MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA AUDITORIA INTERNA CUA No.: 58059

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA CUA No.: AUDITORIA FINANCIERA Audioria de Estados Financieros e inventarios DEL 02 DE ENERO DE 2016 AL 30 DE JUNIO DE 2016 PETAPA - GUATEMALA, NOVIEMBRE, 2016

2 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 2 INFORMACION EXAMINADA 3 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 3 HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 5 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 8 6 7

3 ANTECEDENTES El municipio de San Miguel Petapa, se encuentra situado en la parte sur del Departamento de Guatemala, en la Región I o Región Metropolitana. Limita al Norte con el municipio de Villa Nuev a (Guatemala); al Sur con el Lago de Amatitlán (Guatemala); al Este con el municipio de Villa Canales (Guatemala); y al Oeste con el municipio de Villa Nuev a (Guatemala). Cuenta con una extensión territorial de 23 kilómetros cuadrados, y se encuentra a una altura de 1,285 metros sobre el nivel del mar, su clima es templado. Se encuentra a una distancia de 20 kms. De la cabecera departamental de Guatemala. La Constitución Política de la República reconoce y establece el nivel de Gobierno Municipal, con autoridades electas directa y popularmente, lo que implica el régimen autónomo de su administración, como expresión fundamental del poder local, y que la administración pública será descentralizada. El Código Municipal Decreto número en el artículo 9 habla del Gobierno Municipal y expone que El Concejo Municipal es el órgano colegiado superior de deliberación y de decisión de los asuntos municipales cuyos miembros son solidariamente y mancomunadamente responsables por la toma de decisiones. El Gobierno Municipal corresponde al Concejo Municipal, el cual es responsable de ejercer la autonomía del municipio y se integra por el alcalde, los síndicos y los concejales, todos electos directa y popularmente en cada municipio. Con fecha 15 de enero del año 2016 tomo posesión el Concejo Municipal de Municipio de San Miguel Petapa, para el período según el Acta No.9-16 de la Sesión Ceremonial y Solemne celebrada el día quince de enero del año El Área de Tesorería es la responsable de facilitar el desempeño eficaz y eficiente para la administración óptima y transparente de los recursos financieros captados o percibidos en concepto de impuestos, tasas, arbitrios, etc. Así también de realizar actividades con el propósito de garantizar la disponibilidad financiera y pago oportuno a los proveedores, según el marco legal y de acuerdo a procesos autorizados. El Área de Contabilidad es responsable de elaborar los registros contables por medio del Sistema de Contabilidad Integrada Municipal, efectuando los estados financieros de la Municipalidad, así mismos se encarga de procesar el reporte de Rendición de Cuentas. Pág. 1

4 OBJETIVOS GENERALES Evaluación de la estructura y ambiente de control interno en las Áreas de Contabilidad y Tesorería, con el propósito de establecer debilidades de control interno existentes, identificar riesgos y determinar el alcance de las pruebas. Verificar los controles, procedimientos en registro y control de las operaciones contables y financieras, evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. ESPECIFICOS Comprobar que los registros sean confiables, así mismo que la información presentada en los libros auxiliares de bancos presenten razonablemente la información. Verificar que los ingresos asignados y propios sean administrados atendiendo los principios de eficacia, eficiencia, transparencia, económica y equidad y el uso sea para los fines establecidos. Evidenciar y establecer el correcto y oportuno registro de las operaciones contables, según las Leyes, Reglamentos, Normas y Procedimientos que son aplicables. Establecer que los registros de los gastos sean realizados de conformidad con el Manual establecido. Verificar que los registros contables se encuentren debidamente autorizados por las autoridades correspondientes y por el personal responsable designado para el efecto. ALCANCE El trabajo de auditoria de las Áreas de Contabilidad y Tesorería se realizará por el período del 02 de enero al 30 de junio del año 2016, y se evaluará el Pág. 2

5 cumplimiento de las políticas y procedimientos administrativos, financieros y de gestión, según las Normas de Auditoria Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. INFORMACION EXAMINADA Se verificó una muestra de los cheques pagados de los montos más significativos. Se revisó el cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables en materia de Contabilidad y Tesorería. Se revisaron los expedientes en concepto de eventos de contratación directa, de cotización y licitación, con montos pagados al 30 de junio de Se revisaron los montos de ingresos y egresos, así como los montos más significativos que muestran el Estado de Resultados y Balance General de enero a junio Se verifico la presentación oportuna de la Rendición de Cuentas, ante la Institución correspondiente. Se revisaron las conciliaciones bancarias. Se evaluó el cumplimiento a las recomendaciones de auditorías anteriores en referencia a deficiencias de los inventarios. NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA Se verificó que los cheques pagados incluyeran la documentación de soporte adecuada y necesaria. Se verificó el cumplimiento en cada uno los procesos de los ingresos y egresos, según lo establecen las leyes y regulaciones aplicables. Se corroboró que los expedientes con pagos dentro del período auditado de contratación directa y de cotización y licitación incluyeran la documentación adecuada, de acuerdo a las leyes y regulaciones en esa materia. Se verificó que los ingresos y egresos estén debidamente registrados en los Estados Financieros y la razonabilidad de las operaciones registradas en los Estados Financieros. Se emitieron las recomendaciones correspondientes en cada proceso evaluado. Se revisó el cumplimiento de la presentación de la Rendición de Cuentas. Se evaluaron las conciliaciones bancarias y se emitieron las recomendaciones correspondientes. Pág. 3

6 De la información examinada se emitieron las recomendaciones correspondientes de acuerdo a las deficiencias establecidas. Se verificó el avance en el cumplimiento de las recomendaciones correspondientes a las auditorias anteriores, relacionadas con las deficiencias determinadas en la auditoria de inventarios. Pág. 4

7 HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Deficiencias en documentación de respaldo Condición Al verificar una muestra de la documentación de soporte de los egresos, se determinó que los cheques pagados por servicio de radios intercomunicadores prestados a la Municipalidad, por la empresa Intelfon Guatemala, Sociedad Anónima, no fue posible verificar la documentación del servicio que presta la empresa a la municipalidad, toda vez que al cheque voucher pagado únicamente adjunta como documento de respaldo la hoja final del contrato. A continuación en el siguiente cuadro se detalla cada uno de los cheques pagados. Número de cheque Fecha Montos en Quetzales /05/ , /05/ , /05/ , /06/ , /08/ , /08/ , /08/ , TOTAL 108, Así mismo se determinó que los cheques de fecha 30/06/2016 y de fecha 03/08/2016, fueron pagados con la misma factura SERIE: FACE-63AA1-004 No de fecha 30/06/2016. Criterio El Acuerdo No. A de Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Falta de controles adecuados al realizar los procesos de pago, al emitir cheques sin que se adjunte la documentación necesaria que respalde el pago a realizar, Pág. 5

8 por el personal responsable de emitir los mismos. Efecto Se realizaron los pagos sin contar con la adecuada y oportuna documentación de soporte. Recomendación La Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal, gire instrucciones al personal de su Dirección encargado de realizar los procesos de pago, a efecto se implementen controles efectivos en los diferentes procesos administrativos, para que se adjunte en cada uno de los procesos de pago la documentación necesaria, previo a que se realicen los pagos. Que la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal gire instrucciones al Jefe de Compras para que al realizar cualquier tipo de negociación, se apeguen y cumplan con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Comentario de los Responsables En Of. DAIM /lasm de fecha 09/11/2016, la Unidad de Auditoria Interna Municipal trasladó el informe preliminar de auditoria a la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal, para discutir el presente hallazgo el día viernes 11 de noviembre del 2016, sin embargo no se presentaron y no existen comentarios. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que que la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal no se pronunció sobre el mismo, por lo que no se desvanece su contenido. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Según se estableció aún está pendiente el cumplimiento a las recomendaciones en relación a la conciliación de los saldos de la cuenta 1230 de Propiedad Planta y Equipo, Auditoria ha recomendado con Notas de Auditoria referenciado lo recomendado por la Contraloria General de Cuentas. Se verificó el cumplimiento a las recomendaciones de la Auditoria de Inventarios según CUA 58056, realizada anteriormente y se determinó que se encuentran en proceso de cumplimiento. Pág. 6

9 DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 BERNABE QUEXEL CHOREQUE ENCARGADO DE CONTABILIDAD 19/01/ HECTOR ARMANDO CORTEZ GIRON DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO MUNICIPAL 19/01/ LUIS ALBERTO REYES NORIEGA ALCALDE MUNICIPAL 16/01/ /01/ NELSON MOISES ORTIGOZA FUENTES 5 JONNATHAN EDILSAR URIAS MARTINEZ ENCARGADO DE BANCOS 16/01/0201 ENCARGADO DE INVENTARIOS 03/06/2015 Pág. 7

10 COMISION DE AUDITORIA LUZ AMPARO SOLARES MAYEN Auditor LUZ AMPARO SOLARES Director Pág. 8