUSULAS 1. Por Información Confidencial se entiende lo siguiente:

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1 ACTA DE COMPROMISO DE RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL MANEJO DEL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA EN LÍNEA. Identificado(a) con la cedula de ciudadanía No. expedida en, en calidad de funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea, de la Notaria del Círculo de, con el propósito de garantizar la protección de la Información obtenida mediante el acceso a la consulta de los datos biográficos y biométricos de los colombianos de la Réplica II de la base de datos de la Registraduría Nacional del estado civil, que han sido considerados datos sensibles objeto de protección constitucional y por lo tanto información reservada por tratarse de temas de seguridad nacional, asumo las obligaciones contenidas en las siguientes: CLAUSULAS 1. Por Información Confidencial se entiende lo siguiente: a) Cualquier información biométrica, biográfica, técnica, jurídica, así como cualquier información relacionada con la base de datos que administra y custodia la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) y que por condición de Notario tiene acceso a ella, bien sea escrita, oral, visual o por transferencia electrónica de datos. b) Los archivos que se generen a partir de la consulta a la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y el contenido de cada uno de ellos. c) Información técnica, conceptos, diseños, especificaciones, trazados, planos, diagramas de flujo, datos, programas de cómputo, listados de costos, listados de precios, listados de cotejos, listados de agentes, listados de clientes, listados de participantes en redes, metas, cifras e ingresos. Página 1 de 7

2 d) La información y los reportes que puedan ser generados por el Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea relacionados con el servicio que prestan. e) Reportes y productos de trabajo internos que puedan ser generados por el Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea en relación con al servicio que respectivamente presten. f) Las invenciones y el know-how del Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea. g) Los objetivos, términos y condiciones de documentos contractuales. h) Información del Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea almacenada electrónicamente o contenida, sin limitarse a ello, en medios magnéticos como datos creados en estaciones de trabajo, enviados vía e- mail, almacenados en un servidor o en discos duros, CD-ROM y USB. i) Cualquier producto y/o servicio que la Notaría o el Operador Biométrico entregue a la otra bajo los Compromisos de Nivel de Servicio (ANS). j) La metodología, infraestructura del Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea. k) Todo documento, impreso, correspondencia, faxes, imágenes, correos electrónicos, en los que la Notaría o el Operador Biométrico haya proporcionado, tarifas por los bienes o servicios que ofrece. l) Cualquier otra información societaria, técnica, jurídica, financiera, comercial, de mercado, estratégica, de productos, de nuevas tecnologías, modelos de negocios que tengan, como Notario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea en el presente o en el futuro. 2. Se exceptúan de lo anterior la siguiente información: a) Aquella que sea de conocimiento general o de dominio público, o pueda ser conocida con facilidad por el público en general o se vuelva de conocimiento Página 2 de 7

3 general o de ser conocida con facilidad sin que medie ninguna acción y/o intervención del funcionario. b) Aquella cuya revelación y/o divulgación se realice en desarrollo o por mandato de una ley, decreto o sentencia u orden de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales. En este caso, la Notaría obligada a divulgar la información confidencial se compromete, antes de divulgar la información, a avisar inmediatamente al operador biométrico, para que pueda tomar las medidas necesarias para proteger su Información Confidencial y de igual manera se compromete a tomar las medidas necesarias para atenuar los efectos de tal divulgación. En este caso, la Parte obligada únicamente podrá divulgar la información luego de notificar a la contraparte (siempre y cuando esté permitido por ley), para que ésta pueda interponer los recursos necesarios para proteger la información. c) Aquella que antes de revelarla estuviera en posesión legítima y sea del conocimiento público. CLÁUSULA SEGUNDA OBJETO. En virtud del presente compromiso de confidencialidad, como funcionario designado del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea me obligo a no revelar, compartir, divulgar, exhibir, mostrar, comunicar, utilizar y/o emplear la información a la que tenga acceso mediante las herramientas de consulta a la Réplica II de la Base de Datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con otra(s)persona(s) natural(es) o jurídica(s), en su favor o en el de terceros, a mantenerla de manera privada sujeta a la más estricta reserva y a protegerla para evitar su divulgación no autorizada, ejerciendo sobre ella el mismo grado de diligencia que utiliza para proteger la información confidencial de su propiedad. CLÁUSULA TERCERA PROHIBICIÓN DE DIVULGACIÓN. biométrica en línea de la Notaría, no permitirá el acceso de terceros a la información confidencial, ni tampoco la divulgará por si misma o por interpuesta persona, de manera parcial o total. La información confidencial no podrá divulgarse por ningún Página 3 de 7

4 medio sea, entre otros en forma escrita, publicación electrónica, virtual, informes, conferencias, videos, grabaciones etc. Así mismo, deberá abstenerse en lo sucesivo de entregar o realizar para sí o para terceros, copias, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la Información producto de la consulta a la Réplica II de la base de datos de la RNEC. CLÁUSULA CUARTA PROHIBICIÓN DE REPRODUCCIÓN. biométrica en línea, se abstendrá de reproducir o hacer copias totales o parciales de la información confidencial que reciba producto de la consulta a la base de datos de la RNEC o de la UNIÓN COLEGIADA DEL NOTARIADO COLOMBIANO U.C.N.C.. CLÁUSULA QUINTA OBLIGACION DE DEPÓSITO Y CIUDADO. La información confidencial será mantenida y controlada por el funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea, en un lugar seguro, con restricciones de acceso. El funcionario se compromete a que toda información confidencial deberá ser guardada en un lugar con acceso limitado. CLAUSULA SEPTIMA UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Toda información que a la que tenga acceso el funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea, deberá manejarse con carácter confidencial y será utilizada únicamente para los fines de ejercicio de la función fedataria o la que lay imponga al Notario/a. CLÁUSULA OCTAVA - OBLIGACIONES DE LAS PARTES. La Información Confidencial no podrá ser utilizada por el funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea para fines diferentes a los establecidos en el estatuto notarial y demás normas que regulen la actividad fedataria, ya que solo podrá utilizarse en relación con los temas que se desarrollen en el contexto de este compromiso de Confidencialidad, so pena de incurrir en las sanciones descritas en el presente compromiso. Página 4 de 7

5 biométrica en línea deberá cumplir con las siguientes obligaciones en relación con la información confidencial: a) Mantener la Información Confidencial en reserva o secreto, brindándole a la misma el carácter de estricta confidencialidad, y manteniéndola debidamente protegida del acceso de terceros, asesores, contratistas o subcontratistas con el fin de no permitir su conocimiento o manejo por parte de personas no autorizadas. b) No permitir la copia, reproducción o publicación de la Información Réplica II de la Base de Datos de la RNEC o el acceso a la misma, total o parcialmente a personas no autorizadas por la ley. c) Utilizar siempre la Información Confidencial sujetándose a la normatividad vigentes sobre la materia y el presente compromiso. CLÁUSULA NOVENA RESPETO AL ÁMBITO DE COMPETENCIA biométrica en línea, acepta de forma expresa y fehaciente que, sin perjuicio de las limitaciones contenidas en el presente compromiso, la Información confidencial a la que tenga acceso obtenida de la Réplica II de la base de datos de la RNEC, no podrá ser empleada para iniciar, preparar o realizar ofertas, propuestas, y/o prestaciones de servicios de forma individual, con o a favor de terceros o de usuarios de la Notaría. El uso indebido de dicha Información Confidencial, facultará al Notario, a la U.C.N.C. e incluso La Registraduría Nacional del Estado Civil, para ejercer las acciones oportunas en defensa de sus intereses, incluyendo el resarcimiento de los daños que se le hubieren ocasionado. CLÁUSULA DÉCIMA - CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN. biométrica en línea garantiza que aplicará las mismas medidas de seguridad razonables para evitar divulgación, fuga o uso no autorizado de información confidencial o patentada y aceptan que protegerán la información confidencial que se suministren entre sí, de la misma manera y en el mismo grado en que protege su propia información confidencial. Página 5 de 7

6 Toda la información confidencial sea guardada por el funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea en un lugar con acceso restringido. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA - INCUMPLIMIENTO. En caso de incumplimiento del presente compromiso, el funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea, tendrá la obligación de cancelar a título de cláusula penal, las sumas de dinero que sean estimadas por un Juez de la República, quien se encargará de determinar la gravedad de la información revelada y los perjuicios que debido a esto se hayan ocasionado. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA - NORMATIVA APLICABLE. El presente compromiso de confidencialidad se regirá y se interpretará bajo las leyes colombianas. El funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea se compromete a dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales (habeas data). El desconocimiento de los compromisos descritos, puede conllevar demandas civiles, penales y administrativas según lo señalan las leyes colombianas. (Artículo 308, Ley 599 de 2000; Ley 256 de 1996; Decisión 486 de la CAN, Tit. XVI). CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA - CUSTODIA Y CUIDADO SOBRE EL KIT BIOMÉTRICO. El funcionario deberá responder por el uso y cuidado del kit biométrico, así como de la conservación de las contraseñas de acceso al computador, las que deben ser custodiadas en total confidencialidad, en un lugar seguro, fuera del acceso de terceros. PARAGRAFO PRIMERO - Cuando el funcionario responsable del manejo del sistema de identificación y autenticación biométrica en línea, se retire del equipo de cómputo dispuesto para esto, deberá obligatoriamente bloquear el computador o cerrar la aplicación, con el objeto de impedir el uso no autorizado del sistema. Página 6 de 7

7 CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN El funcionario se compromete a cumplir todas y cada una de las políticas de seguridad de la información publicadas y socializadas por la U.C.N.C. las cuales hacen parte integral de este compromiso de confidencialidad. El funcionario de la Notaría del círculo de acepta que la presente acta constituye un otrosí al contrato de trabajo (o prestación de servicios) y hace parte integral del mismo. El presente compromiso se firma a los días del mes de del año 2016 Nombre del funcionario: Notaría: Cargo: C.C.: Página 7 de 7