APLICACIÓN DE RESERVAS Y FACTURACIÓN ONLINE

Transcripción

1 APLICACIÓN DE RESERVAS Y FACTURACIÓN ONLINE Guía del usuario v1.0 Mayo 2011 Página 1

2 Introducción - La aplicación de reservas y facturación online de Zonaregalo.com es una aplicación dedicada exclusivamente a los proveedores. - Su utilización por parte de los proveedores es obligatoria para poder comprobar las reservas realizadas, proceder al pago de las prestaciones y generar las facturas correspondientes. - La aplicación permite introducir reservas con bonos, generar estados de cuenta, generar facturas de Zonaregalo y llevar un control del histórico de reservas y pagos. - Hemos realizado este documento en base a un proveedor de test (Zonaregalotest) con un bono regalo de un valor de canje de 1 y honorarios de promoción de 30 centimos (comisión del 30%) - Zonaregalo.com actúa como AGENTE en la distribución de sus productos. En consecuencia, Zonaregalo emite una FACTURA por sus Honorarios de promoción (o comisión). La aplicación de reserva y facturación online permite al proveedor generar directamente la factura de honorarios de promoción de Zonaregalo (autofacturación) y enviar el correspondiente Estado de Cuenta que incluye el total del Saldo de valor de canje del bono (cantidad que Zonaregalo.com abonará al proveedor el día 20 del mes siguiente a la fecha del Estado de cuenta) - Para cualquier duda, contactar con el departamento de proveedores de Zonaregalo.com al mail: proveedores@zonaregalo.com o por teléfono: Página 2

3 Acceder a la aplicación Para acceder a la pantalla de inicio de la aplicación, escribe la dirección siguiente en su navegador: y a continuación aparecerá la siguiente pantalla: Introduce su nombre de usuario y la contraseña que le habrá facilitado su contacto en el departamento de compra. Para cualquier duda, puede contactarnos por correo electrónico (proveedores@zonaregalo.com) o por teléfono en el El idioma por defecto es el Español. Haga clic en el botón LOGIN Página 3

4 Al introducir sus credenciales accederá a la pantalla inicial de la aplicación: Esta pantalla le permitirá acceder a todas las funcionalidades de la aplicación desde el menú superior o haciendo clic en las opciones que aparecen en el centro. Página 4

5 Introducir una reserva Para introducir una nueva reserva, haga clic en el botón Añadir reservas A continuación aparecerá la siguiente pantalla: Introduce el número de Bono Zonaregalo que le habrá facilitado el cliente (por teléfono o correo electrónico) en el momento de la reserva. Los números de bono tienen el siguiente formato: ZONA1759 Haga clic en el botón VALIDAR Página 5

6 La siguiente pantalla (PASO 1) permite: - introducir observaciones, - elegir la Actividad escogida por el cliente (en caso de bonos multiopción donde un mismo bono puede permitir la realización de varias actividades en un mismo centro) y - el lugar escogido (en caso de Actividades que se pueden realizar en diferentes lugares) La aplicación determina de forma automática: - El Valor de canje del Bono (precio de venta del bono en la web de Zonaregalo.com) - Los honorarios de promoción (comisión de Zonaregalo.com para la venta de los bonos) - El saldo del valor de canje del Bono (cantidad que se abona al proveedor) Nota: El valor de canje del Bono puede variar en función de los diferentes descuentos aplicados directamente en la web de Zonaregalo.com (promociones, descuentos, concursos). Esta variación de precio NO afecta al Saldo del valor de canje del bono acordado contractualmente. Haga clic en el botón SIGUIENTE Página 6

7 La siguiente pantalla (PASO 2) permite introducir todos los detalles de la reserva realizada con el cliente: - Nombre del cliente - Apellido del cliente - Número de teléfono de contacto (con cifras únicamente) - Correo electrónico (si disponible) - Fecha prevista de realización de la Actividad Haga clic en el botón SIGUIENTE para continuar el proceso de reserva o en el botón ANTERIOR para realizar modificaciones. Nota: puede introducir una fecha de realización de la Actividad anterior o posterior a día en el cual introduce los datos en la aplicación. Página 7

8 La siguiente pantalla (PASO 3) permite revisar todos los datos introducidos antes de la validación definitiva de la reserva: - Haga clic en CAMBIAR DATOS para cambiar las notas o el número de Bono. - Haga clic en ANTERIOR para modificar los datos del cliente Nota: por favor compruebe con todos los datos son correctos, ya que posteriormente no podrá realizar modificaciones en una reserva finalizada. Haga clic en en botón FINALIZAR para validar definitivamente la reserva en el sistema. Página 8

9 La pantalla siguiente (PASO 4) corresponde a la confirmación de la reserva realizada. A partir de este momento, la reserva ya esta guardada y se puede consultar desde el menú Gestionar Reservas y Estados de Cuenta - Haga clic en AÑADIR OTRA RESERVA para realizar una nueva operación - Haga clic en AÑADIR OTRA RESERVA PARA EL MISMO CLIENTE para realizar una nueva operación copiando datos del cliente - Haga clic en VOLVER AL INICIO para volver a la primera pantalla de la aplicación. Página 9

10 Gestionar reservas y estados de cuenta La aplicación permite gestionar las reservas realizadas, comprobar el estado de su cuenta, las facturas emitidas así como la lista de todos los bonos que por fecha no se pueden facturar de momento. Para ello, acceder a la pantalla inicial de la aplicación haciendo clic en el menú superior Inicio Seleccione en el menú de gestión la acción que desea realizar: Página 10

11 - La opción Gestionar reservas con bono permite visualizar todas las reservas ya realizadas que se pueden facturar. - La opción Estados de cuenta guardados permite visualizar todos los Estados de cuenta generados hasta la fecha. Un Estado de cuenta NO es una factura, sino un documento que el proveedor puede generar en cualquier momento que hace un resumen a una fecha concreta de las reservas introducidas y de los cobros pendientes. - La opción Estados de cuenta enviados permite visualizar todas las Facturas / Estados de cuenta generados por el proveedor y enviados a Zonaregalo.com para proceder al pago del saldo del valor de canje del bono. - La opción Bonos que no se pueden facturar permite visualizar todas las reservas introducidas hasta la fecha que NO se pueden facturar, porque LA FECHA DE REALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ES SUPERIOR A 60 DÍAS DE LA FECHA ACTUAL DE LA CONSULTA Página 11

12 a. Gestionar reservas con bono Esta pantalla permite la visualización y gestión de las reservas que se pueden facturar. Las facturas de honorarios de promoción y los Estados de cuenta que incluyen la cantidad que Zonaregalo.com debe abonar se generan ÚNICAMENTE desde esta pantalla. Sus datos de empresa. Por favor comprobar que estén correctos Sus datos bancarios. Por favor comprobar que estén correctos - El buscador permite encontrar todas las reservas realizadas en fecha concretas. Atención, la fecha corresponde al día en el que se realizó la introducción de datos en la aplicación, NO a la fecha de realización de una Actividad. Siempre que introduce unas nuevas fechas, deberá hacer clic en el enlace Actualizar - El enlace ver detalles permite visualizar todas las reservas (ver página 14) Página 12

13 IMPORTANTE - Al final de la página el botón permite GENERAR EL ESTADO DE CUENTA ACTUAL (resumen de todas las reservas realizadas que se pueden facturar y cobrar) y LA CORRESPONDIENTE FACTURA DE ZONAREGALO.COM. Ambos documentos serán enviados por mail tanto al proveedor como a Zonaregalo.com - Al final de la página el botón permite GENERAR EL ESTADO DE CUENTA ACTUAL (resumen de todas las reservas realizadas que se pueden facturar y cobrar, pero NO SE EMITIRÁ NINGUNA FACTURA NI PAGO CORRESPONDIENTE por parte de Zonaregalo.com. Esta opción está pensada para que los proveedores puedan gestionar comodamente sus reservas (en caso de varios tipos de actividades o de varios centros en los cuales las actividades se pueden realizar) Página 13

14 Gestionar reservas con bono detalles Esta pantalla permite gestionar todos los bonos que se podrán facturar posteriormente, añadiendo o quitando reservas según quiere el proveedor. - Haga clic en el botón SELECCIONAR TODO para seleccionar todos las líneas de la pantalla - Haga clic en el botón BORRAR SELECCIONADAS para eliminar las reservas que no quiere que se incluye en la próxima FACTURA o el próximo ESTADO DE CUENTA - Haga clic en GUARDAR para almacenar los cambios solicitados Nota: puede hacer clic en las opciones subrayadas del menú para cambiar el orden de visualización de las reservas. Página 14

15 Estados de cuenta guardados Esta pantalla permite visualizar todos los Estados de cuenta guardados pero NO enviados a Zonaregalo.com para facturación (opción SOLO GUARDAR del menú de gestión de bonos) - El buscador permite encontrar todos los Estados de cuenta realizados en fecha concretas. Atención, la fecha corresponde al día en el que se realizó la introducción de datos en la aplicación, NO a la fecha de realización de una Actividad. Siempre que introduce unas nuevas fechas, deberá hacer clic en el botón BUSCAR - El enlace Ver Estado de cuenta permite visualizar el detalle del documento que generó (ver página 16) Página 15

16 Pantalla Ver Estado de cuenta Esta pantalla permite ver el detalle de un Estado de cuenta generado. - Después de revisar los datos del Estado de cuenta, puede generar LA CORRESPONDIENTE FACTURA DE ZONAREGALO.COM haciendo clic en el botón - Ambos documentos serán enviados por mail tanto al proveedor como a Zonaregalo.com Página 16

17 Confirmación de facturación Una vez haya hecho clic en el botón confirmación aparecerá: la siguiente pantalla de - La pantalla de confirmación indica el número del Estado de cuenta así como el número de Factura que acaba de generar - Haga clic en el icono para ver/descargar la factura y el Estado de cuenta en formato pdf - Haga clic en el icono para descargar la factura y Estado de cuenta en un formato compatible con Excel. Página 17

18 Estados de cuenta enviados Esta pantalla permite acceder a todas las facturas y Estados de cuenta emitidos en las fechas que desea - Nota: en esta pantalla podrá consultar todas las facturas y Estados de cuentas emitidos y que se han enviado a Zonaregalo. El PAGO del Saldo del valor de canje del bono se hará ÚNICAMENTE en base a la información que se encuentra disponible en esta pantalla. Página 18

19 Bonos que no se pueden facturar En esta pantalla se pueden visualizar todas las reservas realizadas que TODAVÍA no se pueden facturar, ya que la fecha de realización del evento/actividad es superior a 60 días de la fecha actual. - Nota: a partir del momento en que la fecha de realización del evento es inferior a 60 días de la fecha actual, el bono correspondiente pasará automáticamente al Estado bono facturable y se podría visualizar desde el menú Gestionar reservas con bono Página 19

20 Ejemplo de Factura Página 20

21 Ejemplo de Estado de cuenta Página 21

22 Ejemplo de enviado Página 22