MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE CONCILIACIÓN BANCARIA

Transcripción

1 MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE CONCILIACIÓN BANCARIA 2017

2 TABLA DE CONTENIDOS 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA Diagrama funcional Descripción General Principales Funcionalidades Principales Datos de Entrada Procesos Principales Salidas del Sistema Principales Consultas por Pantalla Relación con Otros Sistemas MENÚ PRINCIPAL Menú Conciliación Bancaria Movimientos de Bancos Submenú Cartolas Bancarias Ingreso De Cartolas Ingreso de Cartolas Vía automática Visualiza Cartolas Bancarias Menú proceso de conciliación Conciliación de Movimientos Cuadratura de movimientos de Banco Reversa conciliación Bancaria Cierre diario de conciliación Menú Informes y Consultas Emite movimientos no conciliados Detalles de Cheques Consulta mensual de conciliación Informe Cartolas Bancarias Menú Procesos Externos Listado de depósitos Listado de Cheques Mantenedor de cheques según estado Menú Procesos Especiales Cambio de contraseña Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 2

3 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 1.1 Diagrama funcional DIAGRAMA FUNCIONAL CONCILIACIÓN BANCARIA TESORERÍA DESDE BANCOS BANCO MOVIMIENTOS BANCARIOS CONCILIACIÓN BANCARIA DIGITA CARTOLA CARGA DATOS CONSULTAS Conciliados Computacionalmente MOVIMIENTOS CONCILIADOS CONTABILIDAD PROCESO DE CONCILIACIÓN COMPUTACIONAL MOVIMIENTOS NO CONCILIADOS RESUMEN CONCILIACIÓN ACLARACIONES REGISTROS NO CONCILIADOS Conciliados Manualmente y No Conciliados PROCESO DE CONCILIACIÓN MANUAL ACLARACIONES 1.2 Descripción General El objetivo del Sistema de Conciliación Bancaria es brindar una herramienta de gestión dinámica, que permita verificar que los saldos que el Municipio tiene registrados en las cuentas de banco concuerdan con los montos que el banco suministra por medio de cartolas o por archivos computacionales y determinar y corregir las diferencias entre los registros contables y los del banco. 1.3 Principales Funcionalidades Asegurar que los depósitos están debidamente reflejados en los registros bancarios. Identificar depósitos contabilizados no abonados en el banco. Identificar depósitos que no tienen registro contable. Identificar cheque emitidos, no cobrados Identificar cheques cobrados que no tienen registro contable Identificar y contabilizar los cargos bancarios. Identificar y corregir diferencias en los montos, tanto los correspondientes a registros contables como los de las cuentas bancarias. 3 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 3

4 1.4 Principales Datos de Entrada Cartolas bancarias (digitación manual) Archivos de texto bancarios Cargos bancarios Ajustes contables, normalizaciones. 1.5 Procesos Conciliación computacional Conciliación manual Ajustes 1.6 Principales Salidas del Sistema Movimientos conciliados Movimientos no conciliados Resúmenes Cheque girados y no cobrados Depósitos no reflejados por el banco Movimientos contables no reflejados por el banco Movimientos bancarios no contabilizados 1.7 Principales Consultas por Pantalla Cheques girados y no cobrados Depósitos no ingresados al banco 1.8 Relación con Otros Sistemas Sistema de Tesorería Sistema de Contabilidad Otros 4 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 4

5 2 MENÚ PRINCIPAL Este sistema contempla los siguientes menús: Conciliación Bancaria, Proceso Conciliación, Informes y Consultas, Procesos Externos, Procesos Especiales y Ventana. 2.1 Menú Conciliación Bancaria Este menú contempla las siguientes opciones: Movimientos Bancarios, Submenú Cartolas Bancarias. 5 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 5

6 2.1.1 Movimientos de Bancos Esta opción tiene como función, registrar los Movimientos de Banco. Se debe ingresar el código de área, tipo de Comprobante, cuenta corriente, entre otros datos, para ingresar la información. Una vez completado los campos, se debe seleccionar la opción GRABAR, para un correcto registro de la información Submenú Cartolas Bancarias Este sub-menú contempla las siguientes opciones: Ingreso de Cartola, Ingreso de Cartolas desde Archivo de Texto y Visualiza Cartola Bancaria. 6 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 6

7 Ingreso De Cartolas Esta opción tiene como función, registrar las Cartolas Bancarias. Se debe ingresar el código de área, tipo de Documento, cuenta corriente, entre otros datos, para ingresar la información. Una vez completado los campos, se debe seleccionar la opción GRABAR, para un correcto registro de la información Ingreso de Cartolas Vía automática Esta opción tiene como función, registrar la Cartolas vía Automáticas desde un archivo texto en formato predefinido entregado por el Banco. Se debe ingresar el código de área, número cuenta, año Cartola, rango de número de cartola, nombre del archivo texto bajado desde la plataforma Web del banco, mediante el botón examinar puede seleccionar el nombre de archivo texto. Una vez completado los criterios de selección, seleccione el botón Ejecutar, para ingresar la información al sistema. 7 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 7

8 Visualiza Cartolas Bancarias Esta opción tiene como función, visualizar las Cartolas Bancarias ingresadas. Ingrese el código de área, tipo de Documento, cuenta corriente, entre otros datos. Una vez completado los campos, se debe seleccionar la opción EDITAR, para obtener la información requerida. 8 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 8

9 2.2 Menú proceso de conciliación Este menú contempla las siguientes opciones: Conciliación de movimientos, Cuadraturas de movimientos bancarios, Reversa cartolas bancarias y Cierre diario conciliación bancaria Conciliación de Movimientos Esta opción permite parear los movimientos contables con los movimientos de banco (conciliar), pagos por número de cheque, ingresos por fecha y monto en forma automática por día y mes. Es necesario ingresar los siguientes datos, código de área, fecha de corte y código de cuenta corriente. Una vez ingresados los criterios de selección presione el Botón EJECUTAR para procesar la información. 9 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 9

10 2.2.2 Cuadratura de movimientos de Banco Esta opción tiene como función, emitir un reporte con el resultado del proceso y permite revisar el saldo contable de arrastre, saldo contable diario o mensual, depósitos pendientes de reconocer por el banco, cheques girados y no cobrados por el banco, depósitos pendientes de reconocer por TESMU, cheques pendientes de cobro por TESMU, seleccione la opción EDITAR, para obtener la información requerida. El Botón Traspasa Egresos, permite generar los pagos realizados en tesorería a conciliación Bancaria, una vez ingresado los criterios de selección, área, cuenta contable y fecha de corte. El Botón Traspasa Ingresos, permite generar los ingresos (deposito) generados en tesorería a conciliación bancaria Reversa conciliación Bancaria Esta opción permite reversar el proceso de conciliación por rango de fecha de conciliación, cuenta contable y tipo de conciliación P (pendiente). Ingresado los criterios de selección presione el botón Ejecutar. 10 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 10

11 2.2.4 Cierre diario de conciliación Esta opción permite realizar el cierre diario de la conciliación bancaria (Indica que se hicieron los procesos de validación correspondiente en la conciliación). Ingrese código de área, cuenta corriente y fecha de cierre. Una vez ingresado los criterios de selección, presione botón GRABAR para guardar los datos con los cuales se cerró la conciliación. 11 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 11

12 2.3 Menú Informes y Consultas Este menú contempla las siguientes opciones: Emite movimiento no Conciliados, Detalle de cheques, Consulta mensual de conciliación, Informe de cartolas bancarias, Informe Movimientos de bancos Emite movimientos no conciliados Esta opción tiene como función, emitir listado de movimientos no conciliados, cheques girados y no cobrados por el banco, depósitos pendientes de reconocer por TESMU, cheques pendientes de cobro por TESMU. Luego de registrados los datos requeridos seleccionar Editar para visualizar la información. Seleccionando Imprimir se emite un reporte en papel. 12 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 12

13 2.3.2 Detalles de Cheques Esta opción permite emitir detalle de cheques, girados, anulados, girados y cobrados, girados y no cobrados. Ingrese el código de área, cuenta corriente, fecha de movimiento y tipo de listado. Una vez completado los criterios de selección, presione doble Click en EDITAR, para obtener la información requerida Consulta mensual de conciliación Esta opción permite consultar por pantalla movimientos conciliados por cuenta corriente, ingrese mes año de proceso, cuenta corriente, una vez completado los campos, seleccione la opción EJECUTAR, para obtener la información requerida. 13 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 13

14 2.3.4 Informe Cartolas Bancarias Esta opción tiene como objetivo emitir un listado de las cartolas bancarias ingresadas al sistema, por rangos de movimientos. Una vez completados los criterios de selección, seleccione la opción EDITAR, para obtener el listado, con la información requerida 14 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 14

15 2.4 Menú Procesos Externos Este menú contempla las siguientes opciones: Listado de depósitos, Listado de cheques y Mantenedor de cheques según estado Listado de depósitos Esta opción permite emitir detalle de depósitos por cuenta corriente, ingresados en tesorería, complete los siguientes campos para emitir el informe. Código de área, cuenta corriente, Nro. De caja, ordenamiento. Una vez completado los criterios de selección, presione doble Click en EDITAR, para obtener la información requerida. 15 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 15

16 2.4.2 Listado de Cheques Esta opción permite emitir el listado de cheques pagados en Tesorería Egresos por rango de fecha emisión, cuenta corriente, una vez Ingresado los criterios de selección presione el botón EDITAR Mantenedor de cheques según estado Esta opción permite mantener la información de cheques emitidos Caducados, protestados, Nulos. Numero de cheque, Ingrese cuenta corriente. Una vez ingresado estos campos el sistema trae a la pantalla la información relacionada a este cheque, luego puede modificar la información que presenta el formulario, haga clic en la opción GRABAR, para registrar la información modificada. 16 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 16

17 2.5 Menú Procesos Especiales En este menú encuentra la siguiente Opción, Cambio de contraseña Cambio de contraseña Esta pantalla permite realizar un cambio de Contraseña. Se debe ingresar el nombre de usuario y dos veces seguidas, la nueva clave secreta. Una vez completados los campos, se debe seleccionar la opción GRABAR, para realizar la modificación requerida * Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 17