Registro de Notas en MS Excel 2007

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1 Universidad de Puerto Rico en Aguadilla Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Manual de instrucción del Centro de Aprendizaje de Informática Registro de Notas en MS Excel 2007 Directora Asociada-Servicios Educativos en Multimedios CETEM-39

2 Registro de Notas en MS Excel 2007 Universidad de Puerto Rico en Aguadilla Adaptado por: Sra. Verenice Rodríguez Ruiz Directora Asociada Servicios Educativos en Multimedios Colaboración especial Srta. Hiliarys Hernández Babilonia Estudiante tutor Imprenta Universidad de Puerto Rico en Aguadilla Centro de Tecnología Educativa en Multimedios PO Box 6150 Aguadilla, Puerto Rico (787) , ext. 350 ó 354 Fax (787)

3 CETEM Integrantes del Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Directora del Centro Prof. Sylvia Castillo-Calero Director Asociado de Servicios de Tecnología Educativa Prof. Edwin E. González Carril Secretaria Administrativa del Proyecto Sra. Verónica Calero Cay Directora Asociada Servicios Educativos en Multimedios Sra. Verenice Rodríguez Ruiz Coordinador de Servicios Técnicos al Usuario Sr. Ángel J. Feliciano Ortega Estudiantes Tutores Srta. Suheily Feliciano Ruiz Sr. Christian Guerrero Vera Srta. Erica Hernández Navarro Srta. Hiliarys Hernández Babilonia Sra. Yaritza Rodríguez Echevarría Srta. Jennifer Vega Ocasio octubre 2009 primera edición. Agradeceré sus recomendaciones Nota: Los nombres de las compañías que aparecen en este manual de instrucción son para efectos de identificación solamente y son una marca registrada de sus respectivos dueños.

4 Tabla de contenido Objetivos...2 Introducción Iniciar Excel Crear un encabezamiento...5 Ingresar los datos Organizar los datos Ajustar las columnas Copiar información a otras hojas Borrar hojas de cálculo...10 Editar información en las pestañas de las hojas de cálculo...11 Agregar datos y fórmulas Dar formato a la información...16 Cambiar la orientación y centralizar el documento Incluir líneas en tablas Autoformato a la tabla Aplicar conceptos aprendidos en otras hojas de cálculos Establecer un vínculo entre sus páginas de cálculos Apéndice Referencias...29 Hoja de apuntes

5 Objetivos Registro de Notas en Microsoft Excel 2007 Al terminar este taller de instrucción, usted podrá: Iniciar Excel Crear un encabezamiento Ingresar e organizar los datos Ajustar las columnas Copiar, borrar y editar información en el registro de notas que cree en Excel 2007 Agregar datos y fórmulas Establecer el formato a las hojas de cálculo Cambiar la orientación y centralizar el documento Crear líneas y darle formato a las tablas Establecer un vínculo entre sus páginas de cálculos Introducción En este taller, examinarás y crearás en el programa de hojas electrónicas de cálculo de Microsoft Office 2007: Excel Este programa de aplicación le permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Excel le permite: Ordenar datos e información en filas y columnas. Introducir texto o números, trabajar con formulas y gráficas, insertar clip art, asignar formato, tomar decisiones, desarrollar reportes, publicar datos al Web, entre otros. Hacer cálculos matemáticos de forma rápida y re calcular. Estructurar información, usar color, ordenar y reordenar información. Las cuatro partes principales de Excel 2007 son: 1. Hojas de trabajo para entrar, calcular, manipular y analizar datos tales como números y texto. 2. Gráficas para representar pictóricamente los datos. 3. Base de datos para almacenar y manipular información. 2

6 4. Apoyo al Web que permite la publicación de hojas de trabajo en formato HTML para Internet. El propósito de este módulo es que el estudiante conozca las herramientas necesarias para la creación de reportes profesionales utilizando el programa Microsoft Excel Iniciar Excel 2007 Pasos: 1. Haga clic sobre Start en la barra de tareas. 2. Apunte a All Programs y se mostrará la lista de los programas que tiene instalados en su máquina. 3. Haga clic en Microsoft Office y del submenú que le saldrá, haga clic en Microsoft Excel 2007 para activar el programa. Ilustración 1 También puede crear acceso directo a Excel a través de un icono desde su ventana principal. Complete los siguientes pasos para crearlo. 3

7 Pasos: 4. Haga clic sobre Start, All Programs, Microsoft Office. 5. En el menú Microsoft Office apunte sobre Microsoft Excel 2007 y presione el botón de la derecha en su ratón. 6. Desde el menú que se despliega, apunte a Send to y luego haga clic sobre Desktop (create shortcut). Ilustración 2 Windows despliega en su pantalla principal un icono de acceso directo, como se muestra abajo, llamado Microsoft Excel al cual solo hará doble clic para activar el programa. Ilustración 3 4

8 Crear un encabezamiento Instrucciones: 1. Coloque el cursor en la celda A1 y comience a escribir información relacionada a su institución y departamento (Ver ilustración 4). 2. Escriba la siguiente información: Celda A1: Nombre de la institución Celda A2: Departamento académico Celda A4: Nombre del curso Celda A5: Período académico Celda A6: Su nombre Recuerde presionar Enter entre cada una de las celdas para poder ubicarse entre las celdas. Ingresar los datos Instrucciones: Ilustración 4 1. Presione Enter para dejar dos (2) filas en blanco o vacías. 2. En la celda A9 escriba: Estudiantes. 3. Presione Enter hasta que se ubique en la celda deseada, en este caso la celda A Comience a insertar la siguiente información en las celdas (Ver ilustración 5). 5

9 Angreló, Marlon Mojica, Juan Alvarado, Anaís Santana, Janina Ilustración 5 5. La ilustración 6, le muestra cómo debe verse su hoja. Organizar los datos Ilustración 6 Es necesario organizar los datos para establecer un orden. Es importante ordenar los nombres de los estudiantes en orden alfabético. Instrucciones: 1. Seleccione los apellidos (Celdas A10 A13). 2. Seleccione la pestaña de Home y presione el botón de Sort & Filter. 3. Luego presione Sort A to Z. 6

10 Ajustar las columnas Ilustración 7 Es necesario ajustar las columnas en la hoja de cálculos. Instrucciones: 1. Ajuste la columna a la información más larga. 2. Coloque el cursor en la columna A 3. Haga dos clics en la esquina derecha de la columna A (Ver ilustración 8). 7

11 Ilustración 8 4. Su hoja de cálculo debe verse como se muestra en la ilustración 9. Ilustración 9 8

12 Copiar información a otras hojas En ocasiones es necesario copiar hojas de cálculos ya creadas. Esto nos permite agilizar nuestra tarea y no tener que crear nuevamente algo ya creado con anterioridad. Instrucciones: 1. Seleccione la pestaña que dice: Sheet 1 para poder copiar la hoja. 2. Haga un Right clic de Sheet Presione Move or Copy. Ilustración Seleccione el encasillado Create a copy. 5. Presione Ok. 9

13 6. Copie dos hojas adicionales siguiendo el mismo procedimiento que realizó anteriormente. Borrar hojas de cálculo Se recomienda que las hojas de cálculos que no se utilizarán sean borradas de nuestro libro de cálculos. Instrucciones: Ilustración Seleccione la pestaña de la hoja de cálculos que desea borrar. Ilustración Por ejemplo: seleccione Sheet Haga un Right clic. 10

14 4. Luego presione Delete. Editar información en las pestañas de las hojas de cálculo El establecer un nombre en las pestañas de las hojas de cálculo facilita la búsqueda de las hojas de cálculo dentro del libro. Instrucciones: 1. Seleccione Sheet Haga Right clic y presione Rename. 3. Escriba la siguiente información en Sheet 1 : Exámenes. 4. Luego realice el mismo procedimiento en cada una de las pestañas para que proceda a cambiar los nombres de cada una de las hojas de cálculo creadas. 5. Debe escribir la siguiente información (Ver ilustración 13): Sheet 2: Producción Sheet 3: Rapidez, Exactitud y Cotejo Sheet 4: Nota Final Agregar datos y fórmulas Ilustración 13 Es importante agregar los datos necesarios en nuestro Instrucciones: 1. En la primera hoja, llamada Exámenes. En la celda B8 escribiremos Examen de Producción (20%). En la celda B9 escriba Examen 1 y corra el cuadro de la derecha de la celda o Drag, para incluir el Examen 2. 11

15 Ilustración Ingrese los siguientes datos: Examen de Producción Estudiantes Alvarado, Anaís Examen 1 85 Examen 2 86 Total 20% Angreló,Marlon Mojica, Juan Santana, Janina Ilustración Sume los valores utilizando cualquiera de las siguientes instrucciones: Inserte una fórmula en la celda D10 para sumar los exámenes de Anaís. Escriba = B10+C10 y presione Enter. 12

16 Ilustración 16 Coloque el cursor en la celda D11 y presione el símbolo de sumatoria y seleccione el área que interesa sumar. Presione Enter para obtener el resultado. Ilustración 17 13

17 Mueva el Drag hacia abajo (hacia celdas D12 Y D13) para copiar la fórmula. Ilustración Coloque el cursor en la celda E10 para determinar el porciento obtenido por cada estudiante. La fórmula para determinar el porciento sería =D10/200*.20 (Puntuación obtenida/total de puntos * % del valor de la nota) Ilustración 19 14

18 Presione Enter para conocer su resultado. Ilustración 20 Puede copiar la fórmula en las próximas celdas utilizando Drag. Ilustración Seleccione el icono para incluir solo dos valores decimales. 6. Inserte la siguiente información: 15

19 Estudiantes Examen 1 Alvarado, Anaís 85 Angreló,Marlon 75 Mojica, Juan 72 Santana, Janina 76 PUNTACIÓN TOTAL 100 Examen Examen Total 20% 2 de Teoría Ilustración 22 10% Examen Final % 7. Determine los por cientos obtenidos por estudiantes para el examen de teoría y el examen final. 8. Escriba Total en la celda J9. Determine el total obtenido en exámenes.=e10+g10+i10. Copie la fórmula en las celdas restantes. El valor total de los exámenes debe ser un 40% ó.40. Dar formato a la información 1. Seleccione la celda A1 a la celda J1 y presionar Merge & Center. Haga los mismos pasos para la información restante del encabezamiento. Haga lo mismo para las celdas B8 y D8. Ilustración 23 16

20 Para cambiar la orientación y centralizar el documento Instruccciones: 1. Presione Print Preview. Ilustracion En la pestaña de Print Preview, seleccione Page Setup. 2. En la caja de dialogo que aparece seleccione la pestaña de Page. 3. Cambie la orientación a Landscape. Ilustración 25 17

21 4. En la pestaña de Margins seleccione centralización horizontal y vertical. Ilustración Presione Ok. 6. Luego seleccione Close Print Preview. Ilustración Su hoja de cálculos se observaría similar a la ilustración

22 Incluir líneas en tablas Instrucciones: 1. Seleccione de la celda A9 a la J14. Ilustración Seleccione la pestana de Home. Ilustración Localice en Font el siguiente icono (Ver ilustración 30). y presione All Borders 19

23 Autoformato a la tabla Instrucciones: Ilustración Seleccione la celda A9 a la J En la pestaña de Home, localice el recuadro de Cell. 3. Presione Format. 4. Luego la alternativa AutoFit Colum Width. 5. Seleccione el formato deseado. 20

24 Ilustración 31 Aplicar conceptos aprendidos en otras hojas de cálculos Trabajar con las unidades de una hoja de cálculos es algo fácil una vez conocemos la dinámica de crear un registro de notas ya requiere aplicar conceptos ya aprendidos. Instrucciones: 1. Coloque el cursor en la segunda hoja. 2. La cual se nombramos anteriormente como Producción. 3. Inserte la siguiente información: Estudiantes Producción 1 Producción 2 Producción 3 Alvarado, Anaís Angreló,Marlon Mojica, Juan Santana, Janina PUNTACIÓN TOTAL Total 10% Ilustración Determine el total de la producción para cada estudiante. 21

25 Ilustración Luego determine el porciento obtenido para este criterio de evaluación (10%) Ilustración Incluya las líneas de la tabla. 7. Mejore u organice el encabezamiento. 8. Centralice vertical y horizontalmente la hoja. 22

26 Ilustración Seleccione la tercera hoja para determinar la Rapidez, Exactitud y Cotejo. 10. Incluya la siguiente información: Rapidez Exactitud Cotejo Prueba 1 Prueba 2 Prueba 1 Prueba 2 Prueba 1 Prueba 2 Estudiantes Nota Puntuación Nota Puntuación Total 20% Nota Puntuación Nota Puntuación Total 20% Nota Puntuación Nota Puntuación Total 10% 50% Alvarado, Anaís Angreló, Marlon Mojica, Juan Santana, Janina A A C F A B C D 4 4 A A A F B B A A C C F A A B A A Ilustración 36 Pasos: 1. Inserte una nueva línea sobre la información de estudiantes. Coloqueoque el cursor en la línea 8 y realice un Right Click, seleccione Insert. 23

27 2. En las celdas B10 y D10 escriba Nota. 3. En las celdas C10 y E10 escriba Puntuación. 4. En la celda B9 escriba Prueba 1 y en la celda D9 escriba Prueba En la celda B8 escriba Rapidez y luego seleccione de la celda B8 a la celda F8 y haga un Center & Merge. 6. Seleccione las celdas B10 a la F10, copie la información y coloque el cursor en la celda H10 y por último presione Paste.. Coloque el cursor en la celda N10 y presione Paste. 7. Seleccione las celdas B10 a la Y10 y presione un Right Click, luego seleccione Format Cells y en el menú de Alignment, en Orientation, rote el texto a 90 grados y presione Ok (Ver ilustración 37). Ilustración Seleccione las columnas de la A a la T y ajuste las columnas. 9. Calcule los totales y sume los subtotales. Recuerde que debe calcular = SUM(C11+E11)/2. 24

28 10. Trabaje con el formato: a. Cambie la orientación a Landscape. b. Cambie el porciento de impresión para que lo pueda ver en una hoja. c. Centralice el encabezamiento. 11. Trabaje en la última hoja. Nota final. Coloque el cursor en la celda B9 y escriba Exámenes. En la celda C9 escriba Producción. En la celda D9 escriba Rapidez, Exactitud y Cotejo. En la celda E9 escriba Puntuación. En la celda F9 escriba Nota. Establecer un vínculo entre sus páginas de cálculos 1. Muévase a la hoja de exámenes y copie los resultados. 2. Muévase a la hoja de nota final y coloque el cursor en la celda B Haga un Right Click, presione Paste Special, y presione Paste Link (esto establecerá un vínculo entre su primera página y su página final). Ilustración 38 25

29 Ilustración Intente lo mismo con los resultados restantes. 5. Sume las puntuaciones. 6. Asigne la nota final. Felicidades! Ha culminado su registro de notas. 26

30 Apéndices 27

31 Apéndice A-1: Caracteres especiales En la siguiente tabla aparece una lista con caracteres especiales y la combinación de las teclas que debe pulsar para obtener cada carácter utilizando el Sistema Operativo Windows. Carácter Combinación de teclas á Alt Á Alt ä Alt é Alt É Alt í Alt ó Alt Ó Alt Ü Alt ú Alt Ú Alt ü Alt ñ Alt Ñ Alt Alt Alt + Alt + 64 \ Alt + 92 ~ Alt Alt +124 Alt Alt

32 Referencias Registro de Notas en Microsoft Excel 2007 Beskeen, D., Duffy, J., Friedrichsen, L., Reding, E. (2004). Microsoft Office XP Introducción Serie Libro Visual. México: Thomson Learning. Cronan, J. (2007). Microsoft Office Excel 2007 Quick Steps. McGraw-Hill Osborne Martin, E. E. (2004). Discovering Microsoft Office XP. New York: John Wiley and Sons, Inc. Shelly, C., Cashman, T., Vermaat, M. E. (2007). Microsoft Office XP Introductory Concepts and Techniques. Boston: Course Technology Thomson Learning. Referencias electrónicas: Curso de Internet (2001). Accedida el 29 de diciembre de 2003 de 29

33 Hoja de apuntes Registro de Notas en Microsoft Excel

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