Segunda Mesa de Trabajo

Transcripción

1 Hacia la construcción de una Ley General de Archivos. Foro de consulta Región Noreste Segunda Mesa de Trabajo Hacia un Sistema Nacional de Archivos y de Rendición de Cuentas

2 Construcción de un sistema articulado de Rendición de Cuentas La reforma al artículo 6º Constitucional, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 07 de febrero del año en curso, fortalece los principios de transparencia y máxima publicidad que deben observar cualquier autoridad, entidad, órgano u organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal.

3 Las EFS como sujetos obligados En ese sentido, las entidades de fiscalización superior, como órganos técnicos de las legislaturas locales, se encuentran obligadas a preservar dichos principios respecto a la documentación e información que tienen a su alcance con motivo del desempeño de sus funciones. Así mismo, es imprescindible respetar dichos principios como un paso importante hacia el establecimiento del Sistema Nacional de Fiscalización, el cual presenta grandes avances en su formalización.

4 Mecanismo de aplicación: medios digitales En virtud de lo antes señalado, resulta conveniente que la legislación en materia de archivos contemple un apartado que regule la forma en que los sujetos obligados deberán almacenar y resguardar la información y/o documentación que emana del ejercicio de sus funciones. Como un mecanismo adecuado que permita explotar los principios de transparencia y máxima publicidad referidos, debe contemplarse el uso de los medios electrónicos disponibles, de tal suerte que dicha legislación señale la forma en la que deberá resguardarse digitalmentela información y/o documentacióngenerada. Para tal efecto, consideramos importante utilizar como base las disposiciones contenidas en la Ley Federal de Archivos, en materia de documentos electrónicos.

5 Con esta medida, por lo que hace a las entidades de fiscalización superior locales, éstas deberán cumplir con dichos principios poniendo a disposición de la sociedad en general aquella documentación e información que emane del desempeño de sus funciones y que no encuentre restricción alguna por la ley de la materia. Si bien las leyes a nivel local y federal establecen la publicidad de la información y/o documentación que tengan a su alcance las EFS, en la mayoría de los casos, esta obligación se refiere solamente a las cuentas públicas y a los informes que emiten los órganos técnicos referidos.

6 No obstante, existe una gran cantidad de información y/o documentación que se encuentra en poder de éstos órganos, como parte del proceso de fiscalización superior, y por ende, esta información pudiera ser pública de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

7 De esta forma, la documentación comprobatoria y justificativa de las operaciones financieras que realizan las entidades fiscalizadas y que entregan para la revisión de su cuenta pública, estaría al alcance de la sociedad en general de manera ágil y simple, en un claro ejercicio de transparencia y máxima publicidad.

8 Por otro lado, respecto al Sistema Nacional de Fiscalización que se encuentra en vías de formalización, la implementación de esta medida traería consigo la facilidad de compartir e intercambiar información y documentación entre las diversas entidades de fiscalización, como un medio efectivo de coordinación institucional que permita mejorar los resultados y rendir cuentas de manera más expedita.

9 Consideraciones previas Sin embargo, cabe resaltar que la implementación de una medida de este tipo no puede darse de un momento a otro y sin algunas salvedades. Por ello, deberá considerarse lo siguiente: Temporalidad. Deberá establecerse un margen de tiempo adecuado para que los sujetos obligados puedan digitalizar la documentación que resguardan actualmente.

10 Deberá preverse que a partir de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, los sujetos obligados sean responsables de digitalizar la documentación comprobatoria y justificativa de sus operaciones financieras, en términos de las reglas que para tal efecto emitan las entidades de fiscalización superior locales, las cuales contarán con esta atribución por disposición de ley. Lo anterior, no representaría una carga excesiva para los entes, toda vez que las disposiciones fiscales vigentes están encaminadasalusodeloscomprobantesfiscalesdigitalesy los medios electrónicos. Así mismo, las EFS podrán requerir que la documentación sea presentadabajo esta modalidad.

11 Validez Deberá establecerse con claridad la validez que tendrá la documentación digitalizada a efecto de determinar si tendrá sólo efectos informativos o podrá considerarse como un documento auténtico. Así mismo, la ley deberá señalar las unidades administrativas facultadas para emitir certificaciones de dicha documentación, o si esta facultad se reservará a cada sujeto obligado.

12 Ventajas La implementación de un mecanismo de digitalización de la documentación comprobatoria y justificativa de las operaciones que realizan las entidades fiscalizadas supone las siguientes ventajas: Máxima publicidad de la forma en la que se ejercen los recursos públicos por las entidades que los reciben.

13 Facilidad de acceso a la documentación por cualquier persona. Se eficienta el tiempo de traslado y entrega de la documentación. Las entidades de fiscalización superior mantendrán el respaldo de la documentación que sea remitida a otra autoridad con motivo de una promoción de responsabilidades. En tal caso, la salvaguarda de la documentación física corresponderá a la autoridad que la reciba.

14 Por su atención: Muchas Gracias.