GUÍA RÁPIDA DE USUARIO

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GUÍA RÁPIDA DE USUARIO DE CAJA DE FINANZAS DEL REVISADO POR Líder Funcional APROBADO POR Jefe Oficina de Apoyo Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. DESARROLLO DE LA GUÍA Tanto la apertura como el cierre de caja debe realizarse diariamente en cada día hábil, así mismo el registro contable por medio de la interfaz de caja a GL debe realizarse en forma diaria APERTURA DE CAJA Para acceder al módulo ingrese por el menú principal a Finanzas del Alumnado, Operaciones de Caja, Gestión de Caja y Apertura de Oficinas: Se abrirá la siguiente página: Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 19

3 Se debe oprimir el botón Buscar, y accederá a la siguiente página que contiene tres pestañas. En la primera pestaña Apertura de Oficinas debe verificarse que la Fecha Laborable Actual sea la del día correspondiente en que se va a trabajar: Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 19

4 Seleccione el botón Caja Abierta, con lo cual se visualizará la fecha y hora de apertura y el nombre de usuario del funcionario que realiza la operación: Luego debe ingresar a la segunda pestaña Apertura Cajas Registradoras, se debe seleccionar la caja registradora COP y agregar las Claves de Formas de Pago a las que debe tener acceso el cajero para el registro de ingresos, agregando campos con el botón y buscando con la opción todos las claves de formas de pago: Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 19

5 Finalmente, en la tercera pestaña Apertura de Cajeros, se debe seleccionar el cajero o cajeros a habilitar para ese día, con la opción y agregando con el botón. Igualmente se debe seleccionar la caja registradora Caja Reg y activar el flag Abierto. A cada cajero se debe agregar todas las Claves de Forma de Pago para poder recibir ingresos por cualquier franquicia: Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 19

6 Seleccione el botón Guardar y a partir de este momento se puede comenzar a utilizar la caja de ingresos de Finanzas del Alumnado para registrar transacciones REGISTRO DE TRANSACCIONES DIARIAS DE CAJA Transacciones de Estudiantes Seleccione del menú principal la opción Finanzas del Alumnado, luego Operaciones de Caja y finalmente Contabilización Pagos Alumno: El sistema mostrará la pantalla Pagos de Alumnos donde deberá realizar las siguientes acciones: Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 19

7 Seleccione PUJSB como unidad de Negocio Seleccione la caja Digite el ID del estudiante Luego seleccione el botón añadir y se abrirá la página Pagos Alumnos, en al cual se deben llenar los siguientes campos: Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 19

8 1. Clave destino: Seleccione la clave de destino correspondiente a la cuenta bancaria asignada a la franquicia de la tarjeta débito o crédito recibe. 2. Ciclo lectivo: Elija o digite el ciclo lectivo correspondiente al prerecibo del estudiante. 3. Importe: Digite el valor del pre-recibo a ser pagado. 4. ID Factura: Seleccione el número de pre-recibo equivalente al presentado en la ventanilla. 5. Forma Pago: Seleccione la franquicia de la tarjeta recibida. 6. Número Autorización Digite el número de autorización que emite el datafono al cerrar la transacción. 7. Importe: Ingrese la cuantía que se cancela. En caso de recibir un pago con varias tarjetas, podrá añadir con el botón, formas de pago adicionales y digitar el importe correspondiente para cada una. Para cerrar la transacción y contabilizarla, debe oprimirse el botón Crear e Imprimir Recibo. Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 19

9 Transacciones de Corporaciones Para las transacciones de corporaciones deberá seguir la misma secuencia descrita en para la contabilización de alumnos pero deberá ingresar por la siguiente ruta: Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 19

10 1.3. CIERRE DE CAJA Cierre de Cajas Registradoras y Cajeros Para acceder al cierre de caja ingrese por el menú principal a Finanzas del Alumnado, Operaciones de Caja, Gestión de Caja y Cierre de Oficinas: Se abrirá la siguiente página en la que debe oprimir el botón Buscar: Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 19

11 En la primera pestaña Cierre de Cajas Registradoras, se debe hacer el cuadre de ingresos recibidos, registrando con signo positivo en la columna de Saldo Cierre y fila correspondiente, el mismo valor que aparece negativo en la columna derecha de Impt Exceso/Defecto. Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 19

12 Una vez registrados todos los valores por franquicia, se debe colocar el Flag Cerrar. En la segunda pestaña Cierre de Cajeros, solo debe activarse el Flag en el campo Cerrar, a los cajeros que hayan sido habilitados para ese día: Luego se debe oprimir el botón Guardar antes de pasar a la tercera pestaña. Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 19

13 Antes de efectuar el cierre de oficinas en la tercera pestaña, debe correrse el proceso de cierre de interfaz de GL o de lo contrario saldrá el siguiente mensaje, el cual no permite hacer el cierre de caja: Generación de Entradas de Caja para Cierre Para aplicar entradas contables ingrese al menú principal Finanzas del alumnado, Interfaz con GL y Generación de Entradas de Caja: Oficina de Organización y Métodos Página 13 de 19

14 A partir de la selección anterior el sistema presenta la siguiente ventana Generación entradas contables, desde donde puede añadir información nueva (pestaña añadir un valor) o buscar información existente (pestaña buscar un valor) Ingrese el Id control de ejecución que desea añadir y oprima el botón Añadir. Para las siguientes ocasiones podrá utilizar el mismo por la opción Buscar. Se abrirá la siguiente página: Oficina de Organización y Métodos Página 14 de 19

15 1. Caja: Seleccione la caja de estudiantes CAJA_COP. 2. Fecha laborable: Elija la fecha del día. Esta fecha es necesaria para que el proceso de interfaz se realice con las fechas de contabilización apropiadas. 3. Plantilla asiento: Elija la plantilla de asiento correspondiente para crear las transacciones. Una vez haya completado los campos requeridos pulse el botón Guardar y luego Ejecutar. Oficina de Organización y Métodos Página 15 de 19

16 El sistema habilita la página Petición gestor procesos y dentro de esta seleccione el nombre del servidor PSNT y de la lista de procesos active la primera opción Interfaz GL SF Lín contables, finalmente presione el botón Aceptar: Publicar entradas de caja Dentro de la pantalla de generación de entradas contables ingrese al link Publicación Batch Manual: Oficina de Organización y Métodos Página 16 de 19

17 Se mostrará la siguiente pantalla: Oficina de Organización y Métodos Página 17 de 19

18 1. ID petición: Introduzca un ID de petición para la ejecución del proceso, por defecto es Descripción: Escriba un nombre para el proceso a realizar. Se describe con una frase corta. EJ: INTERFAZ_ _CAJA. 3. Frecuencia proceso : Active la opción de frecuencia siempre. 4. Nombre proceso: Seleccione el nombre del proceso que se va a ejecutar Una vez diligenciados los campos necesarios oprima el botón Guardar y luego Ejecutar. Seleccione el nombre del servidor PSNT Y de la lista de procesos seleccione la opción Publicación manual en Batch, seleccione el proceso recurrente apropiado ECO_XXXX y escoja finalmente el botón Aceptar Cierre de Oficinas Una vez realizada y publicada la interfaz de entradas de caja a GL, se debe ingresar nuevamente al cierre de oficinas y en la tercera pestaña Cierre de Oficinas oprimir el botón Cerrar para culminar el cierre de caja de estudiantes. Oficina de Organización y Métodos Página 18 de 19

19 Recuerde la ruta es la siguiente: Oficina de Organización y Métodos Página 19 de 19