República de Colombia Departamento del Magdalena Oficina de Control lnterno

Transcripción

1 # w Liberhd y 0rren Código: lcl Página: 7 de7 Presentamos el informe pormenorizado Del Estado Del Control lnterno según lo contemplado en el literal cuarto del articulo g de la Ley 1474 de 2011" Estatuto Anticorrupción", el cual establece la responsabilidad que tiene el jefe de la oficina asesora de control interno o quienes haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que cuenta del estado del sistema de control interno de la Alcaldía del Municipio. Para dar cumplimiento con esta norma, presentamos y publicamos en la página oficial de nuestra entidad, el informe correspondiente al cuatrimestre comprendido entre el 12 de Noviembre de a 12 de Marzo de Se presenta entonces, los avances alcanzados y dificultades presentados en cada uno de los tres subsistemas, describiendo de que manera la entidad cumple o no con los lineamientos del MECI 1000: 2005, además de un resumen del estado de avance y recomendaciones correspondientes. NORMATIVIDAD ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y Ia desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale Ia ley. Ley 87 de Por lo cual se establecen normas para el ejercicio de Control lnterno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. MECI 1000: 2005 Modelo Estándar de Control lnterno para el Estado Coiombiano. Ley 1474 de Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control lnterno de la Gestión Pública, artícuio 9.

2 rw3 g qffi ^"-"liru,,l;r,l',.:"** República de Golombia Código: lcl Año de Viqencia Página: 1 de B Falta de un archivador debido que toda la contratación es manipulada desde la oficina jurídica en la cual reposan cada uno de los contratos realizados por la administración. Se hace necesario socializar los acuerdos y compromisos éticos al interior de la entidad en los procesos de inducción y re - inducción. La administración no cuenta con políticas claras de Talento H rmano, que genere en el Municipio confianza en términos de igualdad, transparencia y equidad para el acceso por parte de los servidores. Aun sigue sin adoptar el Manual lnstitucional de Capacitación. Falta de compromiso en la elaboración de los estudios previos y algunas veces no detallan la descripción del objeto de lo que realmente es y por lo tanto no hay coherencia con la descripción de Ia necesidad. En el portal de contratación SECOP algunas veces presenta intermitencia en el servicio lo cual no permite el cargue de la información relacionada con los procesos contractuales. En las diferentes dependencias de la alcaldía se presenta dificultad con el acceso a internet y por Io tanto algunas veces el cargue de la información en ciertos procesos es lenta.

3 LiberlsC y ür*m Código: lcl Página: 2 de 8. Se cuenta con toda la documentación del subsistema a nivel de actos administrativos. El control ejercido desde la Alta Dirección con la realización de Consejos de Gobierno permite mantener un control sobre los temas esenciales y fundamentales que atañen a la administración y que admite tomar los correctivos más acertados y de buscar una solución a tiempo. Durante la vigencia 2012 y en lo va corrido del 2013 a Oficina Jurídica ha publicado todos y cada uno de los contratos realizados, lo anterior algunos se hacen de acuerdo a la modalidad precontractual y otros pos contractual, todo con el fin de demostrar transparencia. o EI Manual de funciones, de Contratación, lnducción y Re - lnducción y de Procesos y Procedimientos siguen desactualizados. La segunda etapa de archivo aun no sea comenzado. Algunos cargos que debido a su importancia y funciones que debieran estar por nomina aparecen vinculados por contrato. La entidad hasta el momento carece de una oficina de quejas, reclamos y sugerencias, donde se pueda orientar adecuadamente y facilitar la prestación de los servicios que requiere la comunidad en general. Según lo preceptuado en el artículo 76 de la ley 1474 de Durante el periodo 2012 y el comienzo de 2013, se ha mejorado con la dotación de equipo en las diferentes oficinas con adquisición de nuevos equipos de computo y servicio de internet, lo que ha facilitado la prestación de servicio a la comunidad, el envió y recepción de información con otras aboró: Cecilia De La Cruz P neda I Révisó: n: Calle 4 No. '14 * 05 Palacio l\ilunicidal félt Fax E-ma l: controlinterno@piviiav-maqdalena qov.co Cel: Construyendo Futuro y Prosperidad para Piv jay!

4 libetul ürden Código: lcl0'l-2013 Página: 3 de 8 entidades y usuario ha contribuido a mejorar la eficiencia y eficacia en la ejecución de los procesos. o Se llevo a cabo la adecuación de una batería sanitaria y un aula en el corregimiento de Canoas jurisdicción de Pivijay.. Se hizo la construcción de 2 aulas de clase en el corregimiento de Piñuela y dos (2) para la sede del corregimiento de Paraíso ambas jurisdicción de Pivijay, las cuales parte de la institución educativa Departamental Nuestra Señora de las Mercedes. Suministro e instalación de un parque infantil para la sede Vicente Caballero de la lnstitución Educativa Liceo Pivijay; en el componente calidad educativa, y en la optimización de ambiente de aprendizaje y fortaleciendo los fundamentos de la información infantil como lo son: la diversión, el descanso y desarrollo, se busca la permanencia de los educandos de preescolar, primero y segundo, en condiciones de agrado; ya que eljuego ayuda al desarrollo psicosocial de los menores. Construcción de un puente de concreto reforzado en el PR o en la vía Carmen del Magdalena Guáimaro, a la fecha de recibo ( ), en la vía del carmen - Guáimaro el porcentaje de ejecución fue el (0%) a la fecha es del 100o/o, esta obra fue recibida por los entes contratantes Colombia Humanitaria y Municipio de Pivijay; solo falta la liquidación del contrato por las partes. contrato de ampliación y construcción de los acueductos de los corregimientos del Carmen del Magdalena, las Piedras y Placitas en el Municipio de Pivijay, ala fecha Enero 31 de 2013, se recibieron las obras en un 100%. 7:.!itt$lli.r, fá {f{,ffil.== o Falta diseñar estrategias que permitan apropiar aun mas a los servidores públicos del tema de la autogestión y la autoevaluación, esto no es algo que esté completamente interiorizado. Elaboro: Cec lia De La Cruz Pineda I Revisó: Aprobó: D rección: Calle 4 No Palacio Municipal fel Fax 4159)? E-ma l : controlinterno@pivijay-maodalena.qov.co Cel: iconstruyendo Futuro y Prosperidad para pivijayl

5 4dT* ffi$ be# LiberloC y ü or Código: lclo Año de Vigencia: 2013 Página: 4 de 8 o Cierto desconocimiento de parte del personal y equipo de gobierno de lo que representa el Sistema de Control lnterno para la administración Municipal y su rol dentro de la Gestión Pública. o Algunas dependencias de la entidad no suministran a la Oficina de Control lnterno la información que le es solicitada con algún propósito. En ciertas oportunidades se ha presentado que la información es entregada parcialmente o en forma tardía. I U::::::::::t:t:: :. Se percibe el reconocimiento de las auditorías internas que realiza la como posibilidad de mejora continúa. o La oficina de Control lnterno sigue con el Proceso de auditorías internas las cuales están soportadas en el Plan de Auditorias Anual.. Se rindió al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) el lnforme Ejecutivo Anual el cual arrojo un resultado 53,474 MECI. Y también se rindió ante la Contaduría General de la Republica el lnforme de Control lnterno Contable.. Se suscribió el Plan de Mejoramiento institucional con la contraloría Departamental.. Se comenzó con el periodo de auditoría. Es necesario colocar más empeño con relación al fortalecimiento del Sistema de Control lnterno en temas fundamentales como son: Talento Humano, Riesgo, Procedimientos, Manejo Documental, Plan de Auditorias. Merece atención especial el elemento "Desarrollo del Talento Humano" el cual presenta gran debilidad al interior de la entidad y en el proceso de fortalecimiento del Sistema de Control lnterno, situación alarmante ya que el elemento de control es fundamental porque define el compromiso de la entidad con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público de la administración. Elaboró: Cec l a De La Cruz P neda I Revisó: AproDo: D rección: Ca re 4 No '14-05 Palacto Muntcroa Iel: I ax: E-ma l : control nte'no@p v av-maqdalena Oov.co Construyendo Futuro y Prosperidad para Pivijay!

6 1.ffi Mqe &É.s UMrlr J y 0rnm Código. lcl Página: 5 de B Con la implementación del MECI es necesario y la vez primordial aplicar todas las herramientas que estén a disposición para fomentar una cultura de valores y principios básicos para todos los funcionarios públicos como son autocontrol, autogestión y autorregulación, que nos invita para que hagamos nuestro trabajo en forma armónica, con participación activa y con agrado. Es indispensable que a partir del presente año en curso se realice una actualización de todos los Manuales y documentos existentes del Modelo estándar de Control lnterno MECI, ya que estos deben estar en constante actualización y mejoramiento continuo que permitan pedir y evaluar su nivel de implementación y cumplimiento. Y también se recomienda que una vez sean actualizados estos Manuales se realice la socialización por cada proceso, con los funcionarios directamente responsables. Es necesario la implementación de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública'NTCGP 1000', debido que el MECI como la Norma de Calidad NTCGP 1000:2004, contienen elementos comunes que al ser aplicados de manera organizada y coordinada ayudan a alcanzar los objetivos específicos de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo, lo que no solo va a permitir el cumplimiento de la obligación legal de su implementación, sino también ayuda a las entidades al cumplimiento de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes. Se recomienda a los funcionarios que se les oficialice para entregar informe a la oficina de control interno lo hagan dentro del término que se les solicite ya que el retardo en la información cada vez es tardía y por lo tanto irñpide el avance en los procesos. Es necesario que se adelante un proceso de sensibilización y socialización para todos los funcionarios de la alcaldía sobre el Modelo Estándar de Control lnterno MECI 1000: 2005, con el propósito de concientizarlos sobre el rol que deben desempeñar en la implementación de dicho modelo, de tal manera que se entienda que la responsabilidad de implementar y fortalecer el sistema de control interno no es de la sino de todos..de acuerdo con lo contemplado con el artículo 6 de la ley 87 "Responsabilidad del control interno. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control lnterno en los organismos y entidades públicas, será sabilidad del resentante Dirección: Calle 4 No Palacio Construyendo Futuro y Prosperidad para I o máximo

7 I t6 {á;{ ffi1 ffi- República de Golombia Código: lcl Versión: 'l Página: 6 de 8 directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las es y organismos". a CRUZ PINEDA Jefe Oficina de Control lnterno. Dirección: Calle 4 No '14 - lel: Fax