Nota: A cada anexo se deberá poner Si Aplica o No Aplica según sea el caso

Transcripción

1 ÍNDICE DE FORMATOS PARA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA U.A.Q. I Marco jurídico actuación y/o normatividad aplicable al puesto II Organigrama III Manuales administrativos y apoyo y/o funciones l puesto IV Relación archivos por unidad administrativa V Relación proveedores y contratistas VI Plantilla personal VII Relación pagos nómina pendientes entregar VIII Convenio las prestaciones laborales vigentes IX Relación contratos asesorías y consultorías X Inventario mobiliario y equipo oficina equipo laboratorio Equipo cómputo y otros equipos XI Inventario bienes inmuebles XII Inventario programas en equipo cómputo XIII Presupuesto oficial autorizado ejercido y por ejercer XIV Estados financieros XV Relación cuentas bancarias inversiones pósitos títulos o Cualquier otro contrato con instituciones crédito ó similares XVI Relación cheques pendiente entregar XVII Arqueos fondos caja XVIII Carta no audo XIX Conciliaciones bancarias XX Relación convenios vigentes XXI Inventario formas oficiales XXII Póliza seguros vigentes XXIII Relación juicios y mandas pendientes XXIV Relación contratos fiicomiso XXV Relación asuntos en trámite XXVI Relación obras en proceso XXVII Inventario acervo bibliográfico Nota: A cada anexo se berá poner Si Aplica o No Aplica según sea el caso

2 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN Objetivo l formato: Esta información permitirá al nuevo titular conocer los ornamientos jurídicos que dan sustento a la actuación la Depenncia o Entidad, mismos que limitan su responsabilidad y atribuciones, la cual se plasma en la normatividad la Universidad Autónoma Querétaro. Nombre l Campo Información Al (día-mes-año) Se anexa Anotar Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año Los ornamientos jurídicos que sustentan la actuación la Entidad. (Ley Orgánica, Reglamento interior, etc.) Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

3 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO I MARCO JURÍDICO DE ACTUACION Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Los ornamientos jurídicos que sustentan la actuación los servidores, la cual se plasma en la normatividad la Universidad Autónoma Querétaro. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

4 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ORGANIGRAMA Objetivo l formato: Permite intificar la estructura con la que cuenta la Entidad, penncia, coordinación, etc. Nombre l Campo Información Al (día-mes-año) Unidad Administrativa Anexo Anotar Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Incluir el Organigrama la Unidad Administrativa. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

5 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO II ORGANIGRAMA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: El organigrama la unidad administrativa Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

6 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: MANUALES ADMINISTRATIVOS, DE APOYO Y O FUNCIONES QUE DESEMPEÑA EN EL PUESTO Objetivo l formato: Conocer los lineamientos administrativos la Entidad, tales como funciones las Secretarías, Direcciones y Departamentos, los procedimientos existentes, las normas y políticas establecidas, o en su caso actividas correspondientes al cargo que sempeñaba la persona, que entrega el puesto, etc. Nombre l Campo Información Al (día-mes-año) Área responsable su custodia Tipo Manual Nombre l Manual Fecha autorización. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Anotar Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Nombre la Unidad Administrativa responsable custodiar la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Detallar si es políticas, procedimientos, formatos, etc. El nombre completo l manual. Se berá señalar la forma en que se entrega, copia impresa o disquete La fecha en que fue autorizado el manual, en su caso indicar si se encuentra pendiente autorización. Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

7 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO III MANUALES ADMINISTRATIVOS, DE APOYO DE APOYO Y O FUNCIONES QUE DESEMPEÑA EN EL PUESTO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Área responsable De su custodia Tipo Manual Nombre l Manual Fecha Autorización Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

8 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE ARCHIVOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Objetivo l formato: Intificar la información que se encuentra en los expedientes la Unidad, así como las carpetas y documentos que la componen y su ubicación para su consulta. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa Número Consecutivo Denominación l Archivo Archivado en: Ubicación Resguardante Observaciones Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Enumerar el listado con número progresivo para terminar el número total expedientes. El título cada archivo vigente que este en por la unidad administrativa, biéndose realizar un listado por cada archivo existente como lo son: archivo vigente, archivo muerto y/o concentración (para el caso l archivo muerto, berá incluirse un expediente en don se encuentre las relaciones l archivo muerto y ubicación actual l mismo) El área precisa en don se encuentra el archivo (a nivel partamento o jefatura) El nombre (apellidos paterno y materno y nombre) y cargo l encargado la custodia l archivo. Comentarios sobre algún aspecto que se see resaltar. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

9 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO IV RELACION DE ARCHIVOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Número Consecutivo Denominación l Archivo Archivado en Ubicación Resguardante Observaciones Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

10 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Objetivo l formato: Proporcionar la información correspondiente a los proveedores con los que trabaja la unidad administrativa, en caso requerirse un producto o un servicio. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad responsable. Administrativa Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Número registro Prestador Giro Domicilio Teléfono Condiciones Hoja Número registro o folio que se le dé a cada proveedor o contratista para su intificación. Nombre o razón social la persona física o moral prestador bienes o servicios a la Depenncia o Entidad. El giro o actividad l prestador bienes o servicios. Domicilio l prestador bienes o servicios. Número telefónico en el cual se localice el prestador bienes o servicios. Describir brevemente si estos se encuentran bajo contrato, las condiciones precios, pagos, etc. El número total las hojas que se ocupen este formato.

11 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO V RELACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Núm. P r e s t a d o r Giro Domicilio Teléfono Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

12 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: PLANTILLA DE PERSONAL Objetivo l formato: Proporcionar la información l personal que está a cargo una persona. El presente anexo aplica a Directores, Secretarios, Coordinadores y en general a cualquier persona que tenga personal a su cargo. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa. Se anexa: Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Plantilla personal que berá contener como información mínima la siguiente: Área adscripción, nombre l puesto que ocupa el empleado, sueldo base (percepción mensual), Número empleado, nombre completo l empleado, fecha nacimiento, categoría, número l Registro Feral Contribuyentes asignado por la SHCP, fecha alta. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que lleno el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

13 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO VI PLANTILLA DE PERSONAL Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Plantilla personal Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

14 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE PAGOS DE NÓMINA PENDIENTES DE ENTREGAR Objetivo l formato: Informar a la persona que recibe el puesto, si existen pagos pendientes nomina entregar. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona día/mes/año. Unidad Administrativa responsable l pago. Nombre y No. Empleado Área Adscripción y cargo Forma pago Importe a pagar Periodo Pago Nombre la Unidad Administrativa a que correspon hacer el pago. (Secretaría). El nombre completo l empleado (empezando por apellidos Paterno, Materno y Nombre) y número empleado a quien habrá entregarse el cheque. La nominación la Unidad Administrativa en don sempeña sus funciones el empleado y cargo. Indicar: si es con cheque, en sobre o pósito en cuenta, etc. La cantidad neta a pagar. El periodo que cubre el pago. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

15 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO VII RELACIÓN DE PAGOS DE NÓMINA PENDIENTES DE ENTREGAR Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Relación pagos nómina pendientes entregar Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

16 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: CONVENIO DE LAS PRESTACIONES LABORALES VIGENTES Objetivo l formato: Proporcionar información los contratos, convenios y/o reglamentes vigentes, los rechos y obligaciones que tienen la Universidad para con los trabajadores. El presente anexo es aplicable, para todo aquel personal que por sus funciones inherentes al puesto hagan uso y manejo los convenios las prestaciones laborales. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona día/mes/año. Resguardante Se anexa: Nombre y cargo l servidor público que tiene bajo su por el convenio original. Copias simples l Convenio. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

17 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO VIII CONVENIO DE LAS PRESTACIONES LABORALES VIGENTES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Convenio las prestaciones laborales vigentes l Jefe Inmediato Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja

18 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE CONTRATOS DE ASESORÍAS Y CONSULTORÍA Objetivo l formato: Proporcionar información referente a contraltos vigentes. El presente anexo es aplicable, para todo aquel personal que por sus funciones inherentes al puesto hagan uso y manejo contratos asesoría y consultoría. Nombre l Campo Anotar Unidad responsable. Administrativa Nombre la Unidad Administrativa (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona día/mes/año. Materia l contrato Nombre l prestador l servicio: Importe mensual: Resguardante Vigencia l documento Transcribir el objetivo la celebración l contrato. Nombre completo la persona física o moral que presta el servicio. Cantidad mensual pactada en el contrato. Nombre y cargo l servidor público que tiene bajo su por el contrato. Vigencia l contrato. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

19 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO IX RELACIÓN DE CONTRATOS DE ASESORIAS Y CONSULTORIA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Relación contratos asesorías y consultoría Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

20 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE LABORATORIO, EQUIPO DE CÓMPUTO Y OTROS EQUIPOS Objetivo l formato: Proporcionar la información l el mobiliario y equipo que se encuentra a cargo la persona que entrega el puesto. El presente anexo es aplicable para todo aquel personal que cuente con mobiliario y equipo a su cargo. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa Se anexa Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Inventario y resguardos oficiales los cuales berán contener como información mínima básica la siguientes: scripción y características l bien que se trate, número inventario asignado, marca, molo, número serie, nombre l servidor público resguardante, número empleado asignado al resguardante, número resguardo en su caso, fecha resguardo, y firma l resguardante. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

21 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO X INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE LABORATORIO, EQUIPO DE CÓMPUTO Y OTROS EQUIPOS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Inventario Mobiliario y Equipo Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

22 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES Objetivo l formato: Proporcionar información los bienes inmuebles que estén bajo responsabilidad la parte que entrega el puesto. El presente anexo aplica para aquel personal que por motivo sus funciones inherentes al puesto, tenga bajo su resguardo escritura, y/o documentaciones correspondientes a bienes inmuebles propiedad la Universidad. Nombre l Campo Anotar Unidad responsable Administrativa Nombre la Unidad Administrativa (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se anexa Inventario bienes Inmuebles misma que berá contener como datos mínimos los siguientes: Descripción l Bien (Edificio, Terreno, casa habitación, utilizado para oficinas, Domicilio en don se encuentra el bien (Calle, número exterior, interior, colonia, municipio, localidad, etc.), Uso o Destino, Centro Cultural, Escuela, boga, para construcción instalaciones, entre otros), No. Clave Catastral y Escritura Pública, Situación jurídica (Mencionar si existe algún problema específico), Superficie total terreno en metros cuadrados, superficie terreno construido en metros cuadrados. SI NO SE CUENTA CON LOS DATOS ANTERIORES, ELABORAR UN CROQUIS DONDE SE UBICA FISICAMENTE LA OFICINA QUE SE ESTA ENTREGANDO. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

23 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XI INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa Inventario bienes inmuebles. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

24 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE ARCHIVOS Y PROGRAMAS EN LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Objetivo l formato: Proporcionar en electrónico y en forma impresa los archivos y programas, que por motivo sus funciones inherentes al puesto, maneja la parte que entrega. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Nombre l Programa El nombre específico l programa cómputo. Desarrollado o Comercial Indicar si fue sarrollado en forma especial para la Unidad Administrativa o si es uso comercial. Marca El nombre l fabricante l programa, en su caso. Molo El molo o versión l programa, en su caso. No. Serie y Licencia El número serie y/o licencia fábrica por productor para su uso en equipo cómputo. Manuales Indicar SI cuenta o NO con manuales, en su caso. Tipo y Número Discos: C.D. El tipo C.D. y el número discos compactos que integran el programa. Observaciones Describir los aspectos necesarios para la scripción los programas existentes, el nombre y cargo l resguardante los manuales. Persona que ja el puesto y Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. responsable l llenado l formato Hoja El número total las hojas que se ocupen este formato.

25 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XII INVENTARIO DE ARCHIVOS Y PROGRAMAS EN LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Nombre l Programa Desarrollado o Comercial Marca Molo No. Serie y Licencia Medio Distribución l programa Manuales Si No Tipo y Número C.D. que integran el programa Observaciones Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

26 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: PRESUPUESTO OFICIAL AUTORIZADO, EJERCIDO Y POR EJERCER Objetivo l formato: Conocer el presupuesto formalmente asignado, el ejercido, por ejercer así como las ampliaciones y reducciones al mismo, según sea el caso. El presente anexo aplica a todo el personal que por motivo sus funciones inherentes al puesta hagan uso y manejo un presupuesto oficial. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa El nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Importe total Se anexa: El monto total l presupuesto autorizado. El reporte presupuestal l periodo que incluya el presupuesto autorizado (con ampliaciones y reducciones), el ejercido y por ejercer (por partidas o cuentas mayores). Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

27 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XIII PRESUPUESTO OFICIAL AUTORIZADO, EJERCIDO Y POR EJERCER Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Presupuesto oficial, autorizado, ejercido y por ejercer Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

28 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ESTADOS FINANCIEROS Objetivo l formato: Proporcionar información correspondiente a los Estados Financieros la Universidad. El presente anexo aplica para aquel personal, que por motivo sus funciones inherentes al puesto, generen, hagan uso y manejo o conserven bajo su resguardos Estados Financieros la Universidad. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se anexa: Copias simples : Balance General, Estado Resultados, Estado Origen y Aplicación Recursos, analíticos Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato o en su caso la persona que recabo la documentación (quien berá verificar que la documentación proporcionada contenga nombre, firma y cargo la persona responsable generar dicha información). Hoja El número total las hojas que se ocupen este formato.

29 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XIV ESTADOS FINANCIEROS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Estados financieros Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

30 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CUENTAS BANCARIAS, INVERSIONES, DEPOSITOS, TITULOS O CUALQUIER OTRO CONTRATO CON INSTITUCIONES DE CREDITO U OTRA INSTITUCIÓN SIMILAR Objetivo l formato: Conocer la relación las cuentas bancarias la penncia, coordinación o puesto, según sea el caso. Nota: Anexo al presente formato se berá incluir los oficios legación y cancelación firmas en su caso- cada una las cuentas bancarias existentes. Nombre l Campo Anotar Unidad Administrativa El nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona día/mes/año. No. Cuenta: El número cuenta asignado por la institución bancaria. Tipo cuenta: El tipo cuenta: Gasto corrientes, inversión, etc. Institución Bancaria El nombre la institución en que se manejen las operaciones bancarias. Objeto la cuenta El objeto la cuenta cheques, inversión o alguna otra, según se trate. Saldo Firmas Registradas: Nombre (s) y Cargo (s) y tipo firmas autorizadas. Corte chequeras Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato El saldo que reflejen las chequeras o registros establecidos. El nombre y cargo l (los) funcionario (os) que cuenta(n) con firma autorizada ante las instituciones, especificar el tipo firmas existentes (tipo A, B o indistintas) Indicar el número l último cheque usado y el número l siguiente en blanco por cada una las chequeras existentes, así como copias simples los mismos. De la misma manera berá indicar cuantos cheques se jan en blanco por cada una las chequeras. Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato, biendo firmar todas y cada una las hojas la información proporcionada. Hoja El número total las hojas que se ocupen este formato.

31 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XV RELACION DE CUENTAS BANCARIAS INVERSIONES DEPOSITOS TITULOS O CUALQUIER OTRO CONTRATO CON INSTITUCIONES DE CREDITO O SIMILARES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Relación cuentas bancarias, inversiones, pósitos, títulos o cualquier otro contrato con instituciones crédito o similares Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

32 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CHEQUES GIRADOS PENDIENTES DE ENTREGAR Objetivo l formato: Conocer la relación cheques pendientes entregar, según sea el caso. El presente anexo aplica para aquel personal, que por funciones inherentes al puesto que sempeña, es responsable generar, emitir, resguardar o entregar pagos Nómina. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona día/mes/año. Área responsable Fecha Emisión Institución Bancaria No. cuenta cheques No. Cheque Nombre el beneficiario. Concepto pago Importe Nombre l Área responsable custodiar, emitir y/o entregar los cheques. La fecha emisión l cheque. El nombre la institución bancaria a que correspon el cheque. El número cuenta bancaria asignado por la institución bancaria. El número cheque pendiente entregar. El nombre l beneficiario l cheque. El concepto l pago por el que fue expedido el cheque. El importe l cheque. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

33 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XVI RELACION DE CHEQUES GIRADOS PENDIENTES DE ENTREGAR Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Relación cheques girados pendientes entregar Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

34 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ARQUEOS DE FONDOS DE CAJA Objetivo l formato: Proporcionar la información correspondiente al ultimo arqueo caja chica, con el objeto intificar el importe l fondo asignado y el control mismo. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona día/mes/año. Se Anexa Arqueo realizado al fondo fijo, caja u otro, que berá contener por lo menos los siguientes datos: tipo fondo, fecha (be realizarse por lo menos con un día anticipación a la fecha corte que se señale para la entrega información), firma, nombre y cargo l responsable l fondo así como l servidor público que lo realizó, el monto asignado, el monto l efectivo que se encuentre físicamente al momento realizar el arqueo señalando la cantidad por nominación y comprobantes gastos. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato, biendo firmar todas y cada una las hojas la información proporcionada. Hoja El número total las hojas que se ocupen este formato.

35 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XVII ARQUEOS DE FONDOS DE CAJA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Arqueo fondo caja Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

36 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: CARTAS DE NO ADEUDO Objetivo l formato: Certificar que el servidor público que entrega no tiene algún pasivo o recursos por comprobar. El presente anexo aplica para a todos los trabajadores la Universidad y se solicita mediante oficio a la Secretaría la Contraloría la UAQ. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se Anexa Las cartas NO audo (correspondientes al Servidor Público que entrega el cargo) emitidas por la Secretaría Finanzas). Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato, biendo firmar todas y cada una las hojas la información proporcionada. Hoja El número total las hojas que se ocupen este formato.

37 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XVIII CARTA DE NO ADEUDO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Carta No audo Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

38 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: CONCILIACIONES BANCARIAS Objetivo l formato: Verificar que las cuentas bancarias se encuentren puradas, según sea el caso. El presente anexo aplica para aquel personal, que, por funciones inherentes al puesto, maneje cuentas bancarias y sea responsable generar conciliaciones bancarias. Nombre l Campo Unidad Administrativa responsable emitir la información Anotar Nombre la Unidad Administrativa responsable emitir la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona día/mes/año. Se Anexa Conciliación Bancaria, la cual be contener como requisitos mínimos los siguientes: Día, mes y año la fecha l corte, número cuenta cheques, nombre la Institución bancaria, saldo los registros contables la cuenta bancos al día la conciliación, cheques no cobrados por los beneficiarios en el banco, Abonos bancarios no correspondidos, cargos en libros no acreditados (pósitos, intereses, etc.), cargos l banco no correspondidos (comisiones bancarias, etc.) saldo que aparece en el estado cuenta bancario. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Deberá incluir el estado cuenta y auxiliar contable por cuenta. Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato, biendo firmar todas y cada una las hojas la información proporcionada. Hoja El número total las hojas que se ocupen este formato.

39 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XIX CONCILIACIONES BANCARIAS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Las conciliaciones bancarias Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

40 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CONVENIOS VIGENTES Objetivo l formato: Proporcionar información referente a convenios vigentes, que sean aplicables o conocimientos para la persona que recibe el puesto NOTA: El formato berá ser llenado a la fecha la entrega recepción acuerdo a los convenios vigentes a esa fecha. Nombre l Campo Anotar Unidad responsable Administrativa El nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Convenio: Fecha vigencia Convenio: Fecha Convenio Descripción Convenio Importe Resguardante Nombre la persona física o Moral con quien se celebró el Convenio Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Indicar la fecha terminación l convenio. La fecha la celebración l convenio. Describir talladamente el objeto l convenio. El importe establecido en el convenio. Nombre y puesto l servidor público que resguarda el convenio original. Nombre la persona física o moral con quien se celebró el convenio. Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato, y quien tiene bajo su custodia los documentos originales. El número total las hojas que se ocupen este formato.

41 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XX RELACION DE CONVENIOS VIGENTES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Fecha vigente C o n v e n i o Fecha Descripción Importe Resguardante Nombre la persona física o moral con quien se celebró el convenio Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

42 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE FORMAS OFICIALES Objetivo l formato: Intificar y mantener el control las formas oficiales existentes, que maneja la persona que entrega el puesto. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Clave Nombre la forma Corte formas oficiales Formas oficiales en blanco Resguardante La clave intificación la forma oficial. El nombre completo la forma oficial. Indicar el número la última usada y la siguiente en blanco, incluir copias simples éstas. Indicar los números Del Al las formas oficiales que quen en blanco. Nombre y cargo l responsable l resguardo las formas. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

43 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XXI INVENTARIO DE FORMAS OFICIALES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Clave Nombre la forma Corte formas oficiales Formas oficiales en blanco Resguardante l Jefe Inmediato Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja

44 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: POLIZAS DE SEGUROS VIGENTES Objetivo l formato: Proporcionar la información correspondiente a seguros vigentes, vencidos o por contratar. El presente anexos es aplicable a todo el personal, que, por motivo sus funciones, sea responsable manejar y/o custodiar pólizas seguros. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. No. Póliza Cía. Aseguradora Tipo Seguro Cobertura l Seguro Vigencia l Seguro El número asignado por la compañía aseguradora. El nombre la compañía Aseguradora. Daños, Vida, Gastos Médicos, Accintes, Incendio, Automóviles, Muerte Accintal, como ejemplo. Personas, Bienes Muebles e Inmuebles y/o Equipo. La fecha inicio vigencia la póliza, así como la fecha terminación. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

45 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XXII POLIZAS DE SEGUROS VIGENTES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: No. Póliza Cía. Aseguradora Tipo Seguro Cobertura l Vigencia Seguro Del Al l Jefe Inmediato Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja

46 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE JUICIOS Y DEMANDAS PENDIENTES Objetivo l formato: Conocer el estado los procedimientos administrativos que se ventilan en contra servidores públicos o los que son en contra la Entidad al momento l proceso Entrega Recepción, según sea el caso. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Tipo Juicio o Demanda El tipo juicio o manda interpuesta, ejemplos. Penal, Civil, mercantil, Administrativo, etc. Nombre l mandante Nombre l mandado La fecha en que se inicio el juicio o manda. Fecha Inicio l Juicio o Los motivos que dieron fundamento a la presentación l Demanda juicio o manda. No. Expediente asignado El número asignado por la autoridad judicial al expediente por la autoridad que lleva el la manda en cuestión. caso Autoridad que lleva el juicio La instancia que maneja el juicio o manda. Estado procesal Describir la situación jurídica actual en que se encuentra el juicio o la manda. Persona que ja el puesto y Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. responsable l llenado l formato Hoja El número total las hojas que se ocupen este formato.

47 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XXIII RELACION DE JUICIOS Y DEMANDAS PENDIENTES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Tipo juicio o Demanda Nombre l Demandante Nombre l Demandado Fecha inicio l juicio o manda Causa l juicio o manda No. Expediente asignado por la autoridad que lleva el caso Autoridad que lleva el Juicio o Demanda Estado Procesal l Jefe Inmediato Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja

48 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CONTRATOS DE FIDEICOMISO Objetivo l formato: Conocer la cantidad fiicomisos que existen, así como sus objetivos y características, según sea el caso. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se anexa Resguardante Copia(s) simple(s) l(os) contrato(s) l(os) fiicomiso(s) y l último estado cuenta emitido por la institución fiduciaria. Nombre y cargo l servidor público que resguarda el contrato l fiicomiso original. Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

49 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XXIV RELACION DE CONTRATOS DE FIDEICOMISO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Copia simple los contratos fiicomiso Resguardante: Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja l Jefe Inmediato

50 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE ASUNTOS EN TRAMITE Objetivo l formato: Conocer los compromisos y acciones a realizar aquellos asuntos que se encuentran pendientes concluir totalmente o los trámites o proyectos que se le tengan que dar continuidad, este anexo aplica para todos los trabajadores que entregan un puesto. Nota: Si a la fecha la Entrega-Recepción, no se tiene ningún asunto pendiente, se berá jar nota en el anexo. Nombre l Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. No. Expediente, oficio o Control Asunto Fecha inicio Estado Guarda Fecha Probable Terminación El número expediente que contiene el asunto. Describir claramente el asunto a que se refiere. La fecha inicio l Trámite. Describir talladamente el estado que guarda actualmente el asunto, las acciones realizadas y lo que falta por realizar, amás l servidor público responsable su atención ntro l área. La fecha aproximada la conclusión l asunto. Responsable Seguimiento Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja Nombre l Responsable dar seguimiento o conclusión al asunto. Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

51 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XXV RELACION DE ASUNTOS EN TRÁMITE Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: No. Expediente Oficio o Control Asunto Fecha Inicio Estado que guarda Fecha probable Terminación Responsable l seguimiento l Jefe Inmediato Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja

52 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE OBRAS EN PROCESO Objetivo l formato: Intificar las obras que se iniciaron en la administración y que se encuentran pendientes concluir, según sea el caso. Nombre l Campo Anotar Unidad Administrativa Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Programa El nombre programa conforme a su autorización. Fuente inversión La fuente inversión la que se realice la obra. Nombre la obra y El nombre completo la obra, incluyendo su número y el comprobante aprobación número l oficio aprobación. Inversión, Total autorizada Señalar en don se ejecuta la obra. Inversión, ejercida El importe pagado a la fecha corte la información. Inversión, por ejercer El importe pendiente pago a la fecha corte la % Avance Físico y financiero En proceso Modalidad Ejecución Fecha programada terminación Nombre y cargo l responsable l seguimiento Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja información (especificar monto y porcentaje). El porcentaje avance físico y financiero en que se encuentra la obra a la fecha corte la información, con relación al programa ejecución la obra. Mencionar si la obra se encuentra en proceso. Por contrato o por Administración. La fecha terminación según contrato o plan trabajo. Nombre y cargo l servidor público que es responsable dar seguimiento a la obra (en caso estar en proceso) Nombre, cargo y firma la persona que llenó el formato. El número total las hojas que se ocupen este formato.

53 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XXVI RELACION DE OBRAS EN PROCESO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: rograma Fuente Inversión Nombre la Obra y número l oficio aprobación Localidad Inversión Total Ejercida Autorizada Por ejercer % Avance Físico y financiero En proceso Modalidad Ejecución l Jefe Inmediato Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja

54 Instructivos para el llenado formatos anexos l Acta Entrega y Recepción la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE ACERVO BIBLIOGRÁFICO Objetivo l formato: Proporcionar información correspondiente al material bibliográfico, así como si este cuenta con resguardo. El presente anexo aplica a todo aquel personal, que tenga bajo su resguardo material bibliográfico. Nombre l Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha corte la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad responsable. Administrativa Nombre la Unidad Administrativa a que correspon la información. (Rectoría, Secretaría Dirección Facultad). Número adquisición ó código barras Número clasificación Título Autor Año Total títulos Total volúmenes Hoja Correspon al número progresivo que le asigna la biblioteca anteponiéndole una letra según la facultad o escuela que corresponda. Es la signatura topográfica tomada l sistema clasificación cimal MELVIL DEWEY y las tablas CUTTER. Título la obra ó material bibliográfico. Autor la obra ó material bibliográfico. Año publicación la obra. Total, títulos existentes. Total, volúmenes por título. El número total las hojas que se ocupen este formato.

55 Programa para la Entrega y Recepción la Administración ANEXO XXVII INVENTARIO DE ACERVO BIBLIOGRÁFICO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Número adquisición ó código barras Número clasificación Título Autor Año Total títulos Total volúmenes l Jefe Inmediato Persona que ja el puesto y responsable l llenado l formato Hoja