INSTRUCTIVO DIGITAR DOCUMENTO ANTICIPO CLIENTE (RC2) PROVEEDOR (CE2)

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1 Fecha: 25/08/2015 Rev.2 Responsables: JR Vo.Bo.: PG INSTRUCTIVO DIGITAR DOCUMENTO ANTICIPO CLIENTE (RC2) PROVEEDOR (CE2) Ver.6 Objetivo Aprender a ingresar los anticipos de sus clientes y los anticipos a sus proveedores. Ruta de Acceso Menú «Gestión» Opción «Movimiento Gestión» DESCRIPCIÓN La opción de movimiento permite registrar toda la parte operativa de la empresa; es el procesador fundamental de la aplicación que recibe la información, la procesa y finalmente genera resultados que pueden observarse a través de ilimitadas Consultas e Informes. Mediante el documento de anticipos cliente se pueden registrar las sumas de dinero recibidas por los clientes como anticipos o avances originados en ventas, que han de ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva; igual sucede con los anticipos a proveedores, lo cual define pagos realizados en forma previa a proveedores, por concepto de compras de inventario. INSERTAR UN ANTICIPO Para crear un anticipo, ubíquese en Gestión / Movimiento Gestión, en esta opción aparece el listado de los documentos habilitados desde el perfil de usuario, seleccione el documento a digitar RC2 Anticipo cliente o CE2 Anticipo proveedor y oprima la tecla ENTER, de inmediato aparece la ventana de Comprobantes pendientes, donde se muestran los comprobantes en tránsito, es decir que no se han terminado definitivamente. Use la combinación de teclas CTRL+N, para insertar un comprobante completamente nuevo o en la opción Nuevo en el l menú que se encuentra en la parte superior, el sistema inmediatamente lanzará la ventana Creando un nuevo tercero, seleccione el tercero de la transacción, use la búsqueda ya sea por código o nombre y oprima la tecla enter. En caso de no estar creado el tercero se puede crear usando la opción nuevo que se activa al dar CTRL+N o la opción nuevo del menú superior. Para digitar el anticipo diligencie los siguientes campos: Escenario Niif Campo para asignar el escenario Niif previamente configurado en el módulo de Niif, si no tiene configurados los escenarios se puede asignar NA por defecto. Prefijo Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema asigna el prefijo por defecto adicionado en el perfil de usuario, en caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo con la tecla enter; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo,

2 basta con digitar un punto (.) y darle enter, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo. Número Fecha Sucursal Nota Número que identifica el comprobante. Fecha del anticipo Código de la sucursal asociada al tercero a quien corresponde el avance o anticipo. Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas sucursales por Parámetros / Terceros / Sucursales. Campo que permite asignar una descripción general al anticipo. Una vez digitada la Nota oprima enter y el sistema activará la banda de registros de movimiento, donde se deben insertar las cajas o bancos a afectar con la transacción, para ello configure los siguientes campos: Centro de Costos Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente el anticipo. Si no se manejan centros de costos en la contabilización, debe asignar un centro de costos por defecto ya que este campo no puede aparecer nulo al momento de terminar el anticipo. Banco Banco Destino Monto Nota Si el anticipo que se esta digitando es un Anticipo cliente, el código de la caja corresponde a ANTIC Anticipo Cliente, que contablemente realizará un crédito a la 2805; si el anticipo corresponde a un proveedor, en este campo se debe asignar la caja o el banco de la empresa de donde se está realizando el egreso por el valor anticipado al proveedor. Para asignar la caja o el banco utilice la búsqueda asociada al campo con la tecla enter. Si el anticipo que se esta digitando es un Anticipo cliente, el código de la caja corresponde a la caja o el banco de la empresa a la cual ingresará el dinero objeto del anticipo del cliente; si el caso corresponde a un anticipo a proveedores, en este campo se debe seleccionar la caja ANTIP Anticipo proveedores, que contablemente afectará la cuenta Para asignar la caja o el banco utilice la búsqueda asociada al campo con la tecla enter. Campo para asignar el valor de la transacción. Descripción al detalle de la transacción. Desde este campo podrá digitar una nota relacionada a cada uno de los registros de anticipos digitados.

3 Finalmente guarde los registros con la tecla F3. Use la tecla F6 para obtener una vista previa del comprobante o con la opción seleccionamos vista previa. en el menú y luego Si desea imprimir y terminar el anticipo use la tecla F7 o y luego selecciona impreso 1, esta función activará el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará el anticipo, es decir lo oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verlo nuevamente al desbloquearlo. Con las teclas Ctrl + F3 desde el documento correspondiente o en la opción desbloquear que se encuentra en el menú de la parte superior. Si se desea bloquear los movimientos del documento e imprimir solo lo digitado hasta el momento,use la tecla F5 o y luego selecciona la opción preimpreso 1. EDITAR UN ANTICIPO Para editar un anticipo utilice la tecla F2, ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla F3. Es de aclarar que solo podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el registro con las teclas Ctrl+F3 o con la opción desbloquea del menú. ELIMINAR UN ANTICIPO Para eliminar un anticipo utilice la tecla SUPR. En primera instancia elimine el contenido del anticipo, es decir los registros de movimiento. Una vez eliminados,ubíquese en el comprobante haciendo uso de la tecla Ctrl+1 o dando click en la opción comprobantes ubíquese en el encabezado y eliminelo. TRUCOS DE MANEJO Puede crear Terceros y Prefijos al vuelo, con solo digitar (.) punto y oprimir la tecla enter. Al terminar un anticipo con F7, el sistema imprimirá y bloqueará en pantalla el anticipo para evitar modificaciones. Para la impresión de los anticipos se recomienda tener asignados al documento los siguientes formatos de impresión: FORCE2MEC101(media carta).fr3, FORCE2MEO101(media oficio).fr3, FORCE2CAR101.FR3(carta) estos formatos para el caso de Anticipos a Proveedores, para los recibos de caja los formatos son los

4 siguientes: FORRC2MEC101(mediacarta).FR3,FORRC2MEO101(media oficio). FR3,FORRC2CAR101.FR(Carta). TUTORIALES RELACIONADOS Desbloqueo de comprobantes. impresión. TECLAS DE FUNCIÓN [F1]: Ayuda en Línea. [F3]: Guardar los registros. [F2]: Editar los registros. [SUPR] Eliminar registros y encabezado del comprobante. [F6] Vista previa [Shift F6] Vista previa 2. [Alt F6] Vista previa. [F7] Impreso 1. [Shift F7] impreso 2. [Alt F6] impreso 3. [F5] preimpreso 1. [Shift F5] preimpreso 2. [Alt F5] preimpreso 3. [Ctrl 8] contabilización. PASO A PASO PARA CREAR UN ANTICIPO Para crear un Anticipo 1. Ingrese por Gestion / movimiento gestion.. 2. Seleccione el documento a digitar. 3. digite el nombre del tercero. 4. inserte los datos del encabezado 5. Presione Enter 6. Inserte los datos del movimiento. 7. Guarde con [F3]. 8. Imprima con la tecla [F7] CUESTIONARIO Por cuál de las siguientes opciones del sistema se digitan los anticipos: a. Parámetros / documentos b. Gestion / Movimiento gestion

5 c. Contable / Movimiento contabilidad d. Ninguna de las Anteriores Con cuál de las siguientes teclas se puede imprimir el comprobante de anticipo En el primer formato de impresión. a. [F6] b. [F5] c. [F7] d. [Shift]+[f7] Cuando se esta digitando un anticipo a Proveedores en el campo Banco se llama la Caja o Banco: a. Caja General b. Anticipo Clientes c. Anticipo Proveedor d. Ninguna de las anteriores.