Gestión Documental y Sistema de Workflow

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "Gestión Documental y Sistema de Workflow"

José Ramón Pereyra Toledo
hace 6 años
Vistas:

1 Gestión Documental y Sistema de Workflow

2 2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS VENTAJAS La información siempre está disponible, el acceso es rápido y sencillo Reducción de espacio, de los costos de almacenamiento e impresión Reducción de la duplicidade de datos y promoción de la reutilización de información compartida Eliminación de documentos duplicados y posibilidade de control de versiones Reducción de tiempos de respuesta, circulación de papel, distribuición y recuperación de documentos (búsqueda) Distribuición rápida, fácil y de escala global, de grandes vomúmenes de información multimedia.

3 3 GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCESO DE GESTIÓN No hay documentos sin un flujo de trabajo asociado. No existen procesos sin documentos asociados.

4 4 4 HERRAMIENTAS Y SERVICIOS DE RED STANDAR Navegador de las páginas WEB Explorador de ficheiros Gestor de HTTP / HTTPS SMB / NFS SMTP

5 5 GESTIÓN DE PERFILES Y GRUPOS CADA USUÁRIO El acceso a los documentos relativos a su función Tiene tareas en los documentos

6 6 Fácil de dibujar, usar e interpretar (gráfica y textual) con monitorización WORKFLOW

7 FLUJO DE TRABAJO VENTAJAS Aumento de la produtividad (tareas rutinarias y repetitivas pueden Ser automáticas y calendarizadas) Aumenta de la eficiencia

7 7 FLUJO DE TRABAJO VENTAJAS Aumento de la produtividad (tareas rutinarias y repetitivas pueden Ser automáticas y calendarizadas) Aumenta de la eficiencia (Procesamiento automático) Disminuye el margen de erros y la pérdia De tiempo El aumento de la simplificación, la transparencia y los procesos de negocio

8 8 ACCIONES Calendarización Atribuición de acciones automáticas o Manuales en el momento Definición de plazos para efetuar determinados tipos de acciones Possibilidad de hacer escalas de acciones en el momento Envio de notificaciones por correo Notificación

9 9 TEMPLATES Impulsar la creación de documentos Normalizar el aspecto final de los documentos (PDF) Campos com relleno automático y editable + formateo predefinido y no editable Estadísticas Información almacenada en la BD Informes (también plantillas)

10 10 PLANTILLAS OTROS EJEMPLOS

11 11 PLANTILLAS OTROS EJEMPLOS ENFOQUE EN LA CREACIÓN DE DOCUMENTOS FAX Número de fax de destino CARTA Destinatario, dirección, CP Acción asociada a un flujo de trabajo le permite poner firma digital en el documento Acción asociada com un flujo de trabajo permite enviar el fax directamente desde

12 12 COMUNICACIONES UNIFICADAS Escáner Servidor De fax Carpetas compartidas Comunicaciones Unificadas Servidor de Aplicaciones (CRM/ERP/CM)

13 13 COMUNICACIONES UNIFICADAS TRATAMIENTO DE Correos electrónicos recibidos son tratados como correspondencia, propuesta, facturas o órdenes... Los diferentes tipos de documentos y flujos de trabajo asociados Numeración (código) y los registros de todos los correos electrónicos enviados y recibidos Asociación automática de correo electrónico a los documentos (y los anexos correspondientes)

14 14 UNIFIED COMMUNICATIONS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL Faxes Enviados Faxes Recibidos Cartas Enviadas Cartas Recibidas

15 COMUNICACIONES UNIFICADAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL Faxes Enviados 39 15 25 13 Faxes Recibidos 58 58 40 29 Cartas Enviadas

15 15 COMUNICACIONES UNIFICADAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL Faxes Enviados Faxes Recibidos Cartas Enviadas Cartas Recibidas s Enviados s Recibidos

16 16 INTEGRACIÓN CON APLICACIONES EXTERNAS SERVICIOS WEB Introducción de documentos (classificación) Entidades Documentos externos (grabación en la aplicación) Realizar acciones (mediante la aplicación externa) Alteración de la información en la aplicación externa de acuerdo con los resultados del flujo de trabajo

17 17 PROCESO DE CALIDAD CALIDAD Aprobación de documentos El registro de la ocurrencia Programa de auditoría anual Calidad de las auditorías Programa de formación anual Compras Órdenes Revisión de la gestión

18 18 CARACTERÍSTICAS ESTADÍSTICAS Los informes detallados basados en Flujos de trabajo y usuarios: -Las acciones realizadas -Número de acciones realizadas Tiempo medio de ejecución Evolución de acciones Apoyo Toma de decisiones

19 19 CARACTERÍSTICAS FIRMA DIGITAL DE DOCUMENTOS Certificado de la organización Tarjeta Ciudadana La firma digital se coloca en el Documento en el momento de realizar una acción em un flujo de trabajo

20 20 MÓDULO EXTERNO IPORTALDOC LIGHT Usted puede publicar información en línea Interacción con entidades externas

21 21 R.O.I. RETURN OF INVESTMENT Tiempo estimado del tratamiento de la información em papel y en su envestigación: 40% - 60% del día de algunos empleados 20% - 45% del coste total de algunos empleados 12% - 15% de los resultados de una organización El retorno de la inversión através de una gestión de documentos: La reducción del tiempo de procesamiento de los recursos humanos y la mejora de un aumento de la productividad de al menos 10 %

22 22 R.O.I. RETURNO DE LA INVERSIÓN Cómo reducir el tiempo de operación de los Recursos Humanos? 1. Automatización de procesos 2. Aumento de la eficiencia de los recursos existentes 3. Búsqueda rápida de documentos e información asociados

23 23 REFLEXIÓN Qué tipo de problemas tenemos com la documentación? Cuáles son nuestros procesos? Cuáles son los más importantes? Aquéllos que involucran más documentos? Los que implican a más personas? Qué procesos se podría optimizar con flujos de trabajo?

24 24 REFERÊNCIAS

25 GRACIAS

Documentos relacionados

E-document. La solución perfecta para organizar tu oficina. Céntrate en tu negocio. Déjanos la tecnología.

E-document. La solución perfecta para organizar tu oficina. Céntrate en tu negocio. Déjanos la tecnología. La solución perfecta para organizar tu oficina. Nunca ha sido tan fácil encontrar la dichosa hojita... Céntrate en tu negocio. Déjanos la tecnología. Tecon es una empresa que ofrece, desde 1982, soluciones