PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

Transcripción

1 CF-PRD-001 Página 1 de 9 1. OBJETIVO: Establecer las normas y procedimientos para el manejo de la caja menor, de conformidad con lo determinado en el manual de procedimientos para la contratación y compra de bienes y servicios, reglamentando su manejo y cuantías autorizadas. 2. ALCANCE: Aplica para todos aquellos funcionarios responsables de la custodia, manejo y causación contable de los fondos de caja menor, es decir desde la fijación de la cuantía de los fondos de caja menor hasta la causación de los documentos en la información contable y financiera. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES: Caja Menor: Fondo constituido para el manejo de pequeños desembolsos al cual se asigna a un funcionario como responsable de su manejo. Egresos: Representan las obligaciones que debe adquirir la Cámara de Comercio de Girardot para sostener su operación. Legalización de Avances: Diligenciamiento del recibo de caja menor, la entrega de la respectiva factura, la devolución del dinero sobrante, si es del caso; y la consecución de la aprobación por parte de la Presidencia Ejecutiva ó Jefe Administrativo. (En caso de transportes urbanos en buses o taxis, no se requerirá de la presentación de factura y deberán ser aprobados por alguna de las firmas autorizadas). Recibo de Caja Menor: Constituye el documento mediante el cual se legaliza el pago de un bien o servicio. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 2. Constitución fondo fijo 3. Solicitud de dinero para compra de bienes o servicios 4. Legalización de la compra y/o gasto PRESENTADO POR: GERMAN RENE GARCIA GUZMAN El primer día hábil del año se giran los cheques a nombre de los funcionarios responsable del fondo fijo, de acuerdo a los porcentajes estipulados dentro de este procedimiento El funcionario solicita al encargado del fondo de caja menor el formato de avances para tramitar la aprobación por parte del Presidente Ejecutivo ó Director Administrativo o quien haga sus veces. Posteriormente el responsable del manejo de la caja menor entrega el dinero previa solicitud del avance completamente diligenciado El funcionario solicitante diligencia el formato Comprobante de Gastos e debidamente autorizado por el Presidente Ejecutivo ó Funcionario solicitante. Encargado fondo caja menor Funcionario solicitante. APROBADO POR: WILLIAM ROBERTO TOVAR LUNA FECHA: 12 DE ENERO DE 2016 FECHA: 29 DE ENERO DE 2016 Comprobante de Egreso CF-FRT-001 Avance de CO-PRD-001 Procedimiento de Compras y VARIABLE A CONTROLAR Cuantías y bienes y servicios a comprar.

2 Página 2 de 9 Director Administrativo o quien haga sus veces, y entrega junto con este las facturas soportes y el dinero sobrante, si existe, observando lo pertinente a proveedores o acreedores de bienes y servicios descritos en el procedimiento CO-PRD-001 Procedimiento de Compras y Contratación. Posteriormente el encargado de caja menor entregará al funcionario solicitante el formato CF-FRT-001 Avance de para que este lo destruya El responsable del manejo de la caja menor vigila que la legalización del avance se efectúe máximo tres días hábiles después de haberlo entregado. La no legalización oportuna, acarreará además del descuento del valor entregado, las sanciones disciplinarias que juzgue conveniente aplicar la Dirección Administrativa y/o Presidencia Ejecutiva, de acuerdo con el Régimen Laboral Colombiano y el Reglamento Interno de Trabajo. Encargado fondo caja menor Contratación Comprobante de Gastos de 5. Diligenciamiento reembolso de caja menor Nota: En caso de transportes urbanos en buses o taxis, no se requerirá de la presentación de factura y deberán ser aprobados por el Presidente Ejecutivo ó Director Administrativo o quien haga sus veces. Una vez agotado el setenta y cinco 75% del valor de la base se deben tomar los formatos Comprobante de Gastos de Caja Menor y agruparlos en primera instancia por su naturaleza pública o privada, para posteriormente ordenarlos de acuerdo a la numeración de los recibos, estos se deben relacionar en la planilla CF-FRT-004 Reembolso de de manera independiente en público y privado, al terminar la planilla se totalizan los gastos relacionados en esta registrando este resultado en la casilla total. El responsable firmara al final la planilla como constancia del diligenciamiento del formato, la cual deberá tener el visto bueno de la Coordinación de Control Interno como filtro antes de pasar a Contabilidad. Encargado fondo caja menor CF-FRT-004 Reembolso de

3 Página 3 de 9 Nota: El responsable del fondo, el último día hábil de cada mes; debe legalizar la totalidad de los gastos públicos y privados y solicitar el correspondiente reembolso a fin de legalizar el gasto en su mes correspondiente, sin importar si se ha alcanzado el porcentaje de legalización. El último día hábil del año el responsable de fondo fijo debe legalizar la totalidad de los gastos públicos y privados y reembolsar los dineros sobrantes a través de la caja general y dejar el fondo fijo en ceros. 6. Entrega del desembolso para causación. 7. Giro del reembolso. El documento CF-FRT-004 Reembolso de con sus respectivos soportes (recibos de caja, facturas, etc) se entrega al departamento de contabilidad, este revisa los soportes, si el resultado de la revisión es positivo se causa. Si el resultado de la revisión tiene observaciones, se remitirán al responsable del manejo de la Caja Menor o a la Dirección Administrativa, según corresponda. A más tardar el siguiente día hábil a la recepción de la solicitud de reembolso se procede a la elaboración del cheque a favor del responsable de caja menor por el valor solicitado en la planilla CF- FRT-004 Reembolso de, se entrega el cheque al encargado de caja menor y se remiten los documentos Comprobante de Egreso CF-FRT-004 Reembolso de con sus correspondientes soportes al archivo contable Encargado fondo caja menor. Funcionario de contabilidad Funcionario de contabilidad. CF-FRT-004 Reembolso de Comprobante de Egreso Cumplimiento disposiciones legales vigentes, existencia de documentos 5. CONDICIONES GENERALES: 5.1. APERTURA DE NUEVAS CAJAS La apertura de otras cajas diferentes a las mencionadas en este manual deberán ser aprobadas en Junta Directiva mediante resolución, la cual deberá especificar el monto del fondo de la caja así como la firma autorizadora del gasto en caso de considerarse necesario que la responsabilidad deba recaer en un funcionario diferente a los delegados para tal función en el numeral MANEJO CAJA MENOR:

4 Página 4 de 9 Son firmas delegadas para autorizar los vales de caja menor, las de la Presidencia Ejecutiva o la Dirección Administrativa y en la oficina delegada de la Mesa, la del funcionario que está a cargo de esta dependencia, previa autorización del gasto por parte de Presidencia Ejecutiva o Dirección Administrativa, vía telefónica, chat o . En la Oficina delegada La Mesa, se debe diligenciar el Formato Autorización Gastos de Caja Menor Oficina de la Mesa CF-FRT-014, en el cual se debe: relacionar los datos correspondientes a todos y cada uno de los gastos realizados con cargo a los fondos de caja menor, deberá diligenciarse un formato individual para el fondo de caja menor pública y caja menor privada; estos formatos deberán acompañar la legalización de los gastos al momento de solicitar el reembolso; igualmente para controlar estos gastos, se deberá enviar en cada una de las oportunidades un mensaje de correo electrónico a la Dirección Administrativa con copia a la asistencia de Control Interno, en el cual se relacionen los datos consignados en el formato; con el fin de que el momento que se reciba la legalización en Control Interno pueda confrontar que todos los gastos coincidan con los registrados en el formato, es decir, deberán existir tantos mensajes de correo como gastos se hayan realizado. Los gastos que se efectúen y no se encuentren registrados en este formato, se entenderán como no autorizados y estarán a cargo del responsable del fondo de caja menor. Para los pagos en efectivo de algunos gastos menores, se utilizan los fondos fijos en salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este monto podrá ser asignado y variado por la Junta Directiva, así como la apertura de nuevas cajas. Los egresos de la caja menor se realizan solo para compras generadas para pagos con recursos públicos que no sean superiores al 8% del valor del fondo asignado de recursos públicos para la Principal en Girardot y para pagos con recursos privados que no sean superiores al 15% del valor del fondo asignado de recursos privados para la Principal en Girardot; y para compras generadas para pagos con recursos públicos que no sean superiores al 30% del valor del fondo asignado de recursos públicos para la oficina delegada de la mesa y para pagos con recursos privados que no sean superiores al 40% del valor del fondo asignado de recursos privados para la oficina delegada de la mesa, tramitando el formato CF-FRT-001 Avance de indicando el valor, nombre y cédula del funcionario que retira el dinero, firma de quien autoriza y fecha FONDO DE CAJA MENOR: El fondo fijo de caja menor se constituye así: Caja menor sede principal de Girardot; ocho punto cinco (8.5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, distribuidos de la siguiente forma: Público (7 SMMLV aproximado al mil mas cercano) Privado (1.5 SMMLV aproximado al mil mas cercano) Caja menor sede de la mesa, dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes distribuido de la siguiente forma: Público ( 1.5 SMLV aproximado al mil mas cercano) Privado ( 0.5 SMLV aproximado al mil mas cercano) Los recibos de caja menor serán diligenciados en tinta y su valor será indicado en letras y números y una vez efectuado el pago se le deberá imponer a este y a la factura o cuenta de cobro el sello CANCELADO SEGURIDAD A todo funcionario en quien se delegue el manejo de una caja menor, debe dotarse de un cofre metálico con cerradura para depositar allí el efectivo y los soportes de los avances y gastos. Es recomendable que los cofres de caja menor se guarden en una caja fuerte si es posible, o bajo llave en los escritorios de los funcionarios responsables cuando no

5 Página 5 de 9 están siendo utilizados. El funcionario responsable se encarga de velar por las condiciones de seguridad bajo las cuales se mantienen estos recursos DISPOSICIONES ESPECIALES RECIBO DE CAJA MENOR El diligenciamiento del recibo de caja menor, que debe hacerse por cada uno de los pagos efectuados, tiene como única excepción en el reporte y legalización de los gastos ocasionados por el pago de transportes público, caso en el cual la Dirección Administrativa deberá verificar las planillas de recorrido para los mensajeros o la realización del desplazamiento que haya originado el gasto en el caso de otros funcionarios. En ninguna circunstancia se autorizarán avances o comprobantes de gastos de caja menor por sumas superiores a las autorizadas en el numeral 5.2, en ambos casos aproximados al mil más cercano. Cada recibo de caja menor debe ser legalizado con la respectiva factura y/o documento o soporte, teniendo en cuenta la aplicación de los porcentajes vigentes de retención en la fuente según sea el caso. El funcionario responsable del manejo de caja menor, no tendrá delegación de autoridad para autorizar recibos de caja menor.

6 <Process Name> 6. DIAGRAMA DE FLUJO Encargado Caja Menor Funcionario Solicitante Página 6 de 9 Presidente Ejecutivo ó Jefe Administrativo INICIO Constitución del fondo de caja menor Recepción cheque del fondo de caja menor Solicitud de dinero para compras o gastos Verificación de los topes permitidos para ejecución de gastos o compras No Es permitido FIN Si CF-FRT-001 Avance de Caja Menor Aprobación del avance CF-FRT-001 Avance de Caja Menor 2 Verificación proveedor Si Es autorizado FIN No CO-PRD-001 Procedimiento de Compras y Contratación Compra o realiza el gasto Legalización compra o gasto 1

7 <Process Name> Página 7 de 9 Encargado Caja Menor Funcionario Contabilidad Jefe Administrativo 1 Comprobante de Gastos de Solicitud de documentos para legalización Revisión del cumplimiento de requisitos en la documentación 4 Cumplen No 2 Si Comprobante de Gastos de Caja Menor Factura o documento equivalente. Agotamiento del 70% de la base Recopilación y agrupación por su naturaleza y de acuerdo a numeración preimpresa 3

8 <Process Name> Página 8 de 9 Encargado Caja Menor Funcionario Contabilidad Jefe Administrativo 3 Comprobante de Gastos de Factura o documento equivalente. CF-FRT-004 Reembolso de Revisión del reembolso, recibos de caja menor, facturas y demás documentos soporte 4 Cumplen No Si Informe de observaciones Giro del reembolso Causación del reembolso Recepción del cheque y CF-FRT- 002 Comprobante de Egreso Comprobante de Egreso Comprobante de Egreso CF-FRT-004 Reembolso de Caja Menor Comprobante de Gastos de Factura o documento equivalente. FIN

9 Página 9 de 9 7. REFERENCIAS Norma NTC-ISO-9000:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario. Norma NTC-ISO-9001:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos. CO-PRD-001 Procedimiento de Compras y Contratación. 8. ANEXOS Anexo 1. Avance de Caja Menor. CF-FRT-001. Anexo 2. Comprobante de Gastos de Caja Menor.. Anexo 3. Reembolso de Caja Menor. CF-FRT-004. Anexo 4. Autorización Gastos de Caja Menor Oficina de la Mesa. CF-FRT CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 10 de julio de SE MODIFICA LOS MONTOS MAXIMOS DE LOS DESEMBOLSOS DE CAJA MENOR, SE ANEXA ACTIVIDADES DE CONTROL POR LA ASISTENCIA DE CONTROL INTERNO Y SE PARAMETRIZAN LA 26 de mayo de 2010 APERTURA DE NUEVAS CAJAS. 03 SE MODIFICA LOS PORCENTAJES DE EGRESOS MAXIMOS DE LOS DESEMBOLSOS DE CAJA MENOR, Y SE MODIFICAN LOS MONTOS DEL FONDO DE LA CAJA MENOR EN LA SEDE PRINCIPAL Y LA 28 de Abril de 2011 OFICINA DELEGADA DE LA MESA. 04 SE AMPLIA EL PUNTO 5.2 MANEJO CAJA MENOR, EN CUANTO AL MANEJO DEL FORMATO AUTORIZACION GASTOS DE CAJA MENOR OFICINA DE LA MESA CF-FRT de Mayo de 2013 SE MODIFICAN NUMERALES 5.2 Y 5.3 EN LO CONCERNIENTE A 05 LOS MONTOS DE CAJA MENOR DEL MUNICIPIO DE LA MESA Y LOS 14 de Septiembre de PORCENTAJES MAXIMOS DE GASTOS QUE SE PAGUEN POR LA 2015 MISMA 06 SE MODIFICAN LOS PORCENTAJES CORRESPONDIENTES A LA BASE DE FONDO FIJO PARA LAS OFICINAS DE GIRARDOT Y LA MESA; AL IGUAL QUE LOS PORCENTAJES DE LEGALIZACION PARA REEMBOLSO Y TOPES DE GASTOS EN PUBLICO Y PRIVADO; SE ACTUALIZAN REFERENCIAS A CARGOS DE ACUERDO A LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA VIGENTE 21 de Enero de 2016