Manual. BioAdmin PRESENCIA PLUS GUIA RAPIDA SISTEMA INFORMES BioAdmin

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1 Manual BioAdmin PRESENCIA PLUS GUIA RAPIDA SISTEMA INFORMES BioAdmin

2 Indice 1 Instalación del Programa 2 Configuración 3 Alta de Empleados 4 Creación delo LOG desde BIOADMIN 5 Captura del LOG desde BioAdmin Presencia y su proceso. 6 Edición Manual registro Bioadmin desde BioAdmin Presencia 7 Configuración de Calendario y Horario (Turnos) 8 Generador de Informes.

3 1 Instalación del Programa Ejecute la aplicación entregada [Setup BioAdmin Presencia.exe], Seleccione el directorio donde desdea que se instale la aplicación así como si desea que se creen iconos de acceso en la pantalla de inicio y acceso rápido del ordenador. Siga los pasos indicados hasta la finalización de la instalación, Donde le preguntara si lanza automáticamente la misma, Indique según lo deseado. Al terminar con la instalación e iniciar la aplicación deberá registrar la aplicación siguiendo los pasos del certificado entregado. Una vez registrado se le pedirá usuario y contraseña por defecto será: Usuario: Admin Contraseña: Admin IMPORTANTE recuerde que por seguridad se recomienda cambiar la contraseña por defecto.

4 2 Configuración La 1ª vez que se ejecuta el programa y se haya validado, la ventana que aparece automáticamente será la de Configuración, En esta ventana se configuran las rutas de origen de la Base de Datos o bien la ruta donde se encuentra el fichero CSV de donde se importaran los datos. En esta misma ventana tenemos 2 botones en la parte superior: 1.-Gestión de Usuarios: Por defecto tenemos 3 perfiles de usuario con diferentes permisos cada uno: Administrador: Control total de la aplicación. Gestor: Dispone de todos los permisos exceptuando la gestión de usuarios. Usuario: Permisos de consulta y generación de informes, no tiene permisos de edición. 2.-Configuración de Cuenta de Correo: Desde aquí configuraremos la cuenta de correo desde la que por defecto se enviaran y recibirán los correos de información que se efectúen desde la aplicación.

5 3 Alta de Empleados RECUERDE En el Caso de importar los datos desde un fichero CSV deberá de dar de alta a los empleados utilizando el mismo código (User ID en Bioadmin) y Nombre (Name en Bioadmin) tanto en la aplicación BioAdmin como BioAdmin Presencia. Siempre que modifique, de de alta o baja una persona deberá hacerlo en ambas aplicaciones. BIOADMIN BIOADMIN PRESENCIA En el Caso de que los datos se obtengan desde un dispositivo externo (lector biométrico o teclado) los empleados se darán de alta automáticamente.

6 4 Creación del LOG desde BIOADMIN (fichero CSV) Utlizar la aplicación Bioadmin para generar el LOG en Formato *.CVS fichero que contiene todos los marcajes que se han realizado en el dispositivo. Apendice Manual de BioAdmin LogList Log List The Reports menu covers the following operations: Management of log database stored on host PC Upload new log events from BioEntry and BioStation into the log database By selecting the Log List, the log list page is updated on the main window. In case of pressing get recent logs/ auto upload button, window for select device pops up and as to selected device here, log information newly generated after log information in BioAdmin is uploaded. For the BioStation connected to BioAdmin Server, you do not need to get logs from them, because logs will be automatically saved on BioAdmin Server on real time.

7 Configuration of Log check page The Reports page is composed of 2 components: Log List Log database is stored on host PC enabling to preserve old log data. Log list shows stored log events describing Date, Time, Device ID, Event, User ID, User Name, and Source. Filtering Tool You can filter log records by Date, Device, User ID, Name, Event, and Source. For example, if a device is selected, log events of the selected device will be shown. Task box Task box includes buttons to control basic operations of the Log List page Manage Log database Get recent logs In case of pressing get recent logs/ auto upload button, window for select device pops up and as to selected device here, log information newly generated after log information in BioAdmin is uploaded. For the BioStation connected to BioAdmin Server, you do not need to get logs from them, because logs will be automatically saved on BioAdmin Server on real time. Auto uploading setting In case of pressing get recent logs/ auto upload button, log information generated in BioEntry and BioStation for set period can be uploaded automatically to BioAdmin. Administrator can execute auto uploading by choosing 15 min / 30 min / 60 min according to applied environment. Once auto uploading is applied, status : auto uploading on is indicated on task box. Release auto uploading In case of pressing stop auto uploading button, user can release set auto uploading. Also, in case of disabled mode when setting time transfer, user can release time transfer. Once auto uploading is released, status : auto uploading off is indicated on task box Upload all logs In case of pressing upload all logs button, select device window appears and all logs of device selected here are uploaded. In case partial log information remains in BioAdmin, existing log information is kept as it is and new log information is uploaded. Export Report Log data can be exported to CSV file format using the Export Report button. Detailed operations are as follows: Press the Export Report button. Select fields to export by simply moving the target field from Field List to Selected Field List. After selecting the fields, press the Next button. Select a file to export After selecting the file, press the Next button. Press the Export button. Delete Log information The Delete Log Data button eliminates selected log data from log database on host PC. Log data on BioEntry and BioStation are not removed by this command, but automatically removed only when the device requires space for additional log data.

8 5 Captura del LOG desde BioAdmin Presencia y su proceso. Recuerde Que para capturar el Log previamente deberá haber configurado la aplicación con la ruta de origen del fichero CSV en el menú de configuración. Recuperaremos los marcajes desde BioAdmin Presencia para su tratamiento desde la opción Actualizar. En esta ventana nos aparece la ruta del fichero que podemos modificar, la Fecha de la Última Lectura y el periodo de fechas desde el cual queremos importar datos. Para seleccionar el archivo LOG correspondiente deberemos recordar el nombre y la carpeta donde ha sido exportado y grabado desde BioAdmin. Un buen ejemplo seria nombrarlos con las fechas que contiene _ CVS De esta manera podemos ir controlando los últimos marcajes capturados. Los registros del LOG en el dispositivo NUNCA se pueden MODIFICAR. IMPORTANTE Recuerde que si desea mantener las modificaciones que haya realizado desde esta aplicación sobre los marcajes, si los vuelve a importar antes de la última Fecha de Lectura estos serán automáticamente corregidas a su formato original. Si no desea que esto sucede enviar el LOG desde BioAdmin con fechas posteriores a las modificaciones. ver apéndice manual BioAdmin anterior, o Manual BioAdmin pag. 250 LOG s

9 6 Edición Manual registro Bioadmin desde BioAdmin Presencia Una vez capturado y procesado el fichero de marcajes LOG, podemos si así lo requerimos modificar o entrar marcajes manualmente, como por ejemplo: - Actualizar marcajes no realizados (despistes) - Salidas de trabajo controladas - Salidas visitas etc. IMPORTANTE Recuerde que si desea mantener las modificaciones que haya realizado desde esta aplicación sobre los marcajes, si los vuelve a importar antes de la última Fecha de Lectura estos serán automáticamente corregidas a su formato original. Si no desea que esto sucede enviar el LOG desde BioAdmin con fechas posteriores a las modificaciones. ver apéndice manual BioAdmin anterior, o Manual BioAdmin pag. 250 LOG s Todos los marcajes que entremos de forma manual así como los que modifiquemos, en el Informe el nombre de persona quedara con fondo azul para su correcta identificación.

10 7 Configuración de Calendario y Horario (Turnos) La ventana dispones de 2 pestañas desde las cuales se podrá configurar el calendario laboral y los horarios. 1.-Calendario Se podrán crear diversos calendarios: Genérico, que será igual para todos los empleados o bien creando uno por departamento o por empleado que será exclusivos para ellos. En los diferentes calendarios se marcaran los diferentes turnos de los que se disponen todos ellos configurables y diferenciados por colores. Entre estos turnos tenemos algunos preconfigurados como son por ejemplo los días laborales, festivos o las vacaciones, en este último por ejemplo se nos mostrará además un contador del cual se irán descontando los días según se vayan utilizando dejándonos el resultado en positivo o negativo dependiendo de si el empleado ha efectuado o no todas las vacaciones. Nota: Los cambios se guardaran automáticamente cuando cerremos esta ventana.

11 En la botonera superior de esta ventana disponemos de 3 opciones: Deshacer cambios Crear gráficas Excel de los turnos filtrando por año, mes y departamento. Editar los títulos de los turnos

12 2.-Horario Configuraremos los horarios según las necesidades de cada momento, se han dispuesto tres situaciones especificas: Horario Normal (día laboral) Horario Viernes Horario Víspera festivo Dentro de los horarios disponemos de horas de entrada, horas de salida, horas trabajo y horquillas. Horas de entrada: Horas de inicio de la actividad laboral. Horquillas: Hora hasta donde el sistema considera como no incidencia el marcaje, pasado el tiempo de la horquilla el mismo quedaría como incidencia en el informe Horas Trabajo: Horas que el sistema entiende como mínimas a trabajas en cada tipo de horario, si no se cumplen ese día será marcado como incidencia.

13 8 Generador de Informes. Listados y consultas de la información filtrada, ordenada y con cálculos de horas. Color FONDO AZUL marcajes modificados manualmente o alta de marcajes manuales. Color VERDE marcajes correctos Color ROJO incidencia en marcaje, fuera de horario, falta marcaje, faltan horas etc. Disponemos de filtros por Fecha DESDE/HASTA por EMPLEADO y mostrar solo incidencias.

14 Botonera superior: Primer Botón arriba izquierda: Genera el informe, recalcula todos los marcajes. En caso de realizar cambios desde el LOG, es necesario regenerar el informe. Muestra por pantalla el informe de marcajes aplicando todos los parámetros de configuración, horarios, calendario etc. Segundo Botón arriba Izquierda: Nuestra el LOG del informe que estamos visualizando por si queremos consultar el marcaje tal cual esta entrado. Tercer Botón izquierda arriba: Impresión por pantalla o Impresora del informe con totalizadores de Horas trabajadas, horas fuera oficina y horas desviaciones. Cuarto Botón izquierda arriba: Genera filtro por empleado y mes, se puede incluir el calendario de turnos. Quinto Botón izquierda arriba: Genera documentos Excel con el informe mensual del computo de horas del empleado, parte de incidencias, total Horas trabajadas y Horas fuera de Horario. Opcionalmente puede agregarse a este informe un cuadro de turnos y el calendario laboral del empleado con sus turnos y vacaciones. Sexto Botón izquierda arriba: Genera un documento Excel con una gráfica de los turnos.

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