REF. : RECONOCIMIENTO DE DEUDA PREVISIONAL Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET

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1 CIRCULAR N 1423 VISTOS: Las facultades que confiere la ley a esta Superintendencia, se imparten las siguientes instrucciones de cumplimiento obligatorio para la Sociedad Administradora de Fondos de Cesantía. REF. : RECONOCIMIENTO DE DEUDA PREVISIONAL Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET. COMPLEMENTA Y MODIFICA CAPÍTULO VII DE LA CIRCULAR N 1.

2 2 ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN...3 II. RECONOCIMIENTO DE DEUDA PREVISIONAL Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES....3 III. MODIFICACIONES AL CAPÍTULO VII DE LA CIRCULAR N IV. VIGENCIA...7

3 3 I. INTRODUCCIÓN. La Circular N 1 de esta Superintendencia estableció el procedimiento administrativo a que queda sujeto el proceso de pago de cotizaciones previsionales del Seguro de Cesantía, mediante transmisión electrónica de información y de fondos por Internet. La mencionada Circular sólo comprendió los pagos realizados por empleadores o entidades pagadoras de subsidios, que estuviesen dentro del plazo legal establecido en el inciso primero del artículo 10 de la Ley N , publicada en el Diario Oficial de fecha , del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Sin embargo, como una forma de seguir avanzando en esta materia, esta Superintendencia ha estimado pertinente incorporar en este mecanismo de recaudación electrónica tanto el reconocimiento de deuda previsional como los pagos atrasados de cotizaciones. En este contexto, el mecanismo de reconocimiento de deuda previsional de las cotizaciones previsionales y de pagos atrasados se regirán por las mismas normas contenidas en la Circular N 1, con excepción de aquéllas que expresamente a continuación se señalan. II. RECONOCIMIENTO DE DEUDA PREVISIONAL Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES. 1. Este mecanismo de recaudación electrónica comprende los pagos atrasados de cotizaciones previsionales efectuados por empleadores y entidades pagadoras de subsidios, como asimismo el reconocimiento de deuda previsional, las que podrán efectuarse bajo la modalidad de pago de Sistema Electrónico o Sistema Mixto. 2. El pago atrasado de cotizaciones previsionales que no hayan sido previamente declaradas, se efectuará a través de las mismas transferencias electrónicas definidas en la Circular N 1, debiendo incorporarse en forma obligatoria al formulario de pago de cotizaciones previsionales (DECLARACIÓN), los campos referidos a los reajustes e intereses provenientes de esta operación. 3. Cuando se trate del pago atrasado de cotizaciones previsionales, que no hayan sido previamente declaradas y se efectúe el envío de la DECLARACIÓN y ORDEN DE PAGO electrónicas, pero que por algún motivo no se hubiese producido el pago, la Administradora deberá iniciar dentro de los 10 días hábiles siguientes al envío de las transferencias electrónicas de información (DECLARACIÓN y ORDEN DE PAGO), todos los procedimientos administrativos establecidos en la normativa vigente sobre cobranza.

4 4 4. El reconocimiento de deuda previsional, se podrá efectuar a través del Sitio Web dentro del plazo legal mediante las mismas transferencias electrónicas definidas en la Circular N 1, debiendo incorporarse en forma obligatoria a la DECLARACIÓN, además de los campos señalados en el N 2 anterior, uno que indique su condición de reconocimiento de deuda previsional. En estos casos el Sitio para efectos de respaldo deberá permitir al empleador y entidades pagadoras de subsidios de obtener la(s) copia(s) del reconocimiento de deuda respectivo, en la que conste la fecha de la declaración y el timbre de recepción. 5. El reconocimiento de deuda previsional declarado por los empleadores y entidades pagadoras de subsidios a través del Sitio Web, podrá pagarse mediante las mismas transferencias electrónicas definidas en la Circular N 1 o directamente en las entidades recaudadoras de la AFC utilizando las copias del reconocimiento de deuda obtenido del Sitio Web. 6. En el caso de aquellos empleadores o entidades pagadoras de subsidios que habiendo efectuado un reconocimiento de deuda previsional a través del Sitio Web opten por realizar su pago manualmente a través de los agentes recaudadores de la Administradora dentro del plazo que establezca el Sitio Web para el pago de los reconocimiento de deuda previsional, el Sitio deberá permitirles la emisión de las copias de la declaración señaladas en el número 4 anterior con sus valores en pesos actualizados a la fecha de pago solicitada por el empleador o la entidad pagadora de subsidios, fecha que deberá quedar impresa en dichas copias. Asimismo, si el empleador o entidad pagadora de subsidios no realiza dentro del plazo establecido en el Sitio Web el pago de las deudas reconocidas, éste deberá permitirle la impresión de las copias antes señaladas con sus valores nominales, cuya actualización y pago deberá ceñirse a los procedimientos implementados por la Administradora para el pago de las declaraciones manuales. 7. Con el propósito de facilitar a los empleadores y entidades pagadoras de subsidios el pago de cotizaciones que hayan sido reconocidas manualmente a través de los formularios establecidos en la normativa vigente, el Sitio Web podrá implementar los procedimientos necesarios a objeto que dichos empleadores o entidades pagadoras de subsidios, puedan realizar su pago a través de las transferencias electrónicas definidas en la Circular N 1, considerando la información necesaria que permita a la Administradora asociar los pagos realizados con las respectivos reconocimientos de deudas. 8. El Sitio Web deberá informar a los empleadores y entidades pagadoras de subsidio, que operen a través del Sitio, los mecanismos y plazos para la presentación de un reconocimiento de deuda previsional y para la realización de pagos atrasados correspondientes a cotizaciones previsionales que hayan sido o no previamente reconocidas.

5 9. En el caso de las cotizaciones previsionales adeudadas, respecto de las cuales se encuentre notificada la demanda ejecutiva, la AFC tendrá la opción de permitir o impedir que los empleadores y las entidades pagadoras de subsidios, realicen a través del Sitio Web el pago de éstas. En el caso que se efectuara el pago de las cotizaciones previsionales que se encuentran en cobranza judicial, éste será considerado como abono a la deuda, y la información deberá registrarse en la planilla de respaldo que el empleador y la entidad pagadora de subsidios obtenga del Sitio Web por el pago realizado. 10. El pago del reconocimiento de deuda previsional y pago atrasado de cotizaciones, realizados a través de los mecanismos señalados en la presente Circular, estará sujeto a las mismas validaciones señaladas en la letra d) del N 82 del Capítulo VII de la Circular N 1, incluyendo los respectivos reajustes e intereses a que están afectos la operación. 11. La Administradora deberá implementar los procedimientos necesarios que le permitan asociar los reconocimientos de deuda previsional recibidos a través del Sitio Web, los pagos que realicen los respectivos empleadores o entidades pagadoras de subsidios, mediante transmisión electrónica o directamente con las copias del reconocimiento de deuda previsional obtenidas del Sitio Web, a objeto de eliminarlas del proceso de cobranza, cuando corresponda. En caso que la AFC no pueda asociar un pago con el respectivo reconocimiento de deuda previsional, dentro de los 10 días hábiles siguientes de recibido el pago electrónico o la copia del formulario de deuda reconocida, deberá efectuar las gestiones pertinentes con el objeto de aclarar dicha situación. III. MODIFICACIONES AL CAPÍTULO VII DE LA CIRCULAR N 1 1. Reemplázase el número 34, por el siguiente: El mismo día en que se efectúe el asiento para contabilizar la recaudación en la cuenta Recaudación Clasificada, debe formularse otro asiento para efectuar su traspaso a la cuenta Recaudación en Proceso de Acreditación y generarse las cuotas correspondientes sobre la base del total en pesos de las líneas de detalle de cada formulario de pago, utilizando para ello el valor cuota de cierre de los Fondos de Cesantía, correspondiente a segundo día hábil posterior a la fecha del timbre de caja estampado en el resumen de los formularios de pago. Si el pago se efectuó mediante la modalidad de Sistema Electrónico, la generación de cuotas será utilizando el valor de cuota de cierre del primer día hábil posterior a la fecha del timbre de caja. En aquellos casos en que el pago ocurrió mediante la modalidad de Sistema Mixto la generación de cuotas será utilizando el valor de cuota de cierre del segundo día hábil posterior a la fecha del timbre de caja. Respecto del aporte estatal, en que el valor conste en un comprobante de depósito bancario o en la cartola bancaria, la conversión del valor en pesos a cuotas será con el valor cuota de cierre de los Fondos de Cesantía, correspondiente al día hábil anterior al del depósito o abono bancario según corresponda. Los asientos a las restantes cuentas del patrimonio deberán efectuarse en forma simultánea. El proceso de clasificación, generación de las cuotas y acreditación en las cuentas patrimoniales será único, cuyos resultados proveerán la información al sistema contable para el registro de los movimientos. En ningún caso la contabilización de la recaudación en la cuenta Recaudación en Proceso de 5

6 Acreditación podrá efectuarse con posterioridad a su imputación en los auxiliares de las cuentas del patrimonio y sobre la base de las cifras que se obtengan en dicho proceso Reemplázase el número 59, por el siguiente: El banco a través del Sitio Web notificará al empleador o entidad pagadora de subsidios, el mismo día de efectuadas las operaciones descritas en el número anterior, la materialización del cargo en su cuenta corriente mediante una transferencia electrónica denominada DÉBITO y a la Administradora sobre el abono de los fondos con otra transferencia electrónica denominada CRÉDITO, también se cumple esta última notificación cuando es realizada por la empresa administradora del Sitio Web, a partir de un archivo computacional recibido desde el banco y enviado a la AFC con la información de las transferencias electrónicas denominada CRÉDITO. Si el empleador o entidad pagadora de subsidios paga directamente en el Sitio Web del banco, éste último procederá inmediatamente a notificar sobre la aceptación o rechazo de la operación. 3. Reemplázase el número 61, por el siguiente: En el evento que el banco determine que el empleador o entidad pagadora de subsidios no dispone en su cuenta corriente de fondos suficientes para financiar las cotizaciones previsionales, rechazará la ORDEN DE PAGO electrónica y en el mismo acto, dará aviso de la situación a la Administradora y al titular de la cuenta corriente a través del Sitio Web. En este caso, toda la operación de pago quedará sin efecto. El empleador o entidad pagadora de subsidios podrá dar cumplimiento a sus obligaciones volviendo a repetir íntegramente el ciclo de pago. En caso que el plazo legal hubiere vencido, el cumplimiento de la obligación deberá efectuarse mediante el mecanismo establecido para el pago atrasado por Internet de las cotizaciones previsionales o por los procedimientos tradicionales vigentes para cotizaciones atrasadas, sin que pueda bajo ningún aspecto, homologarse a un reconocimiento de deuda por el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda. 4. Derógase el número 89, pasando los números 90 al 96 a ser los números 89 al Reemplazase el actual número 90 que ha pasado a ser el número 89, por el siguiente: La contabilización de los pagos electrónicos de las cotizaciones previsionales seguirán la misma secuencia y se les aplicarán los mismos procedimientos definidos para la recaudación de los Fondos de Cesantía que se establecen en la presente circular. Para efectos de la conversión de los fondos recaudados por Internet a cuotas, la Sociedad Administradora deberá considerar como fecha de timbre de caja la fecha en que se hizo la transacción de pago, la cual está incluida en el archivo computacional recibido en la AFC con la información de las transferencias electrónicas denominada CRÉDITO. En aquellos casos en que la transacción de pago se realice un día sábado, domingo o festivo deberá considerarse como fecha de timbre de caja, sólo para efectos de convertir los montos en pesos a valores expresados en cuotas de los Fondos de

7 Cesantía, la fecha del día hábil siguiente a aquella en que se hizo la transacción de pago, la cual esta informada en el archivo computacional recibido en la AFC con la información de las transferencias electrónicas denominada CRÉDITO Reemplázase el número 90 del Capítulo VII, por el siguiente: En caso de errores en la imputación de los valores en las cuentas corrientes bancarias de los Fondos de Cesantía, su regularización se efectuará ciñéndose estrictamente a las normas vigentes sobre devolución de pagos indebidos de afiliados y empleadores. IV. VIGENCIA La presente circular entrará en vigencia a contar del día 1 de febrero de SOLANGE M. BERSTEIN JÁUREGUI Superintendenta de A.F.P. Santiago, 26 de enero de 2007.

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