GUIA RAPIDA PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE UNOPS Supervisión de Obras

Transcripción

1 1 Información sobre el Sitio 1.1 Situación de Tenencia Corroborar la propiedad del terreno a nombre de la entidad. Obtener los documentos legales 1.2 Replanteo Topográfico Verificar si está considerado dentro del Contrato Corroboración de Polígono y linderos Solicitar al Contratista Altimetría y Planimetría Solicitar al Contratista 2 Documentación Contractual Documentación Legal GUIA RAPIDA PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE UNOPS Verificar la existencia de los documentos siguientes: a) Documento de Contrato firmado Garantía Bancaria por el 100% del monto otorgado c) Garantía de Cumplimiento - Fianza de Cumplimiento por el 30% del Valor del Contato Verificar fecha de vencimiento d) Seguros Verificar monto requerido en IAL y fecha de vencimiento e) Acta de Reunión de Negociación f) Adenda a los Documentos de Licitación g) Compromisos adquiridos por el Contratista previo a firma de Contrato h) Preguntas y Aclaraciones (durante Licitación y durante evaluación) Documentación Técnica Verificar la existencia de los documentos siguientes: i) Especificaciones Técnicas Generales Consulta permanente j) Especificaciones Técnicas Especiales Consulta permanente k) Oferta del Contratista (lista de cantidades con precios ajustada) Consulta permanente l) Desglose de Precios Unitarios Consulta permanente m) Desglose del Factor de Indirectos aplicado a los precios unitarios Consulta permanente n) Programa de Trabajo (soble el cual se mediran quincenalmente los avances) Mediciones quincenales Cronograma de Ejecución Financiera (será el parámetro de comparación para evaluar Medición mensual para verificar aplicación de o) el avance mensual y aplicación de penalizaciones) retención Mantener documentación en obra y estar p) Permisos y Licencias pendiente de la fecha de expiración o vencimiento 3 Normas aplicables Condiciones Generales de la UNOPS para Obras Leer, marcar y etiquetar información importante 4 Normas aplicables en el sitio Aplicará el Reglamento General sobre Higiene y Seguridad en el Trabajo - IGSS 5 Discrepancias 6 Identificación del proyecto Solicitar al Contratista la fabricación del Rótulo de Obra y rótulo de Licencia de Construcción Analizar información en IAL y hacer comentarios de su interpretación Instalación dentro del predio, con visibilidad desde el exterior

2 7 Roles y coordinación La UNOPS ha suscrito un Acuerdo de Gestión de Servicios con el IGSS para la provisión de Bienes, Obras y Servicios, vinculados con el proyecto "Gestión de Apoyo al Plan maestro para la Modernización de la Red Hospitalaria y Servicio del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social - IGSS. Dentro de este Acuerdo, quedaron definidas las atribuciones a nivel general de cada entidad. (ver anexo II) 8 Inicio de las Obras Estudio de los documentos siguientes: a) Licencia de Construcción Mantener documentos en obra Documentación Contractual Mantener documentos en obra c) Documentación Técnica Mantener documentos en obra d) Normas Aplicables Mantener documentos en obra e) Normas Aplicables en el sitio Mantener documentos en obra 9 Instalaciones provisionales Solicitar al Contratista la implementación de los Servicios siguientes: a) Instalación provisional de agua Instalación Provisional de energía eléctrica c) Instalación de Internet d) Instalación de Servicios Sanitarios de personal operativo e) Construcción de oficinas de obra y bodegas para materiales f) Espacio para comedor de trabajadores 10 Formatos Formato 1 a) Estimación de pago mensual Formato 2 Balance de Obra Formato 3 c) Ordenes de Trabajo extra, suplementario y cambio Formato 4 d) Informe Ejecutivo Quincenal de Supervisión Formato 5 e) Dictámen técnico del Supervisor respecto a cada renglón modificado Formato 6 f) Certificado de Terminación Formato 7 g) Modelo de Generadores de obra Formato 8 h) Acta de Inspección de Obras 11 Implementación del Método Constructivo Implementar el método constructivo propuesto por el Contratista. Cuidar el cumplimiento Adecuar la información del proyecto a los formatos. Para el caso del Informe de Supervisión, se solicita se adjunte a los informes quincenales la siguiente información: i) copias de anotaciones de bitacora del período, ii) certificados de calidad y resultados de pruebas de laboratorio realizadas a materiales y iii) copia digital del informe y todos sus anexos 12 Personal Clave Incluir nombres y su posición dentro de Informes Ejecutivos.

3 13 Personal Operativo Obtener el listado que se utilizará por cada mes Evaluación quincenal de rendimientos y condición operativa, cotejar contra la propuesta de la Empresa. 14 Maquinaria y Equipo Obtener el listado que se utilizará por cada mes Evaluación quincenal de rendimientos Evaluación semanal de existencias y 15 Materiales Solicitar al Constratista la programación de compras verificación de las condiciones de almacenaje y manipulación. 16 Pruebas Solicitar al Constratista las pruebas de materiales, concretos, acero, etc. Incluir resultados con interpretación en cada informe quincenal 17 Jornadas de trabajo Solicitar al contratista la definición del Plan de trabajo (jornadas)y horario Adaptarse al horario del Contratista. 18 Programa de Obra Solicitar al contratista el programa autorizado en formato A-1 y mantenerlo en oficinas de obra. Hacer evaluación quincenal y reportar las variaciones dentro del informe quincenal. 19 Programa de Inversión vrs. Curva real de Inversión 20 Controles Implementar los controles siguientes: Solicitar al contratista el programa autorizado en formato A-1 y mantenerlo en oficinas de obra. Hacer evaluación mensual y reportar el comportamiento real para definir penalizaciones. a) Avance físico en % (% renglones ejecutados/100% de renglones contratados) Definido mensualmente Avance Financiero en % (monto de renglones pagados/monto toal del contrato) Definido mensualmente c) Personal Directivo Reportar a UNOPS sobre el comportamiento e idoneidad del personal d) Mano de obra calificada y no calificada y subcontratos Definido mensualmente e) Calidad de la obra de acuerdo a Especificaciones Técnicas f) Materiales Definido mensualmente (presentar pruebas de productos en reconocido laboratorio, aplica a concreto, block e instalaciones). Incluir interpretación por parte de la Supervisión Definido mensualmente (presentar certificados y/o pruebas de materiales en reconocido laboratorio, aplica a acero). Incluir Interpretación por parte de la Supervisión 21 Procedimiento para Inicio de Obras a) Verificar que el Contratista ha recibido el pago por concepto de Anticipo

4 22 Procedimiento para Pagos Contar con la orden de inicio por parte de la Supervisión, la cual deberá realizarse por medio de comunicación escrita y que esté respaldada por la definición de inicio de las obras, en Acta respectiva. c) Contar con la Licencia de Construcción d) Aprobación del Programa de Obra y el Programa de Inversión e) Aprobación de la Implantación de las obras (planimétrica y altimétricamente) a) Realizar en coordinación con el Superintendente de obra designado por el contratista las mediciones de renglones realmente ejecutados en el período mensual, registrarlos en los cuadros de generadores de obra y firmarlos. Con los resultados de las mediciones, solicitar al Contratista el vaciado de la información en el formato de estimación proporcionado por UNOPS El contratista deberá trasladar en forma oficial al Supervisor la siguiente documentación: i) Carta dirigida al Supervisor indicando solicitud de pago de la Estimación, No. de Estimación, Período, Monto neto sin IVA, deducciones, c) penalización (si aplica), Monto líquido a recibir sin IVA, Monto del IVA y Monto a facurar; ii) Estimación debidamente firmada por el Superintendente del Contratista; iii) generadores de obra debidamente firmados y iv) Factura De preferencia iniciar la actividad con cinco días de anticipación al final del período, como máximo.

5 d) El Supervisor revisará la documentación y si todo está de acuerdo a los generadores firmados por ambas partes, firmará la estimación y la trasladará a UNOPS por medio de comunicación oficial, que deberá incluir la aprobación del pago requerido por el Contratista y la información incluida en carta del contratista. Este último traslado deberá ingresar a las oficinas de UNOPS de preferencia antes del vencimiento del período. 23 Procedimiento para modificaciones e) La UNOPS validará la Estimación con la firma del Gerente de Proyectos y gestionará el pago respectivo. a) Identificación de renglones suplementarios, trabajos extras y decrementos De preferencia al final de cada período, para legalizar las modificaciones ocurridas, lo cual deberá realizarse en forma coordinada Contratista-Supervisión Vaciar la información en Cuadro Balance, según formato proporcionado por UNOPS 24 Procedimiento para Recepción de Obras Elaborar dictamen por parte del Supervisor, que incluya las justificaciones para cada c) renglón modificado. Solicitar al Contratista la elaboración de los precios unitarios desglosados para los d) trabajos extras únicamente. e) Rellenar los formatos de Ordenes que apliquen debidamente firmados Remitir a UNOPS la documentación mencionada, debidamente firmada por ambas f) partes. La UNOPS validará la documentación con la firma del Gerente de Proyectos y g) gestionará la Enmienda al Contrato respectiva. a) Solicitar al Contratista la notificación de finalización sustancial de la obra. Inspección en forma coordinada Contrtista-Supervisor de las obras de acuerdo al Contrato y sus Enmiendas. c) Elaborar el Certificado de Terminación Sustancial de la Obra d) Notificar a UNOPS sobre la situación de la Obra. e) Unops convocará a IGSS para Inspección conjunta de las obras Firma de Acta de Inspección con identificación de defectos de obra y plazo para f) corrección. g) Unops convocará a IGSS para Inspección conjunta de las obras h) Firma de Acta de Recepción de Obras.