SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE - MÓDULO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) Versión 2.9

Transcripción

1 SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE - MÓDULO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) Versión 2.9 MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES PÚBLICAS Versión 2.0 REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado SEACE Ingreso al Módulo del Plan Anual Módulo del PAC Resumen de los submenús del Módulo Plan Anual Submenús del Módulo del PAC Notificaciones Presupuesto Institucional de Apertura P.I.A Datos generales Procesos del Plan Anual Lista de modificaciones Modificaciones por Versión Versiones Procedimientos con ítems no Programados Conceptos adicionales Versiones del Plan Anual Estados de una versión del Plan Anual Página : 2 de

3 INTRODUCCIÓN Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de registrar información relacionada con su Plan Anual de Contrataciones (PAC), los procesos de selección, los contratos y su ejecución, y todos los actos que requieran ser publicados en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado SEACE. En el caso particular del PAC las entidades realizan el registro de la programación de sus contrataciones, asimismo las modificaciones respectivas, los mismos que son publicados en el SEACE. Asimismo, como parte de la mejora continua del SEACE, el OSCE ha desarrollado la versión 2.9 del Módulo Plan Anual de Contrataciones (PAC), al cual se puede acceder con el mismo Certificado SEACE (usuario y contraseña), además este módulo mantiene las mismas funcionalidades y pasos para el registro y modificación del PAC. En ese sentido, se ha elaborado el presente manual para los usuarios-funcionarios de las entidades públicas, documento que constituye una ayuda básica que describe las funcionalidad de Notificación, P.I.A. Datos Generales, Procesos del Plan, Lista de Modificaciones, modificaciones por versión, versiones y procedimiento con ítems no programados. Página : 3 de

4 REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES 1. Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado SEACE. El ingreso al sistema para el registro de información relacionada con su Plan Anual de Contrataciones, los procesos de selección, los contratos y su ejecución se hará a través del portal Web del SEACE cuya dirección electrónica es: www2.seace.gob.pe. En esta página deberá seleccionar la opción Acceso usuarios registrados". 2. Ingreso al Módulo del Plan Anual Con la selección anterior, visualizamos la página de acceso a los diversos módulos del SEACE. Cabe indicar, que a esta página también puede ingresar directamente desde la dirección Para ingresar al módulo del PAC deberá seleccionar la opción Acceso al PAC, y presionar el botón. Página : 4 de

5 Luego del cual debe utilizará el Certificado SEACE (Usuario y Contraseña) para autenticación en el sistema y presionar el botón. 3. Módulo del PAC El módulo del PAC cuenta con submenús que le permiten registrar toda la información respecto de su Plan Anual de Contrataciones. Para visualizar las opciones debe seleccionar la pestaña principal: Plan Anual. Página : 5 de

6 3.1. Resumen de los submenús del Módulo Plan Anual El módulo del Plan Anual cuenta con los siguientes submenús: Notificaciones P.I.A. Permite visualizar las notificaciones que son remitidas por el OSCE referido al PAC, permite también registrar las respuestas a dichas notificaciones. Permite ingresar los datos respecto del Presupuesto Institucional de Apertura. Estos datos deben ser ingresados previo a la publicación del Plan Anual Datos Generales Permite al usuario registrar los datos del documento que aprueba o modifica el Plan Anual, los datos de la persona que lo aprobó, así como adjuntar el archivo del documento. En caso sea la primera versión del Plan Anual, a través de esta opción se permite ingresar el Plan Anual, haciendo uso de un archivo Excel, diseñado para estos fines Procesos del Plan Permite visualizar todos los procesos programados, y creando una nueva versión del Plan Anual permite excluir e incluir procesos programados. Página : 6 de

7 Lista de modificaciones Reporte que muestra todos los procesos de todas las modificaciones realizadas al Plan Anual Modificaciones por versión Reporte que muestra las modificaciones realizadas por versión Versiones Reporte que muestra las versiones registradas del Plan Anual. En el total de versiones se considera también las modificaciones por fe de erratas Procedimientos con ítems no Programados Reporte que muestra los procedimientos que fueron convocados con ítems no programados en el Plan Anual. 4. Submenús del Módulo del PAC El detalle del uso de los submenús del Módulo del Plan Anual se señala a continuación: 4.1. Notificaciones Esta opción le permite visualizar las notificaciones remitidas por el OSCE referido al Plan Anual de contrataciones de la Entidad, para ingresar a esta opción seleccione la opción Notificaciones : El sistema le mostrará la siguiente pantalla: Página : 7 de

8 Para visualizar las notificaciones, seleccione los datos Fecha envío inicio y Fecha envío final, luego del cual debe presionar el botón. Para responder una notificación, seleccione la opción mostrará la siguiente pantalla:, el sistema le Una vez ingresada la información debe presionar el botón. Para visualizar el detalle de la notificación, seleccione el número de notificación, el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Página : 8 de

9 El sistema registrará la recepción de la notificación y le mostrará el detalle de la notificación de la siguiente manera: 4.2. Presupuesto Institucional de Apertura P.I.A. Esta opción le permite registrar todos los datos que corresponden a su Presupuesto Institucional de Apertura, tales como fecha de aprobación, documento de aprobación, etc., tal como se muestra en la siguiente pantalla: Página : 9 de

10 Al momento de ingresar la información del P.I.A., debe tenerse en cuenta que la suma del Monto de Financiamiento y Monto Gasto deben ser iguales, de no serlo el sistema le permitirá grabar el P.I.A., pero no le permitirá publicar el Plan Anual en el SEACE. Página : 10 de

11 Una vez ingresada la información debe presionar el botón Datos generales Esta opción le permite crear la versión inicial (primera versión) del Plan Anual, al mismo tiempo que transfiere los procesos registrados en el archivo Excel del Formato del Plan Anual. Para ello, antes de proceder a la carga del Plan Anual debe seguir los siguientes dos pasos: Paso 1: En el archivo Excel del Formato del Plan Anual debe registrar la información de los procesos programados, tal como se señala en el documento Instructivo para el Registro del Plan Anual El archivo Excel del Formato del Plan Anual y su Instructivo puede descargarlos desde www2.seace.gob.pe pestaña Documentos y Publicaciones y luego Manuales y otros (Entidades) Paso 2: Cuando haya terminado de ingresar la información del Plan Anual en el archivo Excel, presionar CTRL + Q y se generará un archivo con el nombre: Plan2016.DBF. Este archivo automáticamente se guardará en el mismo directorio donde se guardó el archivo Excel PAC Este archivo es el que se debe usar para enviar el Plan Anual al sistema. Luego de haber efectuado estos dos pasos, ingrese a la opción Datos generales presionando con un clic sobre la opción Datos Generales. Página : 11 de

12 A continuación, visualizará la siguiente pantalla: Seleccione el botón para localizar el archivo: PLAN2016.DBF y use el botón para cargar el archivo. Página : 12 de

13 Nota: En caso que el archivo DBF tenga errores se le mostrará una lista de errores a fin de que se corrija. Luego, deberá repetir lo indicado líneas arriba. Una vez cargado el Plan Anual del archivo DBF, a través del botón, visualizará una pantalla con los resultados de la transferencia, tal como se muestra a continuación: Nota: Para verificar el resultado de la transferencia, debe ingresar al Submenú Procesos del Plan, aquí se visualizará la información registrada Primera versión del Plan Anual Luego de ingresar la primera versión, la opción datos generales le permite registrar los datos de la versión que está ingresando, tales como el documento de aprobación, número de documento, fecha de aprobación, datos del aprobador del documento, entre otros. Asimismo, le permite adjuntar el archivo del documento de aprobación del Plan Anual. La pantalla mostrada escomo la siguiente: Página : 13 de

14 Una vez que haya ingresado la primera versión del Plan Anual, la versión aparecerá en el estado: Publicado en el SEACE Para registrar una modificación al Plan Anual Para registrar los datos que aprueban la modificación al Plan Anual, se debe de crear una nueva versión del Plan Anual. Para ello debe seleccionar el botón. Página : 14 de

15 Una vez presionado el botón Nueva versión se visualizará la siguiente pantalla: A partir de la Versión Nº 2, se pueden hacer modificaciones al PAC. Página : 15 de

16 Asimismo, en la pantalla aparecerán los siguientes botones: Guarda los datos que se han registrado en la opción Datos Generales. Elimina la versión ingresada y regresa a la versión anterior. Cambia el estado de la versión de: No publicado en el SEACE, a: Publicado en el SEACE. Este es el paso final para la publicación de la versión (véase el numeral Publicar en el SEACE). En esta nueva pantalla deberá ingresar los datos generales de la nueva versión que está registrando, para ello debe llenar los campos que se indican. Una vez que haya ingresado los datos de la versión debe hacer clic en el botón. La versión registrada se encontrará en estado: No publicado en el SEACE. La pantalla se visualizará de la siguiente forma: Muestra el estado: No publicado en el SEACE Debe presionar el botón Guardar Cambios, después de ingresar los datos Página : 16 de

17 Para dar por concluido el registro de la versión del Plan Anual debe usar el botón Publicar en el SEACE. Con este paso, esta versión podrá ser visualizada en las consultas externas. Debe tener en cuenta que, una vez que se use esta opción no podrá ser modificada por el usuario. Para registrar una nueva versión (Modificación) deberá crear una nueva versión Publicar en el SEACE Para publicar las modificaciones de la versión del Plan Anual que está registrando, en la opción Datos Generales debe seleccionar el botón. Presionar el botón: Publicar en el Planes Anuales de años anteriores Para visualizar Planes Anuales de años anteriores, en la opción Datos Generales, existe la opción para seleccionar el año del Plan Anual que desea visualizar, tal como se muestra a continuación: Seleccione el Año Al seleccionar el año, podrá visualizar los Datos Generales, los Procesos Programados del Plan, los Reportes del Plan Anual, entre otras cosas que corresponde a dicho año. Página : 17 de

18 Fe de erratas al PAC La opción Fe de erratas al PAC, le permite realizar 3 tipos de fe de erratas a la información registrada en una versión del PAC. Las opciones son: a.- Corrección Procesos del Plan: Seleccione esta opción en caso requiera corregir únicamente algún proceso del plan de la versión seleccionada. b.- Corrección Datos Generales: Seleccione esta opción en caso requiera corregir los datos de la Resolución de aprobación del PAC registrada en una versión anterior. c.- Corrección Datos Generales y Procesos del Plan: Seleccione esta opción en caso la corrección abarque tanto los datos de la Resolución de Aprobación del PAC, así como los procesos vinculados a esa versión Procesos del Plan Anual Versión del PAC Publicado en el SEACE Cuando la versión del Plan Anual se encuentra en estado: Publicado en el SEACE, esta opción muestra todos los procesos programados, tal como se visualiza a continuación: Página : 18 de

19 Los botones que se visualizan son los siguientes: Permite realizar búsquedas de los procesos programados en el Plan Anual. Sólo ingrese alguna palabra del texto que necesite encontrar y presione enter o Ver todos los procesos, a continuación se mostrarán los procesos que coinciden con la palabra ingresada. Este botón le permite visualizar todos los procesos programados en el Plan Anual. Permite imprimir todos los procesos programados. Se recomienda imprimirlos en formato horizontal Cabe indicar que los procesos son visualizados en páginas de 20 procesos cada una. Para ello en la parte inferior derecha se muestra una barra que le permite navegar entre las páginas, tal y como se muestra a continuación: Versión del PAC No publicado en el SEACE Cuando la versión del Plan Anual se encuentra en estado: No publicado en el SEACE, la pantalla que se muestra es como la siguiente: Los botones que se visualizarán son los siguientes botones: Página : 19 de

20 Permite realizar búsquedas de los procesos programados en el Plan Anual. Sólo ingrese alguna palabra del texto que necesite encontrar y presione Enter, a continuación se mostrarán los procesos que coinciden con la palabra ingresada. Este botón permite visualizar todos los procesos programados en el Plan Anual. Permite imprimir todos los procesos programados. Se recomienda imprimirlos de formato horizontal. Permite excluir procesos del Plan Anual. Para mayor detalle ver el numeral: Excluir Procesos. Permite incluir un proceso a la versión del Plan Anual que se está registrando. Para mayor detalle véase el numeral: Incluir procesos. Permite incluir varios procesos a la versión del Plan Anual que se está registrando. Esta inclusión se realiza a través del archivo Excel del Formato del Plan Anual. Para mayor detalle ver el numeral: Incluir procesos desde archivo. Como se ha indicado líneas arriba los procesos son visualizados en páginas de 20 procesos cada una Excluir procesos Para excluir procesos del Plan Anual, en la columna Excluir debe seleccionar los procesos que desea excluir, colocando un visto bueno en el recuadro de cada proceso, tal como se muestra en la siguiente pantalla: Una vez seleccionado el(los) proceso(s) que se desean excluir, use el botón. A continuación, se mostrará la siguiente ventana de Página : 20 de

21 confirmación: Presione el botón para excluir o para cancelar la operación. Si escoge la opción Cancelar regresará a la pantalla anterior. Si escoge el botón Aceptar se mostrará la página que confirma la operación de exclusión, como se muestra a continuación: Finalmente use el botón para regresar a la opción Procesos del Plan y poder visualizar los cambios. NOTA: los procesos que ya se encuentran asociados a un proceso de selección no pueden ser excluidos o modificados Incluir procesos (ver el ingreso de la información) Para incluir procesos a la versión del Plan Anual que está registrando, debe seleccionar la opción: Procesos del Plan Anual. En la opción Procesos del Plan, se le permite incluir procesos a la versión del Plan Anual que está registrando. Para ello, debe presionar el botón, el cual mostrará la siguiente pantalla: Página : 21 de

22 En esta pantalla registre los datos del proceso a incluir. Cuando haya llenado los datos del proceso, use el botón para grabar la información registrada. Una vez registrado la información del proceso el sistema solicitará la incorporación de los ítems. Seleccionamos el botón para incorporar los ítems. El sistema nos mostrará la siguiente pantalla, donde debemos incorporar los ítems del proceso. Página : 22 de

23 Considerar que en el campo Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras Item, se mostrará las opciones que elija, según el objeto del proceso. Seleccionamos el botón correctamente., con el cual el proceso ya está registrado En la vista se mostrará el registro con el estado Completo. De lo contario se mostrará el registro con datos inconsistentes: Página : 23 de

24 Incluir procesos desde archivo Esta opción le permite incluir varios procesos en la versión del Plan Anual que está registrando, a través del archivo Excel del Formato del Plan Anual, el cual puede ser descargado desde seleccione la opción Documentos y Publicaciones y luego Manuales y Otros(Entidades) En este archivo Excel sólo debe ingresar los procesos que desea adicionar. Una vez que haya ingresado la información debe generar el archivo Plan2016.DBF. Cuando la operación se haya completado debe usar el botón: Incluir Procesos desde archivo. Se mostrará la siguiente pantalla En esta pantalla use el botón Examinar para buscar el archivo Plan2016.DBF, luego use el botón Enviar para cargar el archivo. Se mostrará la siguiente pantalla: El sistema le mostrará la cantidad de procesos transferidos exitosamente, si ocurriera algún error en la información que se trata de transferir, el sistema le indicará cuáles son los procesos que tienen error para que proceda a corregirlos. Usando el botón Volver retorna a la opción Procesos del Plan, donde podrá visualizar los procesos que ha incluido. Página : 24 de

25 4.5. Lista de modificaciones Esta opción muestra una lista de todas las modificaciones realizadas al Plan Anual. Para verificar el detalle de la modificación realizada debe hacer clic en la descripción del proceso programado, tal como se muestra a continuación: Página : 25 de

26 Luego se mostrará una pantalla como la que se muestra a continuación: Página : 26 de

27 4.6. Modificaciones por Versión Esta opción muestra un reporte de todas las versiones registradas. Para visualizar los datos generales de una versión, debe hacer clic en el documento de aprobación, tal como se muestra a continuación: A continuación se visualizará la siguiente pantalla: Página : 27 de

28 4.7. Versiones Esta opción nos muestra todas las versiones realizadas al Plan Anual, tal como se muestra en la siguiente pantalla: Página : 28 de

29 Para visualizar los datos generales de una versión, debe hacer clic en el documento de aprobación, tal como se muestra a continuación: A continuación se visualizará la siguiente pantalla: Página : 29 de

30 4.8. Procedimientos con ítems no Programados Esta opción nos muestra los procedimientos que fueron convocados con ítems no programados en el Plan Anual, tal como se muestra en la siguiente pantalla: Para visualizar los el detalle del procedimiento con ítem no programable, debe hacer clic en la opción Ver Detalle, tal como se muestra a continuación: A continuación se visualizará la siguiente pantalla: Página : 30 de

31 5. Conceptos adicionales 5.1. Versiones del Plan Anual Una versión del Plan Anual es una vista del Plan en un determinado punto en el tiempo. Sirve para mantener un control de los cambios que se realizan, así tenemos: Versión 1: Plan Anual original Versión 2: Primera modificación Versión 3: Segunda modificación Versión 4: Tercera modificación Así sucesivamente, como modificaciones se realice al Plan Anual. Cada versión contiene todos los procesos que hubiera para dicha versión. En caso se realice una Fe de erratas el sistema considerará esta modificación como una versión del PAC Estados de una versión del Plan Anual El Plan Anual tiene 2 estados: No publicado en el SEACE Este estado indica que la versión registrada no ha sido publicada en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE. En este estado la versión es completamente modificable, es decir, se pueden realizar las siguientes acciones: modificación de los datos del documento de aprobación de la versión, creación de una versión por fe de erratas, adición de procesos a la versión, modificación de procesos de la versión, exclusión de procesos de la versión. Cuando se genera una nueva versión del Plan Anual, éste es el primer estado que toma y, en este estado permanece mientras no se publique en el SEACE Publicado en el SEACE: Este estado indica que el Plan Anual ya tiene todos los cambios registrados y también tiene registrado los datos del documento que aprueba dicha versión. En este estado la versión ya no puede modificarse, si se desea realizar algún cambio hay que crear una nueva versión del Plan Anual. Éste es el estado final de una versión del Plan Anual. Página : 31 de

32 En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a: SEDE CENTRAL: Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima Perú CENTRODE CONSULTAS DEL OSCE Opción 1 Consultas RNP Opción 2 Consultas SEACE Opción 3 Consultas legales Opción 4 Consultas generalas CONSULTAS VIRTUALES: consultas@osce.gob.pe También puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales. Página : de