María Cristina, Pedro, Catalina, José Luis. Catalina, María Cristina, Pedro, Darling, Julio, Jhon, Jose

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1 Necesidad de comunicación externa Comunicado de prensa (correo masivo) Involucrados María Cristina, Pedro, Catalina, José Luis Paso a paso Catalina: Se definen temas y se asigna la persona encargada de conseguir la información y redactar. Se revisa y se prueba el comunicado para difusión. Pedro y María Cristina: Buscan la información al interior de la SCRD y redactan (y vuelven a redactar) el comunicado de prensa, de acuerdo con indicaciones de Catalina y la Secretaria. Jose: Crea boletín en históricos del portal Jose: sube boletín a plataforma phplist y realiza el envío a bases de datos indicadas. Publicación en página web Catalina, María Cristina, Pedro, Darling, Julio, Jhon, Jose Catalina: Lectura, corrección y aprobación de textos. Pedro y María Cristina: Publican boletines o comunicados de prensa a la página web, después de la revisión y aprobación por parte de Catalina. John: Se recibe solicitud de cubrimiento de evento, generalmente se hace vía mail, luego se informa a Catalina y se determina la pertinencia del tema, posteriormente se redacta y se publica en el portal, este artículo es revisado por Cristina que aprueba la publicación. En el caso de Bogotanitos, se consulta una base de datos que contiene las entidades que generan información, se redacta y se publica. Julio: cubrimiento de eventos, redacción de noticias y publicación en la página web; edición de noticias con información de agentes externos y

2 Cubrimiento en vídeo Catalina Jhon Darling Zambrano publicación en la web; edición y aprobación de contenidos en micrositios. Darling: Se define desde comité editorial el cubrimiento de evento y si este requiere nota para la página web. De ser así, se debe recoger testimonios y hacer redacción de noticias y publicación en la página web. La aprobación de la misma está a cargo de los periodistas de la OAC Jose Luis: Soporte tecnico sobre el uso de la plataforma Catalina: Recibe la solicitud desde las otras dependencias o entidades para hacer cubrimiento. Se difine la pertinencia del mismo. John: Se hace el proceso de cubrimiento, (Preproducción, producción y posproducción) se hace una nota que se publica en el portal y lleva texto, galería fotográfica y video. Adicionalmente se socializa el video a los involucrados a través de mail, con el fin de generar tráfico en el canal de Youtube. Darling: Se define evento al que se debe hacer cubrimiento en comité editorial. Se solicita equipo móvil a jefe de comunicaciones para grabación de video exclusivo para redes sociales. Cubrimiento en fotografía Catalina Jhon Darling Zambrano Catalina: Se recibe solicitud, se determina pertinencia. John: Cubrimiento y publicación de galería fotográfica en portal web, para medios propios y externos. Darling: Se define evento al que se debe hacer cubrimiento en comité editorial. Este cubrimientos consiste en

3 la realización de fotografías, paso siguiente publicación de galería fotográfica en redes sociales de la SCRD con sus respectiva descripción. Cubrimiento en redes sociales Darling Zambrano - Desde el comité editorial se debe dar enfoque a los temas y definir cuáles son los más relevantes del sector cultura. - La CM publicará en las redes sociales de la SCRD toda la información que se actualice desde el home de la página web. - La CM debe asistir a las reuniones que aborden temáticas que impliquen el desarrollo de estrategias para las redes sociales. - Cuando un tema de la página sea altamente importante y requiera una atención especial, se debe aclarar por medio de correo electrónico la estrategia que responda al por qué, para qué, objetivos y públicos. - Para el cubrimiento externo la CM debe solicitar equipo móvil con conexión a la internet. - Las redes sociales requieren una dinámica en tiempo real y cada que ocurran novedades se informará a las personas correspondientes para dar respuesta a las inquietudes y comentarios de los seguidores. - Solicitud de fotografías o e-cards para determinadas publicaciones a través de correo electrónico a el jefe de la OAC. Plan de medios pago Catalina 1. Se hace solicitud a Agencia en Casa por medio de Brief de comunicaciones. 2. Se revisa y aprueba el plan de medios que es planteado por la ETB. Campaña de comunicaciones Equipo Comunicaciones 1. Se hace solicitud a Agencia en Casa por medio del formato que está establecido (brief). 2. Se sostiene reunión con diseñador delegado de Agencia en Casa para precisar concepto y contenido.

4 Desarrollo plataforma digital Administracion y Posicionamiento web Catalina, Jose Luis, Julio, Natalia Jose Luis Sanabria 3. Se hace una revisión del concepto de campaña. 4. Agencia en Casa hace las correcciones a que haya lugar. 5. Si la campaña es aprobada, Agencia en Casa procede a realizar las piezas o material requerido para hacer difusión de la misma. 6. Revisión del material a divulgar. 7. Producción 8. Revisión del plan de medios. 9. Entrega de material 10. Difusión. Catalina: Revisión y aprobación de diseños. Julio: interlocución con clientes internos y externos; definición de contenidos de cada plataforma; coordinación de diseño y programación; montaje de contenidos de prueba y análisis de navegación; seguimiento a la plataforma y análisis de usabilidad. Jose Luis: Implementación y adaptacion en ingenieria para administracion web efectiva. Garantizar el perfecto funcionamiento del servidor web. Implementacion de tecnicas para mejorar el posicionamiento del portal en buscadores y redes sociales Necesidades de comunicación interna Nota en Cultunet Daniel, Jose Luis Daniel: Investigación, redacción, edición de texto - fotografía y publicación. Así como dar cumplimiento a las solicitudes enviadas por Orfeo de las diferentes área de la entidad. Jose: Soporte sobre uso y correcto funcionamiento de la plataforma

5 Galería fotográfica en Cultunet Daniel, john John: Se recibe la solicitud vía mail y se realiza la galería, esta se entrega a Daniel que publica. se socializa la galería a los involucrados a través de mail, para dar tráfico a las galerías. Daniel: tomar fotografías, editarlas y crear álbum. Ventana emergente en Cultunet Daniel, Jose Luis Daniel: recibir la solicitud y dirigirla al web master. Jose Luis: Aplicar el codigo sobre la plataforma para que la ventana emergente funcione Nota en Notired Catalina, Daniel Catalina: Revisión y aprobación de información a divulgar en las pantallas de NotiRed. Daniel: Se presenta programación semanal a la jefe de la oficina con información institucional y sectorial. La actualización de este canal de comunicación interno se hace a diario. Jose: Soporte sobre uso y correcto funcionamiento de la plataforma Video en Notired Jhon, Daniel John: Se recibe la solicitud vía mail y se realiza grabación y edición, para posterior publicación de Daniel. Daniel: solicitar a John Gaitán los videos destacados de la semana. Envío de correo masivo interno Daniel Semanalmente se envían de tres a cuatro correos a toda la base de datos de los funcionarios con información relevante de la entidad o el sector, de igual manera se envía algunos correos por solicitud de otras áreas, especialmente Recursos Humanos. Boletín Distrito Cultural Catalina, Julio, Jose Catalina: Seguimiento a los temas y contenidos del boletín. Apoyo en la solicitud de información cuando se requiere. Julio: investiga, redacta y publica los contenidos del boletín.

6 Invitación a medios Rueda de prensa Agenda de medios María Cristina, Pedro, Catalina María Cristina, Pedro, Catalina Jose Luis: Adapta para envio de y monta en plataforma PHPlist para envío Catalina: Definir lugar, hora, fecha, presentador, logística, y periodistas a invitar. Pedro y María Cristina: Llaman a los periodistas de los diferentes medios de comunicación para convocarlos a la rueda de prensa. Les suministran toda la información necesaria y acuerdan entrevistas con el vocero del tema. Catalina: 1. Revisar y aprobar el comunicado de prensa a enviar. 2. Definir los periodistas a los cuales se les va a enviar la información. 3. Eventualmente acompañar al vocero a dar entrevistas. Revisar las notas publicadas en medios de comunicación. Movida Local Julio, Jose, María Cristina, Daniel, John, Pedro Pedro y María Cristina: Llaman a los periodistas de los diferentes medios de comunicación para acordar entrevistas con el vocero del tema. Suministran toda la información necesaria para que la información de la SCRD salga publicada en los distintos medios de comunicación. Julio: coordinación de la elaboración de la plataforma, encargado de la gestión con el equipo de gestores; seguimiento y análisis de la plataforma en cuanto a usabilidad y efectividad. Editor ede las localidades Ciudad Bolívar, Santa Fe y Fontibón. María Cristina: hasta la fecha, edición y aprobación de notas de todas las localidades. A partir del 21 de abril, sólo de las localidades de: Engativá, Teusaquillo y Puente Aranda.

7 Elementos promocionales impresos Promoción y Divulgación Adhesivo Afiche Brochure Calendario Escarapela Libretas Pegadas Caratula para CD Lybol de CD Plegable Postal Pendones Pasacalles Separador de libros Taco de notas Tarjeta de presentación Volante Otros. Editorial Agenda Cartilla Libro Periódico Revista Otros Papelería Oficina Actas Carpetas Diploma y/o Certificado Formato Hoja Libretas Tarjeta Personal Otros Elementos promocionales Digitales Banner Diseño web redes: twitter, facebook Catalina, Alvaro, Natalia, María Cristina, Julio Catalina, Álvaro, Natalia, José, Darling, José Darling: Edición y aprobación de las notas de las localidades Suba, Candelaria y Rafael Uribe, Uribe. Jose Luis: Dar soporte tecnico a los Gestores y apoyos de las 20 localidades sobre el uso de la plataforma de publicaciones y de envio masivo PHP Catalina: Después de ser recibida la solicitud y a su vez la información de la pieza solicitada (textos, imágenes, gráficos, fotos, y demás) se delega a la persona que va a realizar el diseño. (Natalia, Alvaro, o/y Agencia en Casa). Se le suministra la información para que pueda realizar el proceso de creación. Revisión y aprobación de las piezas. Natalia: Diseño del material a imprimir. Va de acuerdo a la importancia de la pieza y/o llegada de la solicitud. Álvaro: Coordina la relación con Imprenta Distrital, a través de Agencia en Casa o directamente, para la impresión del material. Defini papel, cantidades y le hace seguimiento al proceso de impresión hasta la entrega del material a la dependencia que lo solicita. Julio y María Cristina: Eventual acompañamiento en la definición de conceptos para realizar las piezas y en la aprobación de diseños. Catalina: Después de ser recibida la solicitud y a su vez la información de la pieza solicitada (textos, imágenes, gráficos, fotos, y demás) se delega a la persona que va a realizar el diseño.

8 invitación digital Presentaciones institucionales ( Power Point y/o Prezi) (Natalia o Álvaro). Se le suministra la información para que pueda realizar el proceso de creación. 2. Se revisa y aprueba la pieza. 3. Se envía la pieza aprobada a la persona encargada de divulgarla. Darling en redes, Pedro o María en página web o José a las bases de datos. Natalia o Álvaro: Diseño de la pieza y configuración en el formato requerido (web, redes, bases). Darling: Coordinación de piezas gráficas para redes sociales. Se analizará con la diseñadora el concepto y textos de las mismas. Las piezas gráficas deben tener el tamaño correspondiente de cada red social. Después de aprobración en redacción y estilo, se publica. Adicionalmente y dado el alto tráfico de la diseñadora la CM está apoyando la realización de piezas gráficas básicas para redes. Jose: Envío de pieza a bases de datos, según indicación de Catalina. Pedro y María Cristina: Publicación de la pieza en la página web, según el requerimiento. Publicaciones Catalina, Álvaro Catalina: Preside el comité en el cual se defininen las publicaciones a realizar. Se establecen fechas, tipo de publicación, número de páginas, etc. Álvaro: 1. Seguimiento permanente al plan de publicaciones. 2. Coordina la relación entre la empresa diagramadora y el coordinador

9 editorial. 3. Se encarga del inventario de papel y suministros en la Imprenta Distrital. 4. Solicita cuantificación de insumos a la imprenta. 4. Recibe los archivos entregados por la empresa diagramadora y los envía a la imprenta. 5. Seguimiento en la imprenta 6. Recibe las publicaciones y lo informa al área encargada para que ésta proceda a realizar al resolución de distribución. Jose Luis: Publicacion de banners y envio masivo de invitaciones a bases de datos Micrositios

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