Guía de Usuario ARC 2.0

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1 Guía de Usuario ARC 2.0

2 Toda la información y material incluyendo textos, imágenes, logotipos y nombres de productos son propiedad de, o utilizados con permiso de Ex Libris Ltd. La información no puede ser distribuida, modificada, desplegada, reproducida en su totalidad o en parte sin el consentimiento por escrito de Ex Libris Ltd. MARCAS REGISTRADAS Ex Libris, los logotipos de Ex Libris, Aleph, ARC, SFX, SFXIT, MetaLib, DigiTool, Verde, Primo, Voyager, MetaSearch, MetaIndex y otros productos y servicios de Ex Libris aquí mencionados son marcas registradas por Ex Libris y deben ser registradas en ciertas jurisdicciones. Todos los demás productos, compañías, marcas y logotipos aquí mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios. EXCENCIÓN DE RESPONSABILIDAD La información contenida en este documento se ha compilado desde varias fuentes y se proporciona tal cual" sólo para propósitos de información general, sin representación, condición o garantía alguna ya sea expresa o implícita, incluyendo cualquier garantía implícita de calidad satisfactoria, integridad, precisión o idoneidad para un fin particular. Ex Libris, sus subsidiarios y compañías relacionadas ( Grupo Ex Libris") renuncian a toda responsabilidad por todo el uso de esta información, incluyendo pérdidas, daños y perjuicios, reclamaciones o gastos en que puede incurrir cualquier persona como resultado del uso de esta información, incluso si ha sido advertido de la posibilidad de dicha pérdida o daño. Ex Libris Ltd.,

3 Tabla de Contenido Introducción a ARC... 5 Qué es ARC?... 5 Reportes ARC... 7 Paquete de reportes en ARC... 8 Ayuda en Línea... 9 Utilizando ARC por primera vez Accediendo al portal de ARC desde el cliente GUI de ALEPH Revisando la pantalla inicial Trabajando con Reportes Usando los reportes Predefinidos Acciones del Reporte Creando un nuevo Reporte con Query studio Ejemplo No.1 Pasos para crear un reporte a través de Query Studio con el paquete de Circulación Secciones y Filtros Nombrando Reportes Cambiando nombre a los encabezados de columna Guardando Reportes Planificación de Reportes Ejemplo 2. GENERAR EL LISTADO DE TITULOS MÁS PRESTADO Ejemplo 3. Crear un reporte dividido en Sr. Y Sra. Agrupados por grupos etéreos

4 Descripción conceptual del sistema ARC Tablas ALEPH Datos lógicos Imagen 1. Descripción conceptual de ARC ARC combina colecciones integradas de datos organizada por las actividades de la biblioteca, incluyendo su historial y actualizado en diferentes niveles según el asunto. ARC utiliza metodologías DWH (Data warehouse) para permitir la recuperación de información rápida y eficiente. El Data Warehouse es una base de datos completamente independiente, que recupera su información de los sistemas operacionales existentes sobre una base fija (ALEPH) y es designada en una arquitectura diseñada convenientemente para el acceso directo de los usuarios. La arquitectura permite un análisis completo en diferentes niveles, recuperando, filtrando y activando diferentes funciones en los datos de una manera independiente, amistosa y muy rápida para la toma de decisiones dentro de la institución. 4

5 CAPITULO 1 Introducción a ARC Sobre este Documento Esta guía asume que usted es un bibliotecario, usuario STAFF, ó encargado de biblioteca familiarizado con el sistema ALEPH 500. Usted no necesita tener conocimiento de la estructura de tablas en la base de datos de ALEPH ni de programación SQL. Esta guía tiene la finalidad de enseñar cómo trabajar con ARC y sus procedimientos básicos: Conceptos Importantes Procedimientos básicos Reportes pre-definidos disponibles en ARC Esta guía está pensada para complementar la Ayuda en Línea autorizada por Cognos con referencia específica de ARC. Detalles completos sobre tareas avanzadas y la interfaz están disponibles en la Ayuda en Línea. Qué es ARC? ARC es un reportador basado en Web, consultando y generando un ambiente estadístico derivado de la información contenida en el sistema ALEPH. Permite el acceso a estadísticas ad hoc con respecto a virtualmente cualquier asunto de su biblioteca de una manera muy rápida. ARC está integrado con el software de Cognos ReportNet, que es simple de manejar y que se puede integrar con los ambientes utilizados en su biblioteca. Los datos operacionales dentro de ARC son colectados de varias fuentes de datos ALEPH y presentados en una estructura lógica que permite referencias cruzadas. Esto proporciona a todos los departamentos de su biblioteca una sola vista de los datos del sistema. Usted puede manipular los datos operacionales para generar reportes y estadísticas necesarios para los flujos de trabajo diarios y hacer de los procedimientos futuros de la biblioteca más eficientes. ARC viene integrado con una selección de reportes y estadísticas pre-definidos que muestran información de fuentes de datos dentro de los siguientes módulos del sistema ALEPH: WEB OPAC, Catalogación, Circulación, Adquisiciones/seriadas, PIB y Lectura de Cursos. Usted puede utilizar el portal de ARC para personalizar estos reportes predefinidos y guardarlos para el uso futuro de la biblioteca. ARC también incluye un conjunto de herramientas que proporciona de un ambiente requerido para crear y generar reportes y estadísticas específicas para la biblioteca. Todos los reportes guardados pueden ser compartidos entre usuarios de la biblioteca. 5

6 ARC viene integrado con una selección de reportes y estadísticas pre-definidos de los módulos del sistema ALEPH Imagen 2. Paquete de reportes estadísticos predefinido ARC incluye un conjunto de herramientas intuitivas que proporciona de un ambiente requerido para crear y generar reportes y estadísticas específicas para la biblioteca Imagen 3. Ambiente intuitivo para crear y generar reportes De acuerdo a un sistema adaptable de reglas y definiciones proporcionadas por la biblioteca el Centro de Reportes está basado en tres componentes principales: Extraer, Transformar y Cargar (ETL) Este componente extrae e integra datos de todas las tablas de Oracle en ALEPH y los transforma en una estructura y un lenguaje claro y fácil de entender para la biblioteca. o Etapa de Extracción Captura datos desde las fuentes de ALEPH. o Etapa de Transformación Elimina anomalías de datos operacionales al racionalizarlos, agrega elementos requeridos, integra datos de diferentes fuentes dentro del sistema y los transforma antes de cargarlos. o Etapa de Carga Acomoda los datos en la base de ARC 6

7 Almacenamiento Este componente mantiene y administra los datos integrados y transformados recibidos desde el componente ETL. Acceso Este es el componente utilizado por el personal de la biblioteca para buscar y analizar los datos almacenados, obteniendo como resultado la generación de estadísticas y reportes personalizados. El proceso ETL ocurre en intervalos definidos por la biblioteca, por medio de un programa que se ejecuta en segundo plano, esto incluye: Extracción e integración de las fuentes de datos de los módulos de ALEPH. Transformación de datos dentro del esquema inicial definido por la biblioteca. Carga/Trasporte de los datos sobre el repositorio del Centro de Reportes. La biblioteca puede definir los tiempos del proceso de extracción de modo que coincida con las horas en que la biblioteca esté cerrada, aunque el proceso ETL puede funcionar sin bloquear la biblioteca. Después de que el proceso ETL se haya realizado, se podrá conectar al portal de ARC para consultar los nuevos datos almacenados. Reportes ARC ARC esta complementado con una amplia gama de reportes estándar para la biblioteca. Usted puede crear reportes conteniendo cualquier número de objetos gráficas, tablas cruzadas y listas también como imágenes, logotipos y trabajar con los enlaces a la información. Las consultas pueden extraer datos de todos los módulos de ALEPH. Se puede agregar objetos a un reporte simplemente arrastrando y soltándolo en la ventana del reporte predefinido. El reporte se adapta automáticamente al momento de agregar o eliminar un objeto de la zona de trabajo. Dinámico, los reportes multi-objeto pueden contener (gráficas, tablas cruzadas y listas) como también imágenes y logos. 7

8 ARC entrega los reportes en varios formatos (PDF, Excel, CSV, XML y HTML) incluyendo las gráficas, tablas cruzadas y vistas múltiples. Imagen 4. Reporte ARC en Excel Paquete de reportes en ARC Antes de iniciar a crear las tablas, se debe seleccionar un paquete: Imagen 5. Paquete de reportes preestablecidos Un paquete es la combinación de tablas que crean un ambiente de contenido. En los diagramas de Entidad Relación, los paquetes contienen uno ó más tablas principales que corresponde a las tablas de hechos. Las tablas de hechos es la combinación que se pueden crear al cruzar información de los módulos de ALEPH. Las siguientes observaciones son relevantes para todos los paquetes: En el proceso de crear el Data Warehouse, si una característica aparece como hecho y no como una dimensión se genera e incluye automáticamente la palabra Uknown (Desconocido). Este proceso es llamado Integridad Referencial. Este proceso da un valor agregado por que flota irregularmente en su base de datos. Si se agregan las características faltantes a la base de datos de ALEPH, dejará de aparecer la palabra Uknown. La perspectiva del Centro de Reportes ALEPH es un punto de vista Administrativo. Por lo tanto la información que se presenta en el Data Warehouse depende de que exista o no el registro 8

9 ADM. Por ejemplo, un registro bibliográfico que no tiene asociado ningún ítem no aparecerá en ARC. Ayuda en Línea La ayuda en línea está disponible en el botón Ayuda. La información contenida en la ayuda en línea también está disponible en un libro digital en formato PDF. Sin embargo, la información de un sistema de ayuda dado se puede dividir en más de un libro en línea. Utilice los libros en línea cuando usted quiera imprimir un documento o cuando usted quiera buscar el documento entero. La documentación relacionada con Query Studio es la más importante para sus necesidades como usuario de ARC. Se puede imprimir las páginas seleccionadas, una sección o el libro entero. La pantalla de Carpetas Públicas contiene varias opciones para aprender más sobre Cognos ReportNet: Ayuda Visita Rápida Introducción Imagen 6. Menú de Ayuda en Arc Ayuda Esta es la puerta a la documentación de Cognos 8. La documentación de Cognos incluye guias de usuario, tutoriales, libros de consulta y otros materiales. Visita rápida Esta opción contiene tres vistas relevantes que enseñan las habilidades básicas: Navegar en el portal Trabajar con Reportes Programar y distribuir reportes Administrar páginas Personalizar el portal Introducción Esta opción introduce a la arquitectura de Inteligencia de Negocios de Cognos 8 y proporciona ejemplos para ilustrar su funcionalidad. 9

10 CAPITULO 2 Utilizando ARC por primera vez Conectarse ARC soporta el acceso de usuarios autentificados. Para usar ARC como un usuario autentificado, debe de conectarse satisfactoriamente. La sintaxis de la URL para el acceso al portal de ARC es: Si aún no conoce su URL por favor contáctese con el administrador del sistema. Introduzca su ID de usuario y su contraseña, presione Ok. Su sesión inicia con la pantalla de bienvenida. Imagen 7. Pantalla de inicio en ARC 10

11 Nota: usted puede ver un resumen de la información de su cuenta y las veces que se ha conectado al portal de ARC, desde el centro de reportes presione sobre Herramientas -> Mis preferencias, finalmente seleccione la etiqueta Personal para ver sus propiedades. Accediendo al portal de ARC desde el cliente GUI de ALEPH Se puede acceder al portal de ARC desde el cliente GUI sobre los módulos de Adquisiciones/Seriadas, Catalogación y Circulación en el Menú principal ALEPH-> Centro de Reportes. Esta opción debe ser habilitada por el administrador del sistema ALEPH. La configuración se realiza en la variable ARC- URL de la tabla tab100 sobre la base ADM. 11

12 Cerrar Sesión Usted finaliza la sesión al desconectarse. Si se cierra el explorador Web sin primero desconectarse también finaliza la sesión. Si al momento de cerrar el explorador Web usted no guardo los cambios del reporte sobre el que estaba trabajando estos no serán recuperados. Cierre la sesión al presionar Cerrar sesión después de guardar los cambios realizados a sus reportes. Revisando la pantalla inicial Nota Si la institución ha elegido personalizar la interfaz web de ARC, la pantalla será diferente de cómo se muestra a continuación. La pantalla de Bienvenida de ARC contiene las siguientes áreas: Presione Página principal ó Cognos Connection para acceder al paquete de Reportes en Carpetas públicas que contienen los reportes predefinidos proporcionados por Ex Libris. Presione sobre Query Studio ó Report Studio para crear reportes en el área seleccionada. Se deben tener permisos de escritura para poder trabajar con las carpetas de reportes y poder crear dentro de ellas. Esto dependerá del tipo de usuario con el que se conecte. Presione Cerrar sesión para salir de la aplicación. 12

13 CAPITULO 3 Trabajando con Reportes Los reportes se usan para análisis de datos en la ayuda de la administración de actividades de la biblioteca, identificar problemas y para mejorar la eficacia. En ARC, los reportes pueden crearse para uso personal o pueden ser compartidos para otros usuarios del esquema en el que se trabaja. La instalación de ARC contiene un número de modelos predefinidos que se han creado de subconjuntos de datos de la biblioteca. Estos modelos se muestran como paquetes y se muestran para crear reportes. Se pueden crear reportes ad hoc, reportes simplificados utilizando Query Studio, o se puede utilizar Report Studio para diseñar reportes más complejos. Después de haber creado el reporte en ARC, puede correrlo o ver el resultado del reporte. También puede ver el reporte en varios formatos, programar el reporte y distribuirlo. Como Report Studio es la suite más probable para el administrador de sistemas, en este capítulo nos centramos en Query Studio Usando los reportes Predefinidos Procedimiento: 1. Desde la pantalla de Bienvenida, presione sobre Cognos Connecction. Una lista de carpetas aparecerán organizadas en temas relacionados con las áreas de la administración de la biblioteca. 13

14 2. Presione sobre una carpeta, por ejemplo, Adquisiciones. Una lista de subcarpetas relacionadas al tema serán desplegadas. 3. Presione sobre una subcarpeta, por ejemplo, Orders. Una lista de reportes relacionados son desplegados. Utilice las herramientas disponibles para correr, editar y distribuir los reportes mostrados. Acciones del Reporte Para Correr un Reporte Configurar las propiedades del reporte Guardar las especificaciones del reporte con la posibilidad de cambiar su formato, idioma, Hacer Presione sobre el nombre del reporte ó presione sobre el icono Presione el icono en la línea del reporte. En la pantalla que se abre se pueden modificar las características del reporte, cambie el nombre, idioma y escriba una descripción al reporte. Presione sobre en la línea del reporte para crear una vista del reporte, después guarde la vista del reporte, su icono se vera de la siguiente forma: 14

15 método de entrega o las opciones de ejecutarlo. Programar la ejecución de un reporte Si la fuente del reporte se ha eliminado o movido a otra ubicación, la vista del icono cambia: indica que se rompió el enlace al reporte original. Presione sobre en la línea del reporte para abrir el administrador de programación. Defina la frecuencia, formato, método de entrega, valores e idiomas. Más opciones generales están disponibles en esta pantalla: Para más información sobre estos botones, presione sobre la Ayuda de esa pantalla. 15

16 Creando un nuevo Reporte con Query studio 1. Desde la pantalla de bienvenida, presione sobre Query Studio. La siguiente pantalla aparecerá: Los paquetes usados recientemente, le permiten un acceso rápido de trabajo a los últimos paquetes usados Paquete de Adquisiciones: Encontrará variables relacionadas con las adquisiciones como no. ordenes de compra, facturas, fechas de compra, reclamaciones. 16

17 Vendor: Paquete donde encontrará campos para extraer información de los proveedores. Bib information: Seleccionar campos bibliográficos como el titulo, autor, pie de imprenta, etc. Allí también encontrará campos Desc1 a Desc 15 los cuales deben estar establecidos en la tabla XXX01.z13 de Aleph por el usuario, sino aparecerán en blanco. Item Status: Seleccione los status de items. (préstamo en sala, préstamo a domicilio) Depende de la tab15 de Aleph. Order: Datos referente a la orden de compra. Budget: Seleccione datos relevantes para el presupuesto. Active Budgets: Filtro predefinido de ARC para seleccionar los presupuestos activos. Non Active Budgets: Filtro predefinido para activar presupuesto no activos. Invoice Analysis: Análisis de facturas. Datos relevantes con la factura, por ejemplo cantidades, y historiales fechas. Current Schema: Esquema actual de trabajo o base ADM. Paquete General: Encontrará paquetes de tablas basadas en Circulación, Eventos de circulación e items, y tablas de ordenes de compra asociadas al item. Patron global Information: Encontrará información global del usuario, como Título, nombre, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, entre otros. En el paquete de dirección (patron adress) encontrará: Patron adress1, patron adress2, etc que dependen de la ubicación en el campo dirección de Aleph el cual contiene un campo dividido en 5 campos. (ver las direcciones en Aleph de un usuario) Vendor: Encontrará nombre del proveedor e identificación del proveedor. Bib information: Seleccionar campos bibliográficos como el titulo, autor, pie de imprenta, etc. Allí también encontrará campos Desc1 a Desc 15 los cuales deben estar establecidos en la tabla XXX01.z13 de Aleph por el usuario, sino aparecerán en blanco. Item Status : Seleccione los status de items. (préstamo en sala, préstamo a domicilio) Depende de la tab15 de Aleph. Sub Library: Seleccione la Sub biblioteca. Orders: Ordenes de compra asociadas al ejemplar. Item Analysis: Paquete construido por ARC para en 17

18 Circulacion y Cash: Eventos basados en circulación y préstamo. donde podrá encontrar otros datos del ejemplar, por ejemplo: suscripciones asociadas al items, colección, cambios de status de items, status de procesos, fechas de creación, modificación, etc Variable para generar cantidades al número de eventos. (Normalmente se encuentra bajo la opción MEASURES que traduce medidas ) History Items Analisys: Historicos de items, debe estar habilitadas las tables de historial en Aleph. Event Analysis: Analisis de eventos realizados en el prestamo, devolución e items. Current Schema: Esquema actual de trabajo o base ADM. Patron local info: extrae información local del usuario, por ejemplo a que biblioteca pertenece. Patron global Information: Encontrará información global del usuario, como Título, nombre, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, entre otros. En el paquete de dirección (patron adress) encontrará: Patron adress1, patron adress2, etc que dependen de la ubicación en el campo dirección de Aleph el cual contiene un campo dividido en 5 campos. (ver las direcciones en Aleph de un usuario) Vendor: Encontrará nombre del proveedor e identificación del proveedor. Bib information: Seleccionar campos bibliográficos como el titulo, autor, pie de imprenta, etc. Allí también encontrará campos Desc1 a Desc 15 los cuales deben estar establecidos en la tabla XXX01.z13 de Aleph por el usuario, sino aparecerán en blanco. Item Status : Seleccione los status de items. (préstamo en sala, préstamo a domicilio) Depende de la tab15 de Aleph. Sub Library: Seleccione la Sub biblioteca. Item Analysis: Paquete construido por ARC para en donde podrá encontrar otros datos del ejemplar, por ejemplo: suscripciones asociadas al items, colección, cambios de status de items, status de procesos, fechas de creación, modificación, etc Variable para generar cantidades al número de eventos. (Normalmente se encuentra bajo la opción MEASURES que traduce medidas ) History Items Analisys: Historicos de items, debe estar habilitadas las tablas de historia en Aleph. Request Analysis: Encontrará datos relevantes sobre 18

19 reservaciones de libros en Aleph, como periodos de reservaciones, cartas enviadas, etc Cash Analisys: Análisis de dinero. Loan analisys: Análisis de préstamos. Current Schema: Esquema actual de trabajo o base ADM. Patron local info: extrae información local del usuario, por ejemplo a que biblioteca pertenece. Patrons(usuarios): Usuarios de la biblioteca. Patrón Global information: Encontrará información global del usuario, como Título, nombre, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, entre otros. En el paquete de dirección (patron adress) encontrará: Patron adress1, patron adress2, etc que dependen de la ubicación en el campo dirección de Aleph el cual contiene un campo dividido en 5 campos. (ver las direcciones en Aleph de un usuario) Sub bibliotecas: Seleccione la Sub biblioteca. Análisis de Perfiles de usuario: Encontrará la variable No., of patros para obtener medidas de tipos de usuarios, status de usuario, etc. Current Schema: Esquema actual de trabajo o base ADM. Collection Management: Administración de Colecciones. 19

20 OPAC: Datos estadísticos del acceso a consulta por la Web. Vendor: Paquete donde encontrará campos para extraer información de los proveedores. Bib information: Seleccionar campos bibliográficos como el titulo, autor, pie de imprenta, etc. Allí también encontrará campos Desc1 a Desc 15 los cuales deben estar establecidos en la tabla XXX01.z13 de Aleph por el usuario, sino aparecerán en blanco. Item Status: Seleccione los status de items. (préstamo en sala, préstamo a domicilio) Depende de la tab15 de Aleph. Order: Datos referente a la orden de compra. Sub bibliotecas: Seleccione la Sub biblioteca. Serial Claims: Reclamaciones de copias. Item Analysis: Paquete construido por ARC para en donde podrá encontrar otros datos del ejemplar, por ejemplo: suscripciones asociadas al items, colección, cambios de status de items, status de procesos, fechas de creación, modificación, etc Variable para generar cantidades al número de eventos. (Normalmente se encuentra bajo la opción MEASURES que traduce medidas ) History Items Analisys: Historicos de items, debe estar habilitadas las tablas de historia en Aleph. Course Reading: Datos de lecturas de cursos XXX30. Current Schema: Esquema actual de trabajo o base ADM. 20

21 OPAC Analysis: Aquí podrá extraer transacciones, cantidades tiempos, tipos de usuarios e información de acceso al sistema a través de la web. Encontrara las variables. No. De consultas. No de transacciones OPAC. Bibliographic Data: Datos bibliográficos. Bib information: Seleccionar campos bibliográficos como el titulo, autor, pie de imprenta, etc. Allí también encontrará campos Desc1 a Desc 15 los cuales deben estar establecidos en la tabla XXX01.z13 de Aleph por el usuario, sino aparecerán en blanco. Cataloging Information: Información del catalogador ETL: Ver que los procesos de extracción desde Aleph se haya realizado. 21

22 ETL: aquí podrá seleccionar los campos relevantes del proceso de extracción de datos, fecha de extracción, forma de extracción ( full o incremental) Audit: Auditoria. Audit. Auditoria de acceso a ARC. ( para el administrador del sistema) 22

23 Ejemplo No.1 Pasos para crear un reporte a través de Query Studio con el paquete de Circulación. Procedimiento: 1. En la opción Query studio, la cual pueden encontrar al iniciar el sistema o en la parte superior izquierda de la ventana. 1.1 Seleccione el paquete Circulacion base on Event. 2. Presione sobre uno de los paquetes subrayados, por ejemplo, Circulación basada en eventos. Un reporte en blanco aparecerá: 23

24 1. Puede iniciar a crear su reporte, ayudándose del menú Insertar Datos, como se muestra en la imagen anterior. El panel izquierdo contiene un árbol con objetos disponibles. Seleccione los objetos que quiere mostrar en su reporte y muévalos al centro de la pantalla. Se pueden mover los parámetros de dos formas: Arrastrar y soltar un objeto del panel izquierdo al centro de la pantalla Doble click al objeto. Esto lo moverá automáticamente al centro de la pantalla. Por ejemplo, un reporte titulado Número de transacciones en Circulación necesita de los siguientes parámetros: Descripción de la sub biblioteca Descripción de la categoría del evento Fecha del evento Número de eventos Estos parámetros puede encontrarlos dentro el paquete General. Tome Descripción de la sub biblioteca desde Sub Libraries: Tome Descripción de la categoría del evento de Event Type dentro el árbol Event Analysis: Eventos se refiere a préstamos, devoluciones, renovaciones, reservaciones, etc. Los campos que contengan ID son los identificadores, los campos que contienen DESC son los descriptos es decir la palabra completa. 24

25 Tome Fecha del evento de Event Period dentro del árbol de Event Analysis: Tome Número de eventos de Measures dentro del árbol de Event Analysis: 25

26 Después de haber insertado estos elementos, se crea lo siguiente: Para agrupar el reporte por sub biblioteca, seleccione el encabezado de la columna Sub Library Desc. La columna cambia a amarillo: 26

27 Ahora presione sobre el icono para agrupar el reporte por Sub biblioteca: Puede hacer lo mismo para Event Category Desc también: 27

28 Ahora tiene un reporte agrupado por sub biblioteca y por categoría de evento. Secciones y Filtros Se pueden crear filtros sobre el reporte para mostrar únicamente las secciones seleccionadas. Para crear un filtro: 1. Presione sobre el encabezado de la columna, por ejemplo, Event Date. La columna se muestra en amarillo. 2. Presione sobre el icono la siguiente pantalla es desplegada: Ahora puede seleccionar una fecha específica o seleccionar que siempre aparezca esta ventana al ejecutar el reporte. 3. Realice sus cambios y presione OK para regresar a la pantalla del reporte. Se puede crear un filtro por sub biblioteca y por categoría del evento. Los filtros creados en un reporte se muestran en la parte superior del reporte: Nombrando Reportes Procedimiento: 1. Presione la palabra Título. La siguiente pantalla será desplegada: 28

29 2. Ahora puede agregar un nombre al reporte y un sub título. Al terminar, presione Ok Cambiando nombre a los encabezados de columna Haga doble click al encabezado de columna para modificar el nombre. Por ejemplo, haga doble click sobre el encabezado de Sub-Library Desc y cámbielo por Sub biblioteca: Guardando Reportes La última etapa al crear un reporte es guardarlo al presionar Guardar, o Guardar como. El sistema solicita un nombre para el reporte, una descripción (opcional) y su ubicación. Recuerde que si el reporte es guardado en Mis Carpetas, únicamente usted podrá ver este reporte. Este es el reporte filtrado por sub biblioteca y fecha: 29

30 También puede ejecutar el reporte en uno de los formatos disponibles en Ejecutar Reporte: Más opciones están disponibles en esta pantalla: Para más información sobre estas opciones presione la Ayuda de la pantalla. Planificación de Reportes Los reportes pueden planificarse para que se ejecuten a una hora y fecha específica. Para ver las opciones, seleccione un reporte y presione el icono para programarlo: Realice la configuración de acuerdo a las necesidades de la biblioteca. 30

31 Ejemplo 2. Generar el listado de títulos más prestado. Ingresar al escenario ADM. Ingresamos a la base de datos que queremos sacar el reporte. 31

32 Seleccionamos la opción Query studio. 32

33 Aquí el sistema nos pregunta que paquete de consulta requerimos, como necesitamos la cantidad de préstamos vamos a seleccionar el paquete llamado Circulación y Efectivo Luego aparece el listado de campos los cuales pueden ser seleccionados de acuerdo al reporte que queremos, en este caso seleccionaremos la sub_biblioteca, haciendo doble click en Sub_libraries->sub_library Desc = Descripción de la sub_libreria. 33

34 Aquí se observa que se inserto la sub_biblioteca. Luego vamos a insertar el código de barras, para ello vamos a los campos donde dice Other item information y seleccionamos Barcode. 34

35 Luego vamos a seleccionar la opción que nos trae la cantidad de préstamos la que encontramos en la opción Loan Analysis ->measures que traduce, cantidades y seleccionamos No of loan, que traduce Numero de préstamos. 35

36 El sistema arrojará el número de préstamos por cada copia. Luego ordenamos la columna No. De loan, Numero de prestamos para en forma descendente y así colocar en la primer posición el mayor valor. 36

37 Luego tenemos el valor más alto en la primera posición lo que nos permite saber el ejemplar más prestado. 37

38 Por último insertamos el título del libro para saber lo que nos piden. 38

39 Agrupar por título. Luego Ordenar descendentemente por no. De préstamos y aplicar el filtro basado en el campo título. 39

40 40

41 Ejemplo 3. Crear un reporte dividido en Sr. Y Sra. Agrupados por grupos etéreos. El objetivo de este reporte es mostrar los pasos que debemos realizar para crear un reporte semejante a la imagen mostrada abajo desde la aplicación de ARC. Para este procedimiento utilizaremos la base ADM, por lo tanto, el primer paso es conectarnos al portal de ARC como se muestra a continuación: Una vez adentro aparecerá la siguiente ventana: 41

42 Seleccionamos Cognos Connection para acceder a Carpetas Públicas donde se encuentran los paquetes de Reportes predefinidos y desde ahí seleccionaremos la herramienta Query Studio Cuando se abra Query Studio hay que seleccionar el paquete de datos que necesitamos para crear nuestro reporte, para esto nosotros debemos saber qué tipo de reporte queremos crear, por lo tanto, Nosotros queremos un reporte que nos diga el número de préstamos realizados en una comunidad, dividido entre el sexo de las personas que solicitaron y su rango de edad. Por lo tanto al querer saber la cantidad de préstamos realizados identificamos que es un reporte de circulación. De esta forma desde Query Studio abrimos el paquete Circulación y efectivo que contiene la información de Circulación y préstamos. 42

43 Al seleccionar la carpeta se abrira una nueva ventana con el espacio de trabajo de Query Studio como se muestra a continuación: 43

44 Esta pantalla está dividida en dos segmentos; la parte de datos que vamos a utilizar para crear el reporte y nuestra área de trabajo. De esta forma vamos a seleccionar los datos principales para crear nuestro reporte, para nuestro ejemplo hay que definir la comunidad, dato que se encuentra en la información global del usuario, específicamente en Patron addres 4 para la BN. Por lo tanto hay que mandar a llamar primero al ID del usuario y de ahí jalar su Patron Addres 4. Como se darán cuenta hay campos del Patron addres 4 que no tienen un valor, esto es un error en el llenado del registro del usuario, posiblemente la comunidad se puso en otra parte o simplemente no se lleno. En nuestro ejemplo el reporte debe ser por comunidad por lo tanto hay que filtrar el campo de Patron Addres 4 y seleccionar la comunidad que se quiera informar en el reporte, en nuestro ejemplo sería la comunidad de San Miguel. 44

45 Para esto seleccionamos la columna Patron Addres 4 y llamamos al icono de filtrado para seleccionar el campo o los campos que queramos filtrar en nuestro reporte. la cual abrirá una nueva ventana Opcionalmente podemos seleccionar la opción de Preguntar siempre que se ejecuta el informe para que al momento de ejecutar este reporte siempre nos aparezca el filtro y seleccionemos la comunidad que queramos mostrar. Al momento de aceptar aparecerá nuestro reporte solo con la información de la comunidad de San Miguel: El siguiente paso es agregar el número de préstamos para esta comunidad, esta información la encontramos en Loan Analysis -> Measures -> No of Loans. Lo seleccionamos e insertamos a nuestro reporte: 45

46 Ahora debemos agregar el sexo de nuestros usuarios para definir dos grupos, esto lo hacemos con el campo Title of Courtesy que se encuentra en la información Global del usuario (Patron Global Information). La seleccionamos y la insertamos en el área de trabajo. Después debemos agregar las edades de cada uno de nuestros usuarios para identificar a qué grupo pertenece, dado que no existe un campo que nos diga la edad exacta del usuario debemos crear los grupos de acuerdo a la fecha de nacimiento de cada uno, específicamente el año. Por lo tanto lo primero que debemos hacer es insertar el campo del año de nacimiento de nuestros usuarios, para esto insertamos el campo Birth Year que se encuentra en Patron Global Information -> Birth Period: Nuestro reporte habrá quedado de esta forma. 46

47 En este momento nuestro reporte esta casi completo, falta crear la tabla que nos permita identificar el rango de edades (Niños, Jóvenes, Adultos y Adultos Mayores) y dividir el grupo de acurdo al sexo (Sr. y Sra.). Para esto primero vamos a definir los grupos de edades de acuerdo a los rangos del año de nacimiento, por ejemplo los Niños serán definidos con el rango de 0 a 14 años, como nosotros solo tenemos el año de nacimiento hay que calcular el rango, por lo tanto, si Niños son de 0 a 14 años el rango queda definido así: Niños serán todos aquellos que tengan el año de nacimiento mayor o igual a 1994, en donde el rango sería de 0 a 14 años. Para crear este rango debemos primero seleccionar la columna de Birth Year y del panel de Datos debemos seleccionar el menú Editar Datos del cual nos despliega otras herramientas en donde encontraremos la opción de Definir grupos personalizados. Seleccionamos Definir grupos personalizados y nos abrirá la siguiente pantalla: En esta pantalla debemos seleccionar primero el Tipo de personalización que deberá ser Rangos, ya sabemos que estamos trabajando con los datos de la columna Birth Year, por lo tanto nuestro primer rango será Niños, de esta forma en el campo Nuevo nombre del rango escribimos Niños, el campo Desde debe tener el valor que defina la edad máxima del rango, en esta caso la edad máxima de Niño es 14, realizamos una operación básica para definir nuestro valor: = 1995, este sería nuestro valor del campo Desde. Finalmente el campo Hasta debe ser definido por la edad mínima del rango, en nuestro ejemplo debería ser el año de nacimiento 2009 por lo tanto basta con seleccionar la opción de Valor más alto. Después de haber llenado estos campos debemos seleccionar el icono para pasar nuestros valores al campo de Rangos: 47

48 De esta forma debemos crear todos los rangos que queramos agregar a nuestro reporte y agregar el nombre de nuestra nueva columna donde estarán nuestros rangos creados, esto se hace en el campo Nuevo nombre del elemento. En el ejemplo llame a la columna Rangos: Finalmente damos Aceptar para crear la nueva columna y se mostrará la siguiente ventana: Ya tenemos nuestra columna de Rangos, por lo tanto la columna Birth Year ya no sirve en nuestro reporte, de tal forma que habrá que quitarla del área de trabajo, para esto seleccionamos la columna Birth Year y damos click en el icono. De esta forma quedara nuestro reporte como la imagen que se muestra abajo: 48

49 Ahora solo falta acomodar los datos que tenemos en la forma de una tabla cruzada, esto la hacemos al seleccionar las columnas que serán los encabezados de cada columna (Title of Courtesy y Rangos) y dejar a Patron Addres como el nombre de nuestras filas. El primer paso será seleccionar las columnas en el orden que queremos mostrar en nuestro reporte, por estética es mejor que cada grupo de sexo (que solo son dos) contenga a los otros cuatro grupos de los rangos de edad, ya que estén seleccionados estas columnas debemos utilizar el icono de tablas cruzadas, al seleccionarlo nuestro reporte se mostrará de la siguiente forma: A pesar de que nuestro reporte ha tomado una mejor forma para su lectura sigue siendo un reporte muy grande, recuerden que nosotros solo queremos el número de préstamos por comunidad y NO los préstamos que tiene cada usuario en la comunidad seleccionada, por lo tanto habrá que eliminar el campo de ID del usuario que se encuentra en las filas de la comunidad. Para hacerlo seleccionamos la columna debajo de No of loans y presionamos sobre el icono para ver la siguiente imagen: Al eliminar esa columna obtendremos nuestro reporte: Ahora sí nuestro reporte ya se ve mejor y entendemos lo que queremos analizar, sin embargo nos falta un campo muy importante, el requerimiento del reporte era el Número de préstamos por comunidad, por sexo y por rango de edades, bien ya lo tenemos en nuestro reporte, sin embargo, también tenía que definirse la clasificación de los préstamos realizados. Para esto basta con agregar el campo Collection Desc desde el menú Insertar Datos y desde la información sobre Items Analysis -> Collection; este campo debemos agregarlo en la parte derecha de la fila San Miguel que es el nombre de la comunidad para tener el efecto del reporte mostrado al principio de este manual: 49

50 Nuestro reporte esta completo, solo nos queda guardarlo en una de las carpetas públicas de ARC o en nuestra carpeta de reportes personalizados, para ello primero hay que darle un Título a nuestro reporte y después guardarlo. Por lo tanto seleccionamos la palabra Título para poder nombrarlo: Damos aceptar y proseguimos con Guardar el reporte, seleccionamos el icono abrirá la siguiente imagen: (Guardar como) la cual no 50

51 En esta ventana debemos seleccionar la ubicación en donde guardaremos nuestro reporte, por lo tanto seleccionamos Seleccione otra ubicación que nos abrirá una ventana para definir la ubicación: Seleccionamos Carpetas Públicas Dentro de carpetas públicas seleccionamos Reportes personalizados, lugar del cual podrá ser ejecutado por cualquier otro usuario que quiere ejecutar un reporte similar a este. Finalmente damos aceptar y el nombre de nuestro reporte con su respectiva descripción, nuevamente damos Aceptar y habrá sido guardado en la ubicación seleccionada y podrá ejecutarse desde ahí. Damos cerrar a 51

52 nuestro reporte y comprobamos que este guardado y que se ejecute de acuerdo a los parámetros que le dimos. Seleccionamos Reportes Personalizados Seleccionamos el nombre de nuestro Reporte Para finalmente ver nuestro reporte: 52