Pago de facturas de publicidad e información. Dirección Financiera. Departamento de Ejecución Presupuestaria

Transcripción

1 Aprobado Página 1 Pago de facturas de publicidad e información Macroproceso Proceso Subproceso Gerencia de Adquisición y Finanzas Dirección Financiera CÓDIGO Pago de facturas de publicidad e información rige Elaborado: Lic. David Cruz Andrade Analista administrativo Revisores: Aprobación: MSc. Jorge Vásquez Rodríguez MBA Gilbert Jiménez Siles MBA Gilbert Jiménez Siles Jefe de Análisis Administrativo Gerente de Adquisición y Finanzas Gerente de Adquisición y Finanzas Observaciones: Documento cuenta con la revisión del MBA. Carlos Solís Murillo, director de Finanzas según correo electrónico del 11 de febrero de, posteriormente aprobado mediante correo electrónico del 01 de junio de, del MBA. Gilberth Jiménez Siles, gerente de Adquisición y Finanzas.

2 Aprobado A- Objetivo del procedimiento Página 2 Revisar, ingresar e incluir las facturas de publicidad dentro del acuerdo de pago, siempre que cuente con los requisitos solicitados. B- Políticas operativas específicas del procedimiento Políticas operativas específicas Se deberá dejar una copia de la solicitud de pago, adjunta a la copia de las facturas que se archivan en el expediente que mantiene el, correspondiente a cada contratación en particular. Cada vez que se haya registrado mal una aplicación en el sistema sifco, el funcionario deberá dejar constancia de la reversión realizada en un documento con las razones o motivos por la que se dio tal situación, el cual debe adjuntarse al oficio y archivarse en el expediente correspondiente. C- Narrativa del procedimiento N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino 01 Recibe el oficio, la factura original con tres copias y la soporte de la factura e incorpora la información en una base de datos en Excel que tiene para ese efecto. Con base en el número consecutivo que tiene, le asigna un número de factura de gobierno Anota en una bitácora la siguiente información: la factura. Número de la factura. recibido. Monto de la factura. Beneficiario de la factura. Número de oficio de la Unidad de Comunicación e Imagen o de la Dirección Ejecutiva. Secretaria del 03 Le traslada la factura al analista.

3 Aprobado Página 3 Analiza la soporte de la factura y realiza un recálculo de los datos contenidos en la misma. Se verifica también lo siguiente: 03 En el sistema Sifco, que el plan de compras cuente con presupuesto. Que en el oficio se incluya el detalle de la distribución por centro funcional. La inclusión por parte del proveedor de certificación de que se encuentra al día con los pagos a la Caja Costarricense de Seguro Social, al Instituto Nacional de Seguros y al Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (Fodesaf). Si la factura o documento de pago está afectado por multas, embargos o cesiones de factura (para lo cual se debe contar con documentos que confirmen esta situación), se procede a registrar la información en el sistema Sifco. La revisión de especies fiscales, cuando corresponda. La fecha, monto e impuesto respectivo en la factura. La orden de publicación firmada y sellada por la jefatura de la Unidad de Comunicación e Imagen y que esta sea congruente con la factura. La fecha de publicación. Evidencia de la publicación realizada con respecto a la orden de publicación, en el caso de la prensa escrita. Que tengan sello y firma del jefe de la Unidad de Comunicación e Imagen. En el caso de las publicaciones realizadas en el diario oficial La Gaceta, se debe analizar lo siguiente: o En el sistema Sifco, si en el plan de compras cuenta con presupuesto. o Que el oficio provenga de la Dirección de Proveeduría Institucional y que se incluya el detalle de la distribución por centro Analista financiero encargado de realizar el pago de la factura 04 o 07

4 Aprobado funcional. o La inclusión por parte del proveedor de certificación de que se encuentra al día con los pagos a la Caja Costarricense de Seguro Social, al Instituto Nacional de Seguros y a Fodesaf. o La revisión de especies fiscales, cuando corresponda. o La fecha y monto de la factura. o La solicitud de publicación firmada y sellada por el director de Proveeduría Institucional y que sea congruente con la factura. o publicación. o Verifica que la publicación realizada sea congruente con la solicitada. o Que tengan sello y firma de la Dirección de Proveeduría Institucional. Página 4 04 En caso de detectar una inconsistencia, confecciona un oficio de devolución fundamentando el motivo de la misma y se lo remite al jefe del, para que lo firme. Analista financiero encargado de realizar el pago de la factura Firma la y la envía para que sea devuelta a la unidad respectiva. Jefa del Devuelve la a la unidad correspondiente. Secretaria del Fin 07 Si no existen inconsistencias, ingresa la factura en el sistema Sifco y se afecta el presupuesto por centro funcional. Aprueba la solicitud de pago, la imprime y la firma. Analista financiero encargado de realizar el pago de la factura 08 Elabora oficio de remisión y lo firma y adjunta 09 08

5 Aprobado la solicitud de pago y la factura. Página 5 09 Revisa la entregada y revisa si existen inconsistencias. 10 u Si existen inconsistencias, devuelve la para revisión y corrección Si no existen inconsistencias, recibe las solicitudes de pago con todo el respaldo de las mismas. Revisa la que se le entregó y los montos de las facturas y firma las solicitudes de pago. Jefe del Autoriza cuando está completa la, el oficio es correcto y lo firma Incluye las solicitudes de pago debidamente firmadas dentro de un acuerdo de pago, el cual se elabora en este. Remite el acuerdo de pago al de Tesorería. Fin

6 Aprobado Flujograma Manual de Políticas Operativas y Procedimientos Ejecución Página 6 Secretaria del de Ejecución Analista financiero encargado de realizar el pago de la factura Jefe del Inicio 01. Recibe el oficio y soporte, incorpora en una base de datos y asigna el número de factura de gobierno 3 Sí 03. Analiza la soporte de la factura y realiza récalculo Inconsistencias? No 09. Revisa la entregada Firma la y envía para que sea devuelta Procedimiento No Pago de facturas de publicidad e información Pro Tratamiento y organización de los documentos 02. Ingresa datos en bitácora Devuelve la a la unidad correspondiente Pro Tratamiento y organización de los documentos Confecciona un oficio de devolución para firma 1 Oficio. 07. Ingresa la factura en el sistema y afecta el presupuesto. Aprueba la solicitud de pago, la imprime y la firma 08. Elabora oficio de remisión y lo firma y adjunta la solicitud de pago y la factura Sí 10. Devuelve la para revisión y corrección 3 Inconsistencia.? 4 No 11. Recibe las solicitudes de pago y revisa la 12. Autoriza cuando está completa la, correcto el oficio y lo firma 13. Incluye las solicitudes de pago dentro de un acuerdo de pago y remite a Tesorería Fin 2