GUIA PARA LA EVALUACION, ACTUALIZACION Y REGISTRO DE PROVEEDORES DEL BANCO COLPATRIA Y FILIALES

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1 GUIA PARA LA EVALUACION, ACTUALIZACION Y REGISTRO DE PROVEEDORES DEL BANCO COLPATRIA Y FILIALES INCOCREDITO es la empresa encargada de operar y administrar la información de los proveedores del Banco Colpatria que prestan los servicios requeridos en dicha Entidad. INCOCREDITO es una empresa especializada en seguridad en la industria de medios de pago en Colombia, ofreciendo a las Entidades Financieras, Sistemas de Pago de bajo Valor, franquicias, redes y establecimientos de comercio una amplia gama de productos y servicios en todas las etapas del ciclo integral de prevención y control del fraude. Si desea ampliar más la información acerca de INCOCREDITO lo invitamos a que acceda al sitio web ASPECTOS GENERALES SOBRE EL PROCESO DE REGISTRO DE PROVEEDORES: La inscripción en el Registro de Proveedores es un trámite necesario para iniciar o mantener la relación comercial con el Banco. Es importante tener en cuenta que la información que sea diligenciada en el proceso de registro ante INCOCREDITO debe realizarse dentro de los tiempos establecidos y cumplir con todos los requisitos exigidos que están descritos en este documento. El proceso de registro inicia cuando se da cumplimiento al envío completo de los documentos exigidos. Anualmente se debe actualizar el registro y efectuar los pasos definidos en esta guía (ver renovación).

2 TARIFAS ITEM PRECIO INCLUDO IVA Registro de Proveedores $ Registro y Visita de Evaluación $ a Proveedor 1. REGISTRO DE PROVEEDOR 1. Ingrese al sitio web y efectúe el registro de los datos básicos requeridos para contacto. 2. Realice el pago del proceso de registro. La información sobre tarifa y cuentas disponibles podrá consultarla en el sitio web 3. Para la realización del pago del proceso de registro, la información sobre las cuentas disponibles podrá encontrarla en el sitio web Para la información sobre las tarifas del proceso de registro podrá encontrarla en el sitio web -Descargue el documento guía de instrucciones. 4. Una vez recibida la documentación para el proceso de registro esté completa, Incocrédito confirmará a través de correo electrónico. Nota: Únicamente se recibirá información electrónica. Los documentos deben ser entregados en formato PDF no modificable y con un tamaño cada correo inferior a 2 MB. En caso que no se reciba lo documentación por el peso de los correos, Incocrédito no se hace responsable

3 DOCUMENTOS REQUERIDOS Verifique de acuerdo con el tipo de Empresa los documentos que se requieren anexar para iniciar el proceso: Documento Consignación escaneada del pago del registro. PERSONA PERSONA PERITOS NATURAL JURIDICA OBSERVACIONES Formulario de registro completamente diligenciado Copia del Rut o copia del Nit Copia del documento de identificación del representante legal, ampliada al 150%. Paz y salvos de obligaciones vencidas emitidas por las Entidades con la cual existe un reporte Certificado cámara y comercio no mayor a 30 días Copia declaración de renta de los últimos dos [2] años Copia de los estados financieros Balance General y Estado de pérdidas y ganancias dos últimos años Notas a los estados financieros completamente detalladas últimos dos años Debe estar Firmado por Representante Legal x Firmados por Representante Legal, Contador, Revisor Fiscal. Anexar una certificación de revisor fiscal o contador público de la sociedad, donde manifieste que la sociedad ha cumplido a cabalidad con los pagos de aportes parafiscales, seguridad social y obligaciones tributarias de conformidad con lo establecido en la ley. (vigencia no mayor a 30 días) Certificación vigente del registro de avaluadores Certificación vigente de lonja Registro de la superintendencia de Firmado por el representante legal

4 industria y comercio (inscripción). Fotocopia de cédula y tarjeta profesional de contador quien firme la anterior certificación. Dos referencias financieras actualizadas con fecha de expedición no mayor a 2 meses Carta o lista de los principales socios y/o accionistas con participación en el capital social superior al 5% que no estén relacionados en la cámara de comercio. Debe contener nombres completos, número del documento de identificación y porcentaje de participación. Si la compañía posee certificaciones de calidad ISO, Bureau Veritas, PCI u otras relevantes para la prestación del bien o servicio, por favor anexar. Organigrama actual de la compañía informando número de funcionarios directos, temporales y por servicios. Guía de integridad y cumplimiento de políticas de Compras y Contratación del Banco Colpatria (última página en original firmada por el representante legal). Formato de Acuerdo de Inicio de actividades. En caso de no que no aplique este requisito se requiere generar una comunicación donde se que indique que no existen socios o accionistas adicionales. En caso de no contar con este documento, se requiere enviar una comunicación donde se indique el tamaño de su empresa. Se debe anexar el documento completo, debe estar Firmado por el representante legal al final del documento y en las esquinas como aceptación y registro de lectura. Firmado por el representante legal. Este documento lo descarga en Es muy importante que el correo electrónico proporcionado sea válido y corresponda a un responsable directo del proceso de registro de la empresa, dado que en un tiempo máximo de 3 días hábiles después de ingresado el trámite, se enviará un correo informando si el registro fue procedente o no. En este último caso, se informarán las causales por las cuales no fue efectivo el trámite solicitado (Inscripción, Actualización o Renovación), para que estas situaciones sean corregidas por el proveedor. El plazo máximo para completar la documentación será de 5 días hábiles, pasado este tiempo se archivará la solicitud y el proveedor no quedará habilitado para realizar contratación con el Banco.

5 Él trámite se reactivará una vez el proveedor haya suministrado la información faltante y/o aclare las inconsistencias presentadas. Si el trámite es exitoso, INCOCREDITO le notificará y enviará el resultado del registro al correo electrónico autorizado. Es responsabilidad del proveedor el suministro veraz y completo de la información suministrada en los documentos requeridos. REGISTRO PERSONAS NATURALES Sólo para actualización de su registro como proveedor: Si como persona natural usted decide cambiarse a persona jurídica, previo conocimiento del área usuaria del Banco, debe entregar una carta informando este cambio y aclarar el tiempo de servicio al Banco como persona natural REGISTRO DE EMPRESAS ETRANJERAS El proveedor extranjero deberá cumplir con los mismos requisitos exigidos para los proveedores nacionales, teniendo presente que toda la documentación presentada debe venir acompañada por la respectiva traducción al idioma español y los valores deben estar convertidos a pesos colombianos. ENTREGA DE RESULTADOS 3 días hábiles después de recibida la información completa, INCOCREDITO remitirá al correo autorizado por el proveedor un reporte electrónico con el resultado del análisis realizado. Es importante tener en cuenta que el informe generado no se constituye en una certificación de idoneidad. La decisión de contratación de los servicios corresponde directamente al BANCO COLPATRIA, las inquietudes generadas en la aprobación y/o negación del contrato serán atendidas directamente por la Entidad Financiera.

6 Los trámites contractuales generados para formalizar la prestación del servicio deben ser realizados conforme a las Políticas de Compras y Contratación del Banco las cuales el proveedor declara conocer. En este sentido INCOCREDITO no es responsable del cierre de Órdenes de Compra o Contratos. En caso de que el Banco no realice la contratación del servicio, INCOCREDITO no efectuará la devolución de dinero correspondiente al proceso de registro. 2. RENOVACION El proceso de renovación es requerido para todos los proveedores que tengan el RUP (Registro Único de Proveedores) vigente y deben realizarlo antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de registro, esto con el fin de cumplir con los requisitos exigidos para mantener la relación comercial con el BANCO COLPATRIA. En el evento que el proceso no sea realizado el registro será INACTIVADO y el proveedor no podrá continuar radicando facturas. Para realizar el proceso de renovación y/o activación del registro debe efectuar los mismos pasos descritos en el proceso de registro. 3. ACTUALIZACION DE DATOS Una vez realizado el registro en el RUP (Registro Único de Proveedores), la actualización de la información será responsabilidad del proveedor y podrá hacerla en cualquier momento enviando la información al correo. Únicamente se hará actualización de la información básica de contacto y que a la fecha haya sufrido algún cambio. 4. ELIMINACION DEL REGISTRO Para proceder a eliminar el registro en el RUP (Registro Único de Proveedores) administrado por INCOCREDITO, el proveedor debe enviar una comunicación al BANCO COLPATRIA e INCOCREDITO informando los motivos.

7 BENEFICIOS A través de este esquema su información siempre estará actualizada ante el BANCO COLPATRIA, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el proceso de contratación. INQUIETUDES Si tiene inquietudes sobre el proceso de registro en el RUP (Registro Único de Proveedores), puede contactarnos vía correo electrónico a la siguiente dirección o puede comunicarse a la Línea de INCOCREDITO (571) ext SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS Con el objeto de mejorar constantemente el proceso de registro en el RUP (Registro Único de Proveedores), ponemos a su disposición diferentes medios para la solicitud de sugerencias, quejas o reclamos: Telefónica, a través de la línea de atención al usuario INCOCREDITO: ext 8515/8117 o al BANCO COLPATRIA a ext 2242 o a través del correo: Una vez se reciba su solicitud, le estaremos dando respuesta por este mismo medio en un tiempo de 5 días hábiles.

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