Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Nacional de las Personas

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2 Organismos Cooperantes AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) María Elena Gutiérrez - Coordinador General Miriam Arredondo - Responsable de Programa de Gobernabilidad Democrática Allan Oviedo - Técnico de Programa de Gobernabilidad Democrática AGENCIA SUECA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (ASDI) Ann Stodberg- Representante PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) José Manuel Hermida Representante Residente Edo Stork - Representante Residente Adjunto Dina Salinas - Especialista en Gestión Sergio Membreño Coordinador del Área de Gobernabilidad Fernando Lezama Asesor Técnico Principal Registro DIRECTORIO Jorge Arturo Reina García - Director General Gerardo Martínez - Sub Director Técnico Manuel Sagastume - Sub Director Administrativo JEFES DE DEPARTAMENTOS Nelson Barahona Administrador General del RNP Ángel Mauro Amaya Pagador Especial del RNP Florisel Bustamante Jefe del Departamento de Contabilidad Julia Mayorquin Jefe del Departamento de Auditoria Interna 2

3 EQUIPO CONSULTOR PROYECTO APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE GESTIÓN DEL RNP Fernando Lezama Coordinador Fátima Cruz Consultora encargada de la Elaboración del Manual Nancy Guerra Consultora para la Modernización de la Administración de Recursos Humanos del RNP y Procesos Internos PROYECTO GENERACIÓN DE CAPACIDADES PARA LUCHAR CONTRA EL SUBREGISTRO EN HONDURAS Dora Matamoros - Coordinadora Fátima Cruz Consultora encargada de la Implementación del Manual Fátima Izaguirre Administrativa/Financiera 3

4 CONTENIDO Pag. CAPITULO I: ANTECEDENTES Y DESCRIPCION 1.1 El Registro Jurisdicción y Competencia del RNP Ley del RNP Objetivos del RNP Funciones del RNP Proyectos Cooperantes Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos Uso y Obligatoriedad del Manual Propósito del Manual Vigencia del Manual Modificaciones al Manual Contenido del Manual 14 CAPITULO II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES 2.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP Organigrama Administrativo Funciones del Sub Director Administrativo Organigrama de la Administración General Funciones del Administrador General Organigrama de Pagaduría Especial Funciones de la Pagaduría Especial Organigrama de Contabilidad Funciones de Contabilidad Controles Internos del Área Administrativa... Practicas Obligatorias de Control Interno según ONADIC CAPITULO III. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGO 3.1 Formulación Presupuestaria Directrices para la Formulación Presupuestaria Anual Evaluaciones del POA-Presupuesto... Informe Mensual de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuestario. Formato Informe Trimestral de Ejecución Física y Financiera. Flujograma del Proceso de Formulación de las Modificación Presupuestaria en el RNP.. Formato para remitir solicitud de Modificación a SEFIN.. La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias Flujograma para el proceso de Formulación Programación de Cuotas de Compromisos. 37 4

5 Flujograma para solicitud de cuotas de compromisos Procesos de Pagos Procedimiento para pago de Bienes, Materiales y Equipo Documentos de soporte para pagos Ejemplo Formato de Autorización de Pagos Procedimiento para pago de Alquileres Requisitos previos al pago de Alquileres Procedimiento para pago de Servicios Públicos y Mensajería Consideraciones para pago de Servicios Públicos y Mensajería Procedimiento para pago de Viáticos Políticas aplicables al pago de viáticos Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros Políticas para pago de consultores Políticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos Políticas para elaboración de planillas Procedimiento para pago de planilla Políticas para pago de Horas Extras Procedimiento de pago de Horas Extras procedimiento para pago de Vacaciones Políticas sobre pago de Vacaciones Tabla de tiempos estimados para realizar un pago.. Ejemplo de Formatos para Gestión Presupuestaria. Procedimiento para pago de Servicios, Bienes, Materiales y Equipo con Financiamiento Externo. CAPITULO IV. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 4.1 Funciones de la Unidad de Compras Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones Lista Corta Apertura de propuestas técnicas y económicas Adjudicación, negociación y registro de contratos Llamado a licitación Negociación y adjudicación Recepción de productos Conformación de la Comisión Evaluadora Evaluación de ofertas Recursos de Revisión Archivos documentales Inconformidades y Disputas Código Ética y Medidas de Prevención de Fraude y Corrupción Montos y Modalidades de contratación y/o adquisición Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Pública Internacional Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Pública Nacional Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Privada Flujo grama de proceso de compra por Comparación de precios Flujo grama para selección de consultores individuales Nacionales o Internacionales Contratación Directa

6 CAPITULO V. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 5.1 Políticas Contables Control de Calidad de procesos contables Normas contables Políticas contables adoptadas Registros contables y soporte administrativo Tipos de Registro Manejo de los Registros Contable y Registro Administrativo Catalogo de Cuentas Proceso de Operaciones Diarias Archivo de Partida Contable Libro Mayor Estados Financieros Ejemplo Estructura de Estados Financieros Proceso contable Descripción de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento Fuentes de Financiamiento Interno Fuentes de Financiamiento Externo Clasificador de Organismos Financieros Ejemplo de Balanza de Comprobación Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario) Ejemplo Movimiento de Cuenta (Libro Mayor) Factores a considerar en la Información Financiera Principios de Contabilidad generalmente aceptados Catálogos de Cuenta. 84 CAPITULO VI. PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL 6.1 Políticas y Normas para uso de la Pagaduría Políticas sobre Ingresos Procedimiento para administración de TGR para registro de Ingresos Formato de entrega de TGR a nivel Nacional Aspectos a considerar para capacitar a Registradores Municipales Formato de Reporte Diario de Ingresos por servicios Informe de Ingresos Formato de Reporte de Ingresos propios por mes Procedimiento para registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP Devoluciones de Efectivo Ejemplo de Control de Cheques en Transito Ejemplo de Nota para anulación de cheques Funciones del Personal de Pagaduría 96 CAPITULO VII. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 7.1 Políticas sobre Administración y Control de Bienes Custodia y Asignación Seguros Mantenimiento Bajas y Transferencias de Bienes Inventario Físicos y Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles

7 7.1.6 Procedimiento para Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles Ejemplo Acta de Cargo Ejemplo de control y mantenimiento de Mobiliario y Equipo Procedimiento para Descargo de Bienes Formato de Constancia de Descargo de Bienes Procedimiento para matricula de vehículos Funciones de Encargado de Bienes Ejemplo para registro y control de terrenos. Relación Unidad de Bienes y Contabilidad. CAPITULO VIII. PROVEEDURIA 8.1 Funciones Generales de Proveeduría Funciones de recepción y despacho de materiales Funciones de Almacén Políticas sobre manejo de almacén Procedimiento para requisición de Materiales a Proveeduría Procedimiento para recibir bienes y materiales de Proveedores Ejemplo de formato para requisición de materiales Ejemplo formato para levantar inventario físico en almacén Ejemplo formato de comprobante de entrega de materiales Ejemplo formato de reporte de existencias por debajo cantidades mínimas Ejemplo Formato de Inventarió Físico Sistema Informático del RNP para Proveeduría CAPITULO XIX. AUDITORIA INTERNA 9.1 Funciones Generales de Auditoria Marco Legal Estructura Independencia La organización CAPITULO X. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUAL 10.1 Modificaciones del Manual Análisis de la Modificación Notificación de las Modificaciones Archivo de las Modificaciones Plan de Actualización y mejora del Manual Formato para la solicitud de modificación del manual Formato para modificación del manual

8 GLOSARIO DE TERMINOS Y SIGLAS RNP AECID PNUD ASDI LEY MANUAL SIAFI CONTRATO PLAZA PLANILLA TSC Registro Agencia Española para la Cooperación Internacional Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional Ley del RNP y sus reformas Manual Administrativo Sistema Integrado de Administración Financiera Convenio escrito por el cual una persona se compromete con otra a prestar un servicio a cambio de una remuneración. Es la posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un empleado a la vez, con una adscripción determinada y respaldada presupuestariamente. Es el registro impreso o digital de la remuneración de todos los empleados, en el mismo se refleja; el sueldo devengado, deducciones y retenciones de impuesto sobre la renta, fecha de ingreso y unidad administrativa que pertenece. Tribunal Superior de Cuentas 8

9 1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN CAPITULO I 1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN 9

10 1.1 El Registro El RNP es el ente especializado e independiente del estado creado para planificar, organizar, dirigir, desarrollar y administrar, de forma exclusiva y con la más alta seguridad, el sistema integrado del Registro Civil e Identificación naturales y proporcionar permanentemente al Tribunal Supremo Electoral (TSE), sin costo alguno, toda la información necesaria para que éste elabore el censo Nacional Electoral. Su función de registrar e identificar a las personas conlleva una serie de derechos que el Estado tiene la obligación indelegable de proteger con las herramientas que tenga a su alcance, la complejidad y avances de las sociedades modernas ha sido más dinámica y requiere mayor capacidad institucional para dar respuesta a las nuevas demandas de protección del registro e identidad de las personas Jurisdicción y Competencia del RNP El RNP, tendrá a su cargo el registro de todos los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales, desde su nacimiento hasta su muerte, así como, la emisión de los documentos de identificación y medios necesarios para su participación en la vida ciudadana y social del país Ley del RNP El Congreso Nacional de la República mediante Decreto No , ratificado constitucionalmente el 23 de septiembre del año 2003, reformaron los artículos 54 y 55 de la Constitución de la República, conformándose el Registro, como un organismo autónomo, con personalidad jurídica, técnica e independiente, administrado por un Director y dos Subdirectores, electos por el Congreso Nacional por un período de cinco años, por el voto afirmativo de los dos tercios de la totalidad de los Diputados del Congreso. En ese sentido, mediante Decreto Legislativo No se aprobó la Ley del Registro Nacional de las Personas, que regula lo concerniente al RNP, acorde a la estructura que indica la misma. Mediante Decreto Legislativo No se aprobaron las Reformas a la Ley del Registro Nacional de las Personas y fueron publicados en la Gaceta No. 31,607 de fecha 15 de mayo del año

11 1.1.3 Objetivos del RNP a) Garantizar la veracidad de la inscripción de los hechos y actos relacionados con la existencia y el estado civil de las personas naturales. b) Velar por el respeto y el ejercicio pleno de los derechos inherentes a la persona natural, mediante su correcta inscripción e identificación; c) Coadyuvar al fortalecimiento de la democracia; y d) Promover la disciplina y cultura registral Funciones del RNP a) Planificar, organizar y reglamentar los procedimientos, para la inscripción de los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales hondureñas y extranjeras en su caso; b) Registrar los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales, así como las resoluciones judiciales o administrativas que a ellos se refieran y que sean susceptibles de inscripción; c) Registrar los actos jurídicos que modifiquen, complementen o cancelen las inscripciones de nacimiento o naturalización y efectuar las anotaciones correspondientes; d) Emitir los documentos que identifiquen a las personas naturales; reponerlos o rectificarlos según sea el caso; e) Mantener en forma permanente y actualizada, toda la información sobre el estado civil de las personas naturales; f) Crear y poner en práctica sistemas técnicos, seguros y confiables, para la recolección, procesamiento, conservación, protección y divulgación de datos e información de las personas naturales; g) Suministrar al Tribunal Supremo Electoral (TSE) en forma oportuna, actualizada y permanente, la información necesaria para elaborar el Censo Nacional Electoral, en la forma y procedimientos que establece la Ley Electoral y de las Organizaciones Políticas, esta Ley y sus Reglamentos; h) Asesorar e informar a todas las instancias del Gobierno en materia de registro civil y de identificación de personas naturales; i) Formar técnica y profesionalmente, el personal requerido por el Registro Nacional de las Personas (RNP) y administrar la Carrera Registral; j) Aplicar tecnologías avanzadas, biométricas, forenses, genéticas y de cualquier otra naturaleza, relacionadas con la inscripción de los hechos y actos del estado civil de las personas naturales y su identificación; 11

12 k) Elaborar y proporcionar a las instituciones públicas y privadas y a las personas naturales que lo soliciten, la información y estadísticas generadas por el Registro (RNP); l) La emisión de los documentos oficiales de identificación personal; y, m) Las demás que sean necesarias para alcanzar su finalidad y objetivos 1.2 Proyectos Cooperantes Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP En el año 2010 a través del Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP el PNUD, con el apoyo de ASDI y AECID, se propuso avanzar en la aplicación y uso de procedimientos coherentes con las exigencias del contexto actual en materia registral y de identificación, para incorporar medios y técnicas más estrictos en función de salvaguardar el registro y la identidad de las personas. Así mismo, mejorar la inclusión y cohesión por medio de la identificación ciudadana de jóvenes, mujeres, personas con discapacidad y participación en territorios de mayor exclusión social y ampliar las alianzas estrategias, superando el acompañamiento especifico al RNP, a favor de la inclusión de diferentes actores tanto del Estado como de la Sociedad Civil. Considerando la complejidad de las funciones del RNP se diseñó una estrategia integral en la que cada uno de estos componentes de acción se interrelacionan y refuerzan mutuamente, asegurando el logro de los objetivos propuestos. En ese sentido, es importante rescatar la apropiación de estos procesos por parte de la institución, tomando en cuenta que el éxito de la asistencia técnica y el acompañamiento se valoran a partir de la institucionalización de los procesos, procedimientos y acciones iniciadas a partir de los proyectos. Es por eso que este proyecto forma parte del plan estratégico de modernización del RNP. La falta de controles y procedimientos adecuados en los principales procesos que tiene a cargo el RNP es una importante fuente de atrasos y dificultades que se presentan al ciudadano al momento de hacer uso de los servicios registrales y de identificación, es por eso que con el propósito de incrementar los niveles de desempeño organizacional, de ahorro, productividad y eficacia y así mismo documentar, agilizar, optimizar y racionalizar el uso de los recursos técnicos, humanos, financieros y materiales, se realizará el diseño de propuestas alternativas con el propósito de contribuir al proceso de fortalecimiento del RNP mediante una modernización organizacional para fortalecer las capacidades institucionales a fin de transformarla en una institución ágil, eficiente y eficaz para la ejecución de las políticas y objetivos institucionales. 12

13 Con este proyecto se elaboraron los siguientes manuales: Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos Manual de Organización y Funciones, actualización del manual de descripción de puestos con desglose de funciones y perfil requerido. Manual de evaluación del desempeño, análisis del marco legal que fundamenta y dirige las acciones del RNP. Elaboración del reglamento interno de trabajo del RNP Manual de inducción, Diseño de la escala salarial Manual de políticas y procedimientos del registro civil e identificación para minimizar la problemática identificada en la ejecución de los procesos actuales Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras En el año 2012, en continuidad con la primera fase antes mencionada a través del Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) en un apoyo bilateral al RNP y con el propósito de seguir apoyando el fortalecimiento institucional de dicha institución, se realizó consultoría para garantizar la aprobación e implementación del Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del RNP. 1.3 Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos Uso y Obligatoriedad del Manual El Manual Administrativo es de uso obligatorio para toda la estructura administrativa del RNP Propósito del Manual Este Manual de Políticas y Procedimientos tiene el propósito de presentar los términos, condiciones y procedimientos que regirán la gestión, administración y ejecución de los fondos nacionales del RNP, y se sustenta en la Ley de RNP y sus Reformas, La Ley de Administración Pública y su Reglamento, La Ley del SIAFI, y la Ley de Compras y Contratación del Estado y su Reglamento. 13

14 1.3.3 Vigencia El presente Manual entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte del Directorio del Registro y regirá durante toda la vida del RNP Modificaciones del Manual Este Manual se elaboró en el año 2011, sin embargo, no se aprobó en ese momento. Debido a nuevas directrices aprobada por la Secretaria de Finanzas, fue necesario actualizar el mismo, terminándose la versión final en enero del 2013 para aprobación del Directorio. Una vez aprobado por el Directorio, todos los procedimientos y funciones descriptos en este Manual podrán ser revisados y modificados para adaptarlos a las circunstancias del RNP y/o facilitar su ejecución exitosa, Dichas modificaciones deberán ser aprobadas por del Directorio del RN Contenidos del Manual La estructura del Manual responde al Ciclo Administrativo-Financiero del presupuesto Nacional. Su contenido normativo está basado en los aspectos operativos identificados en la Ley de RNP y sus Reformas, La Ley de Administración Pública y su Reglamento, La Ley del SIAFI, y la Ley de Compras y Contratación del Estado y su Reglamento; Ley Orgánica de Presupuesto. Dentro de ese mismo marco se han definido las políticas de administración de acuerdo a la práctica y a las características propias del RNP. En el Manual se desarrollan los siguientes temas: La descripción de la estructura organizativa de la Administración General del RNP y de sus funciones. Los flujogramas de procesos administrativos del RNP (Procesos de pagos, planillas, compras menores, Licitaciones, gasto operativo, etc.) Los procedimientos de adquisiciones a ser usados para cada método de adquisición. La responsabilidad fiduciaria del RNP. Los mecanismos internos de adquisiciones. La sujeción al Código de Conducta Ética del Servidor Público aplicable. 14

15 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES 15

16 CAPITULO II 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES 2.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP Funciones Generales de la Estructura Administrativa I. Dictar, promover y vigilar la aplicación de las políticas, normas y sistemas para la administración y desarrollo de los recursos humanos y las relaciones laborales del RNP. II. III. IV. Autorizar los sistemas de estímulos y recompensas conforme a la normatividad correspondiente y las Condiciones Generales de Trabajo. Determinar y operar los importes derivados de las deducciones y retenciones al personal efectuadas por el RNP y coordinar su entero en favor de terceros a los que les correspondan. Establecer el otorgamiento de un servicio de Salud a los empleados del RNP. V. Normar el funcionamiento de las Capacitación, así como la Comisión de Seguridad e Higiene y coordinar el funcionamiento de las mismas. VI. VII. VIII. IX. Dirigir y evaluar la operación del Sistema de Nóminas, para el oportuno pago de remuneraciones y aplicación de descuentos al personal. Instruir, respecto a la cobertura oportuna y correcta de las obligaciones fiscales de carácter local, así como las que se tienen con las Instituciones de seguridad social generadas por las relaciones laborales. Determinar los mecanismos para elevar la productividad del personal y hacer eficiente la operación de las áreas de la Institución, planeando, estableciendo y evaluando el Sistema de Administración de Sueldos y Salarios de mando superior, medio y homólogos. Establecer conjuntamente con la Dirección General, los criterios para la realización de estudios técnico-administrativos en materia de estructura orgánica y procedimientos, considerando la normatividad vigente aplicable a la materia. X. Coordinar la actualización e integración de los Manuales de Organización y de Procedimientos, así como los Instructivos de Operación correspondientes a la Institución. XI. XII. Establecer planes, programas y proyectos en base a los presupuestos correspondientes a la Dirección y someterlos a consideración de la Dirección General para su aprobación. Dirigir la administración de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros asignados a la Dirección y establecer las medidas necesarias para su optimización y racionalización. 16

17 XIII. XIV. XV. Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Presentar propuestas y proyectos de modernización y mejoramiento administrativo de las áreas que conforman la Estructura Administrativa, para la aprobación del Directorio y dirigir su instrumentación. Establecer los planes y programas anuales de adquisiciones, almacenaje y abastecimiento de recursos materiales y obras, de conservación y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, así como los correspondientes a la prestación de los servicios generales de apoyo a las diversas áreas del RNP. Ejercer el control de todos los procesos administrativos. Las actividades administrativas del RNP se realizan a través de una Estructura Organizativa. Organigrama No Organigrama Subdirección Administrativa RNP Funciones del Subdirector Administrativo Planificar, coordinar, supervisar y dirigir los asuntos del área administrativa de la Institución. Coordinar la elaboración del anteproyecto del Presupuesto Anual del RNP. Coordinar la elaboración de los informes presupuestarios trimestrales y presentarlos al Director. Evaluar mensualmente la ejecución presupuestaria y financiera, debiendo rendir el informe correspondiente al Director. Diseñar y una vez aprobados, poner en ejecución los instructivos, formatos y manuales administrativos del RNP Llevar un registro permanente y actualizado de las operaciones, bienes y patrimonio de la Institución. 17

18 Velar por el cumplimiento del Reglamento Interno y Manual de Funciones de la Institución, en lo que respecta a su área de acción. Promover la prestación de servicios por parte de la Institución Informar trimestralmente al Director de las actividades administrativas bajo su responsabilidad Dirigir y coordinar el Comité de Compras del RNP Organigrama de la Administración General Organigrama No Funciones del Administrador General Elabora el Presupuesto Anual de la Institución Realizar los procesos de pagos de todos los bienes y servicios adquiridos por el RNP. Planificar, organizar, controlar y dirigir la organización encargada de llevar a cabo las labores administrativas y financieras, de adquisiciones y contrataciones y, de programar y dar seguimiento a las actividades del presupuesto del RNP. 18

19 Mantener un sistema de gestión financiera de forma adecuada para reflejar las operaciones, recursos y gastos relacionados con el presupuesto del RNP Preparar los Planes de Compras y Contrataciones Anuales Apoyar la ejecución de las actividades del POA y Plan de Compras con la debida diligencia y eficiencia, y de conformidad con prácticas apropiadas de carácter administrativo, técnico, financiero; Preparar los documentos de licitación y selección para concursos, criterios de selección, calificación y evaluación lista corta de consultores, resúmenes ejecutivos de los subcomponentes, aclaración de los documentos de selección, enmiendas, informes de evaluación, datos para elaboración de contratos. Así como cualquier otro documento necesario para la adquisición de bienes y servicios bajo el presupuesto del RNP. Administrar las cuentas y libretas del RNP, de acuerdo a las disposiciones de Ley y asegurar la disponibilidad de fondos dentro de dicha cuenta, para efectuar los pagos correspondientes a las actividades del POA y Plan de Compras. Elaborar los informes de ejecución trimestrales, y anuales y presentarlos a la Secretaria de Finanzas y a la Secretaria de Planificación. Ser contraparte de las auditorías realizadas la institución. Generar el pre compromiso, compromiso y devengado, en el SIAFI. Aprobar los pagos a proveedores y personal. Ya sea vía SIAFI o vía Cheque. 19

20 2.1.5 Organigrama Pagaduría Especial Organigrama No Funciones de la Pagaduría Especial Establecer políticas y procedimientos para el adecuado funcionamiento de la Unidad de Pagaduría. Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las características necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente. Recaudar los ingresos provenientes de la venta de servicios. Mantener abastecido de documentación necesaria de los recibos de ingresos (talonarios TGR 01 entre otros), y una constante comunicación con los registros civiles municipales. Participar en los procesos de auditoría de los entes contralores del Estado. Participar en la ejecución de fondos de cooperación externa Formar parte de la Comisión de Compras. Emitir los cheque de proveedores y servicios. Ejercer la función de pagador del RNP 20

21 Firmar las F01 de pagos en el SIAFI. Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de la unidad. Garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del RNP, sean manejados en forma transparente y oportuna se deberán respetar las políticas de tesorería. Trabajar en coordinación con el Administrador General y el Jefe de Contabilidad y auditoría para garantizar el adecuado uso de los recursos financieros del RNP. Elaborar informe de recaudaciones y entregarlo a los miembros del Directorio. Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes a su cargo a solicitud Organigrama de Contabilidad Organigrama No. 4 21

22 2.1.8 Funciones de Contabilidad Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro Mantener un sistema de gestión financiera y elaborar estados financieros de acuerdo con los estándares de contabilidad normalmente aplicados, ambos de una forma adecuada para reflejar las operaciones, recursos y gastos del RNP; Participar en las auditorías de los estados financieros, ya sea mediante auditores independientes o por los entes contralores del Estado. Garantizar un sistema de registro contable y administrativo, actualizado y exacto. Custodiar la documentación original de los procesos de pagos. Elaborar las conciliaciones Bancarias y estados financieros del RNP. Coordinar con el Pagador Especial y con la Administración para garantizar el adecuado uso de los recursos financieros asignados al RNP. Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes a su cargo a solicitud. Registra, Modificar y aprobar los Registros contables. Elaborar informes y reportes contables Controles Internos del Área Administrativa El Artículo 2, Definiciones, de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas definió el control interno como el proceso permanente y continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de las entidades públicas y privadas, con el propósito de asistir a los servidores públicos en la prevención de infracciones a las leyes y a la ética, con motivo de su gestión y administración de los bienes nacionales. El control interno no acaba en el mantenimiento de registros contables correctos y la detección de fraudes; sino que además sirve como elemento facilitador y orientador para que la administración cumpla efectivamente sus planes y programas y logre sus objetivos. Tomando como base el deber constitucional de todo funcionario público, y particularmente de los jerarcas, de rendir cuentas acerca del desempeño institucional, fundado en la eficacia y eficiencia, economía, equidad, veracidad y legalidad. Los controles internos del RNP deben organizarse con arreglo a concepto y principios generalmente aceptados y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse a los objetivos siguientes: 22

23 a) Salvaguardar el patrimonio público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del RNP. El control Interno es un concepto que incluye la independencia de las Unidades que conforman el Área Administrativa con respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional. El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras. 1. El control interno contable comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas. 2. Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con las premisas siguientes: a) Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno y en general vigilar su efectivo funcionamiento. b) El sistema de control interno es parte de los sistemas financieros, presupuestarios, contables, administrativos y operativos del organismo o entidad y no un área independiente, individual o especializada. 3 Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las unidades que controlan el presupuesto a Nivel Central, Oficialías, y Proyectos, y su personal mantienen cierta independencia con respecto a las otras oficinas. 4 Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las características necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente. 5 Establecer un plan de capacitación profesional. 6 Establecer un sistema de promoción del personal del área de control y administración del presupuesto. 7 Establecer un sistema de planeación, ejecución y supervisión del trabajo en todas sus etapas, para comprobar que este Manual se aplica consistentemente. 8 Poner en práctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos para mantener el control de calidad, se están cumpliendo. 9 Dotar de los recursos materiales y tecnológicos que requiera la unidad de presupuesto y Proyectos. 10 Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las unidades o cargos responsables de la gestión y administración. 23

24 11 Las demás controles que sean necesarias para una eficiente labor de la Unidad administrativa Practicas Obligatorias de Control Interno según ONADICI La máxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o Unidades del RNP, debe definir un marco normativo institucional (Reglamentos, Manuales de Organización, y Funciones, Manuales de Procesos etc). Los superiores Jerárquicos de todas las unidades deben realizar funciones de supervisión continua y tienen la responsabilidad de documentar su participación en las operaciones y transacciones ejecutadas. El Jefe de cada Unidad debe colaborar mediante la evaluación continua y permanente del diseño y funcionamiento del control interno como una actividad objetiva, profesional e independiente. Los superiores jerárquicos de todas las unidades deben auto evaluar el cumplimiento de los principales criterios de control diseñados y en operación, así como la preparación de un informe sobre las fortalezas y las deficiencias del Control Interno de su área de operación en la institución. 24

25 3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS 25

26 3.1 Formulación del Presupuesto CAPITULO III 3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS La formulación del presupuesto anual es una responsabilidad de la Administración General del Registro. Dicha formulación debe iniciarse a más tardar en el mes de mayo del año anterior al periodo a formular. Este presupuesto formulado debe ser entrado a la Secretaria de Finanzas durante el mes de agosto, a fin de continuar con el proceso de aprobación Directrices para la Formulación Presupuestaria Anual De acuerdo a las instrucciones giradas por la Secretaria de Finanzas y la Secretaria de Planeación y Cooperación Internacional, a continuación se detallan algunos aspectos a considerar durante la formulación presupuestaria. No sobrepasar los techos presupuestarios establecidos por la SEFIN para cada Institución de la Administración Central y Descentralizada. Alinear el POA-Presupuesto de la Administración Central y Descentralizadas a las 16 regiones de la Visión de País, mediante la introducción de un Geo código (establecido por SEPLAN). Alinear los POA-Presupuesto a los objetivos, metas, e indicadores de la Visión de País y Plan de Gobierno. Formular el POA-Presupuesto, considerando la distribución de recursos presupuestarios entre las Regiones de la Visión de País, en atención a las necesidades de las mismas, e incorporando el Geocódigo correspondiente a nivel de municipio, definido por SEFIN/SEPLAN. Realizar la formulación en las matrices establecidas por SEPLAN. Incorporar en los programas y proyecto de inversión pública del POA Presupuesto, un código por objetivo, meta e indicador, e identificar los respectivos montos de financiamiento, acorde con la programación financiera correspondiente. Identificar los programas y proyectos de inversión pública, según las Regiones de la Visión de País. Identificar la planilla de sueldos y salarios según la estructura orgánica de cada Secretaria e Institución; así como su ubicación física, georeferenciada según las Regiones de la Visión de País. Cada institución debe determinar la programación financiera en forma mensual y trimestral de su gasto, en armonía con el flujo de ingresos de la Tesorería General de la República y en base a las previsiones de ingresos establecidas por SEFIN. Identificar los programas y proyectos de inversión pública, según las Regiones de la Visión de País. 26

27 3.1.2 Evaluaciones del POA-Presupuesto En el marco de lo estipulado en el Artículo 3 de las Disposiciones Generales del Presupuesto contenidas en el Decreto del 28 de diciembre del 2010, y de acuerdo a las Directrices de la Secretaria de Planificación se deberán realizar evaluaciones mensuales y trimestrales sobre la ejecución física del POA y financiera del presupuesto, se debe considerar lo siguiente: Todas las instituciones del sector público deberán realizar el registro mensual de la ejecución Poa presupuesto en el SIAFI el último día de cada mes. Para el informe mensual a nivel institucional, se tomará la información contenida en la base de datos del SIAFI. EL informe debe ser enviado a SEPLAN con copia a SEFIN en los primeros 15 días del mes siguiente. A continuación los formatos Informe Mensual de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuesto 20xx Correspondiente al Mes de: 20XX Código: Institución: Análisis de la Ejecución Física del POA. Describir en el cuadro siguiente los resultados de producción más relevantes durante la etapa de ejecución efectuada a nivel de Actividad, y de acuerdo al orden de la estructura programática aprobada. No. Programa/Actividad/Resultado de Producción Unidad de Medida Programado para el Trimestre Ejecutado al mes de. Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo % de Avance Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Producción por Región e Institución. Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. 27

28 Análisis de la Ejecución Financiera del Presupuesto. Describir en el cuadro siguiente la ejecución por grupo de gasto realizado por la institución. Código Descripción GASTO CORRIENTE INSTITUCIONAL SERVICIOS PERSONALES SERVICIOS NO PERSONALES MATERIALES Y SUMINISTROS TRANSFERENCIAS Y DONACIONES CORRIENTES GASTO DE CAPITAL INSTITUCIONAL BIENES CAPITALIZABLES TRANSFERENCIAS Y DONACIONES DE CAPITAL ACTIVOS FINANCIEROS OTROS GASTOS DE CAPITAL Presupuesto Anual Aprobado Vigente Presupuesto Mensual Programado en el mes de: Ejecutado en el mes de.. 1/ % de Avance SERVICIO DE DEUDA PUBLICA OTROS GASTOS TOTAL 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente. Fuente SIAFI. Reporte de Presupuesto Ejecutado por Grupo de Gasto. Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. Análisis de la Inversión Pública Física y Financiera (si aplica). III.1 Ejecución Física de la Inversión Describir en el cuadro siguiente los resultados de producción más relevantes durante la etapa de ejecución efectuada a nivel de Actividad/Obra, de los Proyectos de inversión pública de la institución. Código BIP Proyecto/Actividad/Obra/Resultado Unidad de Medida Programado para el Trimestre Ejecutado al mes de. Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo % de Avance Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Producción por Institución, Proyecto a Nivel de Actividad/Obra. Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. 28

29 III.2 Ejecución Financiera de la Inversión Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera de los Proyectos de inversión pública de la institución. Nombre Proyecto Ubicación Región Presupuesto Anual Aprobado Vigente Presupuesto Mensual: Programado Ejecutado 1/: Fondos Fondos Fondos Fondos Total Nacionales Externos Nacionales Externos Total % de Avance 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente. Fuente SIAFI. Reporte de Ejecución Financiera de Proyectos Por Región y Tipo de Fondos. Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas. Ejecución Financiera por Regiones y Objetivo de la Visión de País. o Por Regiones Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera por región. REGIÓN Aprobado Presupuesto Anual Vigente Programado para el Mes de Presupuesto Mensual Ejecutado en el mes de.1/ R01 R02 R16 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente. Fuente SIAFI. Reporte de Ejecución del Presupuesto de Egresos Por institución, Fuente y Región. Describir los Principales Resultados para cada Región. % de Avance o Por objetivos de la Visión de País. Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera por Objetivos de la Visión de País. Presupuesto Anual Presupuesto Mensual OBJETIVO Aprobado Programado para el Mes Ejecutado en el mes de VISIÓN DE PAÍS Vigente Congreso de.. 1/ Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente. Fuente SIAFI. Reporte de Objetivos, Visión de País por Institución y Fuente de Financiamiento. % de Avance Viajes Internacionales y Resultados 1 Describir en el cuadro siguiente el número de viajes que los funcionarios y empleados realizaron al exterior, así como los resultados obtenidos de cada uno de ellos. No. Nombre del Funcionario Cargo y Unidad a la que Pertenece Destino y Duración del Viaje Resultado 29

30 3.1.4 Formato Informe Trimestral de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuesto 20xx INTRODUCCION Destacar otros aspectos generales de interés de la institución, tales como, que sus acciones están enmarcadas dentro de un Plan Estratégico aprobado en concordancia con el Plan de Gobierno. ANALISIS DE LA EJECUCION FISICA. [Análisis de los Objetivos Institucionales en especial las que sean de carácter estratégico para la institución, o que impacten en forma significativa el desempeño de la misma o que el costo del Resultado represente un porcentaje mayor que el 10% del Presupuesto de la institución. Asimismo, deben incluir comentarios sobre los logros cualitativos y los impactos en los Indicadores, Metas, Ejes Estratégicos y Objetivos: Sectoriales, institucionales, la ERP y visión de País Plan de Nación y Plan de Gobierno, tal como lo indica el Articulo 3 de las Disposiciones o RESULTADOS DE GESTIÓN (FP02) [Comentario general sobre los Resultados de Gestión de la institución, indicar los objetivos ya priorizados con sus variables, (cantidad o porcentaje y costo), el resultado para cada objetivo, medios de verificación, supuestos, sector y subsector al que pertenece, variable macroeconómica a la cual el resultado fue relacionado y su correspondiente justificación, así como también indicar la proporción de la población que fue atendida con cada resultado] El análisis de los Resultados de Gestión se hace para el Trimestre y acumulado al respectivo Trimestre. La ejecución de los Resultados de Gestión de cada Objetivo Institucional es la siguiente: Objetivo Desviación Absoluta Porcentual Resultado de Gestión Unidad de Medida Cantidad o Porcentaje Aprobado Cantidad o Porcentaje Eje cutado A-E E / A % A: Aprobado E: Ejecutado Comentarios a los Resultados de Gestión por cada Objetivo institucional en el trimestre y las desviaciones del cuadro anterior y el cumplimiento de la cobertura sobre la Población Objetivo. o RESULTADOS DE PRODUCCION (FP03) (Los más relevantes) 30

31 Programa: Estructura Programática Resultado Acumulado al ITrimestre Cantidad o Porcentaje Variación Costo Variación P SP Py A/O Resultado de Producción Descripción Unidad de Medida Aprobado Ejecutado A-E E/A % Aprobado Ejecutado A-E E/A % (P: Programa; SP: Subprograma; Py: Proyecto; A/O: Actividad/Obra) A: Aprobado E: Ejecutado Comentarios a los Resultados de Producción más relevantes en el trimestre y las desviaciones de estos. (Obs. Elaborar un cuadro por programa) ANALISIS DE LA EJECUCION FINANCIERA o Presupuesto por Programas Cod. PROGRAMA (Cifras en Lempiras) PRESUPUESTO 2011 % DE VIGENTE EJECUTADO EJECUCIÓN SALDO DISPONIBLE FN FE FN FE FN FE FN FE TOTAL Detallar y analizar el presupuesto que se ha ejecutado a nivel de programa indicando el tipo de fondo que lo ha financiado. o Modificaciones Presupuestarias [En este numeral hacer referencia de las modificaciones presupuestarias que la institución ha realizado, indicando porque se dan, donde se destina, la fuente de financiamiento. 31

32 OBJETIVOS DE VISION DE PAIS - PLAN DE NACION o Logros e Impactos [Indicar en este numeral los logros e impactos alcanzados con la ejecución física y financiera del presupuesto 2011] No. (Cifras en Lempiras) PRESUPUESTO 2011 Variación OBJETIVO DE LA VISION DE PAIS VIGENTE EJECUTADO Absoluta % Total o Regionalización EJECUCIÓN DEL GASTO REGIONALIZADO AL I TRIMESTRE 2011 Cod. Región Descripción R1 Valle de Sula R2 Valle de Comayagua R3 Occidente R4 Valle de Lean R5 Valle de Aguán R6 Cordillera Nombre de Dios R7 Norte de Olancho R8 Valles de Olancho R9 Biosfera Río Plátano R10 La Mosquitia R11 El Paraíso R12 Distrito Central R13 Golfo de Fonseca R14 Río Lempa R15 Arrecife Mesoamericano R16 Santa Bárbara Total (Cifras en Lempiras) PRESUPUESTO 2011 % de SALDO DISPONIBLE VIGENTE EJECUTADO Ejecución FN FE Total Fuentes FN FE Total Fuentes FN FE FN FE [Este numeral corresponde a la regionalización del presupuesto tanto vigente como ejecutado, comentar las regiones más relevantes en cuanto al presupuesto] 32

33 CONCLUSIONES RECOMENDACIONES CONCLUSIONES [Principales aspectos positivos y negativos sobre el desempeño de la institución identificados en el presente informe de ejecución física y financiera. Indicar las causas.] o RECOMENDACIONES [Acciones que se recomienda debe adelantar la institución para subsanar los aspectos negativos identificados en el presente informe Flujograma del Proceso de formulación de las Modificaciones Presupuestaria en el RNP 33

34 3.1.6 Formato para Remitir Solicitud de Modificación a SEFIN PROPUESTA REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS Modificación Presupuestaria Fondos XXXX DETALLE DE DISTRIBUCIÓN OBJETO DEL GASTO VALORES No aprobado Presupuesto xxxx JUSTIFICACIÓN TOTAL FIRMA ADMINISTRADOR GENERAL 34

35 3.1.7 La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias El artículo 31 de la Ley General de Administración Pública, estable. Cada Institución contara con una Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión, la que estará encargada del análisis, diseño, y evaluación de las políticas, programas y proyectos, de la definición de prioridades del gasto y de la inversión según el presupuesto anual y de la evaluación periódica de la eficiencia y la eficacia de los programas de las respectivas instituciones.. 1. Elabora los informes financieros y físicos mensuales y trimestrales de acuerdo a las disposiciones de SEPLAN y SEFIN. 2. En coordinación con las Unidades Administrativas elabora el presupuesto Anual. 3. Actualiza las evaluaciones del presupuesto en el SIAFI. 4. Análisis y diseño de políticas, programas y proyectos de acuerdo con las políticas de gasto y de inversión pública y las directrices oficialmente establecidas por el Presidente de la Republica. 5. Preparación de planes operativos anuales y la programación operativa a mediano y largo plazo en el área de su competencia. 6. Evaluación periódica de su ejecución definiendo indicadores de eficiencia y eficacia. Conducción de estudios para la definición de prioridades de gasto e inversión para el anteproyecto de presupuesto anual y para la gestión de recursos destinados al financiamiento de proyectos. 7. La formulación de normas técnicas para el diseño y operación de sistemas de información y de estadísticas del RNP. 8. Participa en el proceso de Modificación presupuestaria de acuerdo al siguiente proceso 35

36 Relaciones del Área Administrativa con otras Instancias del RNP Recursos Humanos: Responsable de generar las planillas de pago del personal, dichas planillas se envían al área administrativa para el pago respectivo. Por otro lado el Administrador a través de la unidad de adquisiciones es el responsable de la contratación de consultores externos que deben ser remitidos a RR.HH. Así como en el proceso de revisión y elaboración de perfiles de puestos y salarios. Directorio: Presentación ante del directorio de los temas administrativos, así como el manejo de la agenda periódica del Directorio. Secretaria General: Manejo de aspectos legales relacionados a los aspectos de su competencia. El área administrativa está relacionada con todas las áreas de trabajo del RNP, debido a la importancia que tiene para la toma de decisiones que implique afectar el presupuesto institucional 36

37 3.1.8 Flujo grama del Proceso de Formulación Flujo grama No Programación de Cuotas de Compromiso Quince días antes del inicio de cada trimestre la administración General deberá solicitar la cuota de compromiso que necesitaría para la ejecución del siguiente trimestre. La cuota debe ser solicitada en base, a la Programación presupuestaria trimestral, y al Plan Operativo Anual aprobado. Las cuotas de compromiso se solicitan por grupo de gasto; , 300, 400, 500,